印章管理制度定稿

福建客家同元古镇开发有限公司印章管理办法为加强公司印章的管理，保证印章的绝对安全和正常使用，防止产生不良的法律后果，根据公司办公制度及结合公司实际情况，特制定本办法。 第一条 本办法所称印章是指在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。包括公司章、合同专用章、财务专用章、各部门章等。第二条 印章的刻制、启用（1）公司印章由公司总经理授权行政人事部刻制、核发或核销。（2）公司印章，需填写印章制发申请表（详见附件一）,报公司领导审核批准通过后送至行政人事部，由行政人事部负责刻制。其中公司公章，经公安机关核准，到指定的单位按照国家相关规定刻制。（3）印章启用时由行政人事部下发关于启用有关 章的通知（详见附件二），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。（4）因公章磨损或其他原因损坏，需要重新刻制的，要按照以上规定重新办理手续。（5）公司的所有印章，均由行政人事部负责登记、留样。各印章专管员应至行政人事部填写印章留样备案表（详见附件三）。第三条 印章的发放（1）公司公章、法定代表人印章、合同专用章由行政人事部专人负责管理和使用。（2）财务专用章由财务部负责管理。（3）各部门配置部门印章由各部门负责人直接管理。（4）凡因工作需要并符合本办法配置印章或其他用途章时亦按本办法执行。第四条 印章的交接（1）行政人事部向印章专管员移交印章时，应填写印章交接单（详见附件四）。（2）印章专管员应是正式职工。如印章专管员必须出差或因病请假时，各部门负责人应指定临时人员保管，并填写印章交接单,临时保管人员也必须是正式职工并应相对固定。 第五条 印章的保管（1）严禁印章专管员将印章未按规定转借他人。（2）印章的保管必须安全可靠。原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好，以免发生意外。第六条 印章的使用范围（1）凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。（2）凡属部门业务范围内的加盖部门章。（3）凡属合同类的用合同专用章。（4）凡属财务会计业务的用财务专用章。（5）严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经分管领导签字同意方可开具，待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。 （6）各部门、各单位要严格按照上述用章程序用印，不符合规定的和不经相关领导签字批准用印的文件、合同等，不具备法律效力。第七条 印章的使用（1）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理员不予用印。（2）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印记要端正清晰，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 （3）不得在空白介绍信和空白纸上盖印。（4）需使用合同专用章，经办人应填写合同专用章用印审批单（详见附件五）。且在用印时至印章专管员处填写 印章使用登记薄（详见附件六），连同经审核的文件文稿等交印章专管员用印。（5）需使用公司公章、法定代表人印章应填写公章、法定代表人印章用印审批单（详见附件七）。且在用印时至印章专管员处填写 印章使用登记薄，连同经审核的文件文稿等交印章专管员用印。（6）需使用财务专用印章应填写财务专用印章用印审批单（详见附件八），交经办部门负责人及财务部负责人审批。且在用印时应先填 印章使用登记薄，连同经审核的文件文稿等交印章专管员用印。（7）禁止任何人未经行政人事部负责人批准，将除部门章外的其他印章拿出公司或交由他人代管，若需带出使用，须行政人事部负责人批准并填写印章外出使用审批单（详见附件九）方可带出。（8）未履行用印登记程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章专管员和各部门负责人。第八条 印章的停用及销毁（1）印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并交由行政人事部予以封存或销毁。（2）由于印章磨损需要更换印章，需在行政人事部登记、留样 。（3）印章丢失、被窃时，印章专管员应及时向行政人事部交书面报告，行政人事部及时采取相关补救措施，包括追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（4）公司决定停用印章，经分管领导同意后由行政人事部下发关于停用有关 章的通知（详见附件十），并收回停用的印章切角封存或销毁。（5）除特别需要，由行政人事部将废止印章保存3年。第九条 责任追究（1）因印章管理不严，或使用不当，或遗失，要追究印章专管员和部门负责人的责任，并根据奖惩制度第八条第十一款予以惩罚。给公司造成损失的，要依法追究其法律责任。 （2）使用法人印章或专用章时，用印部门在办理批准使用印章手续时，未认真审核的，要追究审批签字人的责任。给公司造成损失的，要依法追究其责任。 （3）印章在停止使用后，各管理部门应及时将印章交行政人事部保存。第十条 本办法由行政人事部负责解释。附件一：印章制发申请表申请刻章部门申请人申请日期 申 请 章 类公司公章 合同专用用章 财务专用章 部门专用章 其它 刻章状况 初次 复次（第 次）印章内容申请刻制原因新刻制，原因： 原章损坏，损坏原因： 其它 部门负责人意 见签名: 日期： 年 月 日行政人事部意 见签名: 日期： 年 月 日分管领导意 见签名: 日期： 年 月 日总经理意 见签名: 日期： 年 月 日附件二：关于启用有关 章的通知各部门：根据公司印章管理办法第 条的规定，由于 ，现公司已启用“ 章”，该印章由 部门管理。为实现公司各部门业务对接、规范公司的对内对外管理，自 年 月 日起，启用本通知的公章。特此通知！附件：印章样式主题词：印章 启用 通知抄 送： （共印 份）附件三：印章留样备案表NO： 印章名称： 启用时间： 配置及保管部门： 印章用途： 印章专管员： 本留样印章自 年 月 日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的管理及使用责任人，于 年 月 日自行政人事部领取本印章，本人承诺将禁止妥善保管本印章，依照印章管理办法使用印章、登记盖印章的使用记录、保管相关的审批文件资料；若因本人使用印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员： 年 月 日附件四：印章交接单 No： 移交部门名称： 接收部门名称： 交接印章名称： 交接日期： 年 月 日用印注意事项说明：1、移交人、交接人双方的行为均应遵守公司印章管理办法的规定。2、其他说明事项： 3、印章留样：留样4、本印章自 年 月 日 时起，经印章移交部门负责人及接收部门负责人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 负责。移交人： 接收人： 年 月 日 年 月 日移交部门负责人签字： 接受部门负责人签字： 年 月 日 年 月 日附件五：合同专用章用印审批单用印申请 部门合同份数经办人 签字联系电话签约方甲方：乙方:其他方（包括担保方或丙方)：涉及金额对方签约 负责人联系电话经办部门负责人 签字法律顾问意见分管领导审批附件六： 印章使用登记薄序号日期申请部门用印事由数量经办人备注附件七： 公章、法定代表人印章用印审批单用印申请 部门用印个数经办人 签字联系电话用印事由经办部门负责人 签字行政人事部负责人审批附件八：财务专用章用印审批单用印申请 部门用印个数经办人 签字联系电话用印事由经办部门负责人 签字财务部负责人审批附件九：印章外出使用审批单NO： 借用部门名称： 外出印章名称： 使用日期： 外出使用原因： 用印责任人： 印章留样：留样 本印章自 年 月 日 时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由用印责任人 负责。申请人： 印章专管员： 年 月 日 年