9-巧用excel提高工作效率

巧用EXCEL提高工作效率,函数与公式的写法,点击选中单元格后，将光标移至fx处填写相应的计算公式或函数，或双击单元格后直接填写计算公式及函数。函数与计算公式以“=”号开始，然后再写计算公式,单元格的坐标表示,单元格座标以列为开头，行为结尾，如图所示黑框显示的单元格坐标为“C5”，有时我们会看到如右图所示的坐标方式“R5C3”,改变坐标表示方式,我们可以在工具菜单的选项下打开EXCEL的选项设置，在常规选项卡下，将设置里的“R1C1”引用样式的勾去掉，就恢复成常用的坐标样式了。,公式可以引用单元格，与可以直接将数值写在里面进行运算，上图所示的两种方式得出的结果都是90，但使用单元格引用方式更加灵活，改动相应单元格的值直接会对计算结果产生影响。,自动填充公式,当目标列或行是同一计算公式时，我们可以将光标移动到填写好公式的单元格右下角，此时光标由空心十字变成实心十字，按住左键不放，向下或向右拖动，可以实现公式的自动填充，里面引用的单元格会有自动变动，除非是在第一个公式中加了绝对引用符“$”,SUM：求和函数，可对值与单元格进行求和语法：sum(数据1，数据2，.)对数据求和 sum(数据1:数据2）对区间求和+ - * /：运算符，分别对应加、减、乘、除必须是在半角状态使用。,常用函数及运算符,Sum函数示例,Sum(B2,D2)表示对B2与D2两个单元格的数值进行选择性求和，这种写法在office2003中最多只支持30个单元格，超过这个单元格值就不进行运算了。Sum（A2:F11)表示对从A2至F11整个区域的数值进行求和。Sum(A2:A11)表示从A2单元格至A11单元格进行求和,错误求和的示例,数值左上角有绿色标识表示该值为文本格式，需要转成数值格式才能参与运算,学习完本节请完成习题一,Vlookup用途：此函数的功能是在给定区域的首列里查找目标数值，然后返回目标数值所在行里某一列的相关值 语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value：查找的值或单元格table_array：在什么范围里查找上述值col_index_num：上述范围里以查找的值为第一列，要返回值的列数range_lookup:默认值为（ture或1）模糊匹配，false或0，精确查找,VLOOKUP函数,使用函数及公式时必须在单元格里输入“=”+函数（公式），否则会当文本进行处理,操作演示,左图为一个配件清单列表，右图中浅蓝色的标识为对应的配件，想把右边对应配件的价格列出给左边，如果用人工查找方式，在配件品种不多时可以忍受，但品种数多时效率就太低了。使用VLOOKUP函数可轻易地帮我们完成工作该函数只返回从上至下第一个匹配的值。,精确查找,用点选方式自动完成Vlookup函数,双击在需要显示查找值的单元格，填写“=”，然后点击如图所示fx，弹出一个插入函数的对话框，输入Vlookup后，点击转到按钮，会交该函数及类似函数列出。,完成步骤,单击函数，会在下面列出该函数的用法及说明，双击函数则进入自动完成函数的操作对话框。,也可以直接在显示目标单元格内填写“=Vlookup（”然后点击“fx”按钮直接弹出函数参数对话框。由上面的函数参数对话框我们可以看出一共需要填写4组参数值。将光标在各个参数间移动，可看到对该参数的说明，可以帮助理解这个函数的用法。,当光标在lookup_value时，点击A1单元格，这个单元格的坐标会自动填写到相应的参数框内，也可以点击 ,出现单个参数对话框，同样点击单元格后，按回车返回左上图片所示界面,在table_array参数框中选中sheet1的A1至B14单元格，或直接框选标题栏的AB两列（更多的列也可以），框选范围也会自动填写到参数框中。,完成VLOOKUP函数,Col_index_num填写的是以查找范围为第一列计，想要在目标单元格显示值的列数。Range_lookup：0表示精确查找，1表示模糊查找,上面图示里图一里有“1118DA01-001”这个配件，但在图二中没有显示出来，这是由于使用了自动公式填充导致，图三为实际每个单元格的公式，我们看到VLOOKUP查找范围的值是在变化的。,图一,图二,图三,正确写法应加上绝对引用符“$”，否则查找范围会自动向下。切换引用方式快捷键为：选中公式中的引用范围，按F4键,学习完本节请完成习题二,模糊查找,模糊查找就是在vlookup公式完成时不填写最后一个参数，即只在函数参数对话框中填写前3个对话框一。思考：模糊查找与精确查找的用途，在哪些工作中可以使用这个函数,文本组合:=(单元格1&单元格2&.)数据分列：将单元格里的数据或文本按照一定的规律进行分离，分离后产生的新数据会把原有数据覆盖。思考：文本组合与数据分列的用途,数据透视表,数据透视表:能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格。在对大量数据的整理与汇总能在瞬间完成，配合其它的函数，使用好数据透视表可以极大的提高数据的分析整理效率。,数据透视表的建立,首先是要有数据源，数据是统计的基础，没有数据就谈不上统计分析。数据源即我们需要进行分析的数据，这些分析的数据的格式应当是统一的，中间没有断行与错行，否则统计的结果将会有偏差。,透视表操作步骤,先查看整个数据表的格式是否工整，数据类型及格式是否一致。在菜单上选择“数据透视表”,默认情况下软件会自动选择数据区域，如果需要可以自己框选透视数据源。,在步骤3时请点选布局按钮对最终想要的数据布局格式进行调整,将布局向导右边的分类字段用鼠标左键点中拖放至对应的行与列中，将想要统计的数据拖放至数据区。行与列的所想要显示的数据根据自己的需要自己决定，也可以不要列的统计，直接要汇总数,数据框中的分析汇总有时会与我们想要的数据不一致，可以双击数据区中的字段，对分析数据的类型进行修改。点击确定回到步骤3的界面，最后点完成即可得到数据透视表了。,在最后形成的透视表上，我们还可以根据需要将对应的数据从“数据透视表字段列表”中拖入和拖出进行修改。,数据透视表完成方法二,在需要作数据透视的源表上，在数据菜单下选择数据透视表和数据透视图选项，弹出操作向导，直接点击完成。,形成如果所示的一个空白透视表，根据需要把字段拖放到对应区域，以获得自己想要的结果,字段列表中粗黑字体为已使用的字段项目,调整透视表，继续把需要的字段拖出来,完成数据透视表，根据需要，还可以将其中的行标题上的汇总隐藏起来,点中任一行标题中的汇总项，右击后弹出如图所示菜单，点击隐藏。,调整完后的效果,学习完本节请完成习题四,图表制作,用图表显示趋势比数据更加容易加深印象，在报告及演示文稿适当地使用图表来代替数据分析表显得更加专业、简洁。图表的形成同样需要数据的支持。,图表制作步骤,在菜单或快捷工具栏上找到图表选项或按钮，点击后打开向导。,根据需要选择图表类型,选中子类型格式后点下一步，会出现最后图表的预览状态，确认是需要的结果后继续点下一步，否则请调整数据区域，以达到自己想要的结果。,在此选项卡里可对图表的一些参数进行调整最终生成的图表,学习完本节请完成习题五,形成的图表可以复制后直接作为图片粘贴在word文档中，使各类报告分析更显精彩,EXC