办公自动化软件

办公自动化软件一、 办公自动化OA(Office Automation)办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学结合在一起，把基于不同技术的各种先进办公设备有机地组合起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力，从而大大提高办公效率、办公质量及决策科学水平的综合性技术。办公自动化包括数据处理、管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）三方面的内容。1、办公自动化的特点（1）办公自动化是综合多门学科的发展迅速的新型学科。（2）办公自动化是人机会话的信息系统。（3）办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。（4）办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。2、办公自动化系统的硬件设备：计算机、计算机网络和通信线路、各种专用设备（如打印机、显示器、绘图仪、传真机、电传机、电话、扫描仪、文字识别器、语音识别器、语音发生器、光笔等）。3、办公自动化的主要业务有：文字处理；电子邮件；数字、表格处理；电子会议；语音处理；文档管理和资料检索；图形图像处理。 二、 Office 2000的组成和功能Office 2000主要包含字处理软件Word、电子表格Excel、关系数据库Access、文稿演示软件PowerPoint、邮件传输和协作客户端程序Outlook 、网页制作工具FrontPage、图片处理软件Photo Draw和排版软件Publisher。1、Word 2000文字处理程序，可用于文档编辑处理。2、Excel 2000电子表格处理程序，可用于财务分析、数据处理、统计分析等。3、PowerPoint 2000演示文稿制作工具，可制作清晰明了、引人入胜的幻灯片演示文稿、投影片演示文稿和多媒体演示文稿。4、Access 2000关系数据库管理程序，用于数据库程序的开发维护。5、Outlook 2000桌面信息管理平台，用于组织和共享各种个人日常事务信息并与他人通信。6、FrontPage 2000一种功能齐全的网页制作及网站管理工具。以下主要介绍Word2000的的使用方法：三、 Word 2000的启动和退出1、启动（1）在“开始”菜单中，选择“程序”，再选择“Microsoft Word”，单击鼠标左键。（2）双击桌面快捷图标。（3） 在资源管理器或我的电脑中找到所在文件夹，双击word2000的应用程序winword.exe或快捷方式的文件名或其图标。（4）若在“开始”菜单的“文档”子菜单中有Word文档，可直接用鼠标左键单击该Word文档，或双击资源管理器或我的电脑中的Word文档，就会启动Word 2000应用程序，同时打开该Word文档。（5）“Microsoft Office”快捷工具栏。、退出（1）双击控制菜单图标。（2）单击控制图标，再选“关闭”。（3）单击“文件”菜单的“退出” 命令。（4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。（5）直接按Alt+F4。3、关闭当前Word文挡窗口（1）双击控制菜单图标。（2）单击控制图标，再选“关闭”。（3）选择“文件”菜单的“关闭”命令。（4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。四、 Word2000中文版窗口组成、文本区：Word2000窗口正中央的一块区域，用于显示正在编辑的文档。文本区中的闪烁的“I”形光标，称为插入点。、标题栏：用来显示当前正被编辑文档的文件名。、菜单栏:：Word2000的菜单栏有九项菜单命令：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助，各项菜单都有下拉式菜单提供各种功能的命令。、工具栏：Word2000包含多种工具栏（“常用”工具栏、“格式”工具栏、“绘图”工具栏、剪贴板工具栏等），工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常用的命令。、标尺：标尺分水平标尺和垂直标尺，用来查看正文的宽度和高度，以及图片、图文框、文本框、表格等的宽度，还可以用来排版正文、滚动条：滚动条分垂直滚动条和水平滚动条，用来移动文本区。、状态栏：状态栏在Word窗口的底部，用于显示用户当前正在工作的信息，提供插入点位置的统计数字，以及命令简要描述等重要的状态信息。