学校档案管理暂行办法

精品学校档案管理暂行办法第一章 总 则 为了进一步加强学校档案的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校的各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和浙江省教育厅、浙江省档案局关于档案管理的有关规定，结合我校实际，特制订办法。 一、本校各处室在各项公务活动中形成的全部档案（包括文书、教学、科技、会计、特种载体等不同门类、不同载体的档案），应由校综合档案室集中统一保管。 二、校档案室对各处室的档案工作进行监督和指导。 三、校综合档案室隶属于办公室。档案工作实行统一领导，分级管理。第二章 机构、人员、职责一、确立一名副校长主管档案工作。健全档案工作领导小组，负责档案工作的监督和指导，确定档案存毁。二、建立档案工作小组，明确专、兼职档案员，组成档案工作网络。三、档案工作岗位职责（一）、分管校长岗位职责1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的各项方针、政策。2、加强对档案工作部门的领导，把档案工作纳入学校规划和计划，定期检查和研究学校的档案工作，关心档案室的建设和发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决档案工作中实际困难，为档案工作创造良好条件。（二）、综合档案室职责范围综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，隶属办公室。负责对全校档案工作实行统筹规划，组织协调、统一制度、监督和指导，同时负责保存和提供利用全校档案（党群、行政、教学、科研、科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、会计、声像、实物等类档案）。其职责范围是：1、认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法令和上级有关指示，规划全校档案工作。宣传档案工作有关法规，提高各级干部和广大群众的档案意识。2、负责制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。3、指导和协助各部门各类档案的收集、整理和立卷归档工作。对各档案分室进行指导和监督检查。4、负责接收、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。 5、开展档案的开发和利用工作，主动为教学、科研及各项管理工作和社会服务。6、利用现代化管理手段，负责编制检索工具，开展档案编研工作、积极开发档案信息资源。7、建立、健全学校档案工作网络，定期组织档案网络人员的学习与活动。8、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作、学术研究和交流活动。9、保守档案机密，做好档案保护工作，确保档案完整与安全，最大限度延长档案寿命。10、开展档案宣传工作和利用者教育活动。11、完成学校领导交办的其它任务。（三）、档案室主任岗位职责1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，刻苦钻研档案专业知识，不断提高政治思想和业务水平。2、在办公室主任领导下，负责档案室全面工作。3、负责组织草拟学校各项档案规章制度，制定本室年度工作计划和总结，并认真地组织实施。4、做好档案的接收、征集、整理、分类、保管、鉴定、统计工作。5、负责组织落实室内日常行政事务工作，组织本室同志进行业务学习和学术研究，开展档案编研工作。6、按规定时间做好档案的进库、编目、上架工作。7、进行计算机辅助档案管理，包括档案数据录入、检索、统计、编目、编制检索工具，年底内完成计算机录入工作。8、努力进行档案的编研和档案的学术研究工作，为学校各项工作服务。9、负责组织档案的价值鉴定和过期档案的销毁工作；10、负责检查档案库房的“八防”工作，确保档案安全；11、关心本室同志生活，搞好团结协作，遵守考勤、考核等室内有关制度。12、完成领导交办的其他工作。（四）、档案室工作人员岗位职责1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，刻苦钻研档案专业知识，不断提高政治思想和业务水平。2、指导、协助兼职档案人员做好文件的形成、积累和立卷归档工作，按规定时间做好档案的接收、征集、整理、分类、保管、鉴定、统计和进库、编目、上架工作。3、学会使用计算机进行辅助档案管理。4、努力进行档案的编研和档案的学术研究工作，为学校各项工作服务。5、团结协作，遵守考勤，自觉执行室内档案工作规章制度。6、完成室领导交办的其他任务。（五）、各立卷归档部门分管领导岗位职责1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，贯彻执行学校档案工作计划及各项档案工作规章制度。2、研究和布置本部门档案工作（每学期至少一次），检查执行情况，及时解决档案工作中的问题。3、主持本部门立卷归档工作，确保归档案卷质量。4、支持、督促和考核本部门专兼职档案员工作。（六）、兼职档案员岗位职责1、熟悉学校有关档案工作规章制度，积极参加档案业务培训，提高档案业务能力。