固镇人民法院档案数字化加工服务项目

固镇县人民法院档案数字化加工服务项目政府采购需求报告 编制单位：固镇县人民法院（盖章） 编制时间： 2017年9月22日项目名称：固镇县人民法院档案数字化加工服务项目采购人：固镇县人民法院 联系人：管永利 联系电话： 资金来源：财政预算资金(或者其他资金)采购预算：137万元付款方式：本项目通过国库集中支付方式支付资金，无预付款。签订合同半年后，付至工作量的50%，服务项目内容全部完成并经验收合格后，付至合同金额的97%，剩余3%为质保金，项目完成后无质量问题，半年后一次性付清。服务期限：自合同签订之日起一年内完成所有工作任务。服务要求：验收合格后一年的免费维保期。拟采用的采购组织形式：批量集中采购拟采用的政府采购方式：公开招标拟采用的评审方法：综合评分法一、采购服务清单：1、数字化加工服务部分：服务内容档案门类单位预估数量备注档案数字化加工诉讼档案/文书档案页（A4）其中A3纸张、图纸均已按A4纸张折算计数档案著录诉讼档案/文书档案条数据迁移诉讼档案/文书档案套1原科怡档案软件中的数据导入通达海档案系统中去备注：数量以最终实际完成数量为准 数字化加工硬件部分：序号设备名称设备参数单位数量备注1PC机硬盘1TB 7200转16M SATA3 台式机硬盘块15用于数字化加工现场电脑2移动硬盘2TB 2.5英寸 USB3.0 移动硬盘块2用于数字化加工成果备份2、随案生成档案处理部分：服务内容名称单位数量备注随案生成档案数字化加工服务人员派遣人/月24二、技术需求：（一）技术标准参照行业和国家标准：中华人民共和国档案法国家档案局CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 17678.1-1999归档文件整理规则 中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2000档案著录规则DA/T18-1999电子文件归档与管理规范GB/T 188942002纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005安徽省档案局档案数字化工作参考手册安徽省档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局令第八号档案俢裱技术规范（DA/T25-2000）档案字迹材料耐久性测试法（DA/T16-1995）文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008）纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）人民法院诉讼档案管理办法人民法院电子诉讼档案管理暂行办法（法2013283号）（二）技术需求1、数字化加工（1）档案扫描要求扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率：不低于300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。图像存储：采用JPEG格式进行不加密存储。其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。（2）图像处理要求纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。（3）目录著录要求诉讼档案目录著录要符合最高人民法院人民法院诉讼档案管理办法、人民法院电子诉讼档案管理暂行办法（法2013283号）等规定和采购人要求。文书档案目录著录要符合档案著录规则（DA/T19-1999）、文书档案文件级目录数据库结构与著录细则（DB34/T450-2004）等规定和采购人要求。目录著录可直接在采购人使用的档案管理软件中进行，也可由中标人在自备软件中著录后，再批量导入采购人使用的档案管理软件目录数据要严格符合采购人的档案管理软件要求，能实现软件中和目录相关的全部功能。档案系统已有目录要进行校对、缺项补齐，确保正确。（4）还原装订要求库藏档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。（5）数据挂接要求档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，通过网络挂接入采购人档案管理软件。中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。（6）数据验收要求以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于95%时，予以验收“通过”。合格率抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数100%。其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。 档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率1； 扫描图像：漏扫率0.2； 图像质量：图像质量情况完好率99%； 图像格式封装：图像文件的命名差错率1； 著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率5； 条目与图像挂接：挂接正确率100%； 档案原始材料：100%不缺失。验收“通过”的结论，必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。（7）数据备份要求验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。数据验收合格后，中标方需将加工所得的电子文件转存到移动硬盘上，一式三份，内容部夸类、卷或件。（8）安全保密要求本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。（9）数字化加工平台系统要求需采用J2EE架构开发一个以B/S架构为主的档案数字化加工平台。操作人员的所有功能需设计为B/S架构，后台有独立的集中式数据存储（需要将初始扫描件、修图件、成品件分离），采用FTP数据传输，该系统须满足以下几个功能：系统支持用户自定义：可以自动流程配置、创建流程环节。自定档案类型、自定文件名档案著录界面、自定义工作任务分配、任务回退功能。工作量统计：根据相关的统计条件分别统计每位工作人员的工作量。系统具有查卷功能、扫描功能、著录功能、修图功能、质检功能、抽检功能。导出XML文档：数字化加工平台中的加工成果以XML文档的形式导出，以供档案管理的业务系统使用。系统可以通过人员的角色与权限进行管理，指定角色的流程环节权限。2、安全保密要求（1）保密措施供应商必须有严格保密制度。供应商在投标书中必须详细描述保密措施。所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。企业承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员。不允许加工方转包中标项目，一经发现立即终止合同。现场需要数字化加工单位安装监控设备，符合相关数字化加工场地安全保密要求。配置数字化加工管理软件，封USB口，对存储介质进行有效控制。（2）保密责任 在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。（3）信息安全严格遵守有关保密、档案法律法规和固镇县人民法院的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。双方指定专人负责该项目，加工单位项目负责人必须为加工单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。加工产品单位须在合同中进行责任约定（签订安全保密责任书）；在工作期间必须遵守固镇县人民法院相关保密制度，严格执行固镇县人民法院档案数字化工作档案安全管理及保密要求的规定。建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，工作人员不得携带手机进入现场不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容。扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。加工现场不允许私自使用有移动存储设备，任何加工数据不能私自带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。数字化加工公司在合同期内必须使用固定的存储设备并如实记录使用的移动存储设备，定期向固镇县人民法院移交加工后的产品。加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交固镇县人民法院院在指定地点处理。项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在委托方项目负责人的现场监督下销毁，所有硬盘必须提交给委托方，设备经检验确认后才能撤回。3、售后要求中标人须提供从项目整体验收合格之日起，一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，中标人负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施。4、售后服务和验收（1）数字化流程应各环节应清晰可控，质量安全控制点合理有效。（2）服务供应商所提供的档案数字化成品应符合固镇县人民法院标准同时能够满足导入现有档案管理软件的要求。（3）售后服务期限：项目验收交付后提供 1年的售后免费服务。（4）售后服务响应时间：接到用户电话后2小时内响应，次日上门服务。（5）验收要求：数据验收应遵循固镇县人民法院的相关要求，主要包括档案实体验收、数据验收。档案实体验收.逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，我馆将根据合同和相关法规向扫描公司要求赔偿并追究法律责任。.检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，扫描公司应及时返工进行补救。样品数据验收扫描公司应先期完成100卷档案数字化加工样品，并将样品数据交由固镇县人民法院预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。数据抽检.以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。 .数据化扫描公司应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向用户提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。验收指标目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。.档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。.扫描图像：漏扫率为零。.图像质量：图像质量情况完好率99%。.著录（目录核对）：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率1。目录核对错误率为零。.条目与图像挂接：挂接正确率100%。.档案原始材料：100%不缺失，不损坏。验收审核.数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合