印章管理程序

编号： M/0130-18-01-2-01 修订状态：0/0 发布日期：2014.05.20 印章管理程序 第 1 页 共 7 页 1、 目的目的 为加强规范山东*农牧科技有限公司各类印章的管理，防范公司运营中印章管理不 当带来的风险，制定本程序。 2、 适用范围和文件转化规定：适用范围和文件转化规定： 2.1 本程序适用于山东*农牧科技有限公司（以下简称“公司” ）所属各部门。 3、 职责职责 责任部门职责描述 3.1 总经办3.1.1 总经办是公司印章管理的归口管理部门，其中，公司印章监管人 员的岗位名称为：总经办主任。 3.1.2 负责建立并推进公司印章管理体系，指导、监督各部门印章管理 工作。 3.1.3 牵头建立与完善公司全部印章的加印审批权限及流程。 3.1.4 负责公司各类印章的刻制、发放、印模备案。 3.1.5 负责公司各类印章的启用、作废及公示。 3.1.6 负责公司所有印章的印模备案。 3.1.7 依据公司决定及具体印章管理部门的申请，负责对各部门作废印 章的回收、暂存、销毁。 3.1.8 依据国家及地方法律法规的规定，对不再需要继续保存的印章进 行处置，建立印章处置登记台账 。 3.1.9 按照公司档案管理规定定期将印章管理的相关资料归档。 3.2 具体印章管理 部门 3.2.1 根据职能分工，负责本部门职能范围内各类印章的管理。各部门 管理印章名称见附件一印章加印审批权限 （以下简称“各个/类具 体印章” ） 。 3.2.2 负责日常各个/类具体印章的管理、使用和保管。 3.2.3 按照本程序履行印章刻制申请流程。 3.2.4 及时将印章遗失、被盗、毁损情形通报总经办。 3.3 各部门印章管 理人员职责 3.3.1 负责对盖章申请进行程序性审查，审查内容如下： 3.3.1.1 审核盖章申请是否有相应审批人的签字确认； 批准：编号： 人力资源审核： 修订状态： 修订日期： 审 核 总经办： 编写： 管管 理理 标标 准准 发布日期： 路径： 题目： 编号： M/0130-18-01-2-01 修订状态：0/0 发布日期：2014.05.20 印章管理程序 第 2 页 共 7 页 3.3.1.2 审核文件是否有明确的行文日期； 3.3.1.3 审核文件是否有落款，及文件落款名称与申请加盖的印章名称 是否一致。 3.3.1.4 审核文件是否有关于实质性事项的空白项，文件的重要信息 有空白的，应当不予加盖印章。 3.3.2 与上述任意一项不符的，印章管理人员有权拒绝加盖印章。 3.3.3 印章管理人员发现文件内容有误或有疑问时，可要求申请人更 正，否则可以拒绝加盖印章。 3.3.4 文件经审核合格后，做好登记印章加印登记表，即可按要 求加盖印章。 3.4 印章加盖申请 部门/申请人 3.4.1 按本程序履行盖章申请程序。 3.4.2 保证申请加盖文件内容属于本部门职责范围或经公司有权领导授 权。 3.4.3 对文件内容的真实性、准确性、完整性负责。 4、 相关文件清单和术语、法律法规相关文件清单和术语、法律法规 4.1 文件清单文件清单 4.1.1资产损失责任追究制度 4.1.2商业秘密保护制度 4.1.3合同管理规定 4.2 术语术语 4.2.1 印章：印章：本程序所称印章包括公章、名章、专用章、内部印章（不含公司法定名称 的印章不在管理范围内） 。 4.2.1.1 公章指行政公章、党委、纪委、团委等印章。 4.2.1.2 名章指法人、主要负责人名章。 4.2.1.3 专用章指财务专用章、合同专用章等印章。 4.2.1.4 内部印章指仅在公司各部门之间使用的印章，如部门章、委员会、领导小组、等 印章，该类印章不得对外使用。 4.2.2 印章刻制范围：印章刻制范围：在符合相关审批的前提下，可以刻制公章、名章、专用章、内部 印章。 4.2.3 印章的作废：印章的作废：出现下列情况时涉及印章作废。 