2、负责本部门文件材料的收集、积累、整理和立卷归档工作，保证应归档文件材料收集齐全、准确、系统。3、坚持平时预立卷制度，根据本部门工作情况，制订预立卷类目，合理分类存放，便于利用和组卷。4、归档案卷符合质量要求，做到组卷合理、编写页码准确，书写工整，卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要，有关项目填写齐全。5、接受档案室监督、检查和业务指导，保质、按时完成归档任务。第三章 档案立卷归档制度一、档案分类方案为加强本单位档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据湖州市档案局湖州市档案分类方案编制规则的规定，结合本单位职能，特制定本方案。第一条 本方案规定了本单位档案分类的原则和方法、档号标识。第二条 档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本单位档案实体的分类、整理和排架管理。第三条 本方案共设置6个一级类目。1、文书档案类（类号：1）2、教学档案类（类号：2）3、学籍管理类（类号：3）4、会计档案类（类号：4）5、科技档案类（类号：5）6、特种载体类（类号：6）7、教师专业类（类号：7）第四条 二级类目的设置方法如下：1、文书档案类、会计档案类、教师专业类不设置二级类目；2、教学档案类的二级类目按工作职能设置；3、科技档案类的二级类目按基建、设备二个类别设置；4、特种载体类的二级类目按照片、音像、实物设置；第五条 档号依照档号编制规则要求进行标识，编号方法如下：1、按归档文件整理规则整理的文件档号由全宗号、年度、保管期限、件号组成，用“-”连接。其中，保管期限为永久、30年、10年。例如：2009- 30年18件号（第18件）保管期限（30年） 年度（2009）2、按组卷形式整理的档案档号由全宗号、分类号、案卷号组成，用“-”连接。类别之间用“”隔开。例如： 311- 001 案卷号（第1卷）类别号（科技档案类基建类第1个工程项目）二、归档范围及保管期限第一条 为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。第二条 本规定中的文件材料是指本单位在其工作活动过程中形成的各种门类纸质和载体（包括照片、声像、磁性介质、实物）的历史记录。第三条 本单位文件材料归档范围是：（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本校工作、研究具有利用价值的文件材料；（二）本单位工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料；（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的重要材料；（四）其他对本单位具有查考价值的文件材料。第四条 本单位文件材料不归档范围是：（一）上级单位的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；第五条 凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条 单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条 永久保管的文书档案主要包括：（一）本单位制定的法规政策性文件材料；（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；（六）本单位重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；（八）同级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；第八条 定期保管的文书档案主要包括：（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本单位一般性事务管理文件材料；（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；第九条 本单位形成的业务档案、人事、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条 本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的应与文件正本、定稿一并归档。