XXX-有限公司物资集中采购供应管理办法

XXXXX集团有限公司物资集中采购供应管理办法（暂行）第一章 总 则第一条 为贯彻落实XXXXX股份有限公司物资集中采购供应管理办法（XXXXX2013170号）及XXXXX股份有限公司物资集中采购实施细则（XXXXX2013171号）两个文件，规范物资采购行为，降低采购成本，固化业务流程，统一工作标准，根据国家相关法规，结合XXXXX集团有限公司（以下简称XXXXX）实际，制定本办法。第二条 本办法适用于XXXXX及所属单位负责施工的国内工程项目的物资集中采购供应。第二章 组织机构与职责第三条 XXXXX设备物资集中采购租赁领导小组，负责XXXXX物资集中采购供应工作的领导和重大事项的决策。XXXXX设立设备物资集中采购租赁中心（以下简称局集采中心），负责设备物资集中采购、设备及大中型周转材料集中租赁的具体工作。第四条 XXXXX设备物资部（以下简称局物资部门）在物资集中采购供应工作中的主要职责：1.贯彻落实股份公司物资集中采购供应相关管理办法、规章制度，制定、完善物资集中采购供应配套办法和实施细则，并监督执行；2指导、协调、检查、监督、考核集团公司所属单位物资集中采购供应工作；3组织开展供应商评价工作；负责审核XXXXX物资合格供应商，经批准后发布XXXXX物资合格供应商名册；并向上级推荐合格供应商，参与股份公司物资合格供应商的评价工作；4收集、审核、提报项目信息、物资总需求计划、年度物资需求计划；5负责推进XXXXX电子商务平台的应用。6审核所属单位提报的主要物资采购计划，安排局集采实施主体。第五条 局集采中心在物资集中采购供应中的主要职责：1根据物资招标采购相关法律法规和XXXXX、XXXXX相关规定，组织实施物资集中招标采购工作；2根据审批的需求计划，编制物资集中采购招标公告和招标文件；3组织集中采购物资的市场调查, 动态掌握A、B类物资的市场价格，每季度在PM系统公示一次；4组织开标、评标、定标和合同谈判等业务工作；5负责起草局集采物资采购合同，并报局相关部门及法律事务部门审核；6负责物资供应商信息的收集、初评、推荐，参与供应商信用评价工作；7收集、整理物资集中采购相关信息,在PM系统建立物资集采台账及采购合同台账；定期在局内部网站公示集采结果；在XXXXX电子商务平台发布招标、中标公告；8负责XXXXX物资招标评标专家库的维护、更新等工作。第六条 工程公司物资管理部门在物资集中采购供应工作中的职责1贯彻执行XXXXX、XXXXX物资集中采购供应管理办法，负责工程公司权限内物资采购工作；2指导、协调、检查、监督、考核工程公司所属单位物资集中采购供应工作；3汇总、审核所属单位的物资采购计划，按照采购权限规定，通过PM系统、电子商务平台及时上报物资采购计划；4参加XXXXX组织的物资集中招标采购工作，指导、督促项目签订、履行物资采购合同；5负责向XXXXX推荐物资合作供应商，参与供应商选择、评价工作；6向XXXXX推荐物资招标评标专家，及时更新专家信息；7推进XXXXX电子商务平台和XXXXX项目综合管理信息系统在物资集中采购中的应用；8向XXXXX集采中心报送物资集中招标的采购合同，及时反馈供应商履约信息。第三章 物资集中采购权限第七条 钢材及制品、水泥、铁路线路器材、柴油及沥青、民用爆炸物品五类物资（以下简称A类物资）由股份公司物资集采中心（物资集团）集中采购供应，项目和物资集团区域服务单位签订物资采购合同。第八条 锚具、防水材料、土工材料、桥梁支座、伸缩缝、局直管项目钢模板、混凝土外加剂等七类物资（以下简称B类物资），以及股份公司批复由集团公司集采的A类物资，由局集采中心组织集中招标采购，工程公司设备物资部和项目部派员参加。项目与供应商签订物资采购合同。工程公司所属项目所用钢模板由工程公司物资部门组织项目招标采购。第四章 计 划第九条 A类物资：工程项目信息、物资总需求计划、本年度物资需求计划、次年度物资需求计划通过XXXXX电子商务平台（以下简称电子商务平台）按以下规定提报和审批：1工程项目信息：新开工项目，项目部上场10 天内填报。2物资总需求计划、本年度物资需求计划：工程项目中标20天内，项目施工技术部门负责提供。物资需求计划必须注明：物资名称、规格型号、质量标准，建设单位对供应商及物资供应的要求等信息。物资计划经项目总工程师审核、项目经理审批后，由项目物资部门按规定渠道上报。A类物资必须一次上报。计划的准确率达到80%以上。