xxx集团内部控制规范—存货

XXX集团有限公司内部控制规范存货第一章 总 则第一条 为了引导各公司加强对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，合理确认存货价值，防止存货业务中的各种差错和舞弊并及时纠正，根据会计法、XXX集团内部控制规范基本规范以及集团管理要求，制定本规范。第二条 本规范适用于集团所属各控股公司（含间接控股与相对控股公司，下称各公司）第三条 本规范所称存货，是指各公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等。各公司委托加工存货也适用于本规范。第四条 各公司应根据国家有关法律、法规及本内部控制规范，建立适合本公司业务特点和管理要求的存货具体内部控制制度、具体控制程序和控制流程，并组织实施。各公司在建立并实施存货内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定；（四）存货成本核算方法等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。第五条 各公司总经理对本公司存货内部控制具体管理制度、具体控制程序和控制流程的建立、健全和有效实施以及存货业务的真实性、合法性负责。第六条 各公司应当按照德赛集团内部控制规范资产管理问责的要求，定期或不定期对存货相关内部控制的运行情况进行检讨，并对办理存货相关业务过程中违反制度规定给公司带来损失的行为进行问责。第二章 岗位分工及授权批准第七条 各公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 存货业务的不相容岗位至少包括：（一）存货的请购与审批，审批与执行；（二）存货的采购与验收、付款；（三）存货的保管与相关会计记录；（四）存货发出的申请与审批，申请与会计记录；（五）存货处置的申请与审批，申请与会计记录。第八条 各公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。各公司应当定期对办理存货业务的人员进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高其业务素质和职业道德水平。第九条 各公司应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。 各公司的授权批准设置不得与集团公司统一颁布的审批权限文件相抵触。第十条 审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。第十一条 各公司可以根据业务特点及成本效益原则选用计算机系统和网络技术实现对存货的管理和控制，但应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事项的有效措施。第三章 存货管理原则第十二条 各公司根据公司实际情况，组织计划、销售、采购、生产、品管、物控、财务等部门一起讨论、制订本公司最佳经济库存（或库存控制目标），并在实际工作中落实执行，以降低在库存货，提高存货管理水平。第十三条 各公司应加强采购环节控制，增进部门沟通，降低、避免不适应存货及呆货流入而造成损失。 采购环节控制的具体要求按照德赛集团内部控制规范采购与付款执行。第十四条 各公司应加强内部监控，严防偷盗等人为损失。第十五条 各公司应加强存货保管、保养，减少存货使用价值损失。第十六条 各公司应及时清理不良存货、过期存货及呆滞存货，减少不必要的资金占用及保管成本。 各公司应当根据集团相关规定并结合各自的生产经营特点，制定不良存货、呆滞存货的认定标准。 原值在二十万元以上的存货清理，应按集团统一审批权限文件的要求呈报集团领导审批后方可执行。第十七条 各公司应当定期分析、及时通报存货管理过程中的相关情况，包括但不限于：（一）实际库存与经济库存（或库存控制目标）的差异及原因；（二）存货账龄情况，呆滞、不良存货的增减变动及原因分析。第十八条 各公司应当根据自身的实际情况，制定外地存货收、发和盘点、对账特别控制程序和操作流程。第四章 验收与保管控制第十九条 各公司应当对入库存货进行质量检查与验收，保证存货符合采购要求。第二十条 各公司应当制定外购存货验收入库控制程序，外购存货验收入库控制程序至少应当涵盖以下控制环节：（一）检查订单、入库通知单、供应商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待验货物之间是否相符；（二）对待验货物进行质量检验和数量复核；（三）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔；（四）对验收过程的记录，包括数量的记录和质量的记录及记录时间要求；（五）对不经仓储直接投入生产或使用的存货特别控制程序；（六）运用计算机信息系统进行管理的公司，还应明确计算机信息系统验收入库控制流程。第二十一条 拟入库的自制存货，品质部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。第二十二条 对于采购后实物不入库直接发加工商或客户的存货，各公司应当单独制定验收控制流程。运用计算机信息系统进行管理的公司，还应明确该类存货在计算机信息系统中的描述过程。第二十三条 各公司应当建立存货保管制度，加强存货的日常保管工作。（一）因业务需要分设仓库之情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库（调拨）手续；（二）应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施；（三）贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度；（四）运用计算机信息系统进行管理的公司，应当科学的设置计算机信息系统虚拟仓库，并明确该虚拟仓库与实物仓库的对应关系以及虚拟仓库之间数据转移（调拨）控制流程。第二十四条 存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部门就存货品种、数量、金额等进行核对。