中小企业信息化建设的问题及对策

J I A N G S U U N I V E R S I T Y 学年论文学 院： 工 商 管 理 学 院班 级： 信息0802学 号： 姓 名： 刘思雨 2010 年 12 月中小企业信息化建设过程及新思路【摘要】通过对中小企业现状分析，提出中小企业信息化的重要性；根据中小企业所处的信息化阶段，制定信息化建设方案；从长远战略出发尝试信息化实现的新思路，增加企业的竞争优势。【关键字】中小企业；信息化建设过程；信息化新思路一、 中小企业 中小企业生存现状中小企业在全球的企业总数中占有较大的比例，这决定了中小企业对中国乃至世界的重要性；然而从中小企业的生命周期上看却并不乐观。中小企业规模较小，面对相互之间激烈的竞争；融资渠道的不顺畅。中小企业破产率也比大型企业或国有企业高许多。据了解，中国截至2007年拥有注册在案的中小企业1000万家，占中国企业总数的99%，其创造的的产品和服务在全国的GDP中超过半数；但是中国大多数中小企业的平均寿命为2.9年。所以为了提高中小企业抵抗风险的能力，在复杂多变的市场中面对竞争对手拥有较强的竞争优势，度过危险期过渡到稳定的发展期，中小企业必须利用信息化技术整合自身的资源、利用自身优势、弥补企业劣势。 中小企业信息化过程中常见的问题中小企业信息化过程中出现问题的原因比较的复杂，在本文中主要从企业自身和企业外部环境内外两个不同角度分析。企业内部的原因： 企业自身资金不足，对信息化建设投入不足。这种情况往往出现在企业信息化阶段的初期，企业以初步认识到信息化的重要性，但是由于需求不多和资金有限，所以企业的信息化停留在初期，所产生的效果不大，为能够对企业带来较大的效益。此时企业应该做出正确的选择：加大投入，是信息化阶段升级。 管理信息化不全面。当企业以实现生产的信息化和数据信息化时，即企业在生产当中广泛运用电子信息技术，实现生产自动化。如生产设计自动化（CAD）、自动化控制、智能仪表、单板机的运用等等，凡是用到电子信息技术的都是企业信息化的一部分。 同时企业实现数据的自动化、信息化。用电子信息技术对生产、销售、财务等数据进行处理，这是最基础的、大量的数据信息化过程。此时企业会向信息化的更高阶段，即管理信息化发展。但是管理信息化过程中由于软件的使用比较分散，即使数据实现了共享，也只是简单的数据导入和导出，无法实现数据整合，从而使得物流系统、人力资源系统和财务系统相对分散，没有实现系统管理。这会造成企业在决策的过程中无法得到系统的辅助信息，从而造成决策的主观性，是企业蒙受巨大的经济损失。 财务软件的开发和使用不足。企业对财务软件的使用一非常广泛，财务软件的功能也已经有简单的核算向管理型发展，所以说现在财务软件的功能已经非常强大。但是通过对企业的财务软件的使用状况进行分析，不难发现很多中小企业只使用财务软件中账务管理这一模块，应用仅停留在核算自动化上，是财务核算由人工记账发展到计算机记账。这种使用方式造成的结果是仅减轻会计核算量，而对于现金量的预测、生产成本的控制和资金的管理等财务管理功能使用欠缺，使得软件投资浪费和企业管理效能的低下。 缺乏人才支持。企业的竞争，归根到底是人才的竞争。企业的信息化建设过程中更加需要既懂计算机，有东财务，还懂管理的复合型高级人才。但是由于企业规模较小，很多高级人才不愿来。从而造成企业效率低下，长此以往，企业会放弃使用财务软件。 软件投资盲目，造成资源浪费。企业在认识到软件的重要性后，往往会认为有了软件之后，企业就可以提高工作效率，提高竞争优势，所以就会购买一些较新的但不符合自身要求的软件。同时，由于对买回来的软件不了解，很多功能没有充分使用。 网络资源使用不到位。虽然，大多都企业都有自己网站，借此来宣传企业的形象。但是在办公自动化和网上交易等方面做得不够到位，如在办公自动化方面，不能够远程创建公文、进行文件的审批、查询历史公文，不能做到真正意义上的移动办公，难以实现跨地区、跨部门的快速团队合作。对于文件、日程、名片等也无法实现共享。同样在日常经营决策方面也不能为那些远离总部的众多外地子公司提供只需打开IE便可以知道的最新的交易信息。