上海大学兼职档案员岗位职责

1 目录目录 文件材料组卷原则、方法、要求文件材料组卷原则、方法、要求2 一、归档案卷质量要求2 二、立卷的程序与方法6 三、归档时间和归档手续8 “南大之星南大之星”档案管理系统使用说明档案管理系统使用说明9 第一部分 系统登录及密码修改9 第二部分 案卷级目录著录方法13 第三部分 文件级目录著录方法17 第四部分 案卷级、文件级著录内容19 第五部分 案卷及文件的修改和删除23 第六部分 打 印26 第七部分 常见问题汇总36 学院文书档案归档范围及保管期限表学院文书档案归档范围及保管期限表39 上海大学实物档案归档范围和保管期限表上海大学实物档案归档范围和保管期限表41 上海大学人物档案归档范围和保管期限表上海大学人物档案归档范围和保管期限表43 学院声像档案归档范围及要求学院声像档案归档范围及要求53 上海大学兼职档案员岗位职责上海大学兼职档案员岗位职责60 2 文件材料组卷原则、方法、要求文件材料组卷原则、方法、要求 一、归档案卷质量要求一、归档案卷质量要求 1、归档案卷总的质量要求是：遵循文件材 料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历 史联系，适当考虑和区分文件材料的不同价值， 使档案便于保管和利用。 2、卷内文件材料必须准确反映学校活动的 真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长 期保存。 3、文件材料按时间或重要程度排列。密不 可分的文件材料应放在一起归档。 卷内文件排列顺序为：批复在前，请示在后； 正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发 件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性 材料在后；文字材料在前，图表在后；其他文件材 料按时间顺序排列。 4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷， 一般文件材料归入文件形成年度；按学年处理 的文件，归入专门年度（教学年度） 。 3 跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年 度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度； 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一 个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 5、确定文件材料的保存价值，要根据学校 管理与实践工作的需要和为国家积累历史文化 财富的需要，准确进行判断，可参见上海大 学各门类档案归档范围和保管期限表 。 6、立卷视文件材料的数量进行，原则上每 卷不超过 200 页。当问题比较单一，文件材料 较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。 7、凡属应归档的文件材料若采用计算机管 理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质并和 光盘一起归档。 8、编写页号：卷内文件材料按顺序排好后， 装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文 件材料，均应依次在非装订线的一侧下角（用 打号机）敲页号。 9、卷内文件目录：卷内文件目录置于卷内 文件之前，它由顺序号、文号、责任者、题名、 4 日期和备注组成。文件材料上如没有写明责任 者、日期，兼职档案员要考证清楚，及时补上。 顺序号：反映卷内文件的件数。若卷内有三 份文件，排序后，其顺序号为：1、2、3。 卷内文件的件数一般以每份文件单独计算。请 示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定 稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应算 一件。 文 号：文件制发机关的发文字号。例：沪 教委高2011第 40 号；上大内2011第 21 号。 责任者：形成该文件的单位或对文件负有责 任的署名者。例：上海大学、上海大学教务处。 题 名：即文件标题，一般应照实抄录。