“商务标书策划及编制”流程总结

“商务标书策划及编制”流程总结随着公司EPC项目越来越多，商务标书的策划和编制越来越频繁，周期越来越短，对编制人的要求越来越高。根据自身的工作经历和实战经验，以东莞油库投标为例，对“商务标书策划及编制”做了简单的几点汇总，以供投标总结。一、分析、熟悉招标文件。在取得招标文件之后，首先要研读招标文件中“投标人须知前附表”，“投标人须知前附表”中基本上涵盖了本工程项目的所有关键性条款和要求，作为投标人，应熟知此项内容的相关要求。同时，对招标文件中规定的其他商务标书条款、格式等其他内容要完全吃透。1、中华人民共和国国务院令第613号 第五十七条招标人和中标人应当依照招标投标法和本条例的规定签订书面合同，合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。注：即书面合同与招标文件的关键条款如价款、工期、质量标准、付款方式、工程范围必须保持一致，其他项可以根据双方的谈判结果做适当修改。2、招标范围：根据“投标人须知前附表”的内容要求，了解当前工程项目的招标范围；对于招标人在招标文件里面明确了招标内容规格型号如建构筑物的建筑面积、容量等投标人须严格相应。3、质量标准招标文件中明确规定施工质量为“优秀”或者“国家优质工程”等内容的，投标人在投标时需考虑施工质量成本增加投入的部分；定额编制水平是保证工程质量达到合格标准，如果要达到“国家优质工程”等标准，需依照地方定额取费文件对报价进行调整（石油定额对此项内容没有明确规定和要求）。4、投标保证金、履约保证金的要求对于石油系统内部的工程依据“财资【2010】410号”文件执行，当发现招标文件内容与此项文件规定有冲突时需想招标人及时提出、澄清等；对于石油系统外部招标项目依“中华人民共和国国务院令第613号 第二十六条 投标保证金不得超过招标项目估算价的2%，投标保证金有效期应当与投标有效期一致。依法必须进行招标的项目的境内投标单位，以现金或者支票形式提交的投标保证金应当从其基本账户转出。”规定执行。5、工期要求根据“投标人须知前附表”内容了解建设项目工期，根据施工组织设计合理确定工期范围。6、招标控制价及评标办法对于招标人设招标控制价的项目需在报价时仔细核算费用，谨防由于投标价超过控制价废标情况的出现。认真研究评标办法的规定，对于综合评标法，熟悉商务标的评分标准，根据评标办法预估其他投标人的报价，分析自身报价优势，保证商务标评分达到最高值。二、商务标报价投标策划根据本项目工程量的大小、投标时间的长短由科室主任调配人力资源，包括确定项目总负责人、各专业负责人、配合编制人、审核人等；由总负责人编制项目投标策划之后报请科室主任审批后具体实施。该项内容在确定建设项目投标之后即开始组织实施，具体策划内容及实施方案详见附件一 EPC项目投标策划。三、投标报价调研 根据招标文件工程范围和投标策划，分析建设项目的特点，预测建设项目的特殊性，根据实际需要编制调研提纲；调研结束之后2天之内编制调研报告文件，指导EPC报价。调研提纲详见附件二 EPC项目投标调研提纲，调研报告内容详见附件三 EPC项目投标调研报告。四、商务标组价当前我公司大多数总承包项目EPC报价是在已完成初步设计，针对于施工图设计阶段的实施工程，因此报价手段是依据概算定额指标组价作为参考，然后再依据以往项目的分包经验数据作为成本，对EPC报价进行调整、完善，并最终形成正式投标报价商务标书。在以后项目投标报价过程中我们会分别编制社会平均水平报价（A版）、最有竞争力报价（B版）、实际投标报价（C版），商务标的组价过程就是对这三版报价的不断完善和精细的过程。1、EPC商务标书A版组价对于业主发布招标工程量清单的项目，由各专业人员根据清单内容严格执行定额及其使用方法进行初步组价，如果业主不发布招标工程量清单，则投标人依设计人所提工程量为准，对本项目进行EPC投标初步组价；本阶段EPC组价是依定额水平计算完成，也就是本项目的社会平均水平造价，我们称之为A版报价。A版报价需要注意的问题汇总如下：总负责人依招标文件要求确定统一的报价格式，包括选用定额、取费标准及系数、文档排版要求、法人或资格章签盖格式、报价过程资料（如施工费计算工程量的余量、设备材料费预计利润等）备注形式等以便分析成本使用。