会计档案管理规定

会计档案管理规定为提高我校财会档案工作质量和科学管理水平，充分发挥财会档案的作用，逐步实现财会档案工作的规范化、标准化，依据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法，结合我校实际，特制定本规定。一、基本原则 1、凡在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属会计档案。2、会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理原则，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用；财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。 3、严格实行部门立卷制度，应明确一名专（兼）人员负责会计档案工作，并纳入职责范围之中。二、归档范围1、归档主要内容：包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料。具体范围和保管期限见附件。 2、归档重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型具有长期保存价值的文件材料。 3、不归档的文件材料：上级有关财务普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无考查利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料。三、归档要求 1、归档的财会文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。 2、坚持由部门立卷归档原则，由经办人负责将积累文件材料按归档要求组卷成册，移交给专（兼）职档案员归总后移交校档案馆。 3、遵循会计文件材料形成规律和特点，保持其有机联系，按照会计年度时间进行组卷，不同年度不能组成一卷；各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。4、案卷封面标题要简明、确切；卷内目录表按格式填写；页号编排，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧下角。5、活页账应抽掉空白页，会计账簿应抄写卷内目录，然后按卷册加封面装订。6、会计凭证装订前要对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据要粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。7、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以15至2ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。8、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；各种材料大小均为16开（凭证除外），图表按此规格叠成手风琴式。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷，热敏纸传真件不得直接存档。 9、会计凭证必须包角并在背面粘贴处加盖装订人私章。封面填写包括凭证种类： XX年度 本月共 册之第 册本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止单位名称： 在会计主管： 会计： 装订：三项加盖私章。10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。11、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。四、归档时间 1、财会综合性文件材料在次年六月底前立卷归档； 2、财会业务性材料实行隔年移交制度：在次年一季度内整理组卷，由管理科保管三年后移交校档案馆。 2007年11月6日附件一：高等学校财会类档案归档范围和保管期限表CK11综合序号类目名称 保管期限CK111上级有关财务会计工作的文件材料 永久CK112本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期CK113学校基金管理工作文件 短期CK114 有关财务管理方面的其他文件材料 短期CK115会计移交清册 长期CK116财会档案移交保管清册 永久CK117财会档案销毁清册 长期CK12会计报表序号类目名称 保管期限CK121决算报表（含基建综合决算） 永久CK122 预算会计报表 短期CK123年度以上规划表、分配计划、测算表 长期CK124年度以上各种统计报表（含工资报表） 长期CK125季度以下各种计划、统计报表 短期CK13会计帐簿序号 类目名称 保管期限CK131涉及外事会计帐簿 永久CK132总帐 长期CK133预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期CK134预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期CK135学校专项基金帐簿 短期CK136日记帐 短期其中：现金、银行存款日记帐 长期CK137固定资产明细帐（卡片） 短期（固定资产报废清理后保管五年）CK14会计凭证序号类目名称 保管期限CK141涉及外事的会计凭证 永久CK142预算内各种原始凭证、记帐凭证 短期CK143预算外各种原始凭证、记帐帐单 短期CK144学校基金各种原始凭证、记帐凭证 短期CK145银行存款余额调节表 短期CK146会计拨款凭证及其他会计凭证 短期CK147银行对外帐单 短期CK148涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期CK15工资清册序号类目名称 保管期限CK151 工资发放名册、卡片 永久CK152工资转移、证明、通知存根 长期CK153各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短期出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。 亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，