外宾来访接待办法2

外宾来访接待办法目录1 目的及适用范围2 参考文件3 术语4 职责5 工作程序6 记录与存档7 附件1 目的与适用范围1.1 为规范集团公司及集团所属各公司在外宾来访时的接待行为。明确各部门职责，以便共同配合完成接待，特制定本办法。1.2 本办法适用于集团公司及集团所属各公司。2 参考文件无3 术语3.1 外宾：指境外厂商或其他行业以及境内外资、合资厂商或其他行业重要来访人员。3.2 接待：指对外宾进行的接待活动，包括安排接送机（车）、宾馆下榻、宴会宴请、会议接待、参观观光、礼品准备、票务预约等。3.3 被访部门：指直接与外宾对口或发生业务往来的部门。3.4 对口接待员：指由被访部门负责人指定的直接负责安排接待事宜的员工。3.5 被参观部门：指外宾来访时被安排参观内容的归口部门，如物流中心归口于仓储部或物流部、直营药店归口于零售连锁公司等。4 职责4 职责4.1 被访部门4.1.1 负责外宾来访接待规格等级的拟定；4.1.2 负责外宾来访接待日程框架的计划与安排；4.1.3 负责接待准备及接待过程中的部门间协调；4.1.4 负责接待过程中记录文档（如会议记录、访谈记录等）的记录与存档。4.2 对口接待员4.2.1 负责外宾来访接待日程中细节的设计，如会议室布置、宴会风格等；4.2.2 负责具体安排接待各环节的细节事宜，如车辆、会议室等的预约、来宾接送等，由其他部门协助落实的事项需督促并确保各环节的安排落实到位；4.2.3 负责按照接待日程通知相关领导参加接待活动；4.2.4 负责接待活动总结的编写与存档。4.3 行政总部（或分公司/事业部相关部门）4.3.1 协助落实来宾的机票（车票）预订事宜；4.3.2 协助落实来宾下榻酒店的预约事宜；4.3.3 协助落实来宾用车安排事宜；4.3.4 负责制作欢迎横幅或LED显示屏欢迎信息；4.3.5 协助进行宣传资料、礼品、纪念品等的准备事宜；4.3.6 协助布置会议室（包括桌签、座位设置等），并提前调试各种影音设备至待机状态；4.3.7 负责确保接待期间茶水、饮料、水果、点心等的供应；4.3.8 负责接待期间的摄影、摄像事宜；4.3.9 协助安排来宾参观讲解等事宜；4.3.10 协助落实接待用餐事宜；4.4 运输部4.4.1 负责对被访部门接待外宾的用车需求提出合理建议，共同确定用车需求；4.4.2 负责按确定后的需求优先合理调度车辆与驾驶员，确保外宾用车准时、安全；4.5 被参观部门4.5.1 负责对参观安排提出合理建议，共同确定参观时间、参观路线及讲解要点；4.5.2 负责按照确定后的参观安排，提前进行接待参观准备，如参观现场布置、讲解人员安排等；4.5.3 负责外宾参观时的指引及说明讲解。5 工作程序5.1 指定对口接待员5.1.1 被访部门在获知外宾来访需求后，指定专人作为对口接待员，对口接待员作为该接待项目的负责人，全程负责该接待项目的对内对外联络，拟定接待计划并具体落实。5.2 进行接待前沟通5.2.1在获知外宾来访需求后，被访部门应在准备接待前，与外宾或其所属单位进行充分的事前沟通，根据沟通内容并结合事前调查与判断，取得表1所列的全部或部分信息。根据重要程度，1级为最重要，4级为最不重要。（表1：沟通事项表）大项细节重要程度来访期间1日期是否跨休息日或节假日12具体时间是否为正常上班时间33在此期间公司是否有可能对接待造成影响的重大安排24在此期间国家或地方是否有可能对接待造成影响的重大活动25接待期间的天气情况46接待期间交通状况4来访人员1国别32人数23外宾姓名34职务或级别15性别36所属行业47联系人及联系方式18是否需要翻译1来访性质1一般参观（观光）22首次接洽13前期接洽24签约15业务洽谈36例行拜访47礼节性拜访28短期业务支持（不超过两周）2希望会见领导1董事局主席12集团总经理13集团常务副总经理24分管副总经理（总监）35分公司总经理26分公司副总经理（总监）37集团或分公司部长4会见领导日程1全程参与12仅会议13会议及参观（含观光）34仅参观（含观光）35仅宴会4希望会谈内容1合作方式32新业务开发33行业动态44医药政策45企业情况介绍46业务、技术等具体支持事宜3希望参观内容1物流技术22零售连锁23医疗器械24质量管理35信息技术26景区观光4饮食要求1菜系（西餐/中餐/日餐/地方特色/其他）42口味及特定菜肴禁忌23民族禁忌14酒水喜好35客方要求1住宿要求1男/女宾客人数22可否拼房13住宿区域34距公司车程35宾馆星级36房间价位37需要房间数18付账方及付账方式19其他需求（早餐、水果、鲜花、客方温馨卡等）4往返票务1需求人数12出发时间13目的地14可供选择的班次35客方详细信息（姓名、证件名称、号码）16舱别等级27是否需要接送2异地接待1目的地有无分公司22接待人员住宿方式23接待人员就餐方式34接待人员交通方式（往返、市内交通）35目的地天气情况46目的地治安情况35.2 