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文档简介

智信大型设备管理软件作手册1欢迎1.1 产品简介智信大型设备管理软件适用于大中小型企业集团、工厂、进出口公司、五交化公司、商场、购物中心、酒店、批发部;化工、建材、五金水电、医药、汽配、食品、服装、电子、电脑、仓储、化装品等行业,对于加强固定设备管理,避免设备流失具有良好的辅助作用,是您进行固定设备管理的强大工具。1.2 特色功能简介1、自定义设备设备信息设置:数据录入方便档案项目设置齐全,并且设立10个自定义项目,留下了扩展空间。2、最为方便的自定义查询条件设置功能,查询条件完全由用户自定义设置。3、支持一个设备设备多照片显示,照片显示相比同类软件(加载速度快)。4、支持调拨安装管理。5、支持维修管理列表。6、自定义输入表单(国内独创)。7、自定义报表设计。2系统安装及日常维护2.1系统安装 智信软件安装很简单,解压之后直接安装,所有步骤按缺省即可,软件缺省装在D:Program Files。2.2 网络版安装 (注意:单机版用户的数据库类型是ACCESS,不需要进行此安装!)详见智信软件网络版安装说明文档。2.3 数据初始化点击菜单“文件清空数据”进入数据清除界面,如下图:1.用户在第一次使用本软件,如果需要清理测试数据,可以使用此功能对软件的测试数据进行清理;如果不需要清理,可以将测试数据修改成用户需要的数据后继续使用。2.用户录入数据后,请慎用此功能,此操作会把本软件的数据彻底删除,如果您有重要数据.我们建议您先备份数据库再使用此功能。3功能介绍3.1设备分组在设备分组中,通过右键快捷菜单可以增加,删除,重命名分组,对分组进行上移和下移,如下图:1、增加分组:增加与当前选定分组同级的分组(注:不能增加与“所有分组”同级的分组)。如下图:在弹出窗口分别填写“代号”和“名称”,点“确定”按钮后增加分组成功。新增的分组会显示在“设备类型”的下拉菜单中。(注:如果在重新编码操作中,想要新编码的前缀为该分组的代号,则此处的“代号”一定要填写)2、增加子分组:是增加当前选定分组的子分组(即下级目录),操作同“增加分组”。3、删除分组:在确定不再使用该分组的情况下,可删除该分组,删除后该分组的数据会自动归类到“所有分组”。(注:“所有分组”为系统数据,不可删除)。4、重命名分组:用户可对当前选定分组的名称进行修改。5、分组上移下移:用户不满意当前分组的上下排列,可通过该功能对分组进行上移和下移3.2新增设备通过点击主窗口中的“增加”快捷按钮菜单或通过右键快捷菜单中点击“增加”菜单项进入新增设备界面,如下图:在此输入设备基本资料,包括设备类型、设备编码、设备名称等,输入完后点“确定”按钮即完成了固定设备基本资料的增加。如果需要连续增加,则在左下角的“连续增加”前打钩。3.3复制增加 在新添加一条设备资料时,有时会发现此条固定设备的基本资料与已录入的固定设备基本资料相差不大,为节省录入时间,此时就可用到此功能。操作方法是先在固定设备信息表格中选中要复制的设备,然后通过点击主窗口中的“复制增加”快捷按钮菜单,就会弹出此条固定设备复制增加的对话框,如下图所示:然后还需进行修改工作,首先要改的是固定设备编码,然后再对其它的资料作相应修改,修改完后就可点击“确定”按钮,就完成了此项功能的操作。3.4设备变更“设备变更”就是对所选择的设备的基本资料进行修改,通过点击主窗口中的“设备变更”快捷按钮菜单即可进入变更设备资料界面,编辑完毕后点击“确定”,就完成了此项功能的操作。3.5导入数据详见6.4自定义导入功能3.6导出数据在设备资料中有些信息需要用其它的文档加以保存或打印,就要用到此功能。导出数据有四种:导出成EXCEL文件、导出为Access文件、导出入CSV文件、导出为Xml文件。通过点击主窗口中的“导出”快捷按钮菜单,即弹出导出窗口,如下图:用户可以把导出的文件名称改成想要的文件名,导出路径也可以通过点右边的“”按钮选择路径,建议使用系统默认路径,方便查找导出文件。