、选定栏：文档窗口左边的一列空列，用来选定文本。五、 文本的选定操作、选定一行：在该行前的选定栏，单击左键；、选定多行：在需选定的第一行或最后一行的选定栏，按下左键拖动；、选定一段：在该段前的选定栏，双击左键；、选定多段：在需选定的第一段或最后一段的选定栏，双击左键并拖动；、选定整个文档：在定位选定栏，三击左键；或用快捷键Ctrl+A；或用“编辑”菜单的“全选”命令。、选定一个图形：单击该图形。、选定一个竖直文本块：按住Alt键，然后拖动鼠标。 、选定任意两指定点间内容：单击单击这块文字的开始处后按住Shift键，再单击该块文字的末尾处；或拖动鼠标从这块文字的开始处至末尾处；或单击这块文字的开始处，利用滚动条，将这块文字的末尾显示在屏幕上，再按住Shift键，单击该块文字的末尾处，最后松开Shift键。9、取消选择：单击任意未被选择的部分；或按任意一个光标移动键。六、 Word 2000的基本编辑操作、建立新文档：选择“文件”菜单的“新建”命令或单击常用工具栏上的“新建”按钮，在“新建”对话框中，选择合适的文档模板，按向导创建与该模板相同的文档。、打开原有文档：单击常用工具栏上的“打开”按钮或用“文件”菜单的“打开”命令；如果用户要打开最近处理过的文件，可以在“文件”菜单下选择“文件名”。、输入文本：在文本区中输入正文内容，插入文本需设置成插入状态，改写文本可设置成改写状态，用“插入”菜单中的“符号”命令或用“软键盘”可输入特殊符号，用“插入”菜单的“文件”命令，可插入文件。4、文件的保存：用“文件”菜单的“保存”或“另存为”命令或常用工具栏的保存按钮，在文件另存时，可以改变文件的类型。也可设置为自动保存：选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“保存”选项卡。选中“自动保存时间间隔”复选框，并在边上的微调器中输入或选择间隔时间（1120之间）。单击“确定”按钮。七、 文档的编辑与修改、剪切：将事先所选范围内的文本剪切到“剪贴板”，所选范围内的内容被删。、复制：将事先所选范围内的文本剪切到“剪贴板”，所选范围内的内容保持不变。、粘贴：可把已存贮在“剪贴板”上的文本内容插入到由插入点当前定位的地方，原内容后移。4、移动和复制（1）移动操作 用命令方式：选择要移动的对象；用“编辑”菜单的“剪切”命令或用常用工具栏上的“剪切”按钮或用快捷键Ctrl+X；移动到目标位置；用“编辑”菜单的“粘贴”命令，或用常用工具栏上的“粘贴”按钮或用快捷键Ctrl+V或在“剪贴板”工具栏上单击粘贴对象。 用鼠标方式是：选择要移动的对象；拖动鼠标到目标位置。（2）复制操作复制操作与移动操作类似，在用命令方式时把“剪切”命令改为“复制”命令或用常用工具栏上的“复制”按钮或用快捷键Ctrl+C；鼠标方式时拖动的同时需按住Ctrl键。5、删除（1）删除插入点前的文字，按Backspace键。（2）删除插入点所在的文字，按Delete（Del）键。（3）删除一块连续的文字，先选择这块文字或项目，按Delete键或Backspace键。6、查找和替换（1）查找单击“编辑”菜单的“查找”命令，在“查找和替换”对话框选择“查找”选项卡，输入查找内容，单击“高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“查找下一处”按钮。（2）替换单击“编辑”菜单的“替换”命令，在“查找和替换”对话框选择“替换”选项卡，输入查找和替换的字符串，单击“高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“替换”或“全部替换”按钮。7、自动图文集 创建自动图文集词条：选择文本或图形，单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“新建”命令项，在“创建自动图文集”对话框中输入词条名，单击“确定”按钮。 引用自动图文集：输入词条名，再按F3功能键。 删除自动图文集词条：单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“自动图文集”命令项，对话框列表中选择要删除的词条，单击“删除”按钮。8、撤消和恢复（1）撤消：用“文件”菜单的“撤消”命令；或用常用工具栏上的撤消按钮；或用快捷键Ctrl+Z。取消多步操作，可以单击撤消按钮右边的箭头，然后单击想要撤消的操作。（2）恢复：用“文件”菜单的“恢复”命令；或用常用工具栏上的恢复按钮。八、 字符格式化Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规字形、宋体、5号字。