4.2.3.1 印章所代表的公司注销、部门撤销； 4.2.3.2 印章所代表的公司或部门名称发生变更； 4.2.3.3 原有印章被盗、毁损或遗失的； 4.2.3.4 公司认为不需继续使用该印章的。 4.3 法律法规法律法规 4.3.1国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定 4.3.2印章治安管理办法 4.3.3民办非企业单位印章管理规定 5、KPI 指标（定义、公式）指标（定义、公式） 指标名称指标要求指标定义计算公式 明确审批权明确公司全部印章的加印审批权限及流程权限明确无 编号： M/0130-18-01-2-01 修订状态：0/0 发布日期：2014.05.20 印章管理程序 第 3 页 共 7 页 限 明确归口管 理部门 明确印章的归口管理部门，设定相应的管 理岗位 部门职责明确、 岗位职责明确 无 6、识别出来的重要管理授权事项、识别出来的重要管理授权事项 重大管 控事项 提报单位提报时间审核人审核人批准人 1 公章、名 章、专用 章刻制 各具体管 理部门 公司或相应 机构成立、 变更 具体管理部 门负责人 总经办部长厂长/总经理 2 内部印章 刻制 各具体管 理部门 部门成立、 变更 具体管理部 门负责人 总经办部长厂长/总经理 7、识别出来的重大违规事项及追究制度。、识别出来的重大违规事项及追究制度。 违规事项追究制度 违反本程序规定给公司造成损失的资产损失责任追究制度 8、印章管理体系的基本管理原则、印章管理体系的基本管理原则 8.1 保护公司利益原则：保护公司利益原则：明确印章的加盖范围，加强印章管理意识，在制定印章管理程 序（制度、流程）时，不得违反山东*农牧科技有限公司各项制度、流程的规定，不得 损害公司利益。 8.2 明确印章归口管理部门为：明确印章归口管理部门为：总经办。 8.3 明确流程和权限：明确流程和权限：明确公司印章的批准人、批准权限、使用范围、加盖印章的流程、 文件的保存等内容。 8.4 明确管理内容：明确管理内容：明确印章的刻制、发放、启用、使用、回收、销毁、备案等流程。 8.5 批准与管理不兼容原则：批准与管理不兼容原则：用印批准权人不得同时是印章的管理人。 8.6 禁止加盖担保文件原则禁止加盖担保文件原则：不得对任何形式的担保文件加盖公章。 8.7 内部印章使用限制：内部印章使用限制：内部印章仅适用于各部门之间使用，不得对外使用。 8.8 印章保养：印章保养：印章管理人员要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。 8.9 建立定期检查机制：建立定期检查机制：总经办应至少每半年开展一次公司印章使用管理情况检查，制 作印章使用管理查核表，并跟进整改。 8.10 印章样式：印章样式：公司的合同专用章、以及公司所属各部门的部门章（印文含有山东 *农牧科技有限公司法定名称字样的）应在印文中标注“借款、担保无效”字样。 公司的行政公章、财务专用章应刻制法定名称并在名称下标注“担保无效”字样。 9 9、 公司各类印章的管理、使用和审批公司各类印章的管理、使用和审批 9.19.1 印章的具体管理要求印章的具体管理要求 9.1.1 公司公章、名章、专用章由专人负责保管、加印，部门章由部门负责人指定专人 负责保管、加盖。 9.1.2 任何部门、人员不得对外提供带有印章的空白的纸张、介绍信、便函、证件、凭 证或含有空白内容的文件。 9.1.3 任何部门、人员不得对外提供公司现有各类印章扫描而成的电子印章。 9.1.4 印章原则上不允许带出管理部门使用，如经厂长/总经理批准即签批外携印章 会签表后，应由两个或两个以上员工共同监督使用，且应在印章使用登记台帐中注明。 9.1.5 印章应设专人管理，并存柜加锁。用完印章后要随手锁好，并管好钥匙。印章一 般不得擅自让他人代管印章，但经部门负责人批准除外。经批准代管印章的，加盖印章时应 编号： M/0130-18-01-2-01 修订状态：0/0 发布日期：2014.05.20 印章管理程序 第 4 页 共 7 页 在印章使用登记台账中注明。 