对 文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题 名无实质内容或无题名，要重新拟定，并加“ ” 号。 日 期：文件的形成时间，例：。 备 注：对卷内文件作必要说明。若无不需 填写。 10、卷内备考表：卷内备考表置于卷末， 5 用来保护文件，说明卷内文件情况。 本卷情况说明：填写卷内文件的情况，如文 件的缺损、修补、补充、移出、销毁等情况，以及 需要注明的情况。一般无特殊情况此项不用填写。 案卷 立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员 填写并标注时间。 立卷人：由组成本卷的责任者签名。 检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行 检查后签名。 立卷时间：完成立卷日期。例： 2011.05.20。 11、案卷装订：案卷装订前应去掉卷内文 件上的金属物，托裱破损文件、字迹模糊的文 件应把复制件与原件放在一起。装订时要留出 装订部分，用绳线勒紧结牢，采用“三点一线” 法装订，一律订在左边。注意不要倒置、脱漏 纸张，不要把字迹装订掉。 12、拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题， 由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构一 致，一般不超过 50 个字。其常用结构：责任者 6 （作者）+问题（内容）+文种（名称） 。 责任者： 指卷内文件的主要责任者，要写出 全称或通用简称，不得简称为“本校” 、 “上级”等。 若卷内文件的文种较多时，可按重要程度顺序标注 几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“xxx 文件材料” 。 二、立卷的程序与方法二、立卷的程序与方法 1、预立卷 学校严格实行文件材料形成部门立卷归档。 各个归档单位的兼职档案人员应在平时注意及 时收集属于归档范围的文件材料，依照上海大 学各部门确定的预立卷类目归入相应的卷夹内， 方便平时的保管利用和归档时的立卷。 2、立卷分类 流程图： 文件材料 分年度 分问题 分保管期限 分年度：先将文件材料按其形成或针对年度 分开。根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、 教学年度分别归入。 7 分问题：将年度理顺的文件材料按其内容所 反映的问题、事物分开。 分保管期限：最后将文件材料按照不同保管 期限分开。 3、立卷组合 立卷组合就是将经过分类的文件材料，按 一 定的形式组合起来，主要是根据文件构成的特 点，按六个特征立卷，一般应以“问题”为主， 兼顾其他特征，使之联系起来。 在实际工作中，只采用一种方法立成的单 一特征的案卷通常很少，多是几种特征结合使 用。 按问题立卷：“问题”是指文件内容记述和 反映的某方面的工作或涉及的人物、事件、事物等， 一般为一事一卷。 按责任者（作者）立卷：就是将同一责任者 的某些文件组成一卷。 “责任者”是指撰写或制发文 件的机关、机关内的组织或个人。 按文种（名称）立卷：就是将文种相同或相 近的文件组合在一起。 8 按时间立卷： 就是按文件形成的时间或文 件内容针对的时间，将属于同一时期的文件组合为 案卷。 按地区立卷：就是把内容涉及同一地区的文 件组合在一起。 按收发文机关立卷：就是将本机关与某一机 关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。 三、归档时间和归档手续三、归档时间和归档手续 1、归档时间 综合管理类文件在次年六月底以前完成立卷 归档工作。 2、归档手续 移交和接收档案必须严格履行手续，打印移 交目录，一式两份。交接双方根据目录清点、核对 档案，并在移交目录上签名盖章，以作凭证。 9 “南大之星南大之星”档案管理系统使用说明档案管理系统使用说明 第一部分第一部分 系统登录及密码修改系统登录及密码修改 1、在计算机浏览器地址栏输入 ，进入上海大学档案馆主页： 10 2、在页面的左侧“档案系统登录”中上栏 输入用户名，下栏输入密码，输入后单击“登 录”： 11 进入档案网络管理系统： 3、为保障数据安全，首次登录系统后，请 尽快修改密码，方法如下： 在页面的上部单击系统设置： 12 进入用户信息页面： 单击用户管理修改信息： 13 在上方表格中用户可以修改用户姓名、邮 件地址、联系电话、联系地址等基本信息，修 改完毕后单击“修改信息”保存；在下方表格 中用户可以修改密码，在“旧密码”中输入原 来的登录密码，在“新密码”中输入所要更新 的密码，并再输入一遍以确认，修改完毕单击 “修改密码”保存，请用户务必牢记密码。 