员工档案管理规程

文件名称：员工档案管理规程页码： 5 / 5文件编号：SMP-402-00生效日期： 年 月 日文文件名称： 员工档案管理规程 Management Procedure for Personnel Archives起草： 年 月 日页 码： 1/5审核： 年 月 日文件编号：SMP-402-00批准： 年 月 日生效日期： 2014年 11月1日颁发部门：人力资源部分发部门：制造中心、研发中心、质量中心、综合管理中心、物料运输管理部、销售管理部备份号：0021 目的建立健全员工的基础资料，规范人事管理流程，并使人事档案之建立、整理、借阅、传递等管理工作有所依循，特制定本办法。2 范围适用于公司人力资源部保管的公司内部人事档案。3 引用文件3.1中华人民共和国档案法3.2中华人民共和国档案法实施办法4 术语定义4.1.原档：指员工初入公司所建立的初始档案。4.2.副档：指因管理的需要，参照原档复制的临时性档案。5 职责5.1公司人力资源部负责本办法的制定、实施与解释权。5.2公司人力资源部负责公司全体员工原档档案、副档及电子档案管理。6 档案管理6.1 档案的建立6.1.1凡公司员工，均应建立相应人事档案。与公司有实际劳务关系的专、兼职人员，如顾问、兼职人员或临时人员等也应建立相应人事档案。6.1.2各用人单位应配合人资单位对新录用员工及员工到职后形成的人事资料应及时完整的建立人事档案。6.1.3 档案内容与相关责任：6.1.3.1根据公司人力资源管理特点，档案信息分为以下六类，档案资料收集与相关责任如下：第一类：基本情况类：人资单位在员工招聘录用手续办理结束后及时建立员工人事档案。包含员工应征履历材料、身份证、学历证、劳动合同、特殊岗位上岗证明等。第二类：任免、异动类：人资单位应及时将资料存入员工档案。包括人事异动单，员工转正审核表，职务任免、异动公告。第三类：奖惩类：应及时将资料存入员工档案，包括员工奖惩签呈文件或奖惩公告等文字性资料。第四类：工资类：由人资单位薪资员将薪资资料存入员工档案，包括员工薪酬通知单，与个人薪酬相关的各类文字性资料。第五类：教育训练类：由人力资源部培训专员于每年7月提供每位员工1-6月份受训记录，7-12月份受训记录于次年元月提供。并存入员工档案归档。包括各类训练、培训结业证书复印件，培训服务协议等文字性文件。第六类：其他类，其他应归档资料相关人员应及时转交人资单位存档。6.1.3.2 新建初始档案必备资料：员工应征履历表、照片6张、身份证明、毕业证书及专业资格证书等复印件，员工应征履历表需完成相应权责主管签核。 6.1.4新进员工至少须具备应征人员履历表、身份证明、照片，其余档案暂不能健全者，应于一个月内补齐，否则冻结该月工资，杜绝漏办。6.1.5人力资源部应按档案内容及时完整地收集档案材料，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，确保员工人事档案的真实与完整。 6.2 档案的装订 6.2.1 将收集好的员工人事档案资料装订好放入写好姓名的标准档案袋。6.3 人事资料的归档6.3.1 有关员工任免、奖惩、教育训练、薪资调整、职务异动、工作调动等人事资料一经形成，立刻将复印件更新至员工个人档案。6.3.2 档案管理人员对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。6.3.3员工调任、晋升、降职、免职等人事异动资料归档时，除按照资料形成时间顺序排列装订外，所归档之资料应登录人事档案材料分类目录表。6.4 档案的保存6.4.1 人事档案属于机密资料，人力资源部应指定专人进行管理，及时建立、更新与销毁。6.4.2 人事档案可按部门、职务、学历等因素分类管理，建立档案目录，以便于查询。6.4.3档案存放应有纸媒与电子媒介两种形式，当人事资料发生变更时，二者应同时更新，相互对应。6.4.4人事档案电子格式资料除硬盘/光盘备份外还应有外存储设备进行备份。6.4.5为避免档案资料文字弥漫不清，档案不得用铅笔或蓝色墨水笔填写，传真件应复印后留存。6.5 档案维护6.5.1 为保证档案资料的及时完整，人事档案要进行日常维护。6.5.2 维护时间：项目电子档原档考评、鉴定、考查材料作业后一周内更新作业后一个月内更新培训相关材料随时更新每半年更新一次奖惩材料随时更新每月底更新转正、调动、薪资等人事管理材料随时更新每月底更新社会保险资料随时更新每月底更新其他材料视情况视情况6.5.3档案管理应依制度要求保管完善。6.6 档案借阅6.6.1部门主管（含）以上员工有下列情形之一，可借阅档案： a、了解所属员工情况； b、员工晋升； c、员工奖惩； d、员工异动，含跨部门调动时，调入部门主管为了解员工状况时可借阅。6.6.2 借阅档案手续a、借阅人事档案填写借记单，呈借阅单位部门主管审核后，报各人资单位主管会签，经所在单位最高领导签核后，方可凭借记单现场借阅；b、借阅单位在归还档案时，档案管理人员应检查档案资料的完整性，经确认无误后方可在借记单签收。6.6.3 档案管理人员或借阅档案人员擅自使用或泄露他人人事资料，一经查实一律解聘。6.7 档案的传递6.7.1公司内各档案管理部门要相互配合，做到档随人动。6.7.2人事档案袋中应有人事档案、员工异动单、工资关系、当月考勤，传递时需密封，并加盖骑缝章，一并转出。6.7.3因种种原因原档案不能一并转移的，接收单位应于人员报到日建立临时档，原档最迟应在一个月内转至新单位，原档转到后临时档销毁。6.7.4非法律强制，公司不得向外单位人员提供公司内部人员人事资料。6.8离职人员的档案处理6.8.1将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订。6.8.2将离职人员档案放在专设的档案柜中，依时间顺序排列保存。6.8.3离职人员电子档随之调至单独文件夹留存，并注明离职日期、离职原因及离职前直接领导。6.9档案的清理、报废6.9.1档案的清理：档案资料除应及时更新外，还要定时的进行清理。原始档案、名单、花名册应始终处于最新的状态，报表类资料应于每月底出具。电子档案每月记录，年底与其它人事资料一并放入电子设备保存。6.9.2纸制档案的报废：a、应聘未录用人员档案由招聘员留存三个月后销毁。b、未发生劳动争议的离职人员档案留存二年后销毁；发生争议的在争议完结二年后销毁。c、加盖人事单位印鉴的证明材料存根留存一年。d、光盘、报表等经整理、汇总后的人事资料视为公司文件，其管理同公司文件档案管理制度。e、 档案资料销毁可采用粉碎销毁或烧毁，不得将完整的档案直接丢弃。7 使用表单7.1（附件一）7.2（附件二）7.3（附件三）5.附则本文附属记录