档案管理制度规定

宁夏国土开发整治管理局信息档案管理规定为了维护信息档案的完整与安全，实现档案管理的规范化、标准化、现代化、提高档案管理水平，更好地为土地开发整治管理工作服务，根据国家档案法、档案实施办法，结合本单位实际，特制定以下制度：一、档案的整理保管与统计制度（一）档案的整理1、对收集来的文书、声像、图纸等各类文件材料及各种信息档案进行分类、排列、编号、编目、装盒（装订）、入柜等整理工作。2、各类文件材料的收集，必须齐全完整，分类科学明晰，文件排列合理有序，档案的存放有序、科学，便于利用。3、信息档案的整理（1）档案的分类日常文书类和各种事务性资料（收文、发文、会议记录、总结、计划、领导讲话等）；各种建设工程档案，包括重大项目、常规项目等工程准备阶段文件（立项文件、勘察测绘设计文件、招投标及合同文件、开工审批文件等资料）、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等文本、图册、图纸、光盘等资料。（2）立卷1.卷内文件的排列信息档案以项目为宗立卷，卷内文件的排列有两种方法：一是以按照项目工程时间为序；另一种是项目工程的重要性排列，重要文件在前，次要文件在后；设计、审批文件材料在前，依据性材料在后。两种方法排列方法相互交叉，结合运用。2.卷内目录填制信息档案的种类较多，卷内目录不尽相同。通用项目填写方法：分目号：即信息档案在总目顺序编号，要求与总目上的分目号一致。文件编号：按文件材料在档案中的编号填写。文件名称：按项目名称和资料名称填写。件数：按实际件数填写，如两份证明，则件数为2。填制时应注意下列事项：所有数字均应使用阿拉伯数字；填写日期时，公元纪年必须填写，不得省略；卷内目录不编页号；卷内目录应放在全卷文件材料首页之前；要求案卷的分目录用微机打印。3.案卷的装订A、文件材料分类、组卷、排列、折叠、编号等进行完毕，并符合规定要求，即可进行案卷装订。B、卷内文件材料要排列得当、取齐，装订线一侧要留出2-2.5厘米的空白，装订线内不得有文字或图表。C、案卷装订，要做到整齐、牢固、美观、无脱页、倒页现象。D、对于特别珍贵的文件、图片，可使用合适的卷夹、档案袋、盒装封。另外，短期保存的案卷，一般也可不装订。不装订的案卷，每件文件右上角要加盖件号章，每件文件应用细线装订，以防丢页。（二）档案保管1、维护档案的完整与安全，设立专门的档案库房，集中统一管理本单位文书、业务等各种门类载体的全部档案和有关资料。2、档案库房应配备防盗门窗、防光窗帘、温湿度计、灭火器、吸尘器、去湿机、空调等设备，并有防火、防尘、防鼠、防虫等设施。3、档案部门应增设复印机、摄像机、照相机、录音等设备。4、库房内的档案柜架应按序自左至右编排柜号。每组柜从上到下编格号。做到排列有序，指引醒目，存取方便。5、入库的档案应按不同门类、载体分别排列。同一门类的案卷按保管期限年度内部机构（或问题）的次序排列。档案在柜架中的排列次序为：从上到下，从左至右。6、建立档案资料收进、移出登记薄，并及时登记。做到“家底清”，“出入明”。7、建立全宗卷，已积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案，鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。8、每季都要对档案保管的情况进行一次全面检查，如遇特殊情况及时检查。发现问题及时报告，并采取改正和补救措施。每次检查应作记录。9、经常保持档案库房整洁。 库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆、易腐蚀性物品和其他杂品。10、档案工作人员调动工作时必须严格履行交接手续，在未交代清楚之前，不得离职。（三）档案的统计1、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案管理人员、机构、经费、设备等方面的数量变化进行认真统计，综合分析，准确及时地反映档案工作变动、发展情况。2、必须及时、准确的完成上级布置的档案统计任务。3、统计工作要分门别类，把全部室藏档案和资料的底数统计清楚，做到帐物相符。4、统计数字必须实事求是。不准使用估计数、可能数、大约数。二、档案保密制度（一）档案室保管的档案不属于开放范围的，应由档案室并指定人员管理。（二）档案工作人员和接触档案的人员，必须遵守党和国家的保密法规。（三）档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节都应注意保密。（四）档案应在专门库房和设备完善的档案柜中保存，非档案工作人员不得进入库房和开启柜门。（五）档案收进、移出必须建帐登记，做到帐档相符。（六）档案的提供利用、复制、摘抄，应根据秘密等级经相应领导批准，办理规定的手续。（七）销毁不归档文件材料和失去保管价值的档案，应造具清册， 经主管领导批准，到指定地方销毁，并有两人监销，不得交给非指定的废品收购部门或个人。（八）不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违反有关保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。（九）不准通过普通邮政传递秘密档案、资料。（十）未经机关主要领导人批准，不得在报刊、书籍、声像制品和广播、电视、电影中公布档案。