宁波港海运出口操作流程(培训课程)

-宁波港海运出口操作流程及注意事项 目录一接单（审单输单）二订舱（开箱单）三拖卡（或进仓）四报关（截单提供舱单）五提单确认和签提单六归档（运费清算）七特殊情况（甩箱及自动转船）八特殊情况（加载）九特殊情况（改舱单）十特殊情况（重箱出卡）十一 特殊情况（正常放行后办理退关）十二 特殊情况(改船)附件：海关报关流程及港区码头放行一 接单（ 审单和输单）接到客户原始托单后第一时间审单，1.托单上各项数据是否清楚无误；2.业务员指令是否经过市场部审核；3.核对指令与托单上各项信息是否相符（如目的港，箱型，箱量，运费到预付，运输条款，等内容）。4.审单确认无误后尽快输单，检查自己输入的托单信息与客户的原始托单是否一致。审单具体注意事项：1.确认货物所配船期、船公司、订舱单位；2.目的港、箱型、预付条款、箱型与体积是否合理、货重毛重与所配船公司是否会产生超重等重要信息，要注意各船公司订舱的要求，例如船公司订舱都需要提供品名的HS CODE等3.货物出运提单为OB/L或HB/L；运费预付、倒付或第三地付款；4.检查运输条款是做CY-CY，CY-DOOR，CY-FO，或者做DDU，DDP等。5. 美加线注意DDC&BAF的倒预付,日本线注意BAF、YAS&EBS的倒预付；台湾线注意EBS是预付的；6. 注意某些港口的特殊信息，如NEW DELHI T港，有些客户会要求从宁波到NHAVA SHEVE 是预付，从NHAVASHEVE 到NEW DELHI T 港是做到付，定舱就要注明，而去MEXICO CITY 要注意运输方式，从MAZENILLO转运到MEXICO CITY 有铁路过去的，也有汽车运输的。去美东的要注意，是走MLB（小陆桥），还是 ALL WATER（全水路）等信息。7. 集装箱的箱型、箱量及货物的重量（是否是超重超高箱）；8. 货物出运，客户是否有特别要求，如目的港免堆，免费用箱（必须在订舱时注明）；货物是否进仓，如为进仓，及时将进仓通知传给客户；货物签单有否特殊要求；9.与客户及时联系，并告知此票货物的相关情况，如船期，托卡最晚时间等。是否需要熏蒸、植检、箱检输单具体注意事项:1.分清楚订舱单位与USD货主、RMB货主之间的关系，输单必须正确；2.所配船公司，订舱代理、装卸货港、毛重、体积、件数、托运编号等托单内容的输入必须正确；3.运费条款的准确性；（注意海单与代理提单的运费条款，）4.输入清楚客户托单上的相应内容，如合同号，发票号及到付协议号；5.订舱时注意提供详细的收发货人资料，如是美线，需提供真实的收发货人资料。二 订舱（开箱单）打印出公司格式的托单后，及时根据指令向”一代”或主航线联系确认舱位及船期，以免发生漏订舱及没有舱位之情况。一般配当周船的货物当天订舱原则上应尽量当天开出箱单，如未能及时开出箱单应作好沟通工作，以免发生脱节现象。现今宁波口岸的船基本都是“周班船”即每周一班，船公司放舱时限是前班船开船当日放下班船的舱位，所以如有提前配下周船的要把握好船公司放舱时间，当然通过其他货代配货的单子要第一时间托书出，因为船公司放给各家货代的舱位是有指标的，订晚了即使未到船公司放舱时间也会有无舱位的情况发生。舱位确认具体要做的是：在订舱之后要确认舱位有没有放下来？如果没有放下来要问原因，是不是价格的问题或者事先没有确认好舱位或者是不是有爆舱的情况、换船的情况发生？如果舱位放下来了要确认箱单什么时候能开出来？什么时候可以拿到箱单？ 订舱后及时从货代或船公司得到船名、航次、提单号码、开航日期，并输入电脑，以便各环节查询货物的实际配舱情况，拿到箱单做好记录。公司格式的托单上注意事项:1.写明所配船公司、订舱单位联系人、船期、运价；2.与船公司或船代的运价确认人；3.如倒付，注明付协议号；4.及时跟踪订舱回复。“箱单”的定义和具体作用和箱单上各项内容的审核：“箱单”是指船公司开据的允许提箱装货的凭证。分为设备交接单和装箱单两部分组成。1 设备交接单 集装箱流转的凭证，最上面一张有船公司盖的放箱单，没有章的设备交接单是无效的。