关于现场调研与资料收集

关于现场调研与资料收集撰稿人：牛慧恩 任何规划或研究项目，都需要开展现场调查与资料收集。当然，调研与资料收集工作所应采取的对策需视具体情况而定，包括项目的类型（研究项目或规划项目）、委托方的要求、调研所处的阶段（首次调研或补充调研）、访谈对象（甲方、信息掌控方、利益相关方、间接相关方）、调研地点与工作所在地关系等，需要根据每个项目或每次调研的客观和具体要求进行妥当安排。但是，如何把现场调研与资料收集工作做的更为有效，是任何项目都会面临的一个共同问题，因此，尽管不太可能把调研工作可能遇到的所有情况都归纳进来，可还是有一些共性的东西值得总结。我个人认为：通过总结和借鉴以往经验，尽量避免过去教训，抓住、抓好一些关键控制点，便可以使调研工作的成效得到提高。下面就以提高调研工作成效为目的，从管理工作的角度，分准备工作、过程管理、调研总结三个方面，介绍一些有关一般现场调研和资料收集需要加强控制的关键要素或问题。一、 准备工作1理解项目充分理解和认识项目的要求：在开展调研工作之前，应该尽可能深入理解项目的要求，不仅是项目负责人，包括调研组所有人员。具体要做的有：l 利用信息网络等途径，针对将去开展调研的地方，收集有关的信息，对那里要先有个大概的了解，包括政府部门设置及其相关职能，应绝对避免刚到那里之后“两眼一抹黑”；l 把项目策划书提前发给每位调研人员一份，让大家充分了解项目目的和要求；l 召开调研人员工作会，介绍并讨论项目有关情况，以加深理解和提高认识。 2制定计划在调研工作开始之前，必须提前制定调研工作计划，其作用一方面是发给项目委托方，让其提前作些必要的安排或准备，另一方面是为了保证调研工作的有序开展。计划制定以及相关方面应注意的有：l 时间安排要尽量具体详细，起码按半天计；l 调研内容要尽量明确，包括目的、对象、想了解的问题；l 如果要召集会议，应明确开会的时间、地点、议题以及对与会单位、人员、提供材料等方面的要求；有些暂不能确定的内容（如会议地点），要明确由委托方确定；l 附上资料收集清单、问卷调查表（如果有）等，明确资料收集和问卷发放的相关单位，以让委托方提前帮助收集和下发；l 计划起码应在出发前三天发给委托方，需要召集较大范围会议的还要提前；l 出发前，把计划发给每位调研人员，让大家掌握整个调研工作安排。3人员安排与分工l 参与项目研究工作的人员，应尽量安排参与整个或部分现场调研工作，以增强感性认识； l 事先明确每位调研人员在项目中承担的任务，让每人根据各自任务对调研工作提出要求，归由项目负责人汇总；或者把初步拟定的调研计划发给每位调研人员，要求他们根据自己任务要求进行核实，补充完善；l 明确每位调研人员在调研过程中要承担的事务性工作，包括财务、资料、设备的管理以及食宿、交通、拍照、用品等方面的安排；如果要分组开展工作，还应明确小组负责人。4出发准备l 落实交通工具：订购机票或车票，并通知委托方做好接应准备；l 住处落实：通知要求委托方帮助联系，并明确相应要求（到达时间、房间数、标准等）；l 启程安排：落实送行去机场或车站的车辆，明确日期、接人时间、地点及路线等；l 出发通知：由专人把启程安排提前通知每位前去调研的人员，或会议通知；l 工作检查：出发前，项目负责人应检查各事务性工作责任人的责任落实情况，包括借款、携带资料、设备、调查用表、工作用品等；l 如果有条件，并根据具体情况，适当准备一些小礼品，作为调研过程中感谢他人的一种方式；l 重要提醒：提醒每位调研人员准备并带好个人必备及携带生活用品，包括身份证、通讯工具及其充电装置、必要衣物、防雨和防晒用具等。二、 过程管理1事务管理做好后勤事务管理是做好调研工作的基础和保障。