（十一）单位和档案机构应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时，应当立即采取补救措施并及时报告有关机关。三、档案利用制度（一）应设立档案阅览室，配置必要的阅档设备，为开展档案利用工作提供必要的条件。（二）档案工作人员要熟悉所收藏档案的情况，了解本单位各项工作利用档案的需要，积极做好档案利用工作，不断提高档案利用率。（三）档案工作人员的服务态度要热情、周到、耐心。（四）利用范围：1、非信息业务档案的利用：本单位档案库房的档案非业务档案，主要提供本单位和上级主管机关使用，不属于开放范围的，一般不对外（社会）提供利用。2、信息业务档案的利用：（1）我室建立档案登记信息簿，局里各科室、个人和设计、施工、监理单位因工作需要均可借阅查询，但必须进行登记和签订保密协议。（2）涉及国家安全、军事等需要保密的信息档案，可以在国家安全、军事等机关同意查询范围内查询。法律法规及有关规定不宜公开的存档信息，其查询范围和方式按法律法规和有关规定办理。（五）利用手续：（1）利用单位非机密档案者，档案工作人员可直接提供。利用重要机密档案者， 必须经局主要领导或分管领导批准。（2）外单位一般不提供利用，确需利用档案者，必须持本单位介绍信、利用者的身份证明、查档内容和利用目的，经主管领导批准。（3）凡利用档案者都应填写档案借阅登记薄、用毕视情况填写档案利用效果登记表，交档案部门存查。（六）利用要求：1、各种档案的提供利用，必须严格执行保密制度。2、利用者应爱护档案材料，保障所用档案资料的完好无损，不得随意折叠和圈划，严禁拆卷、涂改、增删和抽页。3、利用者可根据工作需要摘抄或复制档案内容。摘抄或复制重要机密档案应按批准范围，并经档案人员审查同意。不得抄录或复制与查档目的无关的档案。3、非信息业务档案接触时间一般不超过五天，归还时经清点无误，方能签收。信息业务档案不准外借。4、查询信息，应当在档案人员指定场所内进行。查询人不得损坏信息档案的载体，不得损坏查询设备。四、档案的鉴定、销毁和移交制度（一）档案室会同有关业务部门，根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，筛选出保管期限已满并且已无继续保存价值的档案，并做好登记造册。（二）档案室销毁档案，应依据被批准的鉴定销毁报告和销毁清册销毁档案。在销毁档案时，机关档案鉴定领导小组人员应当在销毁清册上签字，有两人以上监销。五、归档制度凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；在贯彻执行上级机关、同级机关形成的文件材料；下级机关报送的重要文件材料、科研、基建等工作中形成的各种门类和载体的文件材料及各种信息业务中形成的材料均属归档范围。1、声像材料的归档范围（1）反映本单位主要职能活动、工作成果、重大事件的照片；录音带、录像带、光盘等。（2）领导人、著名人物参加本单位重大活动的照片、录音带、录像带等。（3）本单位获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等实物的照片。（4）本单位领导班子成员及先进人物的照片。（5）本单位办公场所、生活区等反映本单位概貌的照片、录像带、光盘等。2、工程建设材料归档的范围本单位工程项目设计、预决算、地质、气象勘查材料，请示批复、设备施工图、施工协议、记录、隐蔽工程纪录、竣工图纸、报告、 批复和交接文件等材料。3、本单位对应归档电子文件的原始数据、背景信息等要进行相应归档。（二）归档时间1、工程项目档案于工程完成或竣工验收后一个月内立卷完毕。2、声像档案由摄影者、录音者或承办部门于一项活动、一次会议结束时十天内整理完毕并编写说明后移交存档。3、业务档案在业务办理完毕十五日内按要求装订完毕入库。其他专门档案按有关规定执行。（三）归档要求和份数1、凡属归档范围的各种门类、各种载体的文件材料资料、档案，必须由本单位档案机构或档案工作人员集中统一管理， 任何部门或个人不得据为己有。2、归档的文件材料必须达到：齐全完整、字迹清晰、页面整洁、手续完备。3、声像档案的文字说明必须综合利用事由、时间、地点、人物（单位、职务、姓名、方位）、 背景、摄影（像、录音）者等六个要素，概括的揭示出声像档案所反映的全部信息。4、文书档案和科技档案中的永久、长期档案的内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水书写、复写纸等不耐久字迹的必须进行复制。复制件同原件一并整理归档。5、归档份数。（1）信息档案一般是一份。（2）一般归档一式三份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。信息档案室制度规定为规范工作秩序，强化工作作风，提高工作效率，增强服务意识，树立良好形象；为维护信息档案的完整与安全，实现档案管理的规范化、标准化、现代化、提高档案管理水平，更好地为土地开发整治管理工作服务，根据厅局相关制度规定和国家档案法、档案实施办法，结合本科室实际，特制定以下制度：一、信息档案室工作人员严格落实厅局工作及行为规范，依据岗位职责和各项制度要求开展各项工作；二、加强自身管理，积极维护办公秩序，不迟到不早退，不无故请假；三、认真落实上级各项指示和工作安排，力争高标准、