(注:建议一般情况下不要在“导出到Excel时自动调整格式”打钩。)3.7统计报表 1、统计报表可对所有的经营操作进行汇总查询和统计,所有的报表都提供查询,导出和打印功能。2、需要显示小计,在“显示小计”前面打钩;需要需要显示总计,在“显示总计”前面打钩。(注:有固定格式的报表除外)3、设置:找不到报表文件,可在设置中添加。(注:系统默认已经选择好了报表,用户请尽量不要随意更改,以免选择错误导致报表出错!)如上图,先选定左边要设置的报表,然后点“增加”按钮,在右边“缺省报表”会出现空白行,点击空白行右边的“”按钮,打开对应左边分组的文件夹,选中与左边报表名称相同的报表后点“打开”即可完成设置。3.8重新编码当用户认为设备的编码过于杂乱无章,需要重新编码时,则使用该功能。通过点击主窗口中的“重新编码”快捷按钮菜单或者右键“重新编码”快捷按钮,可进入重新编码窗口,如下图:在“前缀”填上您可以设置新编码的前缀字母,在“编码长度”中设置新编码的长度,输入完后点确定,即可对当前显示的设备信息资料进行重新编码。如果用户选择“重新编码自动加上所在分组编码做为前缀”,则在“前缀”留空,且每个分组在增加分组时要设置好该分组的编码。如果用户需要与重新编码前的编码进行对照,则选择自动导出编码对照表。3.9用户设置用户是指使用本系统的员工,管理员可为其分配相应的操作权限。点击主界面最左上角的“文件”,选择“用户设置”。如下图:1、点击菜单“文件用户设置”进入权限管理页面(如上图)。2、增加用户:点“增加用户”,打新增用户窗口:输入用户名和密码后,点击“确定”,增加新用户完成。3、删除用户:选定要删除的用户,点击“删除用户”,系统提示“确实要删除用户XXX”,点“确定”完成删除操作,点“取消”则退出删除操作。4、修改密码:从“权限管理修改密码”或者从“文件修改密码”都能进入修改密码窗口:分别输入原密码和新密码后点“确定”按钮,密码修改成功;点“取消”则没有修改密码,用户密码仍为原来的密码。(注:从“权限管理修改密码” 进入修改密码窗口,管理员可修改任一用户的密码;从“文件修改密码”都能进入修改密码窗口,则是当前用户修改自己的密码。)5、权限设置:管理员对左边用户组的用户进行权限设置。选定某一用户,然后在对应的各项权限中打钩,再点“保存”,即可完成对该用户的权限分配。若对一个组设置好了组权限后,该组的组员可以直接使用【应用组权限】复制该组的权限,这样更加方便权限的设置。3.10.系统选项3.10.1常规选项1、文件设置:可对账套目录、照片文件、报表文件、备份文件、日志文件、输出文件等相关文件的保存路径进行设置。2、颜色设置:可将显示颜色调成用户喜欢的颜色。3、键盘设置:设置按Enter时光标移动到下一列或下一行或不移动;也可设置按向下键是否增加一行空白行。3.10.2 高级选项1、授权信息:不需要用户填写。2、版本信息:单机版用户不需要在此进行设置;网络版用户可在此进行数据库连接设置。3.11公司资料可以在此处设置您的公司信息,打印报表时会根据您设置的相应的参数显示。3.12.系统设置在系统设置中,用户可对某些下拉型的字段自定义其内容。注:只有这些字段才可以在软件中设计成下拉型。4设备管理4.1维修计划如上图,用户可以对每一项设备做维修计划,先在设备信息表中选定要做维修计划的设备,然后点击“维修计划”,再点“增加”,会弹出维修计划增加窗口,如下图:这里可自定义“计划类型”,如上图的固定时间循环、按运转时间循环、单次计划,“维修类型”也可自定义。当确定上次维修时间后,输入维修间隔和间隔单位(如2个月),下次维修时间会自动变为2个月后的时间,到期系统会自动提醒。要使本次计划有效,在“是否有效”前的小方框中必须打钩;否则,在下面的“状态”一栏会显示“结束”。所有的维修计划可以在报表中查询显示,按时间区分,如下图:4.2维修管理维修管理,又叫维修记录,记录设备维修的原因、类型、时间、处理过程、费用、使用配件等情况。