人寿保险股份有限公司公文管理办法

附件1人寿保险股份有限公司公文管理办法（2008年版）第一章 总则 第一条 为使公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅国家行政机关公文处理办法（国发200023号）等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 人寿保险股份有限公司的公文，是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达党和国家有关方针、政策，颁布规章制度、施行行政措施，请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司系统各单位开展经营管理和公务活动的有效手段。 第三条 公司公文工作应贯彻党政分工的原则，凡属业务经营管理类工作不以党委（组）名义行文，凡属党内事务不以公司名义行文。 第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他相关规定，必须严格遵守公司各项保密制度，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。 第七条 公司系统内各单位及其负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第八条 公司系统内各单位办公室是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。各单位办公室应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。 第九条 担负公文处理工作的文秘人员，应热爱本职工作，树立为公司、为基层和群众、为业务服务的思想，以认真负责的工作态度，严谨精细、一丝不苟的工作作风，坚持原则、严守纪律的组织观念，努力做好公文处理工作。 第二章 公文种类 第十条 人寿保险股份有限公司公文种类： （一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关机构和人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。 （三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （四）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 （五）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 （六）批复 适用于答复下级单位的请示事项。 （七）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（八）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（九）工作通知书适用于总公司各部门指导分公司对口部门的相应工作，工作通知书由总公司部门经理签批，由各部门负责编号管理。第十一条 人寿保险股份有限公司公文字号（一）总公司发文字号总公司发文字号有*发、*办、*人事、*机构、*复、*函、*会纪等文号。总公司公文由总公司后援中心办公室统一编号、用印。“*发”用于公司对外发文；“*办”用于总公司各部门（除人力资源部）对系统内发文；“*人事”专用于人力资源部门发文，包括：人事任免（除支公司、营销服务部人事任免）、公司架构调整、人事制度等；“*机构”用于支公司、营销服务部人事任免；“*复”用于公司对分公司来文进行批复；“*函用于公司与其他同等机构的公文往来；“*会纪”用于对重要会议的记录。 （二）总公司党委系统发文字号 *党发、*党复、*党函。 （三）总公司工会系统发文字号*工会、*工会复。（四）分公司发文字号分公司发文字号由总公司发文字号和分公司所在地简称组成。例如：上海分公司发文字号有*沪发、*沪办、*沪人事、*沪复、*沪函、*沪会纪等。公司发文字号将根据公司发展实际情况进行增减。第三章 公文格式 第十二条 公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文密级和保密期限由发文单位根据秘密程度确定。 （二）公司公文紧急程度分为“特急”、“急件”、“普通”三种。对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文的时间要求在公文的左上角注明紧急程度，必要时可注明公文的送出时间。（三）发文单位标识应当使用发文单位的全称或者规范化简称。联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。如公司上报保监会的公文，应在首页注明签发人姓名。（六）公文标题一般由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。（十）公文成文日期以负责人签发的日期为准。其中，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）除会议纪要外，公文应当标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送单位是除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）公司下发的公文版记中抄送单位之下加入“承办：”及承办人联系电话，以方便工作联系。对外发文不加。（十五）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。 第十三条 公司公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式（国发200023号）国家标准执行。 第十四条 公司公文一般用纸采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。第四章 行文规则 第十五条 行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。 第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。 第十七条 各分公司可以在职权范围内与当地党委、政府有关业务部门和企事业互相行文或联合行文。总公司公文一律以总公司名义行文。总公司各部门无发文权，各部门不得向分公司正式行文，只能就相关工作向分公司对口部门发工作联系单。 第十八条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤销。 第十九条 分公司向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送总公司。 第二十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第二十一条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第二十二条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。 第二十三条 报送文件的具体要求总公司向保监会行文，分公司向总公司行文，应当采用“请示”和“报告”两种公文形式。总公司报送保监会的“请示”，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请示”报送1份。“报告”一律报送3份。总公司向保监会总部直接行文，应当抄送当地保监办。各分公司一般向保监会派出机构行文。总公司各部门、各分公司不得擅自向保监会或个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监会催办或询问有关公文的批办情况。第五章 发文办理 第二十四条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第二十五条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2005”不能写成“05”。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十）会议纪要中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。第二十七条 发文程序 （一）公文的撰写、签发（以总公司发文为例）1根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，然后送交室主任审阅、修改，之后再送部门领导审签；2总公司各中心的文件，主办部门拟稿后将文稿提交中心文秘，由中心文秘送公司分管总经理签发；3文件需要本系列以外的其他部门会签的，由拟文中心负责流转会签，会签修改完毕后交送分管总经理签发；（二）核稿审核的主要内容包括：1是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。2是否符合党和国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。3与当前工作中心及其他有关文件有无矛盾、脱节，与已发布的文件有无矛盾和重复。4解决问题的意见、办法、措施是否可行。5涉及公司内其他职能部门或外单位的问题，是否与其协商、会签。如意见不一致，主办部门有无加以说明。6是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用、公文格式的有关规定。7文字表达包括标点符号是否正确。8密级确定是否合乎规定，发送范围是否恰当，主题词标引是否准确，有关附件和资料是否齐备。核稿人员对内容杂乱、文字冗长的公文，应要求主办部门拟稿人加工修改；办公室对公文文稿作大的改动，应征求主办部门的意见；办公室对文稿改动较多时，应将文稿退回主办部门。（三）编号套红1办公室根据有关规定制定打印的标准格式，并统一缮印制发。2缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。第二十八条 印章使用应遵守的规定（一）印章由办公室专职人员管理，使用印章要严格执行审批和登记制度。（二）印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖，严禁在空白介绍信、空白奖状及空白纸上盖章。第二十九条 发布（一）公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有严格缜密的登记手续。发出的公文要根据内容需要注明密级和缓急程度，带密级的文件要通过机要通信传递，绝密件要在封皮上加盖密封戳。（二） 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。（三）除秘密公文外，公司下发文件一般采用OA办公系统、邮寄或传真等发布方式，由办公室统一负责。第六章 收文办理 第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十一条 签收、登记收到公司文件、信函，有关经办人必须及时交由办公室指定的文秘人员处理。封皮上标有负责人“亲启”、“亲收”字样的信函和其他私人信函应直接送交本人开启，他人不得擅自启拆。负责处理公司文件信函的文秘人员收到外来文件信函后，要进行登记，填写收文日期（特急文件要填明时间）、来文单位、内容、密级、时限要求等，并做到随收、随登。第三十二条 审核收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他规定，是否符合公司规章制度；涉及其他部门和单位职权内的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对不符合上述要求的，经请示办公室负责人批准后，及时退回送文单位并说明理由。第三十三条 拟办、批办。经审核，需要办理的公文，中心文秘人员应及时流转至部门负责人、当事人审核、处理。第三十四条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回并说明理由。第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司分管领导协调或裁定。第三十六条 公文办理过程中，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十七条 催办（一）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，各中心秘书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。（二）承办人员对不能及时处理或答复的公文，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。（三）对重要文件应及时了解和反馈执行情况。第七章 公文归档 第三十八条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和公司档案管理办法等其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