总部制定一般物的资采购供应业务流程

1.4一般物资采购供应业务流程1.4一般物资采购供应业务流程一、业务目标1经营目标1.1建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。1.2按质按量按时和经济高效地满足生产建设物资需求。1.3追求物资采购性能价格比最优和总成本最低。2财务目标2.1资金支付安全，减少资金占用。2.2采购与付款的会计核算真实、准确、完整。3合规目标3.1物资采购竞争有序、过程公开、行为规范，符合国家法律法规。3.2 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金浪费和流失。 除原油、成品油以外的物资统称一般物资。1.2 物资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有效满足生产建设物资需求。1.3 物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求,影响正常生产建设。1.4指定和变相指定供应商，造成经济损失，滋生腐败。1.5对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究，导致采购性能与价格比不合理。1.6分（子）公司层层设库、重复储备,致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。1.7合同对买卖双方的权利、义务和违约责任等表述不清，或未经审核，变更合同条款，导致经济纠纷和经济损失。2财务风险2.1资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。2.2多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务数据不准确、不完整。3合规风险3.1制度不健全或有漏洞，执行制度不到位和监督考核不力,导致采购供应管理发生违纪违规问题。3.2 物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1物资供应职责界定1.1股份公司物资装备部（以下简称物资装备部）负责对大宗通用重要物资实施总部集中采购，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。物资装备部审批分（子）公司所需的进口物资，按照一般物资采购范围的划分委托中国石化国际事业有限公司进行采购。1.2各分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，对生产建设物资实施集中采购，实行供应与管理结合。1.3物资供应部门实行计划、采购、质检、合同审核、货款支付等环节相互监督的分段管理模式。2物资计划编制与审核2.1分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门，根据权限审核物资需求计划，审批后的物资需求计划立即提报物资供应部门。2.2分（子）公司物资需用单位根据生产建设需要及时、准确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素，保证合理采购周期。年度需求计划中生产用原辅料计划须至少提前60天、检修物资计划须提前120天提报，季度计划须提前30天提报，月度计划须提前15天提报,其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报；工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提前提报，准确率达到95以上。2.3物资需求计划提报单位提报计划时不得指定供应商，对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的资料，履行审批程序。2.4物资供应部门计划人员依据已经审批的物资需求计划先综合平衡利库后，及时编制物资采购计划,并按规定权限逐级上报审批。3采购渠道的确定与控制3.1物资装备部组织分（子）公司对供应商进行评估、优选，建立一级供应商网络；分（子）公司物资供应部门负责对一级供应商网络没有包括的物资品种建立二级供应商网络，由分管副经理审批后，报物资装备部备案。3.2总部直接集中采购物资在总部直接集中采购供应商名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部主任审批。总部组织集中采购物资在总部组织集中采购供应商短名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部分管主任审批。其它物资在一、二级供应商网络范围内选择供应商，特殊情况必须报分（子）公司分管副经理审批。3.3物资供应部门按照公开、公平、公正和竞争的原则，择优确定交易供应商。需要签订技术协议的，由物资供应部门牵头组织技术谈判，设计、生产、技术、机动等部门对技术文件进行审核确认。3.4物资供应部门建立动态、电子化的供应商考核台账，从价格、质量、交货期、售后服务等方面对供应商进行动态量化考核。