浅谈现代印刷企业的物资管理

-浅谈现代印刷企业的物资管理湖北职业技术学院 刘福田（1）提纲：现代印刷企业物资管理的的定义、印刷物资管理的的任务与内容和物资管理的意义、以及国内印刷企业物资管理的现状和如何做好印刷物资管理的方法。（2）内容提要：通过对国内现代印刷企业物资管理现状的概述总结，运用科学的ERP系统和完善的企业管理制度来解决国内印刷物资管理中存在的问题。从而实现降低企业生产成本、加速资金周转、提高产品质量、增加企业盈利、促进生产发展的目的。（3）关键词：印刷物资管理的定义、任务、内容、意义；物资管理的现状；物资管理的方法；ERP管理系统的应用正文：（1）现代印刷企业物资管理的的定义 现代印刷企业物资管理是指企业在印刷生产过程中耗用的所有物资材料的计划、选择、采购、库存控制、装卸存储、使用等行为进行有计划、组织的控制管理。（2）现代印刷企业物资管理的的任务与内容 现代印刷企业物资管理的基本任务主要有以下三个方面：第一：是要按时、按质、按量、备齐供应生产所需的各种物资，保证生产的正常进行。第二：是有助于合理组织物资的采购、运输、保管和收发工作，努力加速物资周转，最小限度地占用流动资金。第三，做好物资的节约和合理使用，把管供、管用、管节约结合起来，努力降低物资消耗。印刷企业物资管理的基本内容主要是印刷物资的计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个方面的内容。以上几个方面环环相扣、相互影响，任何一个方面出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此，在市场异常活跃的今天，物资管理已不能用“计划”、“配额”、“定量”等几个简单概念进行诠释，它已经成为现代企业管理的重要组成部分，成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。（3）现代印刷企业物资管理的意义 现代印刷企业的物资管理主要是为了通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本、加速资金周转、促进生产发展、提高产品质量、增加企业盈利等方面都有积极的意义。物资管理的好坏直接关系到企业能否正常运行，它是企业发展的基础。尤其是对于印刷企业而言，物资管理的好坏直接关系到企业的经济利润和长远的发展。（4）国内印刷企业物资管理的现状通过对国内印刷企业物资管理情况的调查了解和收集查阅相关资料后发现国内大多数印刷企业在物资管理方面或多或少都存在一些问题。分析认为，企业在物资采购、物资储备、物资定额消耗等方面，并影响企业的效益。具体表现如下。 1企业物资计划的管理编制不合理 企业物资计划的编制是企业物资管理的首要环节。物资计划是企业进行订货采购工作和组织企业内部物资供应工作的依据。目前，国内印刷企业的物资计划管理模式主要是企业根据以下达的生产产量为依据，综合物资、生产、财务等各部门的信息进行物资计划编制，由物资部门监督计划落实的一种物资计划管理模式。但大多数企业在实施这种模式的过程中存在一些问题，具体表现在以下几个方面： 第一：企业在制定采购计划之前，物资部门未组织人员对物资市场进行调研，没有深入了解物资行情和掌握第一手的价格资讯。盲目采购最终导致生产成本的上升。第二：企业在综合各部门信息方面落实不到位。企业没有根据自身的实际生产能力、预期产量、用户需求、发展储备等因素，估算出合理的所需物资数量、种类、规格等信息。只是根据以往的生产经验进行盲目采购，最终导致企业库存物资大量积压，严重影响企业的流动资金运转。第三：企业在计划制订之后，物资部门缺乏对物资计划的执行进行监督，发现问题未能及时解决。2物资的采购管理不规范物资采购是企业资金支出的关口，能不能把好这个关口是企业成本控制的关键。国内有些企业在采购时没有根据营销计划和生产任务来合理采购物资。很多企业简单地将“生产能力”和“仓储量”画上等号，盲目采购导致生产物资的积压使企业承担了巨额的仓储费用。物资的积压使订货成本、购置成本、储备成本增加、资金占用过多、资金利用率较低；物资短缺使供不应求影响生产，最终企业的经济效益。现代物资储备管理要求企业在满足现实生产需求和扩大再生产需求的情况下，尽可能地降低库存减少资金占用，尽可能的做到零库存。另外采购人员由于业务知识和企业的管理水平文化程度不高、市场采购信息了解不够充分、以及与企业各部门间信息传递不及时不准确等原因导致企业在物资采购时存在一定的风险。