此单船公司开据（一式六联，前三联（OUT）用于堆场提箱，后三联（IN）用于进港，特征：除船名航次提单号箱型之外，有标注提箱堆场和进港码头，还有显示集装箱的各个部位的图形，图形的目的是用于提箱时如有脏污破损可以在提箱时记录下来，以便在客户用完箱后顺利还箱给船公司。避免发生由于脏污破损而产生不必要的赔偿费用。2 装箱单 货物流转的凭证，一般最上面两张有订舱单或中转港确认章，有个别船公司另外，例如：马士基箱单上还要有费用结算章等。此单由一代向船公司订舱时开据，经过船公司确认舱位后，船公司才会在前两张装箱单上盖确认章以用来通知港区证明此箱单所属箱子进港是经过确认的。（一式四联或五联，前两联用来进港，第三联装货客户留存，第四联车队留存。特征：除船名航次、提单号、箱型、目的港、品名、件毛体等之外还有“中转代码”也叫进港五字简码，方便车队了解货物情况按排相应载重的车子拖柜，方便客户核对是否是自己要用的集装箱，方便港区了解进港的实际货物信息以更好的安排船上的地置等。）3审核箱单 拿到箱单必须审核箱单内容是否正确（进港五字代码、箱型、提单号、船名航次、毛重，是否有一式两联的中转港确认章等,当然随着船公司的电子化,各船公司开据的提箱凭证都不一样了,要仔细记录弄清各船公司的箱单特征）。三集卡调度及进仓 根据箱单上船名航次可以向港区确认准确的进港时限以便安排拖柜，这么做的必要性是因为在时限之前和之后进港的箱子都会产生额外费用，所以未确认能否进港的必须确认后才能拖柜。 会产生额外费用大致有：1“暂收箱费或转栈费”，是指出口箱子进港船期未到码头还没有留出供该进港船名堆存箱子的位子而产生的暂存费。 2“进港截关费”，是指在港区正常截箱时间后箱子需要进港时所产生的费用。3“落箱费”是由于种种原因无法将箱子在港区做“暂收箱”和“截关箱”处理。如：客户要求船期未到前装箱前提下，码头还无该船名航次预先登记信息，只能将箱子放在港区以外的堆场；或者船开后码头已无该船名航次的码头登记信息，所属船名航次下的箱子港区将拒绝进港，那么只能将箱子暂放在港区以外的堆场，所以产生的费用就是落箱费。集卡调度： 有了箱单确认进港时间后就可以按排装货了，这里我们称去客户处装货为“拖卡”或“拖柜”。过程是与客户确认具体拖卡事宜后，由公司车队拿箱单去提箱堆场提箱再到客户处装箱然后进港区。装箱具体注意：.1及时与客户联络，确定货好的准确时间,确认装箱的时间、地点、联系人2在排车单上写准确日期和时间、客户有什么装箱要求,例如客户监装、国际监装、尾箱、转关、商检查验、熏蒸，箱检，美线单子注明截AMS的时间或需要换箱单进港等等。3在确定拖箱后，了解每个集装箱货物的大概货值。如果了解到金额超过USD50，000的话，安排信誉度好的车队拖箱。4拖箱当天，必须联系客户了解车子的到达情况，如有车队未出车及晚到的情况，必须马上通知客户，并作好解释工作，同时跟踪车子的情况5拖卡当天，一旦箱子提上，车队会提供相应的箱号封号，操作必须及时输入箱封号、拖柜地址及车队名称，6在确定箱子到客户处装货后与客户核对箱号封号和装箱单上相关信息是否与车队提供的一致，避免装错箱。这种情况在两个小箱拼装拉箱时最易出错所以一定要核对清楚。（顺便提醒在事后提单确认时箱封号还要进行二次核对）。还有去同一个目的港，配的是同一个船公司，但不同的收货人也要跟客户确认好箱号所对应的收货人。7现很多船公司规定，进港毛重必须与实际出货或者提单上显示的毛重一致（或者不允许相差正负几吨，如MSC 正负不得超过3吨，PIL 不得超过1吨），否者要产生罚金，而从2009年1月起，正式实行抵运报告，也就是说进港的件数，毛重，体积，船名，航次，提单号必须与报关的一致，因此需要提醒客户在装箱单上更改正确的件数，毛重，体积。8在工厂装完货物后，根据客户提供每个集装箱的件数，毛重，体积，进行电子装箱单录入，如特殊情况的话，可以在码头附近的代录点录入。9装货回来进港区后还要在码头进场实时查询页面 上查询箱封号与实际进港信息是否一致，是否在报关截关时间前已进港，并且核对运抵信息是否正确，以免因电子装箱单录入 错误的箱号或者港区代入点输入错误，而使箱子无法出运。