14 第二部分第二部分 案卷级目录著录方法案卷级目录著录方法 1、在档案信息管理界面单击“部门归档 （学院文书） ”： 2、单击该学院名称或单击“打开” ，进入 该档案表的信息编辑页面： 15 编辑档案信息主页面如下： 3、在编辑档案信息主页面的左上部单击 “添加案卷”： 16 4、在弹出的添加案卷窗体中输入档案的相 关信息： 输入完毕单击“添加”保存信息： 系统提示添加案卷成功： 17 Tips：单击“确认”后，系统自动返回著录 界面，可继续进行下一案卷的添加，此时将发 现“案卷/盒号”自动延后一个号码，变为“2” ， 此时，如果责任者、时间等项目不发生改变， 则可以直接在正题名中修改，直接保存，即生 成一个新的案卷： 5、返回档案表，即可看到新添加的案卷 18 第三部分第三部分 文件级目录著录方法文件级目录著录方法 文件的著录方法与案卷基本相同文件的著录方法与案卷基本相同 1、在所要添加文件的档案文件信息管理页 面单击“添加文件”： 2、文件著录界面与案卷著录界面基本相同 区别仅在以下标示部分： 19 3、文件级目录的输入规则与案卷级基本相 同，具体根据档案收集人员的指导输入，输入 完毕同样单击“添加”保存； Tips：案卷级条目与文件级条目的色彩表示 是有轻微差别的，如下图所示，文件级标示颜 色比案卷级略浅： 20 第四部分第四部分 案卷级、文件级著录内容案卷级、文件级著录内容 一、案卷级著录内容一、案卷级著录内容 注释： 1、一级目录：年度号 如：2011 二级目 录：分类号 如：DQ18、XZ18。 2、全宗号：051。 3、实体分类号：年度号+分类号 如： 2011-XZ18。 4、案卷/盒号：案卷流水号。 21 5、保管期限：由档案馆工作人员确定案卷 保管期限。 6、密级：根据情况选定，一般为内部。 7、正题名：根据卷内文件的内容，自拟题 名，要求能概括卷内文件的主要内容，一般由 责任者+问题+文种构成。 8、附注：特殊情况说明。 9、页数：案卷总的页数。 10、起止时间：卷内文件实体对应的最早 时间和最晚时间。 11、归档单位：学院，如上海大学管理学 院。 12、存址：档案馆一号库房。 13、主题词：点击右侧按钮自动生成。 14、接收人：档案馆收集指导室相关工作 人员。 15、移交时间：著录时间。 16、移交人：兼职档案员姓名。 17、输入员：兼职档案员姓名。 22 二、文件级著录内容二、文件级著录内容 注释： 1、一级目录：年度号 如：2011 二级目 录：分类号 如：DQ18、XZ18 2、全宗号：051。 3、实体分类号：年度号+分类号 如： 2011-XZ18 4、文件案卷号及件号：文件所在案卷的案 卷号加文件流水号 1.0001。 23 5、保管期限：由档案馆工作人员确定案 卷保管期限。 6、密级：根据情况选定，一般为内部。 7、正题名：按照文件实体的题名著录，如 果文件没有明确题名，需自拟题名（题名要准 确反应文件内容，著录时用“ ”括住） 。 8、附注：特殊情况说明。 9、第一责任者：文件形成者（文件落款处） 。 10、页数：一份文件的起止页 001-003。 11、文件时间：一份文件的形成时间（文 件落款处） 。 12、归档单位：学院，如上海大学管理学 院。 13、存址：档案馆一号库房。 14、主题词：点击右侧按钮自动生成。 15、文号、图号：有文号的填写（按实体 著录） 。 16、载体：按实体选择。 17、文本：按实体选择。 18、输入员：兼职档案员姓名。 24 第五部分第五部分 案卷及文件的修改和删除案卷及文件的修改和删除 一一、案卷的修改案卷的修改 1、在所需修改的条目中找到编辑的符号并 单击： 2、进入与案卷著录界面相同的编辑界面， 修改相应项目后单击保存即可： 25 二二、案卷的删除、案卷的删除 1、与修改案卷相同，进入档案表，依次打 开并找到需要删除的案卷条目，如“051-2011- XZ18-2”： 2、在所要删除的条目中找到删除的符号并 单击 26 系统将弹出确认对话框： 如确定将删除所选条目则单击“确定” ，否 则则单击“取消”保留所选项目。 Tips：此“删除”操作仅是将所选案卷移 入“回收站”内，单击左侧“回收站”图标将 看到所删除的案卷，如下图： 如果误删除了条目，可在回收站中找到， 点击“还原”按钮可恢复。 