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文档简介
普洱昆钢水泥有限公司档案管理规定为了建立健全公司的档案工作,加强对公司档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本办法。 一、公司的档案管理规定范围 1、企业行政文书档案管理规定。包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。 2、企业管理档案规定。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案管理规定等。 3、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。 4、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。 5、企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等。 6、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。 二、公司档案管理规定体制 1、公司档案管理机构:行政部统一管理公司各类档案。 2、公司指定专人分管公司档案工作,保管人必须维护档案的完整与安全,并接受必要的培训。 三、立卷归档档案管理规定 1、档案的收集:收集工作是建立在归档规定上的。各业务部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交各档案室集中保存。 2、归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据,以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。 3、归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档: 3、1、按年形成的文件,第二年上半年归档。 3、2、凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。 3、3、凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。 3、4、工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。 4、归档要求 4、1、材料完整齐全。 4、2、系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。 4、3、立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。 4、4、在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。 4、5、由档案部门对业务部门加以指导,协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。 5、部门归档要求 5、1、编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内,便于次年立卷。 5、2、文件按时间顺序排列,最近的在最上面。 5、3、定时交档案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交两次,次年上半年和下半年各一次。 6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日,作进一步的整理和局部调整等。 7、记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。 四、档案管理规定工作 1、档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。 2、档案保管:公司设立专用文件库保存档案。 3、档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。 4、档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。 五、档案管理规定利用工作 1、凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。 2、档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。 3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档
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