进仓 有些客户不要求去客户处装箱而是会提前将货物送到我司仓库，委托我司仓库装箱进港。箱子进仓也是一样的，在箱单上必须注明特殊要求，额外注意的进仓具体注意事项1及时与客户联络，告之最晚进仓库的时间。2进仓货物必须与仓库及时沟通货物的进仓情况提箱情况和客户的装箱要求（是否到仓库监装）。3要提醒仓库提箱的时间和准确的截关船期，督促装货进程。4了解进仓库货物的货值，如果货值超过USD50，000的话，务必要求客户监装。5进仓货物必须在截关前一天核对货物是否已全部进仓，并确认装箱及进港。6如有货物装箱装不下或货物包装损坏等情况，及时通知客户，并与客户确认处理之情况。7如果货物有更改船期或者换箱单等情况发生要及时通知停止提箱或还箱，避免用箱费、还箱费的产生。8与托车的第六条一样，需要通知仓库更改正确的件数，毛重，体积。9与拖车第七条一样核对码头信息与实际报关是否一致。四. 报关（同时向船代提供舱单数据） 1.及时催收报关资料，在报关的前一天或更早拿到报关资料，将准确的预配数据提供给船公司转发海关备案；2.核销单是否备案（可在宁波电子口岸查询），有否盖章,查清楚是否备案在宁波口岸；3.审核报关单证基本资料是否齐全（核销单、报关委托书、发票、装箱单、报关单，合同，三联单），注意需要盖章的地方是否已盖章；4. 检查报关单内容，发货单位、计量单位、出口金额、HS编码、境内货源地、结汇方式、货物名称（必须写名中文品名）、货物件数、毛重、贸易方式，指运港（目前诸暨的绣花机一定要注明），抵运国，成交方式（如果是CIF 必须注明运费多少，保费多少），运输方式等等； 5. 根据海关新规定, 对于报关单上的每个货物品名,都要求提供申报要素, 所谓申报要素就是提供货物的材质,形态,品牌,用途,功能,加工方法等, 每个货物都是不一样,因此需要核对客户提供的申报要素;6.检查与报关有关的监管资料是否齐全（商检、动植检、机电/轻工业商会证明、危险品许可证、文物证明、手册、许可证等等）；并且核对这些监管资料的件数，净重，金额必须大于等于报关的发票装箱单的件数，净重，金额，手册报关时注意，报关资料上的项数是否正确，并且核对手册上的数量是否够用，注意现海关规定，一份通关单只能对应一票核销单报关，如有两份或者两份以上通关单，应立即要求客户提供两份或者两份以上的核销单和报关资料。7必须在报关前一天审核海关预配数据（货物名称、货物件数、毛重，体积，船名，航次，提单号，箱型，箱量）与报关单证是否一致。8. 必须在报关前一天审核三联单数据（货物名称、货物件数、毛重，体积，船名，航次，提单号，箱型，箱量）与客户提供的报关资料是否一致。注意箱号一定要正确的写在三联单上，必须与网站（WWW.NPEDI.COM）核对。9.报关当天跟踪集装箱的进港情况；通过网站（WWW.NPEDI.COM）核查运抵报告跟实际报关的件数，毛重，体积，船名，航次，提单号与报关资料是否一致。着重检查，有多个箱量箱型，又有多票报关的货物。10.报关单证中，一些常规的单证处理，应灵活掌握，灵活处理，客户有特殊要求的尽可能满足客户，但不承担风险；11.报关单证的交接：整理完整的报关单证后，提早交给报关员审核，剩余的应在报关前一天的下午五点之前提供，如有个别单证无法提供，必须告知报关员，并在报关当天尽可能早的提供。12.遇到报关查验必须及时通知客户, 弄清货物的基本情况,根据海关要求做好客户的工作，随时跟进查验状况，及时回复客户。单证操作：1舱单数据在各货代、船公司截止时间前提供舱单数据(舱单数据包括以下要素：船名航次、提单号、箱型箱量、箱号封号、件数、毛重、体积，品名等)；并且要求所提供的舱单数据必须与报关数据保持一致，及时核对舱单数据以免发生舱单错误。现在各家船公司基本上要求单单一致即进港数据、报关数据、舱单数据、提单数据的一致。需要特别注意的是：报关数据和舱单数据一致的情况下客户才能办理退税核销手续，所以一定要做好舱单与海关报关单的二次审核，以避免舱单出错。