文件控制程序资料

精品资料梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号：JNHQP0804版 面共13页，第1页版 本A0程序文件文件名称：文件控制程序 文件编号版 次拟案单位生效日期JNH-QP-08-04A/0品质部2014-6-27批准：审核：制定：制定日期：梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第2页版 本A0文 件 修 订 履 历版次修 订 内 容修订页次修订日期A0首版发行无无梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第3页版 本A01.目的本程序规定了本公司质量管理体系文件的编制、批准、发放、管理、评审、更改等过程的规范，确保质量管理体系运行的相关场所获得有效文件，防止误用失效、作废文件。2 适用范围本程序适用于与公司质量管理体系有关的文件控制。3职责与权限3.1综合部：归档本程序。3.2各部门：负责本部门相关文件的编制及在用文件（外来文件）的管理与控制。3.3各部门负责人：依本程序规定之权责进行相关文件的审批。4 术语和定义4.1文件：信息及其承载媒体。4.2四级文件: 一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）、三级文件（分技术文件、管理制度/规定等文件）、四级文件（表单格式）。4.3 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径叫做程序。当程序形成文件时，通常称为书面程序或程序文件。4.4三级文件：含作业指导书、检验规范/标准、工艺标准文件、物料清单、对照表/指标、图纸、工程变更通知单、产品规格书等。4.5管理制度/规定：指从程序文件引出的，或为支持体系顺利实施制定的相关规章、制度、规定或等。4.6 外来文件：含国际/国家法律法规/标准、客户标准/要求、供应商文件、政府公文及相关文件等。4.7 临时文件：工程变更，工程暂允、内部联络单、技术部中试以前的材料清单、工艺文件等属于临时文件。4.8 正式文件：除4.7范围之外的文件都是正式文件,需要受控管理。5.1受控文件的编制5.1.1受控文件的编写权限参照本程序5.2“编写”内容执行。5.1.2 受控文件的编号规则手册、程序文件、程序文件的支持性文件（含技术文件、管理制度/规定、外来文件）按照以下规则统一编号。 州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第4页版 本A05.1.2.1质量手册的编号流水号（从01至99）部门代码编号：JNH-rr-rr-rr体系代码（QM）公司代码（JNH）5.1.2.2 程序文件的编号编号：JNH-QP- rr - rr程序文件流水号（从01至99）部门代码程序文件代码公司代码（JNH）5.1.2.3 三级文件的编号5.1.2.3.1技术文件的编号（除P4图纸和产品规格书外） 编号：JNH- rr-rr-rr流水号（从01至99） 注：当同一套工艺标准有多套物料清单时，允许在编号后再增加流水号（从01-99）以作识别，如： P209-001/A/A等。但当同一产品型号有多套工艺标准时，工艺标准按照技术文件的编号进行编码，不允许在编码后再增加流水号。5.1.2.3.2 P4图纸的编号前1位：版本；后1位（产品类型代码）：铝壳用A表示。编号：JNH-P4-rr-rrr-r/r 该类零件的流水号（从01至99） 图纸代码公司代码部门代码部门代码文件类型代号：WI作业指导书；II检验标准、规范；P1工艺标准；P2物料清单；P3对照表、指标等，CP代表控制计划；ECN代表工程变更通知单；P4-技术图纸；M-物料编码；CP控制计划。公司代码 梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第5页版 本A05.1.2.3.3 ECN（工程更改通知）的编号规则： 编号：JNH-ECN-rr-rr文件流水号（从01至99）部门代码文件代码公司代码5.1.2.3.4 产品规格书的编号编号：JNH-rr-r-rrrrrr电池型号 国内D；国外F文件制订部门代码公司代码注： “技术文件”的编号，当适用于所有产品类型时，则无需产品类型代码。 