由于EPC投标项目工程量都只是作为参考工程量使用，因此投标人有权依自身设计深度确定较精确工程量进行组价报价。我单位利用设计龙头优势，在接到EPC项目招标文件之后即开始着手实施初步设计的深化设计，深化程度依施工图工程量为标准：根据投标时间的长短限定设计人的深化设计期限，通过由各科室主任签发工程量的形式提高设计负责人的工作积极性、主动性和精确性，由此保证工程量的唯一性、目的性。注：根据“中油计2009384号 ” 中“三、工程总承包及项目管理承包模式下的投资管理”的“（八）特殊情况下，项目初步设计与工程总承包为同一承包商的，应在工程总承包合同中约定：由于工程总承包商原因，造成确定工程总承包合同价时的主要工程量大于实际工程量10%及以上的，项目业主在工程结算时应扣减超量部分的工程款。”规定，要求各专业设计人对于以m、m等单位为计量的工程量在实际计算工程量的基础上最大不允许超过8%的余量。各专业配合编制人在组价时须对所负责单体的工程量进行二次核实，清楚各工程量的相应使用部位、作用、惯例做法或形式，以造价角度分析各工程量的合理性和准确性，减少和避免项目中标之后自身设计原因的变更，同时，也避免过高标准设计，满足功能性描述即可。如室内空调的选用，如果招标文件没有特殊要求，即以普通的壁挂式或立式就可以满足要求，施工方便、造价较低，建议设计人不选用屋顶嵌入式的中央空调。土建专业一般依概算指标的形式核算综合单价、组价，在进行EPC报价时通常将室内的线缆、灯具、管材等全部包含在建筑物的综合单价内，此部分工程量不再进行单独报价。设备材料价格以采购部提供价格为依据，须以科室主任签字版内容为准，所提内容因分别包含“预计采买价”和“建议投标价”等内容，以便商务标负责人核算成本、利润。其他费用的组价，严格依照招标文件要求确定的承包范围计算此项费用，在A版组价时以相关取费文件为依据进行计算确定，不可漏项、增项。由总负责人根据各专业负责人完成的工作量进行汇总、组价，完成最终版EPC报价的A版费用计算。2、EPC商务标书B版组价由于A版费用是依据定额水平编制，因此，该报价反映的是社会平均水平，对于投标人而言不具有竞争优势，只能作为参考计算其他潜在投标人的投标价使用。如果要完成一个项目的中标过程，必须还要编制一份有充足竞争力的EPC报价文件，这样，才能够保证我单位能够成功中标投标项目。在A版的基础上，通过分析以往项目的分包价和实际采买价，最终确定我单位的实际成本价，形成最具有竞争力的投标报价，从而，最终形成EPC报价B版。通过调研报告确定的工程项目所在地结算软件，在投标报价时即确定分包所使用预算软件。具体使用方法如下：安装（除机制、防腐外）专业：选定以往项目有代表性的单体施工图工程量（如发油区工程量）套用本次投标已确定概算定额（含取费）计算施工费用m，以该施工图工程量套用已选定分包计价软件预算定额（依当地造价站规定，须保证费率库完整）计算施工费用n，通过p=（m-n）/n计算确定施工费用利润率t。根据t来调整相关专业施工费用单价，对A版报价单价进行调整，确定我方该项目施工费用成本。机制、防腐专业：根据以往项目成功分包案例，合理确定储罐、防腐指标。本项工作可以通过其他同事已完成各基础工作来分析该分包价，需要考虑的因素：施工气候、储罐容量、储罐不同部位防腐形式、管线地上与地下防腐区别等因素。土建专业：通过调研当地造价信息及计价软件，根据相同装修标准其他项目单体工程（如综合楼）核算项目所在地造价指标，通过核算得到的造价指标r，与选用工程量所在项目已分包价s进行对比，通过p=（r-s）/s计算确定拟投标项目所在地定额水平，从而根据已分包项目单价调整本项目投标报价，汇总土建工程量的成本价。其他费用：根据调研内容对承包范围内所发生的费作出估算，在以取费文件计算得到的单项费用基础上进行调整，需要注意的问题：a、EPC管理费以公司管理规定实际计算确定，b、工程保险费以在保险公司的调研调整取费比例（一般是在1.5%1.8%，少于取费文件的3%），c、临时设施和场地准备费以以往项目临设图纸测算费用为准，d、消防及防雷接地检验验收以调研取费文件为准，e、施工队伍调遣费以以往项目实际分包价款为准，f、大罐标定费及油库标识费以同库容或类似库容项目实际发生为准，g、设计费以市场开发部实际人工测算费用为准等。