投标用原件管理使用规范

公开中国营销总部中央空调经营部文件 冷营央字2010062号 投标用原件使用管理规范各区域暖通公司：各类原件是公司各项经营活动正常运作的保障，意义重大，各类原件均由专人保管，一旦出现丢失或破损的情况造成的后果无法估量，为指引各区域暖通公司投标中原件使用工作，规范总部原件管理，保证在不影响市场业务运作的前提下有效完善的保护总部各类证书原件，特制定本规范。本规范旨在使中国营销总部各区域暖通公司人员清晰原件借用、转借、使用及归还等各环节运作，并将有助于有效协调解决原件使用过程中可能出现的问题，明确责任，及处罚细则。有关本规定之各项条款和内容，总部可根据实际情况，适时做出修订或补充，而修订或补充内容将会及时通知各区域暖通公司。一、原件内容本规范中的原件包含但不限于：（一）经营类：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证等；（二）体系认证类：ISO9001、ISO14001、OHSAS18001等；（三）社会保险、银行资信证明及税务证明类；（四）荣誉证书类；（五）产品类证书：节能产品认证、第三方检测报告、3C强制认证等；中国营销总部没有保管原件的权限，以上所有原件均由集团、各事业部管理部及品质部门所有，中国营销总部中央空调经营部仅有借用权限。二、原件借用（一）各分部在项目前期操作过程中，遇到甲方及客户要求制造商提供证书原件时，应积极与客户协商，以电子版本或加盖制造商公章的复印件代替原件，尽量少借用原件。（二）在与客户协商后确定需要出示原件的，项目跟进人员应积极跟进相关项目，了解项目详细信息，以确定原件借用确切时间，不得以项目操作为理由，长时间将原件闲置在本分部。（三）确认以上事项后，项目直接跟进人员提交mip原件借用流程，由当地暖通公司总经理、中央空调经营部营业支持经理、中央空调经营部总监审批。流程中详细填写借用人、项目名称及借用事由、归还时间等信息。（四）分部提交借用申请后，由总部与原件保管部门协调原件的使用，在不冲突的前提下可满足分部借用需求。并由总部项目支持人员协调各分部原件借用情况，根据流程结束时间先后决定原件借用归属。（五）为更好的保证原件在快递过程中不被丢失或破损，要求所有分部选择邮政EMS快递原件。（六）原件接收人为第一责任人，暖通销售公司总经理为第二责任人，原件由快递寄到分部，并附一张原件使用清单，总部借出人员在清单中签字确认所寄出原件种类、数量、时间、快递单号及证书原件详细情况描述等并签名确认，第一责任人收到快递后根据清单内容一一核对，确认原件完好无破损，并签字确认，如发现原件异样及时反馈总部。（七）原件借出后如有其他分部需要借用原件，经总部负责人员与双方沟通后，视实际情况可将全部或部分原件转借，移交原件时第一借用分部需将原件借用登记清单复印一份，第一借用分部与第二借用分部各留一份，在清单中填写移交原件名称、数量、时间、快递单号等等并确认签字，将需转借原件与清单复印件一同快递到第二借用分部。第二借用部门收到原件后仔细核对原件与清单，确认原件完好并在清单中签字。（八）归还原件同时将使用清单一并快递回总部，归还时在清单中填写完整各项信息并签字确认。在原件使用过程中，一定要由第一责任人亲自保管，不得将公司各类原件交给经销商，如项目由经销商跟进，原件一定要由第一责任人带至使用地点，使用完后将原件带回分部。在原件接手及转借过程中，每个第一责任人必须第一时间确认原件完整及完好，如发现有数量不符或原件有破损及时与总部及上一借用分部第一责任人沟通，并将实际情况在清单中注明。如果出现原件损毁或丢失，但无人承担责任时，所有借用分部责任人全部重罚！三、处罚细则根据第二部份各项关于原件借用的规定，在分部借用原件过程中出现违反以上规定的情况时，处罚如下：（一）原件借出后分部若以项目延期等原因将原件占用超过15天不归还者，第一责任人按25元/份/天处罚，第二责任人按50%的金额处罚。（二）使用不当致原件磨损，追溯到明确责任人的视磨损程度处罚第一责任人5001000元，第二责任人按照50%金额处罚。分部间互相推诿无法找到责任人时，第一借用分部第一责任人处罚10003000元/份，其他分部第一责任人处罚10002000元/份，相应第二责任人按照50%处罚。（三）使用不当致原件磨损严重或撕破致使原件无法使用，追溯到明确责任人的处罚第一责任人30005000元/份，第二责任人按照50%处罚。分部间互相推诿无法找到责任人时，第一借用分部第一责任人处罚8000元/份，其他分部第一责任人处罚5000元/份，相应第二责任人按照50%处罚。（四）保管不当致原件丢失的，追溯到明确责任人的处罚第一责任人10000元/份，第二责任人按照50%处罚。分部间互相推诿无法找到责任人时，第一借用分部第一责任人处罚20000元/份，其他分部第一责任人处罚10000元/份，相应第二责任人按照50%处罚。出现上