4采购价格确定与控制4.1物资供应部门按照性价比最优和总成本最低的原则，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式，科学理性地确定采购价格。4.2物资装备部分析研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,定期发布采购指导价格。分（子）公司物资供应部门不得突破物资装备部发布的采购指导价格，特殊情况需报物资装备部批准。4.3分（子）公司建立采购价格数据库，作为采购价格的控制依据。物资供应部门至少每月开展一次主要物资的市场供求形势及价格走势商情分析，并形成报告。5采购合同签订、审批与执行。5.1物资供应部门根据确定的供应商和价格，拟订采购合同，准确描述合同标的物、数量、价格、技术质量要求、交货期、运输方式及保险责任等条款，明确双方的权利、义务和违约责任。5.2 合同签订人按照规定权限和经法律事务部审定的标准合同文本与供应商签订物资采购合同。5.3 物资供应部门按照采购合同中确定的主要条款，跟踪监督合同按期执行,对异常情况要出具书面报告并提出解决方案。6采购质量控制6.1物资供应部门对长周期重要设备、材料组织实施过程监造，确定监造方式，签订监造协议，落实监造责任人。6.2物资供应部门、质量检验部门根据确定的范围，组织对到货的必检物资进行质量检验，判定质量状况，出具质量检验报告书；对验证放行的物资，检查质量保证书或合格证等证明文件，并登记留存。仓储保管人员对符合合同要求的合格物资办理验收入库。6.3 直接运抵现场的物资由物资供应部门、质量检验部门、需用单位的有关人员现场验收，办理交接手续，并签字确认。6.4 经检验不符合合同约定质量技术要求的物资，按照规定办理让步接收、退货、索赔等事宜。7采购资金使用和控制7.1股份公司和各分（子）公司采购资金由物资供应部门集中使用，财务部门统一结算。股份公司总部直接集中采购货款，委托中国石化集团财务有限公司实行内部转账结算。7.2采购资金支付由采购人员填制付款申请单并附采购合同及合同履行与结算申请表等付款凭据，按规定权限审批后提交财务部门，财务人员核实无误后付款。7.3对企业生产建设有重要影响的紧缺物资，可以采取预付款等方式优先安排采购资金。预付款、分期付款等特殊付款方式按权限和财务有关规定审批。业务经办人员和财务人员对预付款跟踪负责，预付款参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2。8储备管理与控制8.1对必须储备的物资，物资供应部门组织制定合理的储备定额，并结合物资需求和市场行情定期进行优化调整。物资储备必须严格按储备定额执行。8.2 分（子）公司物资供应部门组织生产、机动、技术等部门和物资需用单位，至少每半年开展一次库存动态分析，内容包括造成物资积压的原因、提出直接利库和改制代用等处置意见及防范措施，并形成报告。8.3物资装备部确定总部集中储备和区域联合储备的物资范围，分（子）公司对范围外物资实行一级储备，统一储备率达到80%以上。8.4物资装备部在电子商务和ERP系统上建立库存信息共享平台，对分（子）公司库存物资调度调剂使用。9绩效评价、考核与监督9.1物资供应部门每季度开展一次针对需求计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、合同签约与执行情况等物资采购供应活动专项分析，形成分析报告。9.2物资装备部对各分(子)公司实施季度物资供应管理绩效考核；分（子）公司要将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等关键指标纳入经济责任制考核，奖惩兑现。对需求计划提报不准确、不及时，造成物资积压或影响生产建设的，追究提报单位和审核部门责任。9.3审计、监察部门每年至少开展一次物资采购供应专项审计和效能监察，重点对指定采购、上网采购、采购渠道选择、采购价格、采购质量等进行监督。四、 业务流程图表控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法流程图1. 物资供应职责界定1.物资供应职责界定2.物资计划编制与审核3采购渠道的确定与控制4采购价格确定与控制5.采购合同签订、审批与执行6.采购质量控制7.采购资金使用和控制8.储备管理与控制9.绩效评价、考核与监督1.1 股份公司物资装备部（以下简称物资装备部）负责对大宗通用重要物资实施总部集中采购，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。物资装备部审批分（子）公司所需的进口物资，按照一般物资采购范围的划分委托中国石化国际事业有限公司进行采购。物资装备部11.1 检查股份分（子）公司物资采购管理办法。1.2 各分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，对生产建设物资实施集中采购，实行供应与管理结合。分（子）公司11.2 检查分（子）公司物资采购管理办法。1.3 物资供应部门实行计划、采购、质检、合同审核、货款支付等环节相互监督的分段管理模式。