学校文件材料归档范围及保管期限一、管理类（GL） 序号归 档 范 围保管期限一党务工作1党支部工作计划、总结30年2党支部大会、支委会会议记录永久3党组织、党员干部、党员情况统计表永久4党员、干部花名册永久5发展新党员材料及批准入党转正延长通知书30年6支部改选、提拔、配备干部的报告和上级党委的批复永久7评选优秀党员的决定、登记表及先进事迹材料市级以上县、区及校级永久30年8党员处分情况材料（处分决定、批件）永久9市区业务主管部门下发的有关党务工作的指示、决定、批复、批转通知、通报、计划、规定、制度等针对本校的重要的需要参照执行的永久10年二行政工作1学校印章启用和废止的决定永久2校务会、行政会（含校长办公会）会议记录永久3学校在行政管理（含校务、政务、财务公开）工作中形成的决定、决议、报告、计划、总结等重要的一般的永久10年4学校制定的各项规章制度30年5学校法人年检、法人更换等登记表永久6校庆、开学典礼、毕业典礼、毕业分配大会的报告、总结、记录等30年7本校参加各级表彰大会的先进名单、登记表、先进事迹及代表名单市级县区级永久30年8学校在审计工作中形成的有关材料（如：校长离任审计报告、审计部门的审计意见等）永久9学校在外事活动中形成的有关材料30年10学校在保卫工作中形成的有关材料10年11本校各种伤亡事故、突发事件的报告及有关材料30年12校内出版的各种刊物永久13校内出版的简报10年14学校向市区上级单位写的有关行政工作的请示、报告及上级的批复重要的一般的永久10年15上级机关来校视察、检查、指导工作和调查研究形成的文件重要的一般的30年10年16市区业务主管部门下发的有关行政工作的指示、决定、批转通知、通报、计划、规定、制度等针对本校的重要的需要参照执行的永久10年17学校与外单位签定的工作合同或协议重要的一般的有效期后30年有效期后10年三人事工作1学校机构编制表永久2上级对本单位干部任免、处分的决定、通知等永久3学校对各部门负责人任免的决定、通知等30年4教职工名册永久5教职工统计年报表永久6教师聘用和教师资格认证的有关材料永久7教职工专业技术职称评审、评定材料永久8教职工继续教育的有关材料30年9教职工调整和评定工资的审批表、统计表和劳动工资年报表永久10教职工伤残、丧葬抚恤等材料永久11教职工考核、奖惩情况材料30年12教职工落实政策的材料（如：复查、改正、撤消劳教的申请报告、补发工资、困难补助等材料）永久13教职工离退休审批表、自动离职报告等材料永久14市区业务主管部门下发的有关人事工作的指示、决定、批转通知、通报、计划、规定、制度等针对本校的重要的需要参照执行的永久10年四工会工作1工会成立的批复及有关材料永久2工会工作计划、总结、报告等材料30年3工会委员会会议材料30年4工会会员名册和加入工会登记表永久5工会表彰活动的有关材料30年6会费支出及会员福利、困难补助等有关材料10年7教代会人选名单30年8教代会会议材料30年五团队工作1团队工作计划、总结30年2团队情况统计表30年3团委、总支、支部建立、改选、增补委员的报告及上级团委的批复30年4历届团委、大队部、学生会干部名册30年5团队发展工作和离退团工作的有关材料30年6团员奖惩情况材料30年7团队活动和有关活动的材料10年8团委、总支各种会议记录30年9团费收缴及支出情况材料10年10上级机关来校视察、指导工作和调查研究形成的文件10年六总务工作1总务工作计划、总结等30年2学校固定资产统计报表30年七民主党派工作1民主党派人员、干部名册30年2民主党派工作计划、总结、会议记录30年3民主党派工作条例、制度、规定30年4民主党派活动材料30年5民主党派党（会）费有关材料10年八其它学校在管理活动中形成的临时性重要材料30年二、教学类（JX）序号归 档 范 围保管期限一教育（德育）工作1教育（或学生思想）工作计划、总结、经验介绍30年2三好学生、优秀学生干部登记表市、区级校级30年10年3保送学生名单永久4学生的处分材料（处分决定、本人认识、改正情况及撤消处分决定）30年5学生会典型活动及典型班会材料10年6学校文化节的有关材料30年7市区业务主管部门下发的有关教育工作的指示、决定、批复、批转通知、通报、计划、规定、制度以及会议文件等针对本校的重要需要参照执行的永久10年二教学工作1教学工作的计划、总结永久2各教研组、年级组教学计划、总结10年3各学期教师任课安排表和各班级课程表10年4各学期正副班主任名单10年5各学期各班主任及各科教师配备表10年6班主任工作计划、总结10年7公开课、实验课教学教案等有关材料10年8学校科技活动、电话教育的有关材料10年9校外实践活动的有关材料10年10各学期教学质量分析30年11各学期各科成绩汇总表30年12各学科期中、期末和毕业考试空白卷及答案、试卷分析30年13本校自编教材、讲义30年14本校教师在报刊或市区以上学术交流会发表的文章、论文等30年15在校生参加各种竞赛的获奖作品及有关材料全国性的全区级的30年10年16市区业务主管部门下发的有关教学工作的指示、决定、批复、批转通知、通报、计划、规定、制度以及会议文件等针对本校的重要的需要长期参照执行的永久10年三体育工作1体育工作计划、总结30年2运动会秩序册10年3运动会成绩册10年4参加各级体育比赛破记录成绩项目名单市级区级校级30年10年10年5体育达标情况统计表30年6传统代表队的有关材料10年7体育教学工作的有关材料30年四卫生工作1卫生室工作计划、总结30年2教职工健康情况统计表30年3计划生育工作材料和献血名单10年4师生体检表10年5学生视力、经期、成长情况、身体素质调查表10年6学生一日活动调查表、因病减免体育课统计表10年7学生传染病发病和防治情况统计表10年8学校红十字会活动的有关材料10年五其它学校在教育教学工作中形成的其它重要材料30年三、学籍管理类（XG）序号归 档 范 