27 3、文件的修改和删除与案卷基本相同，确 定所需修改或删除的文件，单击“编辑”或 “删除”图标，则可进行相应的操作。 第六部分第六部分 打印打印 案卷目录和文件目录著录完毕后，点击 “打印当前”按钮进入打印界面： 28 一、卷内目录的打印一、卷内目录的打印 1、在“打印目录”界面中进行选择： 2、在左上区域“自定义打印目录”中选择 “卷内目录（A4 纵向） ” ； 左下区域“自定义打印选项”中选择打印 范围，在案卷列表中选择所要打印的案卷，如 果不选，默认为打印所有案卷； “转换页数为页次”一项不勾选； 29 “在页面顶部显示文字”一项要勾选，显 示内容为“档号” ； 右下区域“打印页面设置”需要注意： 如果“自动设置边距”一项在勾选的状态 下不能正常生成预览，则不勾选； 30 3、单击“打印预览”则可预览到所选案卷 的卷内文件目录； 生成卷内文件目录如下： 31 4、在浏览器文件浏览器文件-打印打印选项中即可打印卷 内文件目录。 二、案卷封面的打印二、案卷封面的打印 32 1、在“目录打印”界面中进行选择： 2、在右上区域“默认打印目录”中选择案 卷封面（A4） ； 左下区域“自定义打印选项”中选择打印 33 范围，在案卷列表中选择所要打印的案卷，如 果不选，默认为打印所有案卷； 例如，在下拉列表中选择 2011-XZ18-1，如 下图： 右下区域“打印页面设置”需要注意： 34 如果“自动设置边距”一项在勾选的状态 下不能正常生成预览，则不勾选； 3、单击“打印预览”则可预览到所选案卷 的封面 生成案卷封面如下： 35 4、在浏览器文件浏览器文件-打印打印选项中即可打印案卷 封面。 三、案卷移交目录的打印三、案卷移交目录的打印 36 1、在左上区域“自定义打印目录”里选择 “案卷移交目录（A4 横向） ” ； 2、左下区域“自定义打印选项”中选择打 印范围，在案卷列表中选择所要打印的案卷， 如果不选，默认为打印所有案卷； 单击“打印预览”则可预览到所选案卷的 移交目录 生成案卷移交目录如下： 37 3、在浏览器文件浏览器文件-打印打印选项中即可打印案卷 移交目录。 38 第七部分第七部分 常见问题汇总常见问题汇总 1、文件时间 文件上有明确形成日期的按形成日期写； 申请表类文件，文件上有多个日期的，以 最后一个日期为准； 文件上没有明确日期的，注明文件形成年 度。 2、文件时间格式 八位数字 如： 3、案卷起止时间 该案卷内所有文件的最早时间和最晚时间。 （系统不能自动生成，需手动输入） 4、页数 案卷级页数格式：3 39 文件级页数格式：001-003 5、自动生成主题词 6、保管期限 保管期限分永久、长期和短期，需手工选 择，保管期限由档案馆工作人员确定。 40 7、调整卷内文件次序 （1）删除条目：删除多余的条目，系统会 自动排序； （2）调整条目：点击条目左侧的上下箭头 调整； （3）插入条目：在文件末尾输入一条新的 条目，然后点击向上箭头调整到需要的位置， 系统会自动排序。 41 学院文书档案归档范围及保管期限表学院文书档案归档范围及保管期限表 DQ18DQ18 党务综合党务综合 序 号 类目名称 保管 期限 1 各院、系、所、中心分党委、总支工作 计划、总结 长期 2 各院、系、所、中心关于党建工作、精 神文明建设、学生工作的有关材料 长期 XZ18XZ18 行政综合行政综合 序 号 类目名称 保管 期限 1 上级与各学院、系、所、中心的来文、 请示和批复 长期 2 各院、系、所、中心会议记录、简报长期 3 各院、系、所、中心工作计划、总结、 报告 长期 42 序 号 类目名称 保管 期限 4 各院、系、所、中心制定的规章制度长期 5 各院、系、所、中心的大事记长期 6 各院、系、所、中心统计报表长期 7 各院、系、所、中心关于干部任免、机 构设置的通知 长期 8 各院、系、所、中心关于重大活动、重 要事件形成的文件材料等 长期 9 各院、系、所、中心与国内外单位协作 合同、协议书等材料 长期 短期 10 各院、系、所、中心接收外单位捐赠、 各类基金等材料 长期 11 各院系所中心评估材料长期 43 上海大学实物档案归档范围和保管期上海大学实物档案归档范围和保管期 限表限表 一级类目一级类目 SW 实物类 二级类目二级类目 12 书画类 13 其他类 44 SW12SW12 书画类书画类 序 号 类目名称 保管 期限 1 领导、学校知名人士的题词、字画永久 2 单位及个人赠送的字画永久 SW13SW13 其他类其他类 序 号 类目名称 保管 期限 1 