通过上述规定和经验方法的测算和调整，确定最有竞争力的EPC报价B版。3、EPC商务标书C版组价在确定了EPC报价的A版和B版之后，拟投标项目的实际利润即可计算得到，剩下的工作就是根据公司评审意见根据A版和B版计算确定投标报价用商务标书，即我们通常所说的商务标书“终版”，在这里把它称之为C版。由于商务标书的保密性、单一性和地域性，C版商务标书不同于之前的两版报价计算，在当前阶段考虑更多的是如何隐藏利润和填报风险费用，以免在审计结算时据实审减相应费用，根据以往项目结算时的经验和拟投标项目的唯一性，现将有关策略汇总如下：储罐钢板质量的计算：EPC报价我们根据定额计算规则是采用“净质量*1.062”的方式确定采买质量；实际采买过程中由于同罐容的座数不同，单座储罐的备用板摊销、钢板负偏差也不尽相同，因此在报价时需要注意对比以计算规则计算钢板质量和采购部拟实际采买质量两者的差别；东莞项目规格板以定额计算规则计算钢板质量是9244t，采购部所提实际采买钢板质量是9038t，同时（9244-9038）/9038=2.3%10%，因此以定额计算规则计算得到的9244t进行投标报价。以m、m为计量单位的工程量在投标报价时谨防在结算审计时实际工程量比投标工程量减少幅度超过10%，从而被审减。建议所采取的的策略是：前面已经提及要求设计人在提工程量时此类工程量最大余量不可超过8%，在C版EPC组价时我们以“实际工程量*1.03”的工程量进行组价报价（其余的5%余量，通过提高单价的方式来实现总价不变），这样的好处是既减少了工程费用被审减的风险，同时又能够保证业主后期增加同类型工程量的时候我方以较高的单价费用索赔成功。分析拟投标项目在中标之后单位工程施工、设备材料采购等方面易受外界干扰的单体或采购项，如土方平衡、储罐防腐、消防、防雷、绿化等，在C版EPC报价时对此类项目建议以我方成本进行报价，不可将利润放在这些单体中，而应该是选择把利润放在我方的常规采购项目上，如规格板等，这样，能够保证我们投标报价的合理性和利润、风险的均衡性。附件一 EPC项目投标策划1 人力资源配置项目投标副经理（主管主任）：科室主任（或副主任）商务报价总负责人：XXX 序号内容负责人配合编制人审核人备注1土建专业2安装专业3电气专业2 职责划分2.1主管主任：1）研究制定投标报价策略；2）总体协调；2.2总负责人：1） 收集整理工程所在地报批费用、造价信息、费用文件税收政策等各种费用支持性文件；2）根据招标文件要求及投标策略，编制投标报价统一规定；3）整体负责投标报价前期准备阶段、编制校审阶段及汇总审定阶段的内部协调；与投标报价有关的设计、采购、施工的协调；4）投标报价的汇总整理；5）研究招标文件，澄清问题，汇总报价注意事项；2.3专家顾问：1）对该项目的初设概算进行解释；2）负责牵头与业主招标组进行联系；2.4专业负责人：1）研究本专业定额及取费标准，校对本专业报价文件；2）积极与设计、采购、施工人员沟通，核实投标工程量、询价及与报价有关的施工组织措施等；2.5配合编制人：1）按照投标报价统一规定编制报价；2）研究定额，正确选用定额子目；3）自检报价表的公式链接，使不同单体同一清单单价统一；2.6审核人：1） 审核整体项目指标、各综合单价的合理性等；附件二 EPC项目投标调研提纲1 调研前准备工作熟悉初步设计，熟悉施工图纸，平面布置、地基处理、专项的施工图纸等。2 一般调研内容1）当地的政府对中石油项目的支持情况，当地乡民的民风状况2）当地使用的定额及取费文件3）当地造价信息4）当地使用软件情况5）施工现场的临时用水、电费用及接入情况6）施工现场需拆除情况，拆除垃圾运至哪里7）施工现场水位情况，是否需要降水措施，何种降水措施8）当地施工环境对防腐工程的影响，是否需要特殊施工模式9）现有防腐预制场的距离情况10）现场库区与码头和管道末站的交叉部分有无工程难点11）施工现场是否有合适的物资堆放场地及仓库建设区域，周边仓库租赁情况12）当地临时劳务用工现状及费用情况（计日工单价）13）当地建材供应情况及市场价格（混凝土、水泥、沙子、碎石、型钢、钢筋、沥青砂），项目现场附近是否有上述工厂，运距情况，运输方式，运费。工程所在地是否有搅拌站。