分（子）公司21.3 检查分（子）公司物资采购管理办法。2物资计划编制与审核2.1 分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门，根据权限审核物资需求计划，审批后的物资需求计划立即提报物资供应部门。分（子）公司经办审核32.1 检查物资需求计划是否按规定权限审核。2.2 分（子）公司物资需用单位根据生产建设需要及时、准确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素，保证合理采购周期。年度需求计划中生产用原辅料计划须至少提前60天、检修物资计划须提前120天提报，季度计划须提前30天提报，月度计划须提前15天提报,其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报；工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提前提报，准确率达到95%以上。分（子）公司经办审核42.2 检查分（子）公司物资需求计划是否有负责人审批签字。2.3 物资需求计划提报单位提报计划时不得指定供应商，对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的资料，履行审批程序。分（子）公司经办审批32.3 检查是否有指定供应商现象；对独家、专有、专利等特殊商品采购，是否经批准。2.4 物资供应部门计划人员依据已经审批的物资需求计划先综合平衡利库后，及时编制物资采购计划，并按规定权限逐级上报审批。分（子）公司经办审批52.4 检查分（子）公司物资采购计划是否按权限审批。3采购渠道的确定与控制3.1 物资装备部组织分（子）公司对供应商进行评估、优选，建立一级供应商网络；分（子）公司物资供应部门负责对一级供应商网络没有包括的物资品种建立二级供应商网络，由分管副经理审批后，报物资装备部备案。物资装备部分（子）公司物资供应部门审批23.1 检查一级供应商网络和二级供应商网络是否经分管副经理审批。3.2 总部直接集中采购物资在总部直接集中采购供应商名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部主任审批。总部组织集中采购物资在总部组织集中采购供应商短名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部分管主任审批。其它物资在一、二级供应商网络范围内选择供应商，特殊情况必须报分（子）公司分管副经理审批。物资装备部分（子）公司经办审批23.2 检查是否按规定选择供应商。特殊情况是否按照规定进行审批。3.3 物资供应部门按照公开、公平、公正和竞争的原则，择优确定交易供应商。需要签订技术协议的，由物资供应部门牵头组织技术谈判，设计、生产、技术、机动等部门对技术文件进行审核确认。分（子）公司物资装备部物资供应部门相关业务部门审批23.3 检查供应商确定的依据，技术协议是否经相关部门审核确认。3.4 物资供应部门建立动态、电子化的供应商考核台账，从价格、质量、交货期、售后服务等方面对供应商进行动态量化考核。物资装备部分（子）公司23.4 检查物资供应部门供应商动态台账和考核记录。4采购价格确定与控制4.1 物资供应部门按照性价比最优和总成本最低的原则，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式，科学理性地确定采购价格。物资装备部分（子）公司34.1 检查采购价格确定依据。4.2 物资装备部分析研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，定期发布采购指导价格。分（子）公司物资供应部门不得突破物资装备部发布的采购指导价格，特殊情况需报物资装备部批准。物资装备部、分（子）公司34.2 检查分析报告及是否定期发布采购指导价格。4.3 分（子）公司建立采购价格数据库，作为采购价格的控制依据。物资供应部门至少每月开展一次主要物资的市场供求形势及价格走势商情分析，并形成报告。分（子）公司经办审核44.3 检查商情分析报告。5. 采购合同签订、审批与执行5.1 物资供应部门根据确定的供应商和价格，拟订采购合同，准确描述合同标的物、数量、价格、技术质量要求、交货期、运输方式及保险责任等条款，明确双方的权利、义务和违约责任。分（子）公司55.1 检查物资采购合同。5.2 合同签订人按照规定权限与供应商签订物资采购合同。物资装备部法律事务部分（子）公司85.2 检查采购合同是否按照规定权限审批。5.3 物资供应部门按照采购合同中确定的主要条款，跟踪监督合同按期执行,对异常情况要出具书面报告并提出解决方案。物资装备部分（子）公司25.3 检查书面报告。6.采购质量控制6.1 物资供应部门对长周期重要设备、材料组织实施过程监造，确定监造方式，签订监造协议，落实监造责任人。物资装备部分（子）公司经办记录审核26.1 检查监造协议、监造大纲、监造报告、监造记录。6.2 物资供应部门、质量检验部门根据确定的范围，组织对到货的必检物资进行质量检验，判定质量状况，出具质量检验报告书；对验证放行的物资，检查质量保证书或合格证等证明文件，并登记留存。