字符格式设置方法：方法一：先选择文字，后用字符格式化命令，设置所选文字格式；方法二：不选择文字，先用字符格式化命令，则设置插入点位置输入的文字格式。1、设置字型、字体和字号等：使用格式工具栏设置；或单击鼠标右键，单击快捷菜单中的“字体”命令；或选择“格式”菜单的“字体”命令，在“字体”选项卡中设置。2、设置字符间距：在“字体对话框”的“字符间距”选项卡可以调整字间距。3、设置字符效果：在在“字体对话框”的“ “文字效果”选项卡中设置。4、格式刷：用于快速复制格式。选择要复制的对象A，单击格式刷可将格式复制到一个对象上；双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上，鼠标每拖动一次，都会复制一次格式，直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修改或插入文档的内容。5、查看字体、字形、字号选择文字后，格式工具栏上显示这段文字的字体、字形和字号。如选择了有不同字体或字号格式的文字，则工具栏的对应框不显示任何信息，即为空白。 九、 项目符号和编号项目符号与编号用于对一些重要条目进行标注或编号。1、项目符号（1）添加项目符号方法一：将插入点移到要添加项目符号的段落中或选择该段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，在“项目符号”选项卡上选择项目符号格式。方法二：自定义项目符号格式，先单击除“无”以外的任意一个项目符号，单击“自定义”按钮，在“自定义项目符号列表”对话框中选择另外的项目符号字符或再单击“项目符号”按钮选择用户需要的项目符号，设置位置。方法三：用“项目符号”选项卡上的“图片”按钮，从图片项目符号库中挑选需要在文档中使用的图片项目符号。方法四：如果用户只是需要使用前面已使用过的项目符号时，可以直接单击格式工具栏上的“项目符号”按钮。（2）删除项目符号方法一：将插入点移到所在段落，单击格式工具栏上的“项目符号”按钮。方法二：将插入点移到所在段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令项，在“项目符号”选项卡上选择“无”。方法三：将插入点移到所在段落的头上按Backspace键。2、编号（1）添加编号方法一：输入编号和文字，然后单击回车，Word就会自动编号方法二：将插入点移到要添加编号的段落中或选择该段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，选择“编号”选项卡，然后选择用户需要的编号格式。方法三：自定义编号格式，单击除“无”以外的任意一个编号格式，再单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”对话框中可以选择另外的编号样式，并设置起始编号、编号位置和文字位置等。方法四：可先复制一段带编号的正文，然后打开“编号”选择卡，选择“重新开始编号”单选钮。方法五：使用前面已使用过的编号格式时，可以直接单击格式工具栏上的“编号”按钮。（2）删除编号方法一：将插入点移到所在段落，单击格式工具栏上的“编号”按钮。方法二：将插入点移到所在段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令项，在“编号”选项卡上单击“无”。方法三：将插入点移到编号所在的段落的头上，按Backspace键。3、设置多级符号方法一：用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，在“多级符号”选项卡中，选择用户需要的格式。方法二：自定义编号格式，先单击除“无”以外的任意一个格式，再单击“自定义”按钮，在“自定义多级符号列表”对话框中设置编号样式、起始编号、编号位置和文字位置等。十、 边框和底纹对选定的文字、段落、页、表格单元格或图添加边框和底纹。1、边框方法一：用“格式”菜单的“边框和底纹”命令。方法二：用格式工具栏上的“字符边框”按钮为选择的文字添加边框；或用表格和边框工具栏为文字或段落添加边框。取消边框：选择带边框的对象，使用“格式”菜单的“边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择边框类型为“无”。或用边框工具栏上的加框按钮，或单击“格式”工具栏上的“字符边框”按钮，使它呈凸起状态。2、底纹文字底纹：选择文字，然后用“边框和底纹”命令。段落底纹：选择段落或仅选择段落标记，然后用“边框和底纹”命令；或在“底纹”选项卡的应用范围中选择“文字”或“段落”。底纹又分为底纹填充和底纹图案。