3次年度物资需求计划：所有项目部在每年12 月1 日前编制上报。第十条 B类物资相关报表在PM系统里上报。B类物资总需求计划上报时间及流程同A类物资。第五章 市场调查第十一条 调查范围：工程所需所有物资。第十二条 调查人员：集团公司直管项目，由集团公司集采中心组织项目物资人员共同完成；工程公司所属项目，由工程公司物资部门组织项目物资人员共同完成。第十三条 调查内容：1资源情况：物资分布情况、市场正常存量，生产厂家的市场供应量等内容。2价格情况：国家政府部门和相关协会即时发出的有关价格方面的政策及影响价格变化的相关金融、法规信息；有关权威媒体、专业协会公布的相关产品的价格动态;物资的出厂价、市场零售价、批发价，价格的地区差、季节差等内容。3交通运输情况：铁路、公路、水运、空运等各种运输情况下的运距、费率及季节差异等。4重点生产厂商、代理商的情况：企业的资质资料（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、质量安全环保认证体系），确认原件，留存加盖单位印章的复印件，技术资料（生产设备、工艺流程，质量检测设备和人员配备，生产能力，特种需要物资的生产供应能力等），销售业绩，售后服务，市场占有份额和市场信誉度等情况。调查完成后，形成调查报告，通过PM系统上报集团（或工程）公司设备物资部审核，根据调查报告，分析确定采购方式和时间，报分管领导批准后实施。第六章 供应商管理第十四条 建立合格供应商名册、实行合格供应商评价和风险供应商名单制度。第十五条 合格供应商评价、选定准入，合格供应商名册由局物资部门组织和管理。第十六条 合格供应商必须满足以下条件：1依法注册、具有法人资格的生产厂商和代理商;2具有健全的财务会计制度和良好的商业信誉;3有依法纳税的良好记录;4生产工艺、装备必须符合国家相关规定，具有必须的专业技术能力，并已获得生产许可或近三年省部级及以上有资质检测机构颁发的产品质量检测报告（仅适应生产厂家）;5已获得ISO质量、职业健康安全和环保管理体系认证证书;6凡需行政许可或和行业认证的物资，须取得行政许可或行业认证（仅适应于生产厂家）;7近三年无违约或不恰当履约记录;8近三年内在经营活动中无重大违约违规记录;9不在XXXXX、XXXXX风险合作方名录中；10法律、法规规定的其他条件。第十七条 合格供应商评价资料由局集采中心和各工程公司定期推荐，局物资部门组织专业人员审核评定，建立合格供应商名册并定期公布。第十八条 供应商的监督考核：所有建立了供应关系的供应商，由项目部设备物资部门和局集采中心依据合同实行过程考核。考核的主要内容有：物资质量、供应时间、结算资料、售后服务等合同规定的内容，并分别形成业绩记录，定期提报局物资部门。第十九条 风险供应商名单的评定：局物资部门依据局集采中心和项目提供的合同执行情况，对严重违约的供应商进行评定、确认，纳入风险供应商控制名单，在内部电子平台公布。XXXXX、XXXXX定期公布的风险合作方自然进入XXXXX风险供应商名单。第七章 采 购 第二十条 采购权限：A类物资，由股份公司集采中心组织采购；B类物资，局集采中心和项目物资部门根据审批的采购权限和市场调查结果，结合物资的市场情况、供应商的业绩和项目工期要求等因素拟定采购方案，上报局物资部门按程序报批后执行。同等条件下，应优先考虑局物资公司中标供应部分物资。第二十一条 招标采购方式一、公开招标采购1招标文件：由局集采中心和项目部设备物资人员按规定格式起草。招标文件内容必须含有采购合同主要条款，开标时间、地点，评标技术标准、办法和注意事项等。2发布招标公告：招标文件经批准后，通过XXXXX电子商务平台发招标公告。3发售招标文件：XXXXX、XXXXX合格供应商名册中的供应商，有意愿参与投标的可直接向其发售招标文件。不是合格供应名册中的供应商有意愿参与投标时，必须经供应商申报、招标领导小组评审合格后方可向其发售招标文件。4开标：由局集采中心按招标文件规定的方式组织开标。5评标：由局物资部门在XXXXX评标人员专家库随机选定相关专业人员和专家进行封闭式评标，项目须有两名专业人员参与评标。评标人员禁止携带通信工具、电子产品等。6定标及公示：按照招标文件的规定进行商务和技术评定，推荐两名中标候选供应商，并阐明推选理由，报局物资部门审查后，呈集团分管和主管领导批准后公示。7发中标通知书：公示无异议，局集采中心向中标单位发中标通知书，同时通知未中标单位。