l 除了项目负责人负责，还应指定一位后勤秘书，具体负责吃、住、行等事务性工作的安排和落实；l 调剂安排好调研期间的生活和业余时间，在外调研三至七天，应安排一至两次娱乐活动；2部门走访l 请委托方提前帮忙做好联系，最好是委托方有人带领一同前往；l 走访之前，将访谈目的和调研议题传真给走访部门；l 提前与走访部门商定访谈时间、地点、对象，并进行确认；l 做好访谈问话的准备，列出问话提纲，问题不宜太泛，更不能令人难以回答，主要目的是得到资料中不能直接获取的一些信息；l 头次见面，先做自我介绍，并介绍随行人员，介绍时应注意强调是当地局项目调查组的，而不是直接说是深圳城市规划研究院的，简单说明目的；l 以虚心和请求帮助的态度，先就有关问题请教对方，不宜开门见山要资料；l 访谈要讲究点与人交往的艺术，包括适当运用一些身体语言，表示对对方意见的赞同；l 访谈过程中，应适当表达自己对一些问题的看法，进行有效交流，目的是要打动对方，加深对方对你的印象；因此要切记掌握好分寸，不懂的不要多说，但也不能过分谦卑，显得缺乏自信和水平；l 做好访谈记录，尤其是过程中谈到的一些有关资料，应注意把题目和出处等记全，以便于接下来索要；l 访谈结束前，确认访谈提纲中的问题都已涉及，最好是已经得到了回答和解决；l 在访谈过程中，抓住机会索取相关资料，或在访谈结束前，客气地向对方提出资料方面的要求；l 访谈结束后，应以适当方式向对方表示感谢。3座谈会l 做好必要的准备工作，尤其是项目负责人，对座谈会要达到的目的应有充分的认识，提前列出希望座谈会解决的一系列问题，可组织调研组成员进行简短讨论，还可就提问做点必要的分工；l 提前5分钟抵达会场；l 着装应注意庄重，不应太随便；l 安排专人做好会议记录；l 根据情况，提前安排人适当拍一些照片作为资料保留；l 准备一个简短的介绍性发言，包括目的、人员以及想通过座谈会解决的问题等；l 围绕座谈会的目的和主要问题，进行适当的提问或对发言进行必要的引导；l 适当表达对一些问题的看法，以进行有效沟通，加深印象，打动对方；l 项目负责人应注意适当活跃会议气氛；l 若有必要，项目组成员应抓住机会与有关与会人员进行私下交流，充分了解有关情况，并建立联系；l 与参与座谈的人员交换名片，以便于今后联系。4资料收集l 提前准备好资料收集的清单，拟定清单可以先借鉴参考以往同类项目的资料收集清单，适当补充后交给项目组成员，让他们根据各自分工要求，对清单进行适当的补充和完善，这属于前期准备工作的内容；l 资料的名称要准确，尽量避免模糊和含混；l 把清单提前交给委托方，让其帮助和准备收集有关资料；l 尽管有委托方的帮助，但在调研过程中仍需要做大量的资料补充收集工作，这往往是和部门走访或座谈会召集相伴的一个过程，因此应充分利用部门走访和座谈会中的一切机会，适时恳请有关部门提供相关资料，因为有些资料可能是事先不知道的；l 资料收集过程中常犯的一个错误就是“扫荡式”地收集资料，只要是看到、听到的，什么都要，既搞得别人很烦，也弄得自己很累，而最后那些资料并没有发挥多大作用，甚至有的拿回来看都没有看过；这需要提高对资料的鉴别力；l 在调研过程中，应对收集到的资料及其借阅进行及时和统一登记，并指定专人负责；l 有些收集到的资料，可能是向有关部门借阅的，对此一定要高度重视，注意按时返还；能复印的可在当地复印，及时返还；不能在当地复印的，一定要指定专人负责资料的按时返还工作；l 资料收集往往不如预期的好，尤其是在一些中小城市，可得到的有效资料经常是有限的，这是没有办法的事；但是，不能由此丧失做好研究和规划的信心，因为资料只是获取信息的主要途径之一，并不是唯一的途径；在没有资料支撑的时候，你能拿出第一手的资料，更有说服力。5信息交流共享l 在调研过程中，由于要了解和要看的很多，经常是大家分头行动，因此，不仅是对于项目负责人，对于所有调研人员来说，调研信息的及时交流和共享都非常重要，交流有助于整个项目组及时了解和掌握比较全面的信息；l 每天调研工作结束后，应抽出一定的时间集中起来，相互汇报交流当天的调研情况，包括获得的主要信息、收集到的资料以及出现的问题等。6计划调整l 在现场调研过程中，调整计划是经常的，计划调整后的关键措施是及时通知到相关的每个人；l 可以利用每天信息交流会最后的一点时间，跟大家进一步明确一下第二天的计划安排。三、 调研总结1. 工作总结会l 离开调研现场之前，一定要召集在那里的全体调研人员开个会，进行调研工作总结，包括对调研成效的评价，尚有不足或欠缺的地方，有无在走之前还要做的事，后续工作安排等