点击“维修管理增加”,弹出的界面如下图: “状态”一栏表明维修的进度,如在修、已结束,可自定义内容。“引用”可直接关联到库房的配件信息;若要使用库房没有的配件则可以使用增加来填写添加。支持打印。当做好记录,可直接查看本次维修所使用的配件情况,如下图: 选中本次维修记录这行,右边就会显示本次所用的配件信息。支持打印。4.3配件信息 记录设备会用到的配件的相关信息。点击“配件信息增加”按钮,弹出如下图的窗口:可直接引用,然后按确定,即完成一次配件信息的输入。在此处可直接查询配件的库存情况,无需去库房里查询,点击配件名称,就会显示库存情况,如下图:4.4检验记录点击“检验记录增加”,进入检验记录输入界面。点击下面的“引用”,可直接获取“检验计划”里的订单,然后在上面填入检验相关的各种信息,如:检验人、负责人、检验时间、检验费用、检验公司、检验状态等。一份检验记录就做好了,支持打印。4.5设备运行记录点击“运行记录增加”,弹出的窗口如下图所示:填入运行状态、运行时间、内容、一保、二保、油料等信息(用不上的可以不输入),设备的一份运行记录就做好了。设备的运行时间是可以自动累计的,如下图:4.6文档管理点击“文档管理增加”,软件里可保存文档资料的相关路径,点击右键,可直接查看。当多个设备需要都引用同一个上传文件时,只要有一个设备上传有这个文档,其他设备连带这个一起选中,再点选文档然后右击使用【拷贝属性到选定主表内容】这个功能直接拷贝,达到快速录入的作用。4.7检验计划点击“检验计划增加”,弹出如下的界面,计划类型和检验方式可自定义,输入检验目的、时间等信息,按确定,即完成一次检验计划的安排。系统会根据下次检验时间自动提醒。注意:同维修计划,“是否有效”前的小方框要打钩,如果本次计划已结束,去掉勾。4.8检验记录点击“检验记录增加”,进入检验记录输入界面。点击下面的“引用”,可直接获取“检验计划”里的订单,然后在上面填入检验相关的各种信息,如:检验人、负责人、检验时间、检验费用、检验公司、检验状态等。一份检验记录就做好了,支持打印。4.9事故记录点击“事故记录增加”,填入事故时间、地点、级别、事故内容、性质、责任人、相关文档等,按确定保存,支持查询和打印。4.10图片信息可直接上传设备的相关图片,以作保存,可直接查看。4.11设备调拨管理点击主菜单的“设备调拨”或者下面的“调拨管理增加”,弹出的窗口如下图:“调拨状态”分为进行中和已结束,“调拨来源”表明原单位,再输入现单位、时间、调拨用途、相关负责人等基本信息,在下方点击“引用”直接选取设备,然后输入设备数量,按确定保存,一份调拨单就完成了。调拨单支持打印。注:调拨单完成后,设备台账里的保管单位自动更新。4.12设备出库点击主菜单的“设备出库”按钮,或者下面的“设备出库增加”,弹出下图的窗口:如上图: “出入库标志”默认为“借出”,填好使用部门、项目名称、申请人、项目经理等信息,点击下方的“引用”,可直接选取出库的设备(支持条码功能),最后按确定保存,一份出库记录就做好了。出库单支持打印。备注:在设备台账中,系统默认存放地点为基地,当出库后,存放地点自动变为该项目名称。4.13设备入库点击主菜单的“设备入库”按钮,或者下面的“设备入库增加”,弹出下图的窗口:把入库信息全部填入,然后点击“引用”,选择入库的设备,最后按确定,即完成设备的入库。4.14设备运转统计统计每个月的设备运转情况,制度天数可默认为22,完好天数与设备的维修关联,每台设备本月完好天数22(设备维修结束时间开始时间);利用天数与设备的出入库关联,每台设备本月利用天数设备入库时间出库时间。4.15备注信息可直接输入设备相关的备注信息。5.资产报废引用库房中的设备做报废申请,申请完报废后,该设备状态为待报废,当勾上报废标志之后,状态才会变成已报废。(报废标志只有具备报废审核权限的才能执行此操作)6.