办公系统招标书范例

办公系统招标书（技术需求部分）1 招标项目 项目名称：协同办公管理系统项目2 项目建设目标和原则122.1 项目建设目标 协同办公管理系统建设的总体目标：以先进的计算机和网络通信技术为主要手段，以实现“给客户价值、为员工发展、尽社会责任、保资产增值”的企业宗旨为导向，以实现人力资源管理、市场经营管理、项目管理、资源中心管理、分析决策系统、日常公共办公平台、系统后台管理、与正在使用的用友财务管理软件数据库打通等功能为功能要求，形成“移动办公、资源共享、高效协同、事情找人、有效监管”的人性化的事务处理机制为目的，搭建一个覆盖全单位、符合单位具体情况的协同办公管理系统平台。 系统支持100并发，至少300个信息点接入。建立信息门户平台，打造全员的一体化办公桌面；建立信息发布平台和员工网上社区，弘扬企业文化；建立完善的公文管理流程，切实提高办公效率；建立起以组织管理为基础的内部协作平台和审批平台，逐步形成公司级信息协同模式，增强内部沟通交流与管理规范化；建立以信息资源管控为基础的全员知识管理平台；充分调动组织自身的各种资源（时间、物资、人员等），建设一套技术先进并可以方便地实现未来功能扩展的协同办公管理系统，促进信息畅通、管理规范化、降低管理成本，同时适应现代无纸化及网络化电子办公、降低管理成本（包括会议成本）的需要，为领导提供更加科学的决策依据。建设内容：企业信息门户、电子公文管理、协作管理、审批管理、知识管理、信息发布、资源管理、扩展插件及系统集成平台等。2.2 项目建设原则系统建设应遵循“先进性、实用性、安全性、稳定性”原则。先进性：采用先进技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，结构化程度高，灵活性、兼容性、集成性、开放性，符合技术发展趋势，适应用户成长需要。提供开放和标准的接口。实用性：解决实际问题，做精、做细核心功能，兼顾常用的辅助功能，实现快捷、方便地部署和使用。界面友好，结构清晰，流程合理，功能一目了然，菜单操作满足用户使用习惯。易理解、易学习、易使用，实现便捷操作。安全性：按国家标准要求，进行严格、细致的访问权限控制；对重要数据，系统应提供良好的安全管理，实现在数据存储和数据传递过程中的加密防护。允许用户进行各种辅助的数据加密、密码保护、身份认证等控制措施。稳定性：系统经过严格测试和大量客户应用检验，软件设计优化，数据库稳定，功能顺畅，没有堵塞、丢失数据的现象，能在不同的硬件、网络、操作系统以及操作习惯中长期平稳运行，适合大规模用户使用，以保证日常办公的正常进行。3 项目技术要求1. 系统结构：采用浏览器/服务器模式（Browser/Server模式，即B/S模式）架构；基于J2EE标准的Java系统开发，保证系统可平滑在各类开放式操作系统移植；采用关系型数据库，支持Windows、Linus等操作系统和多种服务器平台；客户端支持IE7浏览器，支持Windows Vista操作系统等。2. 系统部署：系统部署上需要满足大集中、大网络域及分布式部署等多种不同服务器部署方式。多系统分布式部署下能通过无代码级的配置实现多个单位公文等信息的跨服务器自动加密交换。3. 系统安全：系统具有良好的安全机制和安全策略，严格合理的权限设置。网络安全要求具有多种访问控制策略，支持CA认证；数据安全上支持系统服务器分离部署和文件加密/解密，充分考虑系统长期使用的大量数据安全备份机制。4. 系统扩展性：系统应具有良好的可扩展性，充分考虑和现有部分应用系统的接口，遵循严格科学的软件架构并采用国际最新的技术、规范和接口标准，能提供可扩展的组件或插件等以确保系统结构的先进性、完整性和信息的一致性。5. 工作流系统：符合国际工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC）相关规范，支持各种可能复杂流程模板的灵活定义，通过流程与字处理软件或表单的关联方式可以实现文件和业务表单审批流程的独立创建和维护，并可以通过图形化界面提供个人流程快速自定义工具。在图形流程定制界面中可以设定相应的处理节点的人员或角色信息、操作权限、访问权限、时间管理、事件驱动、逻辑控制等。流程处理过程中提供丰富的流程策略和多种操作绑定策略并形成相应的流程日志。6. 桌面集成：系统支持与Windows操作系统桌面的集成和与MS Office、Wps等字处理软件的集成。7. 内容管理：提供针对个人及单位的集中信息展现和统一的系统消息平台，操作简单易用，实现统一的界面风格，支持对页面主题、页面风格、布局以及栏目内容的灵活设置；支持系统中各种信息综合查询；支持对业务栏目的设置和共享；支持系统消息提示和手机短信提醒。 8. 系统平台：支持系统日志管理，实现对系统性能的清理、人员登陆及操作的监控。系统可以提供便捷的二次开发接口来满足用户特定的需求。4 项目功能要求4.1 信息门户为企业建立基于浏览器的内部网络环境，实现企业内部公共信息、个人信息以及各种业务信息的分类发布、管理、定制和共享，支持个性化的自定义服务。系统通过提供以用户为中心的信息门户，支持安全的用户身份验证、界面个性化定制、工作流程、个性化定制、应用程序集成工具、项目协作、团队协作、桌面集成、知识管理等协同工作应用，单位员工只要登录进企业信息门户，将能够获得与自己相关的统一的业务视图，包括享有权限的新闻、公告等各种公共信息内容和进行相应的业务处理、协作办公，并可以进入对应的业务系统处理实际业务。