9.1.6 具体印章管理部门应建立用印台账，台账中应注明用印申请人、印章名称、加盖 文件涉及事项、批准人、加盖日期等，同时做好本单位/部门印模备案。 9.1.7 在落款处加盖的印章要盖在日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、 日中间。一页以上的文件，应在签章页加盖印章同时加盖骑缝章，但文件有特殊要求除外。 9.1.8 如发现印章遗失、被盗、毁损等异常情况，应首先保护现场并报告直接上级领导， 并根据指示处理。 9.1.9 公司印章启用、作废均由总经办进行公示，同时将公示情况抄报法律事务总部。 公示内容包括印章名称、管理部门、管理人、该印章启用（作废）时间、管理该印章的制度 或流程等。 9.29.2 印章的使用及审批印章的使用及审批 9.2.1 总经办统一负责明确公司各类印章的使用范围及审批权限。 9.2.2 公司现有全部印章（公章、专用章、内部印章）的审批人由附件一加印批准权 限明确，如有变动，由总经办负责修订。 10、印章刻制及作废程序内容、印章刻制及作废程序内容 流程流程关键控制点关键控制点要点说明要点说明 10.1.1 印章管理 部门提出申请， 开始会签 印章管理部门依据公司相关决定提出申请开始会签程序， 会签时应附公司的决定、该印章涉及的管理程序、制度或 流程。该制度或流程至少应包含印章的使用范围、申请加 盖印章的流程、审批权限等内容（如申请刻制合同专用章， 应提交合同管理制度）。 10.1.2 总经办审 查 10.1.2.1.审查印章中公司名称与工商行政部门核发的营业执 照名称是否一致。 10.1.2.2.审查印章除标注法定名称外，是否含有“（借款） 担保无效”字样。 10.1.2.3.根据印章的类型确定该印章技术标准，如印章形状、 尺寸、字体、字号、印泥颜色等。 10.1.2.4 总经办的全部审查工作于收到申请后 2 个工作日内 完成。 10.1.3 领导审批 申请刻制印章的，需经总经理批准，审批时间 2 个工作日。 10.1.4.1 总经理审批通过后，由总经办完成印章刻制工作并 发放给使用部门。 10.1 公 司印章 刻制会 签流程 10.1.4 印章的刻 制 10.1.4.2 刻制印章需到持有公安部门颁发的特种行业营业执 照的刻制单位制作，刻制过程要严格按保密要求办理。总 经办应在会签完成后 5 个工作日内完成印章刻制工作。 10.2 公 司印章 发放 10.2.1 印章的发 放、印模备案 印章刻制完成后，由申请部门到总经办领用，总经办应建 立印章领用台账（见附件印章领用登记表），记载领 用日期、使用范围、使用部门等，并留印章印模备案，登 记印章备案台账，由领用人签字确认。 10.3 印 章启用 10.3.1 印章启用10.3.1.1 总经办在发放印章的同时发布印章启用公示通知， 应向公司公示新印章启用。 10.3.1.2 印章启用公示通知发布后该印章正式生效使用，印 章管理部门方可以开始使用该印章。 编号： M/0130-18-01-2-01 修订状态：0/0 发布日期：2014.05.20 印章管理程序 第 5 页 共 7 页 10.4.1 印章的使 用范围 10.4.1.1 公司行政章适用于公司对内、对外各类计划、总结、 通知、决定、申请、请示、报告、财务报表、统计报表等 公文、报表及诉讼类法律文书，用于代表公司出具各类非 经济性质的章程修正、证明、介绍信等，用于证明公司各 类有效执照、证书复印件与原件的一致性；公司的劳动合 同、商标使用许可等知识产权合同也应加盖行政公章。 10.4.1.2 公司党委章适用于党务工作活动中以党委的名义下 发的一些相关文件及对外报表等。 10.4.1.3 公司工会章适用于工会工作活动中以工会的名义下 发的一些相关文件及对外报表等。 