仓储保管人员对符合合同要求的合格物资办理验收入库。物资装备部分（子）公司物资供应部门质量检验部门66.2 检查质量检验报告书、质量保证书或合格证、登记记录是否有经办人签字。入库单是否有经办人和保管人员签字。6.3 直接运抵现场的物资由物资供应部门、质量检验部门、需用单位的有关人员现场验收，办理交接手续，并签字确认。物资装备部分（子）公司物资供应部门质量检验部门仓储及需用单位46.3 检查交接手续是否有相关部门经办人员签字确认。6.4 经检验不符合合同约定质量技术要求的物资，按照规定办理让步接收、退货、索赔等事宜。物资装备部分（子）公司验收经办36.4 检查不合格产品退货、索赔等相关单据。7.采购资金使用和控制7.1 股份公司和各分（子）公司采购资金由物资供应部门集中使用，财务部门统一结算。股份公司总部直接集中采购货款，委托中国石化集团财务有限公司实行内部转账结算。物资装备部分（子）公司物资供应部门财务部门27.1 检查是否实行内部转账结算。7.2采购资金支付由采购人员填制付款申请单并附采购合同及合同履行与结算申请表等付款凭据，按规定权限审批后提交财务部门，财务人员核实无误后付款。物资装备部分（子）公司经办审批77.2 检查付款申请单及合同履行与结算申请表等付款凭据是否按照规定权限审批签字。7.3 对企业生产建设有重要影响的紧缺物资，可以采取预付款等方式优先安排采购资金。预付款、分期付款等特殊付款方式按权限和财务有关规定审批。业务经办人员和财务人员对预付款跟踪负责，预付款参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2。物资装备部分（子）公司经办审批67.3 检查预付款、分期付款是否按规定权限审批；对账签认单是否有对方单位签认和业务、财务人员签字。8.储备管理与控制8.1 对必须储备的物资，物资供应部门组织制定合理的储备定额，并结合物资需求和市场行情定期进行优化调整。物资储备必须严格按储备定额执行。物资装备部分（子）公司分析审核28.1 检查储备定额。8.2 分（子）公司物资供应部门组织生产、机动、技术等部门和物资需用单位，至少每半年开展一次库存动态分析，内容包括造成物资积压的原因、提出直接利库和改制代用等处置意见及防范措施，并形成报告。分（子）公司物资供应部门相关业务部门38.2 检查库存动态分析报告。8.3 物资装备部确定总部集中储备和区域联合储备的物资范围，分（子）公司对范围外物资实行一级储备，统一储备率达到80%以上。物资装备部分（子）公司38.3 检查物资装备部确定的储备物资范围。分公司是否实行一级储备。8.4 物资装备部在电子商务和ERP系统上建立库存信息共享平台，对分（子）公司库存物资调度调剂使用。物资装备部28.4 检查物资装备部是否建立库存信息的共享平台。9.绩效评价、考核与监督9.1 物资供应部门每季度开展一次针对需求计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、合同签约与执行情况等物资采购供应活动专项分析，形成分析报告。物资装备部分（子）公司分析审核29.1 检查物资采购供应活动专项分析报告。9.2物资装备部对各分(子)公司实施季度物资供应管理绩效考核；分（子）公司要将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等关键指标纳入经济责任制考核，奖惩兑现。对需求计划提报不准确、不及时，造成物资积压或影响生产建设的，追究提报单位和审核部门责任。物资装备部分（子）公司物资供应部门绩效考核部门29.2 检查考核兑现情况。9.3 审计、监察部门每年至少开展一次物资采购供应专项审计和效能监察，重点对指定采购、上网采购、采购渠道选择、采购价格、采购质量等进行监督。总部相关部门分（子）公司审计部门监察部门物资供应部门49.3 检查物资采购专项审计报告和效能监察报告。五、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 关于印发中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定的通知（石化股份物2002 67号） -1.9.12 关于印发中国石油化工股份有限公司总部集中采购实施办法的通知（石化股份物 2003 406号） -1.9.43 关于印发中国石油化工股份有限公司机电产品和钢材进口管理办法的通知（石化股份物2003407号） -1.9.54 关于印发中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则的通知（石化股份物2003 444号） -2.6.15 关于印发中国石化集团总部直接集中采购物资货款内部转账结算实施细则的通知（财务计划部、财务部、财务公司、物资装备部联合发文）（石化股份物财 200210号） -2.6.26 关于印发中国石化网上采购管理规定的通知（石化股份物管 2002 22号） -2.6.37 关于印发中国石化网上采购管理补充规定的通知（石化股份物信 2004 22号