出差管理办法0817

-1 目的及适用范围 1.1为了规范公司员工出差管理，明确出差及费用报销程序，在保证工作正常开展的同时降低费用支出，特制定本办法。 2 参照文件 集团差旅费、招待费管理办法 2003.12.213 术语 3.1 市内差旅费：指公司员工市内办事所发生的出差费用，包括交通费、误餐费等。3.2 市外差旅费：指公司员工因公临时出差市外发生的各项费用，包括交通费、住宿费、餐费及交际应酬费等。 3.2.1 交通费：交通费主要包括飞机票及机场交通费、火车票、长途客车票以及上述票据的附加费用。 3.2.2 附加费用：本办法中飞机票的附加费用为机场建设费、保险费、订票费，火车票、长途客车票的附加费为订票费。 3.3 招待费：指为使业务正常开展，公司在日常工作中与供应商、客户及其他招待性质的开支。 4 职责 4.1出差申请部门4.1.1申请人（1）提出出差申请，填写出差申请单报相关人员审批。（2）出差回来及时办理消签等相关手续。4.1.2考勤管理员（1）负责出差人员考勤、出差补贴等的记录与核实。4.1.3部门负责人（1）负责权限内出差申请的审核与审批。（2）负责审核报销费用员工所列支费的真实性、合理性，对属实部分签字确认。4.2 办公室4.2.1 负责火车票、飞机票购买、填制话费报销明细表。 4.3 财务部4.3.1 负责费用审核人员负责审核员工所列支费用的真实性、合理性及列支费用的报销。 4.4 法务监察部4.4.1 负责部分员工所列支报销费用异常情况的真实性、合理性的调查。 4.5 总经理4.5.1负责出差申请的审批。4.5.2 负责交际应酬费用的审批。4.5.3 负责异常费用报销报法务部的审批。5 工作程序 5.1 出差申请程序5.1.1 出差人员经部门负责人口头或电话同意后领取出差申请单（附件1）。5.1.2 出差人员按照出差申请单详细填写出差日期、出差地点、时间等交相关人员审批签字后方可出差。5.1.3 若相关审批人员不在公司，出差人员电话申请批准后交办公室备案注明原因，出差回来消签时需将出差申请单报相关审批人员补签字。5.1.4所有出差申请必须填写出差申请单并报办公室备案一份，办公室每月话费补贴标准以备案的出差申请单为准。5.2 出差审批权限详见附件2出差审批权限表。5.3 出差考勤记录5.3.1 当日出差人员，按出差时间部门内填写考勤异动并报部门负责人签字确认。5.3.2 远途出差人员根据出差申请单填写的出差时限交部门负责人视情况核定签字备案后由考勤员开始记录并按实际出差时间打考勤。5.3.3 远途出差中因病、遇意外灾害，或因工作实际，需要延长出差时间，出差人员必须电话请示部门负责人审批后方可延长出差时间，同时出差人员将延长出差时间报本部门考勤管理员进行记录。5.4消签手续的办理5.4.1 出差人员出差前必须在出差申请单上详细填写回程时间及回程所乘交通工具。5.4.2 当日出差人员到部门考勤负责人处消签，远途出差人员在回公司三个小时内到办公室办理消签手续。5.4.3 晚上20：00以后出差回公司的，第二天9：00前到办公室办理消签手续。5.5差旅费报销程序5.5.1 市外差旅费报销程序（1）借支备用金 出差人员出差前若需借支备用金者，应填写借支单（附件3），在“借支事由”栏中写明出差地点、事由及预计出差时间，经部门负责人在“核准”栏中签字确认后，报总经理审核批准后到财务部出纳处领取出差所需经费。 （2）办理报销、核销手续 A 公司出差人员回公司后一周内填写费用报销单（附加4），办理费用报销手续。 B 出差人员回公司一周内应到财务部办理借支单核销手续。 C以上费用报销应取得有效票据，若无法取得有效票据的，应取得能证明该项费用已列支的合理凭据。 5.5.2 市内差旅费报销程序（1）餐费、交通费、交际应酬费在出差返回公司一周内填写费用报销单办理报销手续。（2）话费由办公室统计汇总月底计入工资核算。5.6费用报销标准5.6.1 交通费（1）市内出差人员按线路粘贴有效票据，在票据下方注明时间、坐车起点及终点、事由、同行人(证明人)及报销金额。（2）市外出差参照标准 A 公司至出差地火车路程在7小时以内且有白班车次，应购买硬座车票。 B 公司至出差地火车路程在7小时以内仅有夜班车次的，可根据实际情况选择硬座车票或硬卧车票。 C 公司至出差地火车路程在7小时以上的(含7小时)，可购买硬卧车票。 D 若出差事情紧急需乘坐软座、软卧、飞机，需报总经理批准。E 因乘坐火车无法直达出差目的地，需要转乘长途客车时，员工的长途客车票费用据实报销。 F 公司副总以上员工可以自行选择交通方式，但需报总经理审批。若员工因身体原因或其他原因不能按以上标准执行的，须经本人申请、部门负责人证明，总经理审批方可执行，但交通方式的选择不能违背交通工具选择的基本原则。 G 在出差地市内的交通费，公司出差员工应分线路粘贴有效票据，并在有效票据下方注明时间，坐车起点及终点、事由，同行人(证明人)及报销金额，费用报销审核人员根据借支单上列明的出差事由审核交通费列支的合理性，合理的据实报销。 （3）火车票或飞机票由办公室统一购买，据实报销。 （4）交通工具选择基本原则 时效性：在满足时间要求与办事要求的条件下选择成本最低的交通工具。 