例如如合同欺诈、供应商乱抬价、质量标准达不到要求、供应商延期交货等，这些风险的存在对企业的生产和发展都有影响。 3：物资库存管理工作薄弱、不科学对于印刷企业来说，合理的物资的库存是保障生产经营正常进行的必要手段。通过调查发现国内印刷企业的库存普遍存在的现象是：库存管理工作薄弱，清仓工作滞后，致使库存物资积压和浪费严重更现象。具体表现为以下几点：第一：物资验收入库没有严格按照规定程序和手续进行检查验收。 第二：物资养护没有根据物资的物理性能、化学成分、体积大小等分别加以妥善保管。仓库管理不到位，缺乏科学管理；管理人员责任心不强，造成对库存物资品种、规格不清楚；对每份合同需要的原料品种、数量计算不准，使之原料剩余，长期堆放不用，造成浪费。 第三：仓库保管员和会计不能及时对账和盘库。物资明细账出现差错，没有能认真地查找原因与及时处理、长期堆积，造成物资长期账物不符，影响了差异的正常分配，从而影响当期损益的真实性。 第四：预验入库物资长期挂账，不开票结算造成虚假成本嫌疑，人为调节利润。4：物资消耗定额管理不严格、浪费大国内大多印刷企业在对物资消耗定额的管理力度不强，缺乏必要的监督。主要表现为：企业对物资消耗的原始记录不健全、不完整，缺乏科学性、真实性透明性;在生产中对生产物资的支领、使用无计划、无控制、无监控；在物资消耗管理上漏洞多，没有一套科学合理的管理系统，最终导致生产物资的严重浪费，导致跑、冒、滴、漏现象严重 。5：物资管理人员的业务知识和管理水平不高众所周知，人才是一个企业蓬勃发展的基石。对于印刷企业而言同样重要，国内印刷企业的人员知识水平总体表现来说不太高。大多数印刷操作人员的学历都在高中及以下学历水平。这也是目前制约印刷企业发展的又一重要因素之一。由于印刷物资管理人员的业务知识和管理水平不高，导致在物资管理时由于人员对印刷工艺和材料性质不了解，再加上企业的管理观念陈旧、管理意识差，市场行情分析不到位等原因，导致企业遭受巨大的经济损失。6：经济行为的不规范 企业对物资采购的执行过程缺乏监控，让素质偏低的采购人员盲目采购；违纪、违法进人情货；在采购中捞好处，吃回扣等现象时有发生，这样既造成材料质差价高，又影响企业正常的生产与安全。（5）如何做好国内印刷企业物资管理的方法 针对国内印刷企业的现状和国内印刷行业的形势要求，我个人认为对做好国内印刷物资管理应注重以下几个方面：ERP管理系统在物资管理中的应用 、企业科学完善的内部控制制度的建立、人员素质和知识水平的培养 。1：ERP管理系统在物资管理中的应用ERP系统的定义： ERP （Enterprise Resource Planning）系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。其主要宗旨是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。ERP系统的作用：ERP系统在物资管理中的应用，能够为物资的采购、存储、使用、管理等方面。提供出一套科学而准确的管理方针，大大提高了物资经营管理的效率，实现了库存和财务的统一，保证了公司资产的安全性和企业物资采购支出数据的及时性、准确性和可靠性，所以我认为推进ERP在物资管理的实施是必要而可行的。实施ERP后，对于企业的会计电算化程度大大提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错，使会计核算的准确性和可靠性得到了保证，更重要的是能够实现企业各部门共享同一统计数据，满足企业经营管理的需要。具体表现在以下几个发面：（一）在物资采购计划管理上的作用第一：ERP系统的实施使企业物资管理信息更加透明化，实现了物资信息的实时共享。有助于公司对各类物资需求的调度，杜绝物料需求计划不准确、采购部门盲目采购的情况，规避了采购风险。第二：ERP系统的实施完善了公司辅助材料的业务处理流程，把采购业务、库存业务与会计核算有机的结合成为一个整体。由采购员编制采购计划单，到输入发票及入库单信息，再到货到后由仓库保管人员验收并在系统中确认入库。这一流程数据都在ERP的记录之下，其中仓库的验收入库数据还可以给采购到货分析提供基础，同时也给会计核算的应付、实付提供了依据。实现了库存管理、计划管理、采购管理一体化的目标。第三：ERP系统具有合理的比质比价、询价功能，有助于确保采购物资的价格和质量。比如过去企业采购按合格供应方采购，但当合格供应方情况发生变化，而双方沟通又不及时时，给企业的物资采购带来不利。而ERP提供的供应商的信誉维护、档案管理及物资采购相关部门的审核功能、审批权限，严格规范了采购制度。