5.1.2.3.5 管理制度/规定的编号编号：JNH-WI-rr-rr/r文件版本号流水号（从01至99）文件版本号管理制度/规定代号公司代码5.1.2.3.6部门组织架构图/岗位职责说明书的编号 流水号（从01-99） JNH-WI-GW-rr-rr文件制定部门代码岗位代码（用汉语拼音字表示）识 文件类型代码 公司代码注：以上文件编号的部门代码按文控中心归口的“部门代码一览表”执行。梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP08004版 面共13页，第6页版 本A05.1.2.3.7外来文件的编号编号： JNH-WL-rrr-rrrr外来文件的采用年号流水号（从01至99）外来文件代号公司代码5.1.2.3.8文件的版本/版次编号：r/rr版次（从0至9）版本（A、B、C顺序号，依此类推）注1：文件版本编号由版本和版次组成，版本用英文大写字母A/B/C至Z按顺序号表示；版次用数字0/1/2 顺序号表示。注1：当质量手册和程序文件每修改1次后，要按数字顺序号进行版次更改（A/0A/6）；当修改次数达到6次时，要进行版本更改，（如从A/6升至B/0）。注2：技术/工艺文件可单独对每页修订进行版次的升级，（如文件版本/版次为A/0,修订某页时版本/版次为A/01版），当其中某页超过6次时，才进行整本文件版本的升级。（改版时版本升为B/0版，依次类推）注3：除技术/工艺文件可单独对每页修订进行版次升级外，其余文件（如：管理制度/规定等）修订时均可进行整本版本升版 （如文件版本/版次为A/0,改版时版本升为B/0版，依次类推）。5.1.3 受控表单（记录/表单）的编号规则5.1.3.1表单的编号：表示版次，0，1、2、与前一位同时使用 JNH-QR -rr-rrr/r/rr表单的流水号（001-999）表单版本号（A、B、C顺序号，依此类推）部门代码表单代号公司代码注：1、当表单修改3次后（A/00、A/01、A/03，B/00、B/01.），要按字母顺序号进行版本直接上升为B版，C 版，依此类推。 2、记录/表格编号位置：统一在表单的右下角。5.1.4受控文件的编写 由文件制作单位参照体系文件格式设计指南和技术文件格式设计指南执行，品质部负责监督和指导。文件编制时,一个单一文件可以包括一个或多个程序的要求，一个文件化程序的要求可以包含在多个文件中。三阶文件不能与二阶文件相违背，可以依据具体情况，在其基础上补充规定；同时须考虑相关文件间的一致性。梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第7页版 本A05.2 受控文件编写、会签与审批文件名称编 写会签审 核批准分发范围质量手册（一级）体系工程师或管理者代表指定员与质量体系相关的所有部门管理者代表总经理公司发布程序文件（二级）责任部门主管/工程师或以上人员相关部门主管/经理或以上人员分管总监或以上人员管理者代表公司发布，如部门需要可申请书面文件技术文件(三阶)作业指导书WI工位操作作业指导书技术部否主管或以上人员分管总监或以上人员编制部门在文件会签发放申请表上注明，所发部门与份数，其他有需要的部门可申请。如部门暂无主管的，由分管总监同时审核和批准；如部门分管总监的，由副总经理级同时审核和批准。WI仪器校正/使用规程品质部WI品质检验作业指导书品质部WI设备操作规程工程部CP控制计划品质部检验规范/标准II来料检验规程技术部/品质部 II出货检验规程品质部II制程检验规程品质部II产品规格书技术部P1工艺文件技术部 P2物料清单技术部 P3对照表/指标技术部 P4图纸技术部ECN工程变更通知单技术部/设备部相关部门主管或以上人员主管或以上人员分管总监或以上人员管理制度/规定(三阶)责任部门主管、工程师或以上人员相关部门主管/工程师或以上人员主管或以上人员分管总监或以上人员所有文件的审批过程要在5天内完成，如遇文件会签、审批人员出差、请假或离职，则由其职务代理人进行。原则上，其职务代理人必须是其同职级或以上人员。5.3 受控文件的确认文件编制、会签、审核、批准完毕，责任部门把原稿文件及该文件的文件会签发放申请表交体系工程师进行以下方面的确认：编号、版次、格式的正确性，文件内容（含实用性、可操作性、是否可整合优化等方面）检查，是否按要求审批，文件会签发放申请表的正确填写等。