另外随着海关、船公司系统的不断升级对进出口货物的监管力度也在不断加强，“改舱单”必须提供与海关报关单数据一致的提单复本（此复本由船公司敲章保证无讹）才能改成海关报关单上的数据再去核退税，换句话说如果船公司提单数据与海关报关数据、舱单数据不一致，很可能舱单出错后无法拿到船公司提供的与报关数据一致的提单复本而无法改舱单，从而无法办理核销退税。注意：目前海关为了减少改舱单是数量，舱单必须与报关一致，如果不一致的情况下，就会自动做舱单布控，所谓舱单布控就是在报关完毕海关放行后，与船代发的清洁舱单核对后，一旦不一致就立刻通知码头直接要求码头不能出运，待舱单正确后，办理解控手续后才能出运。（解控手续两种办法；1.查验看货,2.船代出保函） 2签提单（提单要注意签收流转，以免提单遗失）提单确认和签发的注意事项：1. 确认订舱的数据与报关的装箱单核对，是否一致，再传真给客户确认；2. 要正确的表明给客户，提单上的件数、毛重、体积，品名与舱单上的件数、毛重、体积，品名必须一致，如有不同，会导致提单签不出来。3.与客户确认提单时，应仔细、细心，决不允许犯低级错误；4.如有船公司不允许显示的提单内容，应及时通知客户，并耐心解释；某些船公司有固定的提单格式，必须按照船公司的要求做，决不允许自作主张，擅自更改提单。5. 对于有些目的港签单签有特殊的要求，必须提早了解并且通知客户，如去（TEMA 必须提供IDF NO.，去巴西要在提单上显示运费的，等各种要求）。6.注意如果签HB/L，要确保OB/L与HB/L除发货人、收货人和通知人不一致外，其他内容必须一致。7.注意签出HB/L 后，因及时将OB/L与HB/L 的COPY件交给海外部，并且要求海外部尽早将OB/L与HB/L COPY件提供给海外代理，以免在目的港产生额外费用。另如有OB/L预付，HB/L 到付，因提供目的港收费多少，做门点服务，因提供门点地址，做DDU 和DDP的因提供目的港清关资料。8必须在截关当天提供提单OK件；美线则严格执行截单时间，事先告知客户截提单OK件的时间，超过时间有费用产生；9.核对提单后，要弄清楚提单是否到签、顺签、手签、或异地放单。是否需要电放、SEAWAY，是否有船证明；10.严格把关，倒签、预借、异地放单、电放等提单正本保函手续；每个船公司对倒签、预借、异地放单、电放都有自己的固定格式，必须正确的提供给客户，并要求正本寄到公司。11.我司自签单，签发者必须保管好提单，关于提单的到签、预借，必须经领导同意批准。作废提单，不准乱扔，及时交于海外部。决不允许乱签提单，情节严重者，要追究法律责任；如要倒签、预借、异地放单、电放等要求也必须提供正本的保函。12客户要求签船证明，也必须核对内容，船名，航次，提单号必须要显示在船证明上，对于不能显示的内容，应及时通知客户，并耐心解释13. 及时跟踪船开信息，如发生晚开，甩箱等情况，及时通知客户并做好解释工作。14.一旦船开， NYK COSCO CSCL 等自己公司是一代的，应立即安排签单，如外配单子，应尽早要求一代签单，如签发HB/L 在船开当天即可签发，体现代理提单的优越性；15.提单签出后因先核对是否有不正确的内容存在，核对正确后应及时寄于客户（注意是否为付款买单，是否需要扣单）。六、归档 1截关当天及时将整套单子交给市场部做运费，除业务员确认的已在指令上写明的各项费用外，在操作过程中所产生的费用要详细例明。如堆场提箱费、进港费、截关费、移箱费、查验费、滞箱费、分票费，电放费等。2.认真归档，安排有序，档案严格管理，专人专管。不允许其他人私自调档。调档需经领导同意；3. 归档要求完整性：托单（原始）、指令、报关资料复印件、提单复印件、正本保函；七特殊情况（转船）转船：是指进港时的船名航次下不出运而延航次出运的情况称转船。如果进港的船名航次中转港与码头实际放行上船的航名航次不同都必须准备“转船保函”。转船的情况有两种：1船公司原因转船(自动转船和甩箱)；2.客户货代海关报关原因转船;1船公司原因转船(自动转船和甩箱)； 因船公司接货多而舱位有限的情况下发生的甩箱情况.1.自动转船是指船公司通知甩箱后由船公司负责统一安排转船至另一航次，我们只要提供原来的报关预录入单就可，不会产生任何转船移箱费及滞箱费；2.