围保管期限1学生名册永久2学生学籍卡永久3新生入学材料（包括新生入学名单、成绩册、考生登记表、入学报名表）30年4学生中途退学、休学、转学、复学、升留级记录、借读生批准登记表30年5毕业生考试成绩册、毕业去向及追踪调查材料30年6学生毕业后发放文凭存根和未毕业、肄业证书等材料永久四、会计类（KJ）类别序号归档范围保管期限会计凭证1原始凭证、记帐凭证、传票汇总表等15年会计帐簿1总帐、明细帐15年2现金日记帐、银行存款帐25年3固定资产明细帐（卡片）固定资产报废清理后保管5年财务报告1教育经费决算及说明、年统计报表永久2财务资金活动月、季报表5年其它1会计档案销毁清册永久2会计档案移交清册15年五、科技类：（KJ）序号归 档 范 围保管期限一教育科研工作1准备阶段：开题报告、课题审批文件、调查报告、方案论证永久2研究阶段：科研实验重要的原始材料、听课评议实验报告永久3鉴定阶段：鉴定组人员名单、工作总结、科研报告、论文、鉴定结果永久4成果和奖励申报阶段：成果申报、审批及获奖材料永久5应用推广阶段：推广应用的方案、总结等永久二基建资料1拟建工程的请示与批复永久2工程合同、预、决算协议书永久3施工技术资料、洽谈记录永久4竣工验收报告、质量评定材料永久5工程竣工图永久三、设备档案1大型设备的出厂合格证、使用说明书、合格证、材料清单等设备报废后5年2设备维护记录设备报废后5年六、特种载体类：（TZ）序号归 档 范 围保管期限一、照片档案1学校历届领导的照片永久2毕业生毕业合影永久3学校党、政、工、团等重要会议、重大活动的照片永久4各级领导来校视察、督导、检查、指导工作的照片永久5教学公开课、评优课等的照片永久二光盘档案1本单位工作中形成的电子公文、后台数据备份资料永久2学校党、政、工、团等重要会议、重大活动的音频、视频文件永久3各级领导来校视察、督导、检查、指导工作的音频、视频文件永久4教学公开课、评优课等的音频、视频文件永久三实物1学校及各部门获得的奖状、奖杯、锦旗、牌匾、证书永久2本校废止使用的公章永久3各级领导和知名人士给学校的题词永久4外单位赠送的礼品10年5本单位各类权证永久七、教师专业档案：（JS）序号归 档 范 围保管期限1教师培训、进修、业务考核及总结材料永久2教师业务工作报告、教学质量奖励等材料永久3教师发表的著作、 译文、论文及编写的教材手稿、发表稿及同行专家的评价等永久4教师发明创造、 技术革新的成果、鉴定、评价、应用情况等方面的材料永久5教师聘用和教师资格认证的有关材料永久6教师专业技术职称评审、评定材料永久第四章 档案管理规章制度一、 档案室管理制度档案室是保管档案、资料的重地，是机密核心。为了保证档案室的安全和档案的完好无损。特制订以下制度；1、各类档案分门别类，科学管理，存放有序，方便查找。2、严格执行安全制度，定期检查档案，做到“八防”工作防火、防光、防尘、防有害生物（霉、虫、鼠等）、防盗、防潮、防水、防污染，确保档案安全。3、严格执行档案保密制度，严守党和国家机密。4、禁止将明火、食物、水渍、昆虫、有害气体、易燃易爆等物带进档案室。5、档案进出应仔细清点和登记，办好移接交手续，案卷调用后应准确无误地放回原档案箱。6、定期检查电气设备和消防器材。7、进档案室查阅资料，查阅者不得大声喧哗，不得抽烟。8、查阅人员要爱护档案，不得撕页、涂改、一旦发现由查阅者负全部责任。二、立卷归档制度1、校党政工团及各处室形成的文件材料由办公室文书负责立卷，德育处、教务处、总务处、财务室直接形成的业务档案由兼职档案员负责做好归档材料的收集整理立卷工作，综合档案室负责指导工作。2、归档时间 文书档案于每年的三月份开始立卷工作，到五月份完成此项工作，归档文件应按件装订。教学档案按教学年度立卷，每学年结束后上交学校档案室。会计档案，在财务部门保管一年后上交档案室。基建档案在工程完工并审计后整理归档；科研档案按科研项目立卷；特种载体在完成处理加工后，经整理和文字说明，及时向档案室归档。3、归档要求（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）归档文件材料应将每份文件夹的正本与附本、签发稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件，不能分开立卷。（3）跨年度的请示与批复放在批复年立卷；无批复的请示放在请示年立卷；跨年度的规则放在针对的第一年立卷；跨年度报告的总结放在针对的最后一年立卷。（4）卷内文件材料应按排列顺序，依次编好页码、卷内目录、备考表、案卷封面。（5）卷内文件材料要去掉金属物，案卷装订要结实美观、不影响阅读。（6）案卷封面题名要简明，能确切反映卷内文件材料内容，用黑色墨水书写，字迹要工整、清晰。三、档案库房安全管理制度档案室是保管档案、资料的重地，是机密核心。为了保证档案室的安全和完好无损，特制订以下制度：1、各类档案分门别类，科学管理，存放有序，方便查找。2、严格执行安全制度，定期检查档案，做到“八防”（防火、防光、防尘、防有害生物、防盗、防潮、防水、防污染），确保档案安全。3、严格执行档案保密制度，严守党和国家机密。4、禁止将明火、食物、水渍、昆虫、有害气体、易燃易爆等物带进档案室。5、档案进出应仔细清点和登记，办好移接交手续，案卷调用后应准确无误地放回原档案箱。6、定期检查电气设备和消防器材。7、进档案室查阅资料，查阅者不得大声喧哗，不得抽烟。8、查阅人员要爱护档案，不得撕页、涂改，一旦发现由查阅者负全部责任。四、学校档案保密制度1、认真学习贯彻执行保密法和保密法实施办法，增强保密意识，正确认识和处理新形势下的保密工作。2、档案工作人员应遵守保密法规，履行保密职责，对党