入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。第二十五条 对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。 各公司应按照德赛集团内部控制规范销售与收款的要求制定具体的销售退货控制流程。第二十六条 各公司应当根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。第二十七条 各公司仓储部门应当定期对存货进行检查，确保及时发现存货损坏、变质等情况。第二十八条 各公司应当结合生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的特点制定不同于一般存货的控制流程，防止浪费、被盗和流失。第五章 领用与发出控制第二十九条 各公司应当建立严格的存货领用和发出控制程序。各公司生产部门因生产需要领用材料，应当持有经核准的限额领料单据。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。库存商品的发出需要经过相关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。仓库应当根据经审批的销售通知单（或出货计划）发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财务部门核对。各公司因管理需要领用存货，应当持有经核准的领用单据。各公司对管理领用存货应当按预算要求进行严格控制。第三十条 各公司应当明确发出存货的流程，落实责任人，及时核对有关单据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。第三十一条 各公司财务部门应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门定期账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账等情形。第三十二条 运用计算机信息系统进行管理的公司，应当明确实物流转与计算机信息系统中的数据流转之间的对应关系，确保实际单据与系统单据的一致性。第六章 盘点与处置控制第三十三条 各公司应当制定适当的存货盘点控制程序，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。 各公司原材料、在产品和产品每年至少应当进行两次全面盘点。第三十四条 各公司应当制定详细的盘点计划，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时处理盘盈、盘亏。对于特殊存货，可以聘请专家采用特定方法进行盘点。第三十五条 存货的盘点应当编制盘点表，及时分析盘盈、盘亏原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。 金额在十万元以上的盘点差异处理应应按集团统一审批权限文件的要求呈报集团领导审批后方可执行。第三十六条 存货的会计处理，应当符合国家统一会计制度的规定。发出存货计价方法的选择，应当反映存货的特点及各公司内部存货流转的管理方式。存货发出的计价方法包括先进先出法、加权平均法或个别计价法等。各公司应当结合自身实际情况，确定存货计价方法。计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。第七章 附则第三十七条 本规范由集团财务管理部制（修）订。第三十八条 本规范自发布之日起执行。8 / 8附件：存货检查表检查内容检查要点检查方式标准分参考评分标准一、制度建设情况1、是否建立完善的出入库管理制度查看制度5制度中至少应当明确以下内容：1、出入库控制流程；2、限额领料的控制流程及标准；3、实际单据与系统数据的对应方式。2、是否制定了完善的盘点制度查看制度5制度中至少应当明确以下内容：1、盘点的范围、方法、人员、频率、时间；2、盘点差异的处理方式。3、是否制定了呆滞料管理、材料损耗管理及其相关考核制度查看制度6制度中至少应当明确以下内容：1、呆滞、不良存货的认定标准及通报方式；2、呆滞、不良存货的处置控制方式；3、呆滞、不良存货的产生原因分析及奖惩控制。二、存货日常管理1、材料采购入库是否依据采购订单进行，采购订单是否依据销售订单或销售计划制订查阅资料、追踪相关单据流转过程101、抽查材料采购入库数据是否与采购订单相关内容一致；2、抽查采购订单的生成是否依据销售订单（计划）进行；3、本项检查每出现一项不符点扣0.5分，每缺少一份订单或计划扣2分，最低扣至0分。2、存货占用资金是否合理，呆滞料占存货比例是否合理查阅资料、分析复核151、分析存货相关指标：周转率、流动资产比、总额与目标数产额等；2、分析呆滞、不良存货占存货总额的比例；3、本项检查根据相关指标是否正常、相关目标差异是否正常评分。3、存货出入库流程是否规范，相关手续是否齐全查阅资料、追踪相关单据流转过程81、检查相关单据，查看签名审批控制；2、本项检查每出现一项不符点扣0.5分，最低扣至0分。4、是否定期进行盘点，盘点差异是否及时按相关规定进行处理查阅资料101、检查盘点记录及盘点差异处理报告的审批签名；2、本项检查每出现一项不符点扣0.5分，最低扣至0分。5、存货管理相关人员是否符合制度要求，是否熟悉存货相关制度及流程查阅资料、询问情况51、与存货管理相关人员沟通、交流，询问其是否了解存货相关制度及控制流程；2、本项检查每出现一项不符点扣0.5分，最低扣至0分。6、成本核算流程是否规范，存货计价方式是否符合制度要求，账实是否定期核对查阅资料、凭证101、检查成本核算流程；2、检查存货计价方式；3、检查总帐、报表存货金额是否与存货明细表核对相符；3、本项检查每出现一项不符点扣0.5分，最低扣至0分。三、其他1、是否定期针对损耗进行分析并通报查阅资料81、查看分析通报资料；2、分析通报至少每月一次，少一个月的扣2分；3、分析不够翔实的不能得满分。2、相关制度及损耗标准是否进行了宣