实际性：根据出差线路可用交通工具的实际情况选择最具时效性的交通工具。 节约性：出差所在地若有公司配送车辆且时间合理的情况下，应优先考虑乘坐配送车辆至出差地。5.6.2 餐费（1）出差至集团、子公司或客户已免费安排就餐的人员，不享受餐费报销。（2）报销标准A 河南省内：非业务员因工作需要出差至郑州市内，中餐8元/人/天；郑州周边县市，15元/人/天；市外20元/人/天。B 河南省外报销标准为20元/人/天。5.6.3住宿费（1）出差人员出差至设有办事处的，一律要求在办事处住宿；出差地无办事处或办事处住宿不方便的，须经部门负责人同意，方可报销住宿费用。（2）出差至集团公司、子公司或客户已免费安排住宿的人员不享受住宿费报销。（3）报销标准A 河南省内：县级地区标准为40元/人/晚，市级地区标准为50元/人/晚。B 河南省外参照河南省内标准执行。（4）报销形式：出差返回公司后一周内办理费用报销手续。（5）住宿费用凭着节约原则实报实销但不得超过以上补贴标准，超过部分费用自理。5.6.4 话费（1）报销标准：所有出差郑州市内人员没有报销话费；郑州市外河南省内出差话费报销标准为5元/人/天；河南省外8元/人/天。（2）报销形式：办公室根据消签手续完整的出差申请单每月底汇总后交企管部计入工资核算。（3）若出差人员出差前没有到办公室备案，则办公室不予办理其出差话费报销。（4）若出差人员超过办理消签手续的期限或未办理消签手续，办公室不予办理本次出差话费报销。（5）出差人员消签时没有补相关审批人员签字，办公室不予办理其出差话费报销。（6）出差至集团及各分公司期间不予报销话费。（7）若因特殊的工作原因而产生的超过报销标准的话费报销，需打印话费清单并写申请交总经理审批后办理话费报销手续。5.6.5 交际应酬费（1）公司员工出差过程中发生的必要的招待费用应分次单独粘贴有效票据，注明时间，地点，事由，同往人(证明人)及报销金额,费用报销审核人员结合该次出差的性质审核交际应酬费的合理性，合理报销。 （2）报销审批权限 费用在200以下报部门负责人同意，200元以上600元以下报分管副总同意，600元以上报总经理审批。5.6.7 餐费、交通费、住宿费、交际应酬费出差返回公司后一周内凭有效发票或凭证办理报销手续。5.7费用报销原则5.7.1 实际支出原则 公司员工付款并取得有效票据或能证明该项费用已支出的合理凭证的，该费用由公司承担；公司员工未付款的，该费用不由公司承担，不予报销。 5.7.2 经济实用原则 公司员工列支费用时应本着节约的原则，可以不列支的不应列支。 5.7.3 适度监督原则 (1) 费用报销审核人员(报销费用的员工所在部门负责人与财务部费用审核人员) 负责审核员工所列支费用的真实性、合理性，对费用列支不真实、不合理的，不予报销。 (2) 若费用报销审核人员无法做出所列支费用真实性，合理性判断，可向财务副总、财务总监申述，必要时交法务监察部调查。5.8 相关说明 5.8.1 副总级以上领导外地出差时发生的费用实行节约费用实报实销的原则，财务部审核费用的真实性、合理性后报总经理审批。5.8.2副总级以下员工外地出差时发生的住宿费、餐费报销，实行节约费用实报实销，超支费用自行承担的原则，其他费用经财务部审核费用真实、合理的，报总经理审批后据实报销。 5.8.3公司统一在外地召开的会议或举行的集体活动如旅游等，其住宿费、餐费标准由会议或集体活动预算统一安排，将预算上报总经理批准，在预算范围内可予以报销。 5.8.4员工在出差期间生病应在集团内各公司医务室就诊，当员工因病情需要在外就诊或出差地非集团内部公司或办事处时，员工就诊或住院治疗产生的相关费用报销标准参照公司员工保健医疗管理办法执行。 5.8.5因公出差期间，经部门领导批准的就近探亲或处理其他个人事务，不得超过计划出差的天数和地区范围，其间一切费用不予以报销。 5.8.6员工出差期间，因非工作需要的游览、参观而支出的一切费用不予报销。5.8.7 出差参加会议的须将会议通知附于报销单后，电话通知的须在出差事由中注明。 5.8.8 一事一单，不得将数次出差合并一单进行报销。 6 奖惩规定6.1 出差人员费用报销或借支单核销手续超过规定时间，财务部进行记录并扣罚10元/单。6.2 若办公室对手续不齐全的出差申请单办理话费报销，其费用由办公室责任人承担。7 记录与存档 7.1 本办法产生如下的记录：出差申请单、借支单、费用报单。 7.2 以上记录由公司财务部保存。 7.3 存档期限参照档案管理办法执行。 8 发放范围 9 附则 9.1 本办法报公司总经理批准后实施。 9.2 本办法执行部门为公司各部门及子公司。 9.3 本办法解释权属公司行政办公室。 9.4 本办法属C级文件。 10 附件 10.1 出差申请单（附件1） 10.2 出差审批权限表（附件2） 10.3 借支单（附件3） 10.4 费用报销单（附件4）附件2 出差审批权限表出差审批权限部门岗位审批权限总经办副总经理总经理审批业务部门（计采部、营销部、医院营销部、中药部、器械部、大药房）部门负责人1、当日可返回的出差分管副总审批。2、当日不可返回的出差由总经理审批。非部门负责人1、三