文件流转管理(暂行)办法

*投资控股有限公司文件流转管理（暂行）办法第一章 总则第一条 为制度化，规范化公司文件内部流转管理，提高文件签批、流转效率，制定本文件流转管理（暂行）办法。第二条 本文件流转管理（暂行）办法以下简称本办法。第三条 本办法所称文件，指公司在在生产、经营活动中，因工作需要产生的文字、图片、影像、声音等资料及外单位的来文资料。第四条 公司文件的内部签批、流转等事项均应依照本办法执行。第二章 文件流传第五条 公司文件分为下列几类：本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件外来文件：指政府部门、其他企业、事业单位来文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等。由办公室签署拟办意见后交总经理阅批，下属单位来文：公文（请示、报告、呈文审批、合同会签、制度会签表格等）、请（付）款单据（借款申请单、费用报销单、付款申请单等），由办公室收件后统一登记并送相应职能(专业)部门，职能（专业）部门负责本部门（专业）的文件流转过程。涉及财务支付的由财务负责，涉及人力资源、工资的由人力资源部门负责，涉及技术的由生产技术部门负责，涉及安全的由安全监察部门负责，涉及采购、销售的由购销中心负责，行政综合类由办公室负责。第六条 收文 一、公司鼓励各部门（煤矿）之间采用电子邮件形式发送公文。二、本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第七条 发文一、以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，填写文件签发单报相关人员审批后交由办公室统一发文。各部门向办公室递交发文搞件时，应一并递交该搞件电子版。以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、经分管副总同意后签发。二、文件签发的权限 1.以公司名义发文，经分管副总批准后，由办公室核稿审查，报经营副总审核，由董事长（或总经理）签发，加盖“*投资控股有限公司”行政印章。 2.技术（安全）审批资料由各部门（专业）会审并经分管副总（或总工）签字同意后，报董事长（或总经理）进行签发，专业技术批复文件加盖“*投资控股有限公司业务专用章”。3.各部门（专业）对下属单位下达的整改指令、处罚告知、处罚决定等由部门（专业）总监签发，加盖各部门（专业）部门章，安全指令加盖“安全检查专用章”，技术指令加盖“业务专用章”。下达的指令（或决定）必须有本公司规章制度（或会议、通知要求）作为支撑，否则办公室应拒绝盖印，如印章外借期间发生，由借印人承担所有责任，情节严重的，对当事人处以500以上，2000元以下罚款，情节特别严重的作开除处理。办公室负责作废文件的宣布撤销。三、文件的编号 1.涉及人力资源管理相关的文件，编号为：贵天人资年份*号； 2.以公司名义对上级公司、政府机构等发送的文件，编号为；贵天请（或报）字年份*号； 3.涉及安全管理方面的对下文件，编号为：贵天安字年份*号； 4.技术批复文件，编号为：贵天技复字年份* 5.以公司名义对其他企业行文，编号为：贵天司函年份*号 6.以公司名义对下的通知、决定等，编号为：贵天通字年份*号。 7.其他特殊编号由办公室根据实际情况确定并报公司经营副总同意后执行。第八条 文件流转处理一. 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质报公司相应分管副总阅批后，分送各有关部门处理。二. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。第九条 会签一. 需多部门或多人会签处理的文件应根据文件性质附上相应的流程审批单。二. 各部门收到需参与会签的文件时，须及时认真处理并签署意见，一般文件必须在2个工作日之内处理完毕，无正当理由超过两天未处理文件的，按每天50元对责任人处以罚款，丢失文件的按200元次进行处罚。 三、公司下属单位呈报的文件需要会签的，按专业对口原则，由办公室按照专业性质分送到对应部门，对应部门负责整个文件的会签流转，会签完成后，将文件返回办公室登记，由办公室根据情况回传呈文单位。四、各部门不得以工作无空闲为由拒收文件及各类流程审批单，否则按无故不处理文件处罚。对于不符合要求的文件，应口头或书面告知呈文人后退回。第三章 重要文件的审核、执行第十条 审核、批示涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室签署拟办意见后，呈总经理或总经理授权人做最终的审核、批示。第十一条 执行经总经理或有关人员批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并监督执行。第四章 文件存档第十二条 各部门办结的文件，涉及人事、工资、考核等人力资源管理的交由人力资源管理部门统一存档；涉及企业并购、公司经营管理调整等行政管理及协议方面内容的由办公室存档；涉及技术方面的文件、资料由生产技术部门存档；涉及安全管理相关的文件由安全监察中心存档；财务管理方面的文件资料由财务存档。第十三条 各部门存档的文件、资料应建立索引目录，并于每周一上午十点前将最新的索引目录电子版