如不符合要求，须说明原因并退回责任部门。梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第8页版 本A0作业指导书、工艺、检验标准等文件可直接经部门负责人审批后进行受控发放，可以不填写文件会签发放申请表。5.4 受控文件登录综合部文空负责人将各部门提交的文件登录于文件登记表上，至少须登录以下资料：文件名称、编号、版次、责任部门、发行时间等。5.5 受控文件的分发与签收5.5.1 公司所的一、二、三级受控文件均由文控室负责标识与受控，四级文件（记录/表单）则由各职能部门自行标识并负责发放。5.5.2 文控员依分发要求复印相应的份数，每页盖上蓝色“受控”章，且填写文件分发部门的代码，原稿文件存档。原稿文件须在背面加盖“原稿”章在文控中心存档。5.5.3 文控员按文件会签发放申请表或发放部门要求的分发范围，对文件进行分发。文件接收部门相关人员在文件签发回收登记表上签收。如需补发，由申请部门填写工作联络单填写原因后进行申请，交文控员审核，品质主管批准，若涉及到公司技术机密文件须经副总批准方可受控发放。56 受控文件使用和管理5.6.1 各部门均应指1名专职或兼职人员负责文件和资料的管理。5.6.2 各类受控文件应分类予以标识，存放于规定的位置，应确保当前使用文件为最新版本。5.6.3 文件应定期（每月至少一次）进行分类整理，如针对每一个活页夹建立二级目录和索引，以方便检索和查找。5.6.4文件存贮场所应保持通风，防止变霉、虫蛀、防火、防盗。5.6.5使用人发现受控文件有遗失、缺页、污损时，应通知文件管理人员，由其填写文件补发申请表，向文控中心申请更换。5.6.6受控文件不得擅自涂改，应保持清晰、整洁。5.6.7任何盖“受控”章的文件不得复印、涂改；如需要，应向文控中心提出申请。5.6.8文控中心之受控文件，仅限于文控中心现场借阅。如果借阅期超过1天的，借阅人应填写好文件借阅登记表,并经文控员审核，综合部主管批准后方可向文控中心借阅。5.6.9 文控中心应对各部门文件的使用情况进行监督和稽查。5.6.10 根据公司的实际运行状况及公司组织架构变更等原因，品质部至少每年主导一次对 一、二阶文件的评审活动，相关部门对其所制定的三阶文件至少每半年评审一次，以确保文件的适宜性、充分性及有效性。 5.7 受控文件变更、作废5.7.1当已生效的体系文件由于下列原因须作废时，应提出文件更改/作废申请表：5.7.1.1 版本已升级（发放新版时直接回收旧版，可不填写申请）5.7.1.2 已被其它文件取代梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第9页版 本A05.7.1.3 决定取消此编号的文件5.7.2 已发行文件如需变更,由原文件制作部门/使用部门以文件更改/作废申请表提出变更申请，变更一般由原审批部门/人审批，如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时，该部门/人需获得审批所需依据的背景资料，以保证修改之适宜性。5.7.3 需要保留的已作废体系文件原版上应加盖“作废”印章，由文控中心统一保管。原则上，只对作废文件原版的最后两个版本进行参考保留，凡之前的版本且保存期限已超过一年的，文控中心将销毁处理。如编制部门对于作废文件原版有特殊保留要求或继续使用的，需在文件更改/作废申请表上说明。5.7.4 作废文件副本由文控中心统一销毁,并记录于文件销毁记录表。如需回收利用，应加盖“作废”章且划“”后使用其背面；如果“受控”章与“作废”章同时存在，以“作废”章为准。5.8 临时文件的更改和管控5.8.1 临时文件可在原件本人编制的、盖的“临时受控章”的临时文件进行修改，但必须签署本人姓名及日期，且发放出去的临时文件全部修改；5.8.2 技术部制订的临时文件（如试产文件、物料清单等）保留期限3个月以内，文控中心负责监督执行。5.8.3 文控中心依分发要求复印相应份数，并盖上“临时受控文件”章，写明有效期：从 _ 年_ 月_ 日到 _ 年_ 月 _日，有效期由部门相关负责人评估决定。5.8.4 已到期的临时文件由文控中心进行回收，并在临时文件上盖“作废”章做作废处理。5.8.5 文控中心将不定期稽核临时文件的使用和管理状况。