14）周边的管桩供应和使用情况15）当地租赁发电机的市场和状况如何16）施工现场周边吊装、运输等大型机械设备租赁情况及费用17）项目所在地费用发生情况（具体如下（1）-（5）（1）归属地税局及税金，国税局增值税抵扣政策（2）当地技术质量监督部门了解设备标定费用、工艺管道压力检测费用、深基坑专家论证费等（3）当地建设局办理施工许可证需发生费用（4）当地政府对项目是否征收额外费用（例如工程排污费）（5）当地广电总局对广播电视等接口费用18）当地第三方仓储服务公司成本19）项目部运营管理成本预计20）钢板、管材等通过何种运输方式由厂家运至现场（公路or水路）。21）业主已施工试桩及检测工程范围（本工程全部的吗）3 施工单位与供货商专项调研1）桩基施工单位2）土石方施工单位3）当地专业分包队伍情况（库外供电、库外供水、防渗、消防、防雷）4）自控系统的供货商5）通信系统的供货商附件三 EPC项目投标调研报告 以东莞油库调研报告为例。1 一般调研内容1）工程计价及准备根据与业主沟通落实，所采用造价软件为广联达软件（日后将作为结算用软件），已提交购买计划，正在联系广联达软件公司购买；东莞市最新造价信息、人工费调整文件已取得；广东省计价定额（纸版）已取得。2）东莞市用水价格（1）、东莞市市政用水2元/m，污水处理费0.88元/m；经过协商，政府部门同意污水处理费给我们以9折优惠使用，即2+0.88*0.9=2.792元/m。（2）、根据调研，临时用水在项目施工期可直接利用江水铺管引入场区（直线距离300m），临时用水接入点可就近依方便选择，无限制。投标报价时暂时按市政用水考虑。3）东莞市工业用电价格根据东莞市造价管理站信息0.849元/千瓦时，经过实际市场调研及与相关政府部门沟通，施工期用电价格以0.93元/千瓦时计。4）建筑安装税税率根据当地地税局调研得悉，税率为4.06% ，其中：含个人所得税0.4%，企业所得税0.2%，印花税0.03%等。注：根据沙田分局解释如果我们能够提供相关材料，个人所得税可以免掉不需在东莞缴纳，但根据东莞地税局统计，实际情况是在广东省已建和在建项目能够完整提供相关材料的只有几家单位，因此暂时按照我们不能够免除缴纳个人所得税考虑。（需要提交的相关材料已交给财务人员去落实我们是否能够提供）由于我们是EPC总包，工程需要分包，因此印花税按照发生两次考虑，即以0.03%*2=0.06%计。5）关于增值税抵扣的问题根据与业主财务总监及沙田国税局调研内容，当地国税局给的答复是依据当地文件执行，不同意我们的初设批复中的增值税抵扣项目。根据东莞市国税局要求，业主财务总监已向沙田分局上一级部门东莞市国税局提交相关材料，目前尚未批复。国税局抵扣这部分内容已与业主达成一致，我们在报价时依照国家政策文件抵扣办法进行报价，如果东莞国税局的批复是不允许抵扣的话，动用业主的预备费对我们进行补偿支付。6）防腐预制场地选择根据总图平面布置情况，与业主沟通落实末站开工日期，现将防腐预制场地选址在末站处（在场区内），不需要特殊施工模式。7）施工现场水位情况 现场地表、地下不需要做降水措施；由于当地雨水较多，需要考虑临时排水，这部分内容需要施工部给提供相关材料以便测算费用，考虑到施工部现在不能给费控部提供相关数据和资料，费控部以估算价格计入投标报价中。8）土方平衡、垃圾外运通过现场与设计人员沟通，土方量设计人员尚不能提供，根据与当地施工单位沟通，如果本项目存在外运土方，可以直接供给附近正在施工的项目（如果外运土方量较大的话，仍然需要考虑外运距离费用）；拆除垃圾外运地点，设计人与业主正在帮忙联系处理地点，距离尚不能确定。根据与设计人沟通，厂区内土质满足种植用土要求（报业主时需要购买种植土，在实际施工过程中现场土质可以用作种植用土不需要外购）。9）零星用工以及租赁机械价格根据东莞市价格信息，当地综合人工为99元/日左右；通过与当地施工单位结合以及劳务市场咨询，本地零星工单价在（100元120元）/日。当地装载机月租价20000元，16T吊车租赁方式及计价：日租1800元/天，月租金28000元（不含油租价；根据测算平均每天300元400元左右油费即可），车启动价700元/次，4个小时内1000元；全天工作按1800元结。10）商砼以及地材购买（1）经过