物资、原材料采购及管理办法

-大宗物资采购及管理办法第一章 总 则第一条 为加强大宗物资、原材料的管理和内部控制，规范物资采购及后期管理行为，防范物资采购及后期管理过程中的差错和舞弊、保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。第二条 本办法对本公司所有原辅材料、物资（包括原材料、辅助材料、修理用备件、机器设备及工具、办公用品、设备、低值易耗品等）的采购及后期出入库管理均适用。第三条 公司按照请购、审批、采购、验收、付款、出库、帐务处理等规定的程序办理采购业务，并在各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。第四条 公司成立物资采购监查组。组长由总经理担任，成员由分管副总经理、总经理助理、相关部门领导组成，人员不得少于5人，按同届领导班子任职同步，每届任命一次。监查组职责：参与公司供应商的选择、拟订物资采购招投标事项，决定是否招投标，负责采购物资价格的审定，负责公司供应商评审，最终确定供应商。第二章 采购流程及职责分工 第五条 生产部门应根据月、季、年度生产计划，依据主要加工产品的原辅材料单位消耗量及材料安全库存量，提前5至10天编制物资采购计划审批表，其他物资由需求 部门申请填制，报分管副总经理、总经理审批后实施。 第六条 采购人员应根据采购计划，采取各种方法、了解市场动态，电话或网上挂牌询价，初选三家以上供应商，进行询价、议价、比较分析报审，货比三家。选择供应商最低报价不得高于总部指导价。询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等。采购人员未能按既定方案完成采购进度作业时，应将异常情况反馈给主管领导，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。为保证生产经营的正常进行，在生产急需不能按程序采购时，可直接向总经理请示进行采购，事后向监查组反馈。第七条 只有监查组审议批准的供应商、比价后的采购价格才能执行物资采购，签订长期或即时购销合同。生产急需除外。购销合同签订时，一般情况下签订标准格式合同，如有特殊，必须明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任等需要明确的事项。第八条 联系发货时间、发货数量及交货地点等事项，日常由采购人员负责。第三章 入库流程及职责分工第九条 仓库收货、由仓管员现场验货，质量管理部负责质量参数以及进仓货物的品质检验，对数量、质量品质合格的物资验收入库，并填制材料入库单。仓管员、质量员同时签字确认。物资入库要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存，妥善保管，保管不善造成的损失照价赔偿。经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时口头或书面通知采购人员并说明拒绝入库的理由，采购员应及时同供应商沟通进行后续处理。第四章 付款流程及职责分工第十条 财务部门负责采购流程及购销合同、单据、发票的审核，同时负责相关资金的落实安排，根据材料入库单做好会计帐务处理工作。第十一条 财务部门只有在取得正式发票以后，凭合同、正式发票、入库单填写“付款凭单”，由各责任人签字后按会计制度的规定付款。特殊情况需预付款项的，需提供需预付的理由与凭证，报总经理审批。第五章 出库流程及职责分工第十二条 物资出库，保管人员要做好出库登记，领用人签字。每月填制材料出库单，并在结账前向财务部门提供。对于账物不实的情况，仓管按