使企业的各相关部门可直观地对数据进行比较、分析，确定合理的价格及供应商，有利于采购管理中实现采购策略的多样性，针对不同的物资采用不同的采购策略，保证了企业降低采购成本，节约支出。（二）在物资库存管理上的作用第一：ERP系统能使企业的库存信息更加准确性、透明性，企业管理人员可以实时浏览查询，可以最大限度地实现库存调剂，为优化库存结构提供了便利手段。第二：ERP系统合理正确优化库存占用，准确地掌握可用资源量，根据计划缺口量充分调用各地库存，高效配置物资资源。在保证生产物资供应的前提下，最大限度降低库存，减少存货资金占用。同时可以避免各地重复采购，减少物资积压，使库存结构趋于比较合理的状态，为企业的全面预算提供了支撑点。（三）在物资使用管理上的作用 第一：ERP系统使物资的使用管理更加明确、真实、细致、科学。ERP系统对物资的使用用途作出严格区分，并将加工业务所领用的物料数据传递给成本管理模块，使领料单的功能在系统中得以进一步的细化。第二：ERP系统与原来的人工分配料单相比，大大减轻了劳动力，缩短了单据的流转时间，提高了数据的及时性、准确性。（四）在优化提高企业管理上的作用 第一：ERP系统的实施提高了企业会计核算的环境。实施ERP后，企业数据信息能够实现共享。会计部门选定所需信息，利用计算机完成会计业务，同时还能利用计算机完成各种财务分析、编制各种报表，原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可以集中在一个部门甚至一个人完成，会计信息的网上实时处理成为可能。第二：ERP系统改变了会计的业务处理方法和处理程序。传统的会计工作环境下反映会计业务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等，在ERP中作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，每一项会计业务发生时，有关该项交易的相关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分由计算机自动完成。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，会计的业务处理方法和处理程序变得简单。 第三：ERP能在收、发、存各个环节设置关口，实现财务的透明化管理。由于ERP的物资管理从源头-生产需求开始，到采购计划、询价、价格审批、付款、入库及库存系统实现数据共享，可时刻跟踪采购计划、定单的完成情况和供应商的供货情况，从而使得财务、采购、仓库各部门信息的透明化。 第四：ERP系统在对于印刷企业建立一套科学完善的内部控制制度起一定促进作用，一套科学完善的内部控制制度是一个企业发展的基础。2：企业科学完善的内部控制制度的建立企业科学完善的内部控制制度的建立，是企业为实现既定的管理目标，必须建立起一整套内部控制制度，以保证企业经济的有序发展。企业规范的内部控制制度还是确保ERP系统在物资管理上实施的前提。ERP的实施需要有完善的内控制度作为依托，同时ERP的实施也是内控制度得以完善的基础，两者相辅相成。通俗的讲，ERP实施的过程，也是企业规范操作流程、实施流程再造的过程，它是一个庞大的系统工程，需要许多部门的直接参与，需要各个相关的业务部门进行充分有效的沟通，并对现有的工作流程进行或多或少的改变，使各部门的统计数据保持准确性和一致性。3：人员素质和知识水平的培养 。企业人员素质和知识水平的高低直接关系到企业未来的发展。企业的质量状况和经济效益如何，很大程度上也取决于人员的业务素质和知识水平。所以企业对于人员采取专业知识培训是必要的。例如，印刷采购人员的素质和知识水平的高低，直接关系到企业印刷生产的质量和经济效益。所以企业平时要注重对采购员的业务知识培训和综合素质的培养，让采购员多了解新工艺、新材料，并不断掌握和了解印刷生产工艺的新理论和新材料，从而及时了解各种原材料在生产上的应用情况，了解印刷行业市场信息，了解原材料影响印刷品质量的因素，掌握与采购有关的知识，提高采购业务水平，避免原材料采购上的盲目性，使所采购的原材料在质量和适应性方面符合企业生产和质量的要求，从而提高产品的市场竞争力。总之，在当前日益竞争的经济环境下，做好印刷企业的物资管理工作是降低生产成本、提高企业经济效益和社会效益的关键。通过ERP系统在物资管理上的应用，对推进物资供应管理体制改革，发挥集中采购优势，规范业务流程