59 外来文件的管理5.9.1国际/国家法律法规/标准的管理各部门引用的相关国际/国家法律法规/标准、地方标准、行业标准等，由标准申请主导部门相关技术人员对标准内容进行引用识别（主要判定标准哪些内容为我公司使用）。标准申请主导部门填写文件会签发放申请表经相关部门人员会签，会签后呈副经理或以上人员签字批准后，交至综合部，综合部/文控对其进行编号登记后盖红色“采用”章，标准申请主导部门主管或以上人员在“采用”章的审批栏处签字确认。部门文员按文件会签发放申请表上文件发放部门及份数进行复印，复印后加盖本公司“受控”章及填写分发号。文件接收部门相关人员在文件签发回收登记表上签收。5.9.2客户标准/要求的管理 5.9.2.1客户标准/要求的提供 公司销售部得到客户标准要求后，按5.9.2.2规定交给各相关部门进行确认。（注：销售部负责客户标准/要求的提供）5.9.2.2客户提供的标准/要求的确认：梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第10页版 本A05.9.2.2.1技术部负责客户提供设计/开发相关的产品标准/要求的确认；5.9.2.2.2 技术部负责客户提供关于产品工艺标准/要求的确认； 5.9.2.2.3销售部负责客户提供关于产品质量标准、测试标准/要求的确认； 5.9.2.2.4品质部负责对客户标准/要求的确认； （注：各确认部门接到客户标准/要求后，如文件有任何疑义将文件返回销售部，由销售部同客户进行再次沟通。）5.9.2.3 各确认部门在接到销售部提供的客户标准/要求后填写文件会签发放申请表经相关部门人员评估会签并呈副经理或以上人员签字批准后，将文件会签发放申请表及外来文件原本交文控中心进行编号登记并加盖红色“采用”章，由管理者代表或其授权人员代表在“采用”章审批栏处签字确认。按文件会签发放申请表上文件发放部门及份数进行复印，复印后加盖本公司“受控”章及填写分发号进行文件发放。文件接收部门相关人员在文件签发回收登记表上签收。5.9.2.4 技术部、工程部根据外来文件要求，视需要转换成本公司内部文件，经主管审核、分管总监或以上人员批准后，由文控员受控，按5.5要求进行发放。5.9.2.5 如遇客户修改标准，经公司管理者代表或其授权人员批准后，由文控中心统一调回前一份标准，将回收状况记录在文件签发回收登记表，再发行新的标准以维持标准的正确性。5.9.2.6 各部门使用的客户标准/要求必须是由文控中心下发的并加盖“采用”章并经相关人员确认的文件，否则视为无效文件，使用部门不得接受采用。5.9.3 供应商文件 供应商提供的文件由物料部归口管理。5.9.4 政府公文及相关文件等政府公文及相关文件视文件的性质而定分别由行政部进行归口管理。5.9.5 外来文件的登录由5.9.1及5.9.2所涉及的外来文件由文控中心登录以下资料信息：文件名称、编号、版次、发行年号等。如有更新的版本文件,文控中心应及时将新版本文件发放至相关部门并在文件签发回收登记录上记录旧版文件回收状况，以使相关部门即时得到适用版本的文件。5.9.6 外来文件的借阅如需借阅外来文件，则由借阅人在文件借阅登记表上登记好文件名称、文件编号、借阅人姓名、借阅日期、借阅部门、及归还日期（借阅期限不得超过三天），借阅期间不得在文件上随意乱画，应保持文件干净、整洁，文件要在规定期限内及时归还，归还时由文控人员查阅无损坏后方可签字归档。5.9.7 外来文件的评审5.9.7.1受控外来文件由归口部门至少每半年评审一次。由归口部门召集相关部门对文件内梅州聚能汇新能源有限公司系统名称：文件控制程序主题：文件制定标准文件编号： JNHQP0804版 面共13页，第11页版 本A0容、要求及适用性等进行评审确认，如有不符由归口部门负责与供方沟通改进。如有受控外来文件的最新版本或须采用新的标准时，需及时更新且至文控中心受控，文控中心按需求发放和回收旧版；如需购买新的标准，则由外来文件归口部门提出申请，交至文控中心跟进采购。5.9.7.2部门提交的外来文件如不是最新、有效的版本，需事先向文控中心申明，只能做为参考文件使用。外来文件归口部门有责任尽快获得最新、有效的版本，交至文控中心受控。5.10 外发文件的管理外来受控文件如需补发，由责任部门填写工作联络单，交部门主管或以上人员批准，综合部复核属实后，盖红色“采用”和“受控” 文件章，由文控中心发放至责任部门，并登记于文件签发回收登记表。5.11 文件保密规定所有与公司技术或商业有关的受控文件，