文件和资料控制程序

天合光能（北京）系统集成有限公司文件和资料控制程序主导部门： 质量部支持部门： 审 批： 文档编号： SDS BU-SD-020生效日期： 文件和资料控制程序1. 目的规范公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。2. 范围适用于天合光能（北京）系统集成有限公司所有质量管理体系文件和资料的控制，包括内部文件和外来文件资料。3. 定义 N/A4. 职责和权限4.1 文件编写者负责文件的编写和获得批准。4.2 文档管理负责文件和资料的管理、安全保密工作。文档管理需及时更新公共文件夹“高级文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。4.3 各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门内的人员均是按目前现行有效操作的。 4.4 文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。5. 内容5.1 文件编制 各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。 5.2 文件的审核和批准。5.2.1 质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。5.2.2 三级文件的会签批准5.2.2.1 一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。 5.2.2.2 专用作业指导书5.2.2.2.1 过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。 5.2.2.2.2 设备作业指导书由其部门的领导批准。 5.2.2.2.3 质量作业指导书由质量部门领导批准。 5.2.2.3 临时作业指导书按照5.2.2.2执行。 5.2.2.4 技术文件 5.2.2.4.1 一般产品规格由编写部门批准。 5.2.2.4.2 项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。 5.2.2.4.3 材料清单由工程部实施批准。 5.2.2.4.4 材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。5.3 文件受控 5.3.1 文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足文件和资料控制程序的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。5.3.2 将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。5.3.3 质量部负责建立和更新受控文件清单。5.4 文件的发放 质量手册和程序文件一般不发放纸文档。三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在文件发放登记表上，文件领用人在文件发放登记表上签字确认。 5.5文件的更改 5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写文件更改申请单，说明拟变更的理由和更改的内容，并提交该文件审批人审批。手册和程序文件修改的内容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。 5.5.2 质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。 5.6 文件的回收、作废和销毁 5.6.1 文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在文件作废申请表上会签，并需要体系负责人审核。文件改版或者被作废后，要将发放的旧版文件回收并销毁。 5.6.2若因任何原因要保留作废文件时，要对这些文件进行适当的标识。5.7文件分类 5.7.1 公司质量体系文件可以分为四个等级，如下： 第一级：质量手册 第二级：程序文件第三级：作业指导书第四级：表单和记录 5.7.2 三级文件的分类 5.7.2.1 作业指导书 l 一般作业指导书 l 专用作业指导书 过程作业指导书 设备维护作业指导书 质量作业指导书 l 临时作业指导书 5.7.2.2 技术文件 l 产品规格 l 图纸 l 材料规格 l BOM 材料清单 5.8 文件编号系统 5.8.1 质量手册编号为“SDS-SC-2016”，其中SDS为本公司代号，SC为质量手册代号，2016为2016版。5.8.2 程序文件编号为“SDS-CX-2016”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，2016为2016版。5.8.3操作指导性文件（三级文件）编号为“SDS -文件类别-文件次类别-2016”，其中SDS为事业部代号；文件类别分为：管理制度-“GL”表示；作业指导书-“ZY”表示； 5.8.4 记录的编号为“SDS-CX-2016-xx”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，2016为2016版，xx为文件流水号；5.9 文件版本 手册/程序文件、作业指导书的版本号应从A/0版开始，A/1、A/2B/0、B/1.依次变更，表格等其他文件的版本号应从A开始，然后B，C，D，AA，AB，。每修订一次，版本号变更一次。 5.10 临时文件的管理 临时文件的使用有效期为不超过6个月，超过有效期的要回收作废。临时文件发放和其他文件的发放一致。 5.11外来文件的管理 5.11.1 外来文件主要下列文件： ISO9001标准 国家标准 行业标准 测试设备说明书 供应商文件 相关质量法律法规 其他文件 5.11.2 外来文件的接收/收集和评审 各部门负责接收/收集和评审相关外来文件，必要时也可以召集其他部门一起评审收到或收集的外来文件。所有接收或收集的外来文件必须交至文档管理统一管理、发放，各部门不得使用非正规版本的外来文件。 5.11.3 外来文件的发放如果需要外来文件的，可以填写文件申领单申请。5.12 外发文件的管理 外发文件的管理参见GI-0003文件外发流程 5.13 文件的借阅 需要向DM借阅文件的，要在文件借阅单上签字，借阅期限一般不超过一个月, 超过一个月要到文档管理续借。 5.14 文件遗失 当发放的文件被丢失时，相关人员应填写文件遗失声明，做出相应的纠正预防措施防止再发生并经过本部门领导签字确认。如因为文件遗失需要再申领，需要填写文件申领单，DM需发放新的受控号，且必须申明遗失文件的受控号作废。6. 参考文件6.1 TPV-2001 00 文件和资料控制程序 6.2 GI-0003 文件外发流程7. 更改历史记录N/A8. 附则本制度由质量部负责解释和更新。9. 附件9.1 文件控制流程图 9.2 受控文件清单 9.3 文件发放登记表 9.4 文件借阅单 9.5 文件更改申请单 9.6 外来文件清单 9.7 文件销毁申请表 附件一：9.1 文件控制流程图 附件二：9.2 受控文件清单 受控文件清单序号文件名称文件编号版本编制部门编制者备注编制： 审核： 保存期限：3年 编号: SDS-CX01-2016-01 版本: A附件三：9.3 文件发放登记表 文件发放/回收记录表分发号文件名称文件编号版本份数日期签收人回收日期接收人备注保存期限：3年 编号: SDS-CX01-2016-02 版本: A附件四：9.4 文件借阅单 文件借阅登记表序号文件名称文件编号版本借阅者借阅日期归还日期 保存期限：3年 编号: SDS-CX01-2016-03 版本: A附件五：9.5 文件更改申请单 文件更改申请单文件名称文件编号原版本更改理由和内容申请人批准人保存期限：3年 编号: SDS-CX01-2016-04 版本: A附件六：9.6 外来文件清单 9.7 文件