费用报销程序

借款和各项费用报销规定及审批程序 为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，依据公司的规范化管理实施大纲，特制定本规定及程序：1.借款1.1由于业务行为，需要使用现金，应首先提出申请并认真填写“借款审批单”，按借款审批程序办理。1.2财务部审核借款情况，如以前仍有未清借款，必须先办理报销清款手续，否则不能借款，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批。1.3差旅费预支款项，所需金额必须在“借款审批单”的金额栏列明金额，由部门主管（部门经理或以上）审核，总经理或副总批准。1.3.1申请借款时，须附审批手续完整的“出差申请表”办理。“出差申请表”一式二联：行政联及财务联。在出差前2天，必须把手续完备的申请表行政联交行政部考勤及订票，而保留财务联直到报销为止。1.3.2在旅途中尚未使用的预支款项应在报销时交还财务部，禁止把款项保留或转至其他员工使用。1.4购买材料或物品申请借款时，应凭填写好的“借款审批单”，同时须附上批准的“请购单或采购单”至财务部借款。办理完借款手续后将“请购单或采购单”退回申请人作下次报销时的附件。1.5所有借支款须在本月内必须报销及清结。确有特殊情况要延期，必须在到期前到财务部说明情况，并在原“借款审批单”上注明，经总经理签批后，方可延期。1.6报账时不退还“借款审批单”，由财务部开给申请人收款收据。1.7审批程序：申请人部门主管出纳财务主管副总借款若不按公司的报销程序规定将均不受理，此情况包括，如：a. 前款未清者。b. 单据不齐或单据填写不完整。c. 差旅费借款无“出差申请表”、采购无“请购单或采购单”。2.费用报销及审批的规定2.1所有申请报销的支出经过完整的验收、审核、批准手续，方可报销。经手人、业务审核、批准、财务审核原则上不能有同一人重复的情况。不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批（如，副总经理的支出报总经理核批）。2.2付款批准人为主管财务的副总经理，所有开支一律须经主管财务的副总经理或其指定的财务人员审批后方能付款。2.3所有申请报销的支出必须附有正确及有效的票据来证实支出，支出证明/依据必须是正本，并加盖对方公章，复印件将不受理。发票存根联或其他证明文件必须附在报销凭证后。2.4各人自行支付、报销自己发生的费用。多人参如的活动（如用餐、乘坐出租车等），应由其中级别最高者报销。2.5严格控制的士费报销。办事搭乘的士，应取得总经理/副总经理/部门经理的批准，方予报销。对弄虚作假者，一经查出，将从严处理。如没有总经理或副总经理批准，凡搭乘“的士”的费用一律不予报销。2.6凡与原出差申请表规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经派出分管领导签署意见后方可报销。2.6对员工实行现金周报制度。上周发生的各项现金报销费用，应于本周内填写“费用报销单或差旅费报销单”办理报销手续，一般不允许跨月报销。报支差旅费者，必须在出差回来后一星期内，到财务部办理报销手续。财务部核单员每周两次收取报销单据，时间分别为每星期二上午和星期四上午，除此以外的时间一般不受理报销申请。2.7报销申请人首先将所有发票整理分类。定额小尺寸发票（如车票、餐饮发票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。采购报销应附手续完整的请购单或采购单、入库单或由验收人在发票上签字证明（如办公用品等其他物资）；车票/机票上应注明起讫地点和时间；发票应注明时间、地点、事由，并逐一列出参加人员及其所属机构；其他发票也应注明开支内容、时间、地点等。之后用签字笔填写“费用报销单或差旅费报销单”包括：姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经部门经理审核后，送财务部核单员办理报销手续。2.8核单员核对金额是否准确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等。如果有疑问，或发现不应报销的项目，应及时向申请人落实及说明。核单员审核无误，送财务主管复核后，按审批权限规定，呈送总经理/副总经理审批。未经财务部核单员、财务主管签署的报销单据，不得送总经理或副总经理审批。所有单据应在三天内办妥审批手续，并交由出纳员兑付款。2.9出纳员应及时通知报销申请人领款，付款时收款人应在收款栏签名及填写日期。付款之后出纳员应在“费用报销单或差旅费报销单”盖上“现金付讫或转账付讫”章。2.10审批程序：申请人部门主管出纳财务主管副总/总经理差旅费报销若不按公司的报销程序规定将均不受理，此情况包括，如：a.“差旅费报销单”填写不完整、粘贴不整齐。b.“差旅费报销单”的附件不正确。C. 没有附上正本发票或其他有关证明文件。d. 没有总经理或副总经理的批准。收据处理方式采取由税务局代开劳务发票或用其他相同业务发票报销，由财务主管和主管财务的副总共同处理，杜绝无票业务发生。以上规定，自公布之日起实施。此前规定有冲突者，以本规定为准。附：出差申请表财务部2007年8月出差申请表申请日期： 年 月 日申请人工号申请人姓名所属部门出差工具携带物品内容出差地点出差内容预计出发时间年 月 日 点 分预计返回时间年 月 日 点 分守卫确认出发时间年 月 日 点 分执勤保安守卫确认返回时间年 月 日 点 分执勤保安部门审批总务审批副总经经理审批总经经理审批注：1、本表一式两联，一联交行政部，一联交财务部。2、所以人员外出由上一级领导签核后交执勤保安确认后方可出入。出差申请表申请日期： 年 月 日申请人工号申请人姓名所属部门出差工具携带物品内容出差地点出差内容预计出发时间年 月 日 点 分预计返回时间年 月 日