配件管理在配件管理中,可以在商品资料中设置基本的配件的商品资料,在供应商中管理供配件的供应商信息,在类别维护中录入一些基本设置,业务查找可以查找和汇总各类单据。另外还可以在配件管理模块中对配件进行采购申请,采购收货,采购退货,采购付款,库存盘点,库存调拨,领用,退料等管理:61 采购申请采购申请是在您进行采购业务时,预先向领导呈递的用来表明采购商品名称、数量、价格、交货地点等信息而填制的单据,领导审批后,企业可以用此单据要求供应商照单发货。如下图:点击“采购申请”后,先选择供应商,交货日期,交货地址等信息,然后点击一下“选择商品类别”窗口的“增加”,会自动增加一行空白行,再在“商品编码”栏的窗口点击一下,会出现一个选择图标,可以对所需要采购的固定设备进行选择,然后填写相关的数量,点“保存”或者“保存并新增”,一张采购申请单就完成了。62 采购进货(配件入库)当您所采购的配件到达时,请您在验收商品后开具一张采购收货单据,以记录您收到的配件单价、数量、购自哪个供应商等情况,本系统的采购入库单可以根据引用采购订单(注:必须先选择供应商才能引用采购订单)以及实际的收货情况来编制,在没有订单的情况下也可以直接按照所采购配件的情况来编制,以便于您能够灵活使用。注:菜单栏中的配件入库也是用此功能。把本次收货的进货仓、经手人、实际收货数量等信息填写完毕,点击“保存”或“保存并新增”即完成本次配件收货。63 采购退货采购退货用来处理在采购配件业务活动中发生的退货业务,其中退货款的处理有两种形式:一种是所退货款可以直接收回现金,另一种是将退货款冲抵原来所欠货款。把本次退货的供应商、退货仓、经手人、退货类型(注:如果退货类型选择“冲抵往来”,则“收款方式”和“收款账户”不需要填写)、退货固定设备数量等相关信息填完后,点击“保存”,本次采购退货就完成了。64 采购付款采购付款是处理企业向供应商支付采购货款的主要功能模块,与实际业务相类似,本系统也可以处理预付款、应付款等往来款业务。本系统的采购付款单可以根据引用采购收货单(注:必须先选择供应商才能引用采购订单)来编制,在本次付款中输入本次实际付款的金额。然后把其他相关资料也填写完后点击“保存”,本次付款完成。65 库存盘点库存盘点是处理帐面库存跟实际库存是否相符的主要功能模块,与实际业务相类似,本系统可以自动生成帐面库存,把实际库存数量输入,系统即可自动计算固定设备的盈亏数量。在“实际数量”中输入固定设备的实际库存数量,然后把其实相关资料也填写完后点击“保存”,本次盘点完成66 库存调拨如果您的公司有多个仓库,有时可能需要把某个仓库的固定设备调拨到另外一个仓库,这样您就可以使用仓库调拨功能来处理此类业务。仓库商品之间的调拨会影响到调入仓与调出仓的库存数量,使调入仓对应的商品数量增加而调出仓对应的商品数量减少。67 领用(配件领用)本模块用来记录配件领用出仓时的情况。注:等同于主菜单栏的录入相关资料信息后点“保存”即完成配件领用。当完成一笔领用后,库存里配件的数量会相应减少。68 退料当领用的配件不适用的时候,您应该将其退回仓库,这时需要编制退料单并办理入库手续。当完成一笔退料后,库存里对应固定设备的数量会相应增加。69 业务查找为了方便用户对所发生的固定设备采购业务进行系统管理,本模块发生的所有业务的单据都可以在此进行汇总查询。用户先设定要查找的时间段,然后选择要查找的单据类型,如果要设置过滤条件,则点击“隐藏过滤条件”,在弹出的过滤条件选项里面设置相应的查找条件,然后点“查找”,即可快递查找出符合您设置的查找条件的所有业务。注:领导可以用“审核状态”来快速过滤“已审核”和“未审核”的采购申请单。7技术文件上传技术文件7.1特色功能介绍下面列举的功能,是智信软件的一些特色功能,其他同类型软件大部分没有这些功能或者这方面功能不够强大。(注:以下特色功能介绍全部以智信人事管理软件为例)7.2自定义高级查询功能 点击主窗口中的“高级查询”快捷按钮菜单进入高级查询窗口(如上图)。用户可以根据自己的需要自定义设置查询条件,按照用户设定的查询条件,系统将快速准确地查询出满足用户需要的记录。