10.4.1.4 公司团委章适用于团委工作活动中以团委的名义下 发的一些相关文件及对外报表等。 10.4.1.5 财务专用章主要用于办理银行支票、银行汇票、银 行电汇、贷款及结账等业务。 10.4.1.6 合同专用章主要用于公司对外的各类原材料、设备 采购、销售、广告、保险、技术引进、转让、运输、仓储、 建设安装、租赁等合同。 10.4.1.7 公司法人印章主要用于办理银行业务及对内、对外 行政业务时需盖法人章使用。 10.4.1.8 各党支部章适用于公司内部各党支部间的交流沟通。 10.4.1.9 各部门公章适用于公司内部各部门间的交流沟通, 具体代表本部门。 10.4 印 章的使 用 10.4.2 加盖印章 申请及加盖要 求 10.4.2.1 行政公章加盖 KM 申请流程：个人工作平台审 批流程全公司通用流程法律事务管理流程加盖分支机 构、子公司行政公章审批流程，基本信息栏填写主题、关 键字，审批内容栏填写主办部门、加印印章文件名称、加 印印章文件份数、说明、需要时添加附件，流程栏选择审 批节点后，点击提交。流程通过后，用印部门方可到总经 办盖章。并填写印章加印登记表 。 10.4.2.2 工会、团委、党委印章 KM 流程：渭南公司协同 办公总经办加盖印章申请单，基本信息栏填写主题、 关键字，审批内容栏填写主办部门、加印印章名称、加印 印章文件名称、加印印章文件份数、说明、需要时添加附 件，流程栏选择审批节点后，点击提交。流程通过后，用 印部门方可到总经办盖章。并填写印章加印登记表 。 10.4.2.3 财务专用章、法人名章及公司领导名章 KM 流程： 渭南公司协同办公财务部财务专用章及法人名章申请 流程，基本信息栏填写主题、关键字，审批内容栏填写加 印申请部门、加印印章名称、申请事由（须写明加印文件 名称、加印文件份数） 、申请人，流程栏选择审批节点后， 点击提交。流程通过后，用印部门方可到财务部盖章。并 填写印章加印登记表 。 10.4.2.4 合同专用章须按照公司合同管理规定中的相关 程序并在 KM 上按照合同软件中相关流程提交完成逐级审 批后，方可到财务部合同章管理员处进行用印。 编号： M/0130-18-01-2-01 修订状态：0/0 发布日期：2014.05.20 印章管理程序 第 6 页 共 7 页 10.4.2.5 重大事项报总经理审批后方可用印，当总经理外出 时，由总酿酒师或总/副总会计师签批。 10.4.2.6 对涉及诉讼、重大投资项目等重要事项需使用印章 的，须依有关规定履行用印审批流程并经法律事务总部审 核同意后方可加盖。 10.4.2.7 以单位名义发出的公文，发出件必须加盖单位印章。 10.4.2.8 带有存根的介绍信、证明信、公函或一页以上的文 件等要盖两处印签：一处盖在落款处，一处盖在公函连接 线上，即在签章页加盖印章的同时加盖骑缝章。在落款处 加盖的印签要端正盖在日期上方，并做到上不压正文，下 压成文日期年、月、日中的 47 字。 10.4.2.9 部门印章的使用，需经印章具体管理部门负责人同 意后，方可使用。 10.4.2.10 用作内部沟通的党支部章的使用由所在党支部书 记批准。 10.4.2.11 盖出的印章需端正、清晰、美观、便于识别。 10.5.1 作废印章 的收回 印章作废情形发生后，该印章的使用部门应持公司相关决 定于 5 日内将该印章送交到总经办，并提交印章作废通 报表。 10.5.2 作废公示 总经办接收作废印章后，应按照启用时公示范围相应公示 该印章作废情形。 10.5.3.1 总经办应将收回的印章按照法律法规和公司保密制 度相关规定的要求进行处置，同时登记印章处置台账。 10.5 公 司印章 的收回 和处置 10.5.3 印章处置 10.5.3.2 处置作废印章，收回废旧印章后要进行登记销毁。 销毁印章的方法：一是可自行销毁；二是送当地涉密载体 销毁中心或刻字部门回炉销毁。销毁印章必须报公司总经 理批准，由主管印章的人员监销。 11.11.无字样印章的监管：无字样印章