甩箱是指船公司甩箱的箱子不多情况下会要求我们自行办理退关手续然后根据新的船名航次重新报关上船，会产生转船移箱费。2.客户货代报关海关原因转船;若海关方面查验，要时刻注意此票货物能否本航次出运。根据能否出运有两种情况：1）如果能赶上本航次出运，要确认是否更改报关数据必须及时与订舱一代或船公司申请予以更改舱单数据及铅封并联系码头加载放行；2） 如果不能赶上本航次出运，要及时改配下航次并确认新船名航次所靠码头是否与原箱子已进港码头一致，中转港一致。若客户、一代、等其他原因造成的转船。一般如无中转港的变更只需一级货代盖章确认，如有中转港变更除一代盖章确认外还需要船公司盖章确认。若货物装箱后未能及时进港,必须尽早改配下航次船并向船公司申请开具新船名航次的箱单（进场联）进港的可避免转船费，但要注意进港时限。八特殊情况（加载）如有加载单子必须及时与船公司联系能否加载放行,并准备书面加载申请(写明船名航次、提单号、箱号箱型箱量、中转港、目的港、货重毛重、加载原因、及加载最晚放行时间并留下自己的名字和手机号便于码头及时联系)，另外还要落实放行的具体时间、地点和联系人以便放行员联系放行。九特殊情况（改舱单资料）1 给海关的责任书，其中要说明错误数据形成的具体原因。2 给船代的保函。3 正本的已审结的报关单，上面要盖报关员章。4 此票货物的发票和装箱单（宁波企业要正本）。5 提单COPY上敲正本的船公司章并在提单背面由船公司经办人的签名。6 增补舱单的还需提供箱子的外理证明及仓库的装箱证明。7 如是手册报关的还要提供手册以及手册所在页的复印件,出口货物所占进口货物的比例说明.8出口舱单修改删除申请表，在上面盖报关员章及订舱一代章十特殊情况（重箱出卡） 重箱出卡：是指箱子进港后在（未报关和已报关）箱子没有在该进港的船名航次下出运，并且也不准备在接下来的航次出运的情况下，箱子需要从港区里拖出来返回客户工厂或其他地方。进了港区的箱子都是受海关监管的。所以一旦箱子进港后任何的操作都需要经过海关的同意。操作方式如下：1 未报关办理出卡手续。海关方面：1）报关员填写专门格式的“未报关重箱出卡证明”船名航次、提单号、箱封号、出港区的原因； 2）发货人和货代各出具的正本情况说明； 3）一份三联单；拿以上三份资料到港区的海关办事处办理出卡的确认手续。船公司方面：1）发货人或货代出具的正本情况说明，用来换船公司开据的出场用的设备交接单（一式六联，前三联用来给港区出卡口，后三联用来还箱到堆场）；两者手续办全后，凭设备交接单和海关确认的未申报重箱出卡证明就可以去港区提箱了。2 已申报办理出卡手续。海关方面：首先办理退关，要求准备一份新的三联单和原来报关放行后盖章后的白联、核销单和发货人或货代出具的正本情况说明，再要报关员去海关申请退关将原始的的报关资料从海关里调出来，一般三个工作日。退关是办理重箱出卡手续的前提。1） 报关员填写专门格式的“已报关重箱出卡证明”船名航次、提单号、箱封号、出港区的原因；2） 发货人或货代出具的正本情况说明；3） 一份三联单；拿以上三份资料到港区的海关办事处办理出卡的确认手续。需要注意的是要准备两份三联单（一份是退关用的，一份是港区海关办事处敲证明用的）。船公司方面：1）发货人或货代出具的正本情况说明，用来换船公司开据的出场用的设备交接单（一式六联，前三联用来给港区出卡口，后三联用来还箱到堆场）；两者手续办全后，凭设备交接单和海关确认的未申报重箱出卡证明就可以去港区提箱了。十一 特殊情况（正常放行后办理退关） 货物的出运结果有两种：一种是出运，一种是不出运，对于出运的整箱流程我们在签完提单代表出运完成。那么还有一种是不出运的情况。不出运的原因有很多，例如：客户取消出货订单、货物质量问题重新返回生产、改期出运、装错货物、补装货物等等。当客户要输退回手续时货物的流程往往有以下几种操作流程阶段：在整个流程中直至海关还未放行前我们都可以迅速简便的操作将货物退运给客户，但在海关放行后即两种阶段下操作就比较麻烦了，一是海关放行，港区未放行。二是海关、港区均已放行。对于“一是海关放行，港区未放行。二