注:高级查询是多条件的组合查询7.3自定义显示功能731 自定义显示字段功能点击右键,在右键快捷菜单中点击“显示隐藏列”菜单项进入“表格设置”界面(如下图): 几点需要说明的(修改好后记得按确定):要想在界面显示某一项,在“显示”一栏打钩即可,不想显示,去掉钩。编码一栏绝对不能乱改(编码是程序识别数据的标志)。“显示标题”一栏可以修改成自己想要的名称。如,上图中的“爱好特长”,我不要,可改成自己想要的名称。在最下面的“自定义文本”栏,可以把“自定义文本”几个字改成自己想要的名称(极力推荐)。比如,“自定义文本1”改成“外语水平”,然后显示打钩,确定,界面就会有“外语水平”这一项了。客户在显示隐藏列里设置好后,软件界面上显示有新的项目名称了,可是在录入信息的时候没有发现对应的一栏,很是不解。其实这是正常的,因为还有一些步骤没有完成。操作方法:在软件录入界面,点下方的“设计”按钮,如下图如下图:在右边的空白处,点击右键,选择“自动填充”,这样录入界面和显示界面就会一致了732 自定义字段名称功能 在“表格设置”界面的“名称”中,用户可以把预留的自定义字段名称修改成自己想要名称,修改完后点“确定”,表格中的字段名称就会显示成用户修改后的名称了,一张符合用户自己需要的显示名称的表格就设置完成了。733 自定义字段宽度功能 在“表格设置”界面的“宽度”中,用户可以把表格的显示字段的宽度设置为合适的宽度,输入合适的宽度后点“确定”就完成了表格字段的宽度设置,用户也可以回到表格中用鼠标拉动列宽设置字段的宽度。734 自定义字段的数据类型在“表格设置”界面的“数据类型”中,用户可以把表格的显示字段的数据类型设置为正确的数据类型。例如,用户在“显示”列选择了一个日期类型的字段,那么在“数据类型”列就要把数据类型改为“日期型”,这样这个字段在表格中的显示才会正确。选择完数据类型后点“确定”完成数据类型的设置。735 自定义字段的格式在“表格设置”界面的“格式”中,用户可以设置表格的显示字段的格式。例如数字型的字段,用户想让它显示成带有两位小数的数字,则可以在格式中输“0.00”,设置好后点“确定”,在表格中已设置了这种格式的数字型的字段就会显示成有两位小数的数字了。736 自定义字段的对齐方式 在“表格设置”界面的“对齐方式”中,用户可以根据自己的需要设置表格的显示字段的对齐方式。有左对齐、居中、右对齐三种选择,设置完后点“确定”,表格中的字段就会按照用户设定的对齐方式显示了。737 自定义查询字段在“表格设置”界面的“查询标志”中,用户可以根据自己的需要设置查询字段,把自己需要的查询字段打钩,设置好后点“确定”,查询字段就会按照用户设置的字段显示了。7.4 自定义设计表单以“新增员工”表单为例:点击“设计”按钮,进入数字字段设置(即自定义表单设计)窗口:先在左上用选定表单的大类“人事管理”,然后再选择“人事关系”(增加员工属于人事关系表单):1、自动编码:如果用户需要自动编码功能,在对应本表单的“是否自动编码”打钩,点“确定”,则“编号”一项会在每次新增员工都自动编号。2、前缀:在自动编号,如果用户需要在编号前加上前缀字母,可以在对应本表单的“前缀”中输入字母,点“确定”即完成前缀设置。3、在行数、行高、列宽、标题宽度中可以分别设置表单的显示行数、行高、列宽和标题宽度,设置完后点“确定”完成设置,点“关闭”取消设置。4、字段信息设置:用户可以在右边设置字段的属性: 如上图,要把“入职日期”的类型设置为日期型,可在“Style”中设置,同理,要设置其他字段为下拉框或者文本型等,都在此设置。5、缺省报表:同统计报表中的缺省报表(详见3.11统计报表)。7.5 自定义导入功能 1、点击主窗口中的“导入”快捷按钮菜单进入导入记录窗口(如上图)。2、首先点一下“从文件导入”右边的选择文件按钮,选择要导入的表。3、选择与所选择要导入的报表相匹配的导入类型。