会计档案立卷归档

会计档案立卷归档二OO四年四月一、会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。众所周知，一个单位、一个部门，有各种门类的档案，如文书档案、财会档案、科技档案、声像档案、实物档案、专业档案等，会计档案作为单位财务管理过程中形成的实体，具有十分重要的作用，因此，财政部、国家档案局制发了会计档案管理办法，以此来加强会计档案工作的业务建设，逐步实现机关会计档案工作规范化管理，我州于94年即发了“关于结合我州的实际情况”作了适时改动，主要方面是在保管期限的划定，在下面的内容里再详细讲解，至今我们参照使用的仍是此规定。（一）会计档案概念会计档案是指会计凭证，会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。因此，各机关、团体、国营企业、建设单位和事业单位，必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷，归档保管，利用和销毁等管理制度，切实把会档案受理好。（二）会计档案工作简言之，会计档案工作就是指财会人员把自己本单位属于以上所言的会计档案材料，按照一定的方法、步骤，根据具体的业务规范要求，将零乱的会计材料通过系统整理后使之规范化，进行科学管理，并积极向外界提供利用，也就是我们通常所说的会计档案的立卷归档工作。（三）会计档案的立卷归档根据会计档案管理办法及关于党政机关、个事业单位会计档案工作业务建设有关问题的规定的要求，各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷归档。当年的会计档案，在会计年度终了后，即年终会计决算工作彻底结束后，逐步进行立卷归档工作，对于一些重大工程项目也应逐年的进行立卷归档，不能拖延至工程结束后一并立卷归档。（四）财务人员的要求一是要有高度的责任心，学习和掌握一定的会计档案专业基地知识，当年的会计档案，一定要在次年三月份前完成立卷归档工作，不能拖拉。二是财务会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，及时进行归档，不得自行封包保存，各单位的档案室，必须按期点收，不得推脱和拒绝。（五）会计档案的保管各单位对会计档案必须进行科学管理，妥善保存，不得随意堆放，一定要做到八箱八柜，严防毁拉、散失和池密现象的发生。由于各单位的会计档案都是发球国家所有，对会计档案保管不的单位，各级档案行政主管部门有权进行督导和检查。各单位保存的会计档案，应为社会积极提供利用，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，需经上级主管单位批准，并办理正规的借阅手续，但不能拆散原卷并应限期归还。撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，由本单位立卷并填制必要的检索工具后随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定输交接手续。二、会计档案的分类根据我国目前的情况，会计档案总体上来说，可以分为四个大类，若干个小类，即大类下又可分子类，结合实际，我们把会计档案分为凭证类、报表类、帐属类、其它类四种，虽然从表面上看有很多种类，但总体上来说就包括在这四大类中。（一）凭证类即一个单位年中所发生的财务上的所有凭证。它包括各种原始的凭证、记帐凭证、汇总凭证、涉及外事和对私改造的会计凭证、财政总预算会计凭证、报整凭证、完税凭证、缴、退库凭证、结算凭证及其它会计凭证等等，除此之外，可能还会有很多，但我们都可把它统归在“凭证”这一大类中。（二）帐簿类即单位在年中所发生的财务上的各种帐簿。有日记帐（包括现金和银行存款日记帐）、会计总帐、辅助帐簿、会计明细帐、固定资产帐（卡）等等。（三）报表类指单位在财务上产生的各种报表。包括各级财政总决算，年度会计报表（单位会计、总预算会计）、月季度会计报表等等。（四）其它类除了以上三种大类以外的，如工资花名册、会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。三、会计档案的立卷方法和步骤（一）立卷方法会计档案的分类要从各单位的具体情况出发，一般情况下，会计档案的立卷方法大致有以下四种，各单位根据实际，采取其中的一种：1、年度形式（类别）分类法。即先将会计档案按年度分开，然后按类别（四类）进行立卷。2、年度形式（类别）保管期限分类法。即先将会计档案按年度分开，根据四种类别排列，再按保管期限来进行立卷。3、年度形式（类别）组织机构分类法。即先将会计档案按年度分开，根据四种类别排列，再按组织机构（单位内部机构如科室）来进行立卷。4、年度保管期限形式（类别）组织机构分类法。这是综合性的一种，即将以上三种方法综合起来进行立卷。也就是先分年度，然后按照保管期限，把四种类别分开，最后根据单位内部机构进行立卷。在以上四种立卷方法中，目前我们通常采用第一种，因为第一种方法简便易行，立卷起来方便，即其它三种方法一般针对大的单位，单位内部机构有单独的会计核算的，因此，大家主要掌握第一种立卷方法即可。（二）立卷步骤1、清理：即将本单位的会计档案先进行清理，在此过程中要注意一定要把当年的会计档案彻底清理，不能留有零散材料。2、分类：清理完毕后，按照会计档案的四种类别分开排列。3、排序：即将各类别的会计档案。按时间的先后顺序进行排列。4、装盒：按类别将档案装入标准档案盒。、5、抄写目录：按规定填写目录，并复印一式二份。6、填写卷盒：按规定要求填写卷盒的各有关项目。7、卷号：按时间顺序排列好后，用铅笔填写案卷号，每一个类别分别编一个大流水号。8、上架：即将整理好的档案放入档案框。四、保管期限的划定参照：关于“党政机关、企事业单位会计档案工作业务建设有关问题的规定”执行。但由于此规定中保管期限的划定很详细，结合我们的实际，进行适当的变更，即将凭证类和帐薄类的保管期限统一划为二十五年，报表类中，决算报表为永久保存，季报、月报、周报为十年，其它类为二十五年。五、卷内目录各项目的填写：在“规定”中，要求填写分类目录一式二份，卷内目录一式二份，案卷目录一式二份，现统一用“卷内目录”一种。六、卷壳项目的填写七、注意事项1、关于页号：报表和账薄，用铅笔编写页号，有双面的双面都要编，凭证类原则上不要求重编页号，但会计在单时出凭证的时候，要求统计和填写好附件张数，届时加上凭证页数即可。2、装订：报表三孔（三针）装订，账薄用账壳规定装订，凭证按会计有关规范装订。3、目录：会计档案入柜后，目录一份随案卷存放，另二份抽出，中类别卷号分别装订成册，以几年合装订为一册，暂时较少的，以先暂合装在一起，待以装订成册时再分别装订成册，但要注意不能随意丢放和遗失。八、会计档案的销毁已经超过规定保管期限的会计档案，在查点清楚和基础上，由本单位档案室提出销毁意见，并同财务会计部门编造会计档案销毁清册。行政单位报本单位领导审核批准后销毁。国营企业和由主管局拨款的事业单位，经单位领导审查后，报经主管部门审核批准后销毁。在待销毁的会计档案中如有未了结的债权债务事项，其原始凭证由档案室汇同财务部门共同抽出另行整理立卷，由档案室保管到结清债权债务时为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由同级财政、审计、档案部门共同进行监销，各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计、档案部门共同监销，各级审计部门销毁会计档案时，由同级财政和档案部门派员共同监销。各监销人员在销毁会计档案以前，应认真进行清点核对，发现问