公示有异议的供应商由局物资部门组织调查核实，按招标文件规定办理。8监督检查：开标、评标和定标等全过程XXXXX机关相关部门参加，依据纪委关于设备物资招标督查的有关规定实施监督检查，确保过程合法、公正。二、邀请投标1局集采中心起草邀请招标函，内容必须包括物资采购合同文本，开标地点、时间，合同谈判结果确认等内容，在XXXXX和XXXXX两级合格供应商中选择不少于三家的供应商，发出邀请招标函;合格供应商不足三家时，新增供应商按合格供应商评价程序评定合格后，发邀请招标函。2开标和谈判结果确认，由局集采中心主持，公开开标，按签到顺序分别与供应商进行背靠背谈判确认; 项目业务人员、XXXXX纪委、法律事务部、设备物资部等派员全程参与。3谈判结果经参加人员签字确认后由局集采中心形成书面材料，按程序报批。三、议标1对正在执行的供应合同，因设计、工期等变化，需对同种物资的供应数量增加等因素，可采用议标方式进行。2由项目部组织议标谈判，纪委和上级业务部门派员参加，谈判结果经参加人员签字后形成书面材料，报上级设备物资部审核，设备物资部按程序报批，并及时签订合同。第八章 合 同第二十二条 A类物资，项目部与区域服务单位按照集中采购供应价格须低于市场价格的原则签订物资采购供应合同，当项目部提供低于物资集团集中采购供应价格的市场资源时，由区域服务单位与该资源供应商签订采购合同，不加价与项目部签订供应合同。在需求计划审批通过15 天内项目部与区域服务单位完成采购供应合同的签订工作。第二十三条 B类物资按以下规定签订物资采购合同。1公开招标的物资购销合同文件执行招标文件规定的格式；议标、定向采购的合同由双方协商确定。2项目合同单价必须为送达到施工现场的价格，合同有效期内一次性确定。3经相关人员及法律事务部门审批后的合同由法定代表人或法定代表人授权委托人签订;对方签订合同人的身份必须是法定代表人或法定代表人授权委托人签订。第九章 供 应第二十四条 股份公司组织集采供应的五类物资严格按照XXXXX股份有限公司设物2013170号和2013171号规定执行。其他集采物资的供应按合同约定执行。第十章 结 算第二十五条 结算签认每月按供需双方合同约定的结算周期进行，具体时间和项目的计价时间、核算时间一致。对账并确认物资结算汇总单，办理结算签认手续。第二十六条 付款项目物资业务人员按照合同约定，在质量合格证、点验单、发票等资料齐全，与保管员核对无误的前提下，项目材料会计审核后，按财务规定办理货款支付业务，同时通知供应商查收并回复货款收到情况。逾期按照银行同期贷款利率支付费用。第十一章 合同执行情况跟踪第二十七条 项目部设备物资部门和局集采中心分别对合同执行情况通过电话、现场查验等方式进行跟踪了解，并做好记录，每季度25号以书面形式向局物资部门报告。第二十八条 局集采中心和项目物资部门分别建立供应商信息台帐，内容包括：设备物资名称，规格型号，供应的数量，质量的符合性，供应时间的准确性，售后服务的及时性，综合评定结论。第二十九条 局集采中心每季度末在XXXXXOA办公系统公告栏（XXXXX电子商务平台上）公示物资采购结果。第十二章 考 核第三十条 考核标准：一、对局集采中心的考核标准见附表1；1考核人员和时间：每年第四季度考核，由XXXXX分管领导主持，局物资部门组织相关部门人员按照考核标准进行现场考核。2采购考核结果评定标准：局集采中心物资采购满分为100分。90分（含）以上为合格，绩效享受机关同职级待遇;85（含）90分，享受机关同职级绩效待遇的90%;80（含）85分，享受机关同职级绩效待遇的80%;75（含）80分，享受机关同职级绩效待遇的70%;75分以下，享受机关同职级绩效待遇的65%，同时对该类人员进行诫免谈话，限期整改，不能满足工作需要的人员调离集采中心，违规违纪人员按相关规定由相关部门处理。二、对子公司、局直管项目的考核由局物资部门组织相关部门每年第四季度实施，考核标准见附表2； 三、子公司对所属项目的考核标准参考附表2。第十三章 附 则第三十一条 本办法自下发之日起执行。第三十二条 本办法由XXXXX设备物资部负责解释。附件：1. XXXXX物资集中采购中心绩效考核标准2. XXXXX对子公司、局直管项目的考核内容及评分表 13附件1XXXXX物资集中采购中心绩效考核标准名称考核内容标准分扣除标准检查方法实际得分备 注市场调查全面、及时、书面报告20每项不合格扣3分查资料看记录考核集采中心供应商管理资源分布、价格、运输情况、上报时间15每项不合格扣5分