4、所要导入的报表第一行必须与表头的字段的每一列都一一匹配,才能保证导进来的数据准确无误。如果是智信软件本身导出的数据再导进来,系统会智能地自动匹配。5、在“请选择导入组”选择分组,本次导入的数据将会导到用户所选择的分组。6、在“范围”中可以选择导入全部行或部分行,选择全部行,则全部导入当前要导入的报表数据;选择选定行,只导入用户选定的记录行。7、点“导入”按钮开始导入数据,导入完毕后系统会提示用户成功导入多少条记录。点“取消”则取消本次导入操作。7.6 自定义导航设置功能在软件中,下拉型的内容如何自己修改和设置呢?在主窗口左下方导航栏处,点击右键,选择“导航显示设置”,如下图:进入导航显示设置:如上图,在需要显示的栏目打钩,系统会根据您钩选的栏目自动生成主窗口左下方的导航栏。并且每个栏目的相关内容也可以在这里进行增加、删除、修改、导出、上移、下移等操作。操作完点“确定”保存本次操作,点“取消”退出本次操作。 右键的“重命名”功能允许您对各个栏目的名称进行重命名,改成您想要的名称。重命之后点一下“更新配置数据”,就会在当前窗口和主窗口的左下方导航栏同时更新为您修改后的栏目名称。7.7 自定义系统界面设置1、界面方案如上图,用户可以从本地皮肤、系统皮肤、皮肤选项、外观等选项设置一个漂亮的用户自己喜欢的系统界面。2、工具条如图,用户可以在“视图工具条”中设置显示或隐藏工具条:在“标准”前面打钩时,显示工具条;去掉标准前面的钩时,隐藏工具条。3、用户可以在“视图工具条图标”中设置工具条的图标显示为大图标、小图标或中等图标。4、用户可以在“视图状态条”中设置是否显示状态条,在状态条前打钩显示状态条,反之则不显示。8附录8.1 注册购买1、“智信大型设备管理软件”为商业软件,需注册才能永久使用全部功能并享受升级服务。没有注册会有部分功能限制。只有您的注册购买,才能使本软件得以升级,不断完善。您注册后可以享受软件升级服务,并且还可以得到我们的技术支持服务!2、软件注册方法 点击主窗口中的“关于”快捷按钮菜单或选择菜单“帮助关于”,再点“注册”按钮,弹出如下窗口,输入正确的注册码,点击“注册”按钮,再点“确定”即完全软件注册。 3、服务承诺1.对于您提出的合理建议,将在下个版本中优先修改!2.享受及时的 QQ ,MSN,Email, 电话服务。3.某些较常规的报表定制服务,如果您认为目前的报表不符合您的要求,可以发您想要的报表模板,我们免费为您定制。4. 享受自购买日起一年内免费升级:我们的软件将会不断更新完善,敬请留意最新的版本。8.2 名词解释系统选项:可进行文件保存路径设置,颜色设置,键盘使用设置,版本设置等。系统设置:可对一些常用的基本资料进行设置。自动编码:对刚导入的资料或者一定时期后对目前的编码不能满足用户需要,可对当前显示的记录进行重新编码操作。统计报表:所有操作有关的查询都可以在此进行查询、导出和打印。用户设置:用户是指使用本系统的员工,可增加、删除用户,修改密码。管理员可为其设置相应的操作权限。数据备份、恢复 为保证数据的安全要定期进行数据备份,一旦出现数据遭到破坏可使用最近备份的数据进行恢复,恢复后的数据只能是备份过的数据,没备份的数据将丢失。8.3 常见问题及解答1. 试用版软件与正式版软件有何不同?答:试用版本有一些功能限制,具体为:单据记录最多只能保存一定行数限制有的50行有的100行限制,除此之外都与正式版相同。2.授权方式有哪几种,网络版和单机版的区别是什么?答:我们的软件有注册码和加密狗授权两种方式注册码授权形式:是绑定一台电脑,电脑重装后仍然可以使用,但是不能换机器。加密狗授权形式: 提供一个类似U盘的硬件,插到哪台电脑,哪台电脑就可以使用。单机版是采取单机版Access数据库方式,网络版采SQL Server数据库,支持数据网络共享。3.试用版软件有没有试用期限?答:我公司所有版本的试用版软件都没有试用期限限制,您可

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