制定接待计划5.2.1对口接待员根据外宾来访性质并结合以上了解到的信息，先行拟定出接待计划提纲（包括接待期间、领导出席安排、会谈或参观内容等），并对接待规格提出合理建议；5.2.2对口接待员将接待计划提纲报被访部门负责人审核，并向分管副总进行汇报；5.2.3对口接待员根据部门负责人及分管副总的指示，拟定详细的接待计划（包括详细的接待日程、路线规划及车辆安排、会议安排、用餐安排、住宿安排、票务事宜及其他必要事宜等）；5.2.4拟定接待计划过程中，应与外宾和部门领导以及相关领导保持充分的沟通，对于可能影响到正常接待的情况（如接待期间恰逢休息日或公司重大活动，以及与希望会见的领导日程冲突等），应尽早请示相关领导，并对外宾进行说明；5.2.3对于外宾的需求，根据来访性质及外宾级别，在结合实际情况，并征询领导意见后，能够满足的应尽量予以满足，无法满足的，应予以合理解释；5.2.4接待计划制定后，报被访部门负责人审核，并报分管副总经理审批，分管副总经理审批通过的，即可作为正式的接待计划；5.2.5对口接待员根据正式接待计划，填写接待申请表（附件1），由被访部门负责人签字后，呈报行政副总经理签字；5.2.6将我方正式的接待计划告知外宾，并向外宾提供旅行目的地信息，如来访期间天气情况、交通情况等；5.3 进行接待准备5.3.1 对口接待员根据正式接待计划及外宾需求，制作接待准备事项及责任人一览表（附件2）；5.3.2 对口接待员按照接待计划，与行政总部或分公司相关部门进行联系，将各项工作分解到人，并将具体责任人填入接待准备事项及责任人一览表；5.3.3 接待计划中，涉及公司高层领导出席的，被访部门负责人应事先通知相关领导出席时间、地点及接谈内容；5.3.4 接待计划中，涉及其他部门参观内容的，对口接待员应将参观时间、路线、希望讲解的重点，事先通知被参观部门负责人，由被参观部门负责人指定现场负责讲解人员；5.3.5 各责任人对照自己应负责准备的事项，进行接待具体事宜的准备，并在准备就绪后及时反馈给对口接待员；5.3.6 正式接待开始之前，对口接待员对照接待日程中的准备事项，逐项检查，切实确保各项事宜准备到位；5.4 正式接待5.4.1 正式接待当天，出席接待的人员需着正装；5.4.2 外宾到达公司前5分钟，被访部门负责人及参与接待的主要领导应在楼下迎接；5.4.3 按照接待计划安排，由对口接待员引领外宾来到会议室或被参观部门；5.4.4 接待过程中，对口接待员需做好会议（接待）记录；5.4.5 会议（参观）结束后，由对口接待员带领外宾赴就餐地点或欢送外宾离开；5.4.6 若外宾需我方协助预订下榻宾馆或返程机（车）票的，需在外宾离开前，将相关信息告知对方；5.5 问题与沟通5.5.1 对口接待员作为被访部门的联络人，负责就被访部门的接待需求，与各协助接待部门进行沟通；5.5.2 对口接待员应根据确定后的接待计划，参考表2，考虑进行接待准备以及实际接待时可能发生的异常情况，并有针对性的制作出异常情况应急预案； （表2：异常情况应急预案参考）异常情况应对方案1来访时间跨休息日1.告知外宾实际情况，询问可否改期2.向相关领导汇报，接待期间相关人员需要加班2来访时间非8小时工作时间1.告知外宾实际情况，询问可否改期2.向相关领导汇报，接待期间相关人员需要加班3公司有重大安排，可能会对接待造成影响1.告知外宾实际情况，询问可否改期2.向相关领导汇报，认真细致做好安排，将影响降到最小4国家或地方有重大活动，可能会对接待造成影响告知外宾实际情况，劝其改期5受交通或天气因素影响，我方送迎车辆不能如约到达1.告知外宾实际情况及预计到达时间，并道歉2.若因事故无法到达的，立即向公司说明情况，增派车辆3.若需等候时间过长，可让外宾搭乘出租车等，并告知司机路线6外宾实际到来人数与预定不符1.涉及宾馆、票务、用餐等预约的，及时更改预约2.根据实际人数，适当调整会议室等安排3.根据实际人数，对礼品进行调整7来访外宾级别与预定不符1.根据实际级别，适当调整参与接待的领导级别2.根据实际级别，适当调整用餐规格3.根据实际级别，适当调整礼品档次8外宾访问时间与预定不符1.涉及宾馆、票务、用餐、会议室等预约的，及时更改预约2.将实际情况告知参与接待的领导，根据领导指示做出调整9未能按计划进行宾馆或票务预约告知外宾备选方案，征询外宾意见，及时更改预约10临时变更参观内容1.事先了解被参观部门是否具备参观条件，若不具备，则礼貌回绝2.及时通知相关部门领导变更后的安排11临时需要翻译通知公司翻译人员到场12外宾希望会见的领导日程临时变更1.若该领导无法出席，应告知外宾实际情况，道歉，并安排其他相关领导出席2.若该领导可以出席，可在征询外宾意见的基础上，适当调整接待日程13未能获得全部来访外宾的具体姓名只打印来访外宾中最高级别者的桌签14不能按预定时间就餐将新的就餐时间通知餐厅5.5.2 各协助接待部门在接待过程中遇到的问题，需及时反馈给对口接待员；5.5.3 在对口接待员决定权范围之内的问题，由对口接待员及时给予答复；对口接待员无权决定的问题，应及