国际工程管理办法行政管理章

黑龙江省龙建路桥第二工程有限公司国际工程管理办法行政管理章第1条 印章管理印章是企业职权的凭信，具有标志性和权威性。印章管理要严格执行黑龙江省龙建路桥第二工程有限公司关于印发印章管理办法的通知（黑龙建二发201710号）规定，确保印章使用规范、合法、高效，切实维护公司的安全和利益。（1） 印章管理需专人专责，确保安全，如监印人发生变化时需填写印章使用备案登记表（一式4份），注明交接日期，交由交接双方和监交人签字，印章停用后，将印章使用备案登记表报送公司办公室永久存档。（2） 用印时监印人必须详细审查用印内容，认真填写用印登记表，经领导审阅签批后方可用印，对于空白的纸张、文头纸、介绍信、凭证等无内容的文本坚决不予用印。（3） 原则上印章一般不得外出，如遇特殊情况必须经主要领导审批后，由监印人携带并全程跟随保管，外出用印要严格规定印章的使用范围、时间、地点，并做好用印登记。（4） 发现印章丢失或出现异常情况时，应及时报告领导迅速查明情况，对确已丢失的印章要向公安机关登记并声明作废。（5） 工程竣工后，印章应声明停止使用并及时上缴公司办公室封存。第二条 文件管理文件管理应遵照“及时准确，安全高效”的原则，统一渠道，集中管理，确保文件的上传下达，归档保管和有效查阅。（1） 收文与传阅 1.文件管理施行“公司-办事处-项目部”三级管理体制，驻外办事处及各项目部需设一名兼职人员专责文件收发工作，并有效利用电话、微信等手段确保与公司办公室互联互通，及时掌握文件动态信息。 2.公司与办事处的文件往来一般固定为邮箱传递，办事处与项目部的文件往来一般固定为纸质传递，收文后及时填写收文登记表，做好收文时间、发文字号、发文机关、文件标题等记录工作，同时告知公司办公室确认收文。 3.填写公文处理单，遵循“时效性”原则，及时交由工程领导传阅批示，并做好文件跟踪工作，确保及时归档。 4.各施工项目要及时根据文件内容确定传达范围，抓好落实工作，并形成文字图片等现场材料，确保有据可查。（二）归档与借阅 1.经工程领导阅办后的文件，在保证完整性的基础上，文件管理人员应分门别类，及时归档，并制作文档检索目录，方便查阅，对涉秘文件要参照保密法和文件处理的相关要求专人专柜，安全保管。2. 文件借阅应履行审批登记手续，特别是涉密文件，必须经由工程领导审批后方可借阅，填写文件借阅登记表，借阅期间要确保文件安全，不得随意裁剪涂改，按时归还，文件管理人员要及时跟踪，做好借出文件的追回工作，涉密文件需在专人监视下阅览，不得带出，更不得私自复制。第三条 会务管理会议是工程项目实施管理，决策事项的重要方式；会议记录是对会议的主要内容，特别是重大事项、重大决策进行的第一手记录。做好会议记录工作是确保工程管理科学化、规范化的必要保证。（1） 所有会议均需进行会议记录，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪落实；会议记录应秉持“客观性”原则，分项概括，如实记录；会议记录中应当包含（但不仅限于）如下内容：会议时间、会议地点、会议议题、主持人、出席人、记录人、会议的主要内容，会议讨论或决定的重大事项、会议决策的行动计划或改进措施等。（2） 对有特殊意义的会议，或是需要广泛告知的重大会