国内外校际交流、学校大型重要活动、 校庆等活动获得的礼品、纪念品 永久 2 获省、市级以上荣誉的奖状、奖牌、奖 章、奖杯等 永久 3 停止使用的有保存价值的公章永久 4 其他具有保存价值的物品永久 45 上海大学人物档案归档范围和保管期上海大学人物档案归档范围和保管期 限表限表 一级类目一级类目 RW 人物类 二级类目二级类目 11 生平类 12 活动类 13 成果类 14 评价类 15 实物类 46 RW11RW11 生平类生平类 序 号 类目名称 保管 期限 1 生平传记永久 2 回忆录永久 3 简历、履历表永久 4 日记永久 5 学历学位证书、专业技能证书、专业技 术职务证书及各类证明材料 永久 6 党政职务任免书永久 7 反映生平的照片、底片永久 8 已故人物的讣告、唁函、唁电、悼词等永久 47 RW12RW12 活动类活动类 序 号 类目名称 保管 期限 1 参加或从事的主要行政工作中形成的材 料 永久 2 参加国内外重要学术会议、重大社会活 动时形成的会议材料、信件、讲话稿、 照片、录音、录像带等材料 永久 3 业务活动材料、学术研究和教学工作记 录 永久 48 RW13RW13 成果类成果类 序 号 类目名称 保管 期限 1 出版的著作、译著、教材及手稿永久 2 国内、外重要刊物上发表的论文、译文 及手稿、书画、摄影作品 永久 3 获省、市级以上的科研项目的全套材料、 证书及专著、论文的原稿或复印件 永久 4 担任省、市级以上科学技术委员会、专 业委员会、重要刊物编委的聘书 永久 5 各类获奖证书永久 49 RW14RW14 评价类评价类 序 号 类目名称 保管 期限 1 自我评价：个人小结、总结（包括书面、 口述、录音整理材料） 永久 2 组织评价：由组织整理的经验介绍、推 荐意见和考察、晋升等综合性评价材料 永久 3 社会评价：社会各界、各种人士关于征 集对象的评价文章、回忆录、新闻媒体 报道材料（包括书籍、文章、音频、视 频） 永久 4 在为征集对象举办的各类活动中形成的 材料 永久 RW15RW15 实物类实物类 序 号 类目名称 保管 期限 1 使用过的有保存价值的实物永久 2 获赠的礼品永久 50 关于实施关于实施上海大学人物档案管理暂行办法上海大学人物档案管理暂行办法 的通知的通知 51 52 53 54 55 学院声像档案归档范围及要求学院声像档案归档范围及要求 一、学院声像档案归档内容：一、学院声像档案归档内容： （一）照片 1、历届毕业生的毕业合影照（参看附件 1：上海大学毕业生合影照归档要求） 2、学校新闻网首页有关学院的活动照片 3、学院其他重大活动照片（参看附件 2： 学院照片档案归档范围和保管期限表） （二）视频 1、学院重大活动的视频 二、电子照片归档质量要求：二、电子照片归档质量要求： 1、只收精选照片。由学院挑选。原则上同 一个活动不超过 5 张。 2、有文字说明。至少要有事件的说明。 包括时间、地点、人物、事件、拍摄者等 信息的说明。 3、精度高。数码相机 800 万像素以上。扫 描精度不低于 300。 4、一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘 56 或多盘载体中，不同归档年度的数码照片不应 存储在一盘载体中。 5、在南大之星管理系统中输入案卷级和文 件级目录。 档号编制：年度号-SX19-流水号 57 （1）案卷级目录的著录： （2）文件级目录的著录： 58 附件附件 1 1：上海大学毕业生合影照归档要求上海大学毕业生合影照归档要求 历届毕业生的毕业合影照是学校档案中不 可缺少的组成部分，对学校、社会、学生本人 具有重要的参考价值和凭证价值。鉴于目前毕 业生合影照存在不符合归档要求的情况，为使 毕业生毕业合影照归档规范、标准，现将照片 归档要求说明如下： 1、上海大学毕业生合影照的拍摄，各校区 应以系或专业为单位拍摄。 2、毕业照正面上方题名统一为上海大学 学院系（专业）2届本科/ 研究生毕业生合影，下方为摄影时间。 如：上海大学文学院历史系 2011 届本科毕 业生合影 2011.06 3、毕业照尺寸规格为 A4 大小。 4、毕业照背面说明要标明题名、拍摄时间、 参加拍摄人员姓名。如有领导、老师参加，请 在 括号里注明职务、职称。毕业照和背面说明一 起 塑封。 59 5、毕业照于次年 6 月底前由学院兼职档案 员集中归档，同时提交照片电子版。 6、毕业照背面说明样式如下图： 60 附件附件 2 2：学院照片档案归档范围和保管期限表：学院照片档案归档范围和保管期限