使得决策者无法整合网页信息和企业子公司的资料，外派人员也不可能通过网络对系统执行远程访问，获取信息和服务。另外，企业同其客户也无法进行网上交易。因此，由于内部人员无法充分运用网络与企业沟通，客户无法通过网络与企业进行交易活动而使企业失去很多机会。相比于企业的内部原因，企业的外部原因比较少，主要是现有的财务软件不太适合中小企业的需要。这也就是说软件商制造的财务软件个性化不强，不能适应不同企业的需要。通过对中小企业信息化过程中问题的分析，我们应该在信息化建设过程中通过对企业信息化程度定位及制定相应方案来解决相应的无问题。下面让我们来了解企业信息化的概念和信息化层次定位。二、 企业信息化建设的步骤及过程企业信息化(Enterprises informatization) ，企业信息化实质上是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化，通过各种信息系统网络加工生成新的信息资源，提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务中的一切信息，以作出有利于生产要素组合优化的决策，使企业资源合理配置，以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境，求得最大的经济效益。在制定信息化建设过程的方案前，应该分析企业自身的信息化程度，对已经实现的信息化进行定位，从来制定向下一阶段过渡的信息化实现方案。总的来说就是广泛利用信息技术，使企业在生产、管理等方面实现信息化。具体可以分为三个层次。 1.企业在生产当中广泛运用电子信息技术，实现生产自动化。2.企业数据的自动化、信息化。3.更高层次的辅助管理、辅助决策系统，Intranet、Extranet、制造资源计划（MRPII）、计算机集成制造系统（CIMS）、办公自动化（OA）等都是用来辅助管理、辅助决策的，这是更高层次的信息化。 对于前两个层次大多数的企业都已经实现了，所以在本篇文章中主要介绍如何向第三个层次，即管理信息化层次过渡。这里引用的是战略网格模型对管理信息化进行定位，然后制定过渡方案。战略网格模型法(SGM,strategic grid model)是麦克 法 伦 (McFarlan)和麦肯尼(McKenny)提出的。他们主张通过分析现行信息技术应用以及未来信息技术对企业战略影响的高低，确定企业在当前信息技术应用状态的基础上需要调整的信息化建设战略方向等。企业通常可以纳人以下4类模型中的一类:支持型、工厂型、转换型和战略型。他们建议根据组织当前所处的类别和将来发展的可能类别制定不同的信息系统战略。下面是战略网格模型的四种类型：(1) 支 持 型:属于双低型，信息系统的角色是对企业事务处理提供支持，表明信息技术用于减少成本，只起到辅助作用，不需要太多投资。(2) 工 厂 型:当前信息系统是企业组织战略规划中的一部分，虽然也使用大量信息技术但影响不大，IT工作的重点是对当前系统的改进。(3) 转 换 型:这是个过渡阶段。由于受到内部和外部的压力，企业从支持型向转换型转化。一方面，内部压力是由于对管理支持系统的信心，认识到信息技术作为战略竟争武器的益处，注意发挥信息技术的杠杆作用;另一方面，由于技术不断改进使同业竞争对手越来越多地利用信息技术。如果企业不断进行信息化战略调整，它将转人战略型，否则将转回支持型。(4) 战 略 型:属双高型，表明企业需要从战略层次通过采用信息技术对信息系统进行持续改进，直到信息系统能够具备高级管理功能，换句话讲，企业的现在和将来都将离不开信息系统的支持。未来应用信息系统战略影响高低现行信息系统的影响高转换型战略型支持型工厂型从战略网格四种类型得知，企业在实现管理信息化的趋势是从支持型经过工厂型、转换型最后到达战略型。下面对四个不同类型的企业管理信息化阶段制定不同的信息化决策方案。(1) 支 持 型:加大信息技术的使用量。是信息技术有辅助功能项主要决策功能转变，不仅要减少成本，同时要将信息技术转变成企业的升值资本。(2) 工 产 型：加