公司年会筹办流程

-公司年会筹办流程2011年集团年会的观摩，2012年集团年会的协助，2013年集团年会的副组长，我有幸连续三年参与了集团年会的筹备工作，见证了集团年会一年比一年进步。一场年会的圆满落幕，背后饱含了全体年会筹备小组人员的心血，以及公司领导的大力支持。好的经验，好的方法，需要固化方能更好传承。为了今后的集团年会、各单位的年会办得更好，现把年会筹办流程分享如下：1会前 工作项目 具体要求1、方案策划1）时间：每年2月上旬前（可根据各单位实际情况确定）2）要求：根据公司经营情况，确定年会内容（总结会/表彰/表演/聚餐），确定会议日程，确定年会地点等。3）流程：起草年会方案报审发布年会召开通知2、编制预算方案通过后编制年会预算表。预算内容主要包含：奖金（奖励、抽奖）、住宿费、餐费（含酒水）、车费、场地费（含点心、花卉、横幅、其他装饰等）、材料费（证书、牌匾等）。3、材料准备1）会前两周完成证书、牌匾、横幅等制作；2）会前两周完成奖品订购；3）会前一周全部收齐，审核工作汇报PPT；4）会前三天确定会议议程、晚会议程并打印；5）会前两天准备会议签到本/表。4、费用申请申请颁奖奖金，及其他大额费用。5、人员统计会前一周完成：1）统计参会人员、参与抽奖人员名单；2）统计并安排参会人员住宿。6、年会主持1）会前两周确定会议、晚会主持人选；2）要求晚会主持在开始前有不少于3次的排练。7、场地验收会前两天验收场地，重点检查：1）设备（网络、电脑、投影、话筒、灯光、音响调试等）2）舞台装饰、会场桌椅摆放等；8、人员接待会前一天，专人负责接送参会人员，安排就餐等。 9、其他1）会前两天准备会场音乐；2）会前一周收集表演音乐；3）坐席安排4）其他活动安排统筹协调年会筹备组长/副组长负责协调各项工作的开展，督促工作按计划进行。2会中会中各项工作同时进行，不分先后。统筹协调专人负责全程录影、录像。会议记录专人负责记录会议发言重点，记录会议纪要。技术支持电脑、音响、音乐操作及其他技术支持。后勤支持1）茶水、点心及时供应；2）麦克风传递；3）灯光、场务（如表演期间负责通知表演人员、提醒发言人员控制发言时间等）控制；4）奖金、奖品、奖牌等的管理、发放；5）礼仪小姐随时候场；6）保持现场清洁卫生；7）保证就餐按时进行。统筹协调年会筹备组长/副组长负责协调各项工作按计划进行，控制好会议、晚会时间。3会后1、安排返程安排其他单位人员返程事宜。2、场地清洁清洁会议场地等。3、资料收集1）录像剪辑、相片汇总成册；2）整理会议纪要；3）编制跟踪表，跟踪年会提出的项目。4、费用结算年会费用汇总结算。5、后续宣传通过各种媒介（公告栏、网站、内刊等）宣传年会相关报道。6、会后总结及时召开总结会，总结年会筹办过程中的优点与不足，作为今后年会筹办的借鉴。整个年会筹办流程中，重中之重是做好会前工作，会中落实、协调，会后及时总结。为了明确责任到人，保证年会各项工作按计划进行，建议制作一份详细的节点控制表。如下图所示：以此类推其他活动的筹备流程，同样遵循前、中、后，且重点在前的原则。如公司旅游活动，活动前（方案策划、经费申请、路线选择、旅行社选择、住宿安排、药品准备等）、活动中（随时协调活动正常开展）、活动后（总结）；分享会活动，活动前（主题确认、发布通知、