印章管理制度(行政管理制度之六)

印章管理制度第一章 总则第一条 为加强公司各分支机构印章的刻制、管理和使用的规范性和统一性，保证印章管理的合法性和严肃性，有效维护企业的利益，特制定本规定。第二条 本制度适用于公司所属各中心、各职能部门、各项目部以及各驻外机构。第三条 本制度由行政管理中心负责监督执行。第二章 企业印章的使用范围第四条 公章的使用范围企业公章之使用必须严格遵照本规定，在以下所列范围内予以用印。1、以公司或分支机构的名义对外发出的会议通知、通报、公函、报告、请示、介绍信等一般性公文；2、以公司或分支机构名义发布的工程、财税等统计报表；3、以公司或分支机构的名义发布的委托书（函）、授权书、承诺书、意向书、劳动人事管理文书等，除经济合同、契约、协议之外的有关文书；4、以公司或分支机构名义发布的规范性文件、规章制度及重要决定、决议（含工程材料、设备确认函）等；5、其它经公司批准的书面文件另行规定。第五条 合同印章的使用范围合同印章之使用，必须要严格遵照本规定及合同法有关的法律、法规，经签批授权后在以下所列范围内予以用印：1、以公司或分支机构的名义对外办理项目开发、工程建设（工程咨询、设计、招投标、施工等）和销售业务需要之合同的；2、以公司或分支机构对外办理材料采购、设备购置等合同的；3、以公司或分支机构的名义对外签署的合同、契约、协议等经济法律文件（特殊情况除外）。第六条 法定代表人印章的使用范围法人印章在任何情况下都不能独立使用，要严格遵照本规定，经签批授权或加盖企业公章、合同章后，方可在以下所列范围内用印： 1、以公司或分支机构的名义对外履行国家规定的法律文件；2、以公司或分支机构的名义履行经济往来的文书，以及依照银行结算规定之要求的，财务事宜与统计报表；3、除上述使用范围外，一律不得使用法人印章。第七条 财务印鉴的使用范围财务印鉴之使用范围：1、以公司或分支机构的名义对外履行国家有关部门明文规定要盖用财务印鉴的；2、因公司或分支机构经营管理之需要，根据公司批准执行的财务管理有关规定，履行经济往来，依照银行结算凭证规定之要求的；3、除上述使用范围外，一律不得使用财务印鉴；第八条 部门印章的使用范围部门印章之使用，必须严格遵照本规定，一律不得对外代表公司从事经营业务活动，但可在下列范围内予以用印：1、以部门名义对内发出的请示、通知、报告、总结、意见与合理化建议等文书；2、以部门名义对内编制的管理细则、工作计划、管理报表，内部文件资料与工作联系单，日常事务处理等文书（含专业性管理文件）；3、除上述范围外，一律不得对外（本企业以外）使用；第九条 工程技术专用章的使用范围工程技术专用章是公司或分支机构对工程项目施工技术系列的各类往来函件、图纸、表单等文件的签发批准专用章，适用范围：1、以公司所属各工程经营管理单位或分支机构的名义对外、对内发布的技术性函件、文件；2、对工程设计图纸、方案等设计文件的建议或意见；3、对工程建议书的审核；4、对设计变更、工程签证的审核（有效金额控制另行规定）；5、各种工程材料、设备的选用审核；6、工程项目招投标文件的审核；7、对工程进度、工程质量、工程安全等事故处理报告中技术原因的审核；8、对工程类索赔事件技术原因的界定审核；第三章 企业印章的办理程序第十条 公司所属各中心、职能部门及分支机构，因工作需要使用企业印章，印章保管人必须依据规定程序填写用印申请单，并在公司印章使用登记簿中据实记录，办理后将签批手续原件及用印文件原件一份留底备查，定期移交档案室妥善保管。第十一条 企业公章的办理程序1、涉及本规定第三条第1、2款规定的一般性文件，经各公司执行总裁或分管领导签批后，方可用印；2、涉及本规定第三条第3、4、5款规定的文件，经办人负责填写用印申请单， 呈报公司分管副总与执行总裁批准后，提交行政管理中心用印；3、因特殊情况必须带印外出办理的，应事先提出书面报告，说明原因，经公司总裁批准后(原则上不允许)，方可办理领印手续，（外出用印必须保持两人同行、否则不予领印）。用毕应及时交回，同时将用印文件复印件交档案室存档备查。第十二条 企业合同专用章的办理程序涉及本规定第四条所列文件范围的，必须由经办人负责提请平行各相关单位（部门）进行评审通过后，填写合同评审单，经执行总裁或授权人签批后，方可用印，用印合同原件或复印件交档案室存档备查。第十三条 企业财务印鉴的办理程序1、涉及本规定第五条和第六条之规定的，印章保管人必须遵照财务管理相关规定，凭执行总裁或授权人签批的公司内部核销单及发票单证，方可办理银行结算凭证予以列支；2、凡涉及超过授权审批权限的款项，印章保管人必须同时鉴定对照是否经执行总裁签批同意；3、对来自公司外部的银行结算凭证等，印章保管人必须及时予以办理；4、财务印鉴中的法人印章之其它用途，按照本规定第五条之规定予以办理。第十四条 部门印章的办理程序1、涉及本规定第七条之规定，用于本部门的，经办人经部门的主管审签，用印后应备份留底存档；2、凡发往其它相关部门或上报公司的，经部门主管审签后，除自备留底存档外，应同时上报行政管理中心备案。第十五条 工程技术专用章的办理程序公司或分支机构对内、外各相关单位发布的技术函件、报告、表单、图纸等技术资料、文件，由相关业务单位拟稿，填写“用印申请单”按规定的程序逐级审核、批准后，由印章保管人用印并留底存档备查，定期移交档案室归档。第三章 企业印章保管责任制度第十六条 印章保管人必须严格遵照本规定的规定，按下列要求切实管好、用好企业所托管的印章。1、凡违反本规定之条款及印章保管要求的，将按照本规定及公司有关规定，视其情节轻重严肃查处，直到追究法律责任； 2、印章保管人要认真慎重、严防误用、错用，未经批准一律不得用印；3、印章保管人要坚持原则，对用印手续不齐全和不按管理程序批准用印的，有权拒绝办理；4、对经办人强行要求盖印的，不论借口如何，应及时向授权领导报告；5、每次用印后，除做好规定的工作外，应及时将印章妥善保管，防止丢失，如发现损坏或遗失，必须及时向授权领导报告；6、企业印章由于机构名称变动等原因而停止使用时，应根据企业有关规定，报经授权领导审核，行政管理中心批准，收回原印章封存或销毁，通知启用新印章；7、严禁在空白的介绍信、合同、信笺上加盖企业印章；8、经办人须在用印文件原件上签名后交档案室存档备查。9、公司及分支机构的印章保管人，必须与所属上级部门签定“印章保管责任书”。第十七条 企业印章应根据企业经营管理之需要及各职能部门的职责，设置专人负责保管；1、企业公章与合同专用章由公司行政管理中心或分支机构办公室专人负责保管；2、企业财务印鉴除法人印章和出纳章由出纳负责保管外，其余财务章由会计负责保管；3、部门印章由所属部门专人统一保管；4、工程技术专用章由项目部专人负责保管，并对用印的文书、函件、报告、表单、图纸等技术资