创建一个提供支持信息访问、传递，以及跨组织工作的集成化工作环境。不仅把企业级的后端内容表现出来，同时也将企业级的后端的应用表现出来，做到集中管理信息资源，统一管理知识资产，提升组织运营效率。4.2 公文流转公文处理和交换按照国务院的行政公文管理方式进行管理并自动归档，解决公文的规范化和执行问题，公文的收发文流转的拟发文、收文分发、归档等具体业务的流程化管理都符合国家公文管理规定，支持电子签章、签名、痕迹保留等，实现公文流程以及节点权限、公文单格式、公文格式和文号管理的全面自定义。能提供对日常工作中收文、发文、传阅件、签报等从起草或登记直至最终的自动归档全过程按人工控制流转或按预定流程自动流转的相应动作处理、流向跟踪、公文催办、督办及统计管理，并与工作流完美结合，提供极为灵活的控制方式。拟发文可以通过发文流程进行流转，封发后通过公文交换发送到各个公文接收单位，由各单位专人进行公文的签收，自动生成发送单和签收单，并在签收后对公文进行登记进入单位收文流转；支持跨系统公文加密和远程交换。4.3 审批管理审批管理针对单位内部各种人力行政管理、资源申请、业务报表、数据采集以及内部资金、财务、销售、合同、项目、资产等各种业务审批从申请发起到审批完成的全过程进行管理。可以采用常规编辑工具如MS Office等定义单位自己的申请表格的样式并配置切合本单位管理实际的审批流程模板；可以根据不同管理部门各自的业务情况，分别提供与部门业务管理匹配的审批模块，并可以设定专人进行管理，针对相关模块提供各自独立的流程发起、流程审批、流程管理、归档文件管理、数据查询和统计管理等功能，方便单位领导和各部门相关领导快速进行实时数据的查询和统计，了解最新情况。4.4 信息发布信息发布可以针对单位所有人员或指定的人员、部门、职务、岗位或者群组等方便地发布各种信息，包括公告、论坛、调查、新闻等。每种形式都可以单位具体管理情况自定义多个不同栏目，如企业动态、事务通知等，这些栏目可以由管理员定义在信息门户的相关版块及栏目中。公共信息可以支持多种文件格式进行发布，并可以支持多来源，如：协作事项、审批事项等。发布内容支持图片、动画、超链接等，附件支持各种文档格式；并支持浏览情况统计。4.5 协作管理单位内部和外部协作管理是指在单位内部建立起基于协同的基本通讯平台，为单位提供快捷、灵活、方便的信息传递机制，建立方便、稳定、安全的单位内部信息流平台，实现单位内部可自定义流转的工作流和多种形式的内部沟通手段。主要包括：实时通讯服务：可以提供网络短信息服务和即时通信系统（类似MSN和QQ等）电子邮件服务：提供单位电子邮件收发，并可以实现电子邮件和内部工作流打通。个人协作：个人自定义工作流程的发起和接收，实现个人工作流程的待办和跟踪，可以在同一协作流程中实现工作事件的交办、任务补充和检查、完成情况跟踪；也可以实现任务接受与确认、多人讨论、工作任务再分解和确认等完整协作过程的管理。团队协作：可以从现有组织机构中跨部门地组建一个既肩负传统职能又针对临时性重要事件的“动态团队”，任命不同的角色和相关人员，制订临时性机构的流程模板和相关的文档资源授权体系；可以设置团队内部的讨论区、留言板等达成各种信息的高效沟通。每个成员都可以调用审批协作事项模板、追加工作计划，召开工作会议，所有的过程都被记录下来，自动归档，即使最终这项临时性的工作完成，动态团队被解散，这一切处理过程也都能被保存下来。 4.6 知识管理最大限度地实现企业内部信息资源的管理和共享，实现企业内部文档资料和其他信息的全面管理和共享，为企业提供信息资源和管理过程信息全生命周期的分类、储存、授权、共享和发布等多种手段，并设立可具体到个人或部门的权限管理。要能够实现企业内部通用文档资料、经验知识分享和发生的各种工作事件的记录能够按权限进行多种方式的共享。4.7 资源管理对单位内部的各种资源进行统一调配和管理，加强各种资源的有效利用，包括：时间资源管理：通过日程管理有效地管理和利用自己的时间，能实现对私密日程事件的隐形记录、支持领导日程可公开，领导交办工作转为日程事件以及个人日程上报领导，支持日程事件自动提醒等。计划管理：可进行全面的计划管理，实现日计划，周计划，月计划，任意期计划的设置，并可以实现下属与领导之间针对计划进行讨论和确认。人事档案管理：完善的人事档案管理，包括员工基本档案信息、工作经历信息、员工转岗、调动、离职等变动的人事信息的记录；还应该提供充足的扩充信息管理和对各种信息的统计查询；能提供内部和外部的通讯录的管理和员工工资查询等。资产管理：有效地组织和管理单位的办公资产、设备、产品等。能够对会议室、办公设备、办公用品、图书和车辆等进行管理。4.8 业务需求此部分加入客户特有的业务审批需求或业务需求，对需求进行重点描述引导供应商应标方向5 实施培训要求系统的实施必须有本地化的专业实施队伍，制定周密完善的实施计划，提供完整的实施培训方案。针对培训，必须建立一套完善的培训体系，从管理维护和普通应用两个层次，从支撑平台和协同办公管理系统本身两个方面进行全面培训。通过培训，切实建立起系统运行所需要的管理维护人员和普通办公用户队伍。由