用户可以分别设置底纹填充和底纹图案，也可以同时设置底纹填充和底纹图案。（1）底纹填充：底纹填充是选某个颜色为选中的文字或段落做背景。在“底纹”选项卡的填充部分中选择颜色。（2）底纹图案底纹图案是指覆盖在底纹填充色上的图案，是一些点或一些线条，点的密度用比例表示。这些点或线条的颜色在在“底纹”选项卡的图案式样下的颜色下拉列表框中选择。十一、 Word2000的视图视图即文档窗口的显示方式，Word2000提供了普通视图、页面视图、大纲视图、主控文档视图、联机版式视图种视图方式。、普通视图：在普通视图，可以方便地输入、改写或编辑文字，但在处理图形对象时有一定的局限性，只能显示嵌入型图片。、页面视图：以页面形式显示文档。用户所看到的样式就是将来打印出来的样式。在页面视图下，可以很方便地进行图片、文本框、图文框、图表的插入，媒体剪辑和视频剪辑等的操作。3、Web版式视图：可创建能显示在屏幕上的Web页或文档，查看Web页在Web浏览器中的效果。、大纲视图：可帮助用户编写文章的提纲。在大纲视图方式下，可方便地查看文章的结构，并能方便地通过移动、复制标题等方法重新组织正文。、主控文档视图：可将长文档分成若干个小文档分别编辑，然后在主控文档中将这些小文档组织成一个长文档。可方便地添加索引或目录，创建交叉引用。切换到主控文档视图：单击“视图”菜单的“大纲”命令项或单击水平滚动条左边的“大纲视图”按钮，在“大纲”工具栏的有关主控文档视图操作的按钮（如图3.55所示）中单击“主控文档视图”按钮。、文档结构图：显示文档结构的大纲视图，单击其中的大纲标题可使正文窗口中的文档迅速地从一处跳至另一处。6、全屏显示和显示比例：单击“视图”菜单的“全屏显示”命令项，切换到全屏显示；单击“关闭全屏显示”按钮或按键盘上的Esc键可切换回以前的视图。在常用工具栏上的“显示比例”框中选择或输入比例或用“视图”菜单的“显示比例”命令项，改变文档显示的大小。十二、 段落处理在Word文档中每输入一个段落按一下Enter键，产生一个段落标记。段落标记中储存着该段落的格式：段落的对齐和缩进、行距、段落间距和制表位。1、段落格式操作：只作用于当前段落或选定的段落。 方法一：使用格式工具栏。方法二：使用标尺首行缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落第一行首的位置。悬挂缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落第一行后各行的位置。左缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落左边线的位置右缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落右边线的位置方法三：用“格式”菜单的“段落”命令或快捷菜单的“段落”命令。方法四：用格式刷复制段落格式。先选择含有格式的段落标记，单击或双击格式刷（多次复制格式），再单击需要获得格式的段落。2、查看某一段落的字体格式和段落格式单击“帮助”菜单的“这是什么”命令，再在需要查看格式的段落上单击。按Esc键取消帮助。十三、 样式样式是一组已命名的字符和段落格式的组合，为不同段落具有相同的格式提供方便。1、段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距、边框等，也可能包括字符格式。2、字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜的格式设置等。即使某段落已整体应用了某种段落样式，该段中的字符仍可以有自己的样式。3、建立新样式：选择“格式”菜单下的“样式”命令，在“样式对话框”中单击用“新建”按钮创建新样式；或选择要创建样式的已设置格式文本或段落，直接修改“样式”列表框中样式名后回车，即创建了一个新样式。4、应用样式对段落应用样式时，应将插入点移到该段落的任意位置；对文字应用样式时，应选择需要使用该样式的正文。然后用格式工具栏的“样式”下拉列表框中选择需要的样式名或“样式”对话框中选择需要的样式应用样式。5、编辑样式用户可以编辑修改已有的样式，但不能改变样式的类型。修改样式同样可以使用“样式”对话框或格式工具栏。（1）利用“样式”对话框修改样式单击“格式”菜单的“样式”命令项，在“样式”对话框中“更改”按钮，在“更改样式”对话框，也可重新设置某些格式。（2）利用格式工具栏修改样式选择对已应用了样式的段落或文字，在“样式”下拉列表框中重新选择该样式名，在打开“更改样式”对话框选择。5、删除样式：在“样式对话框”中，选择要删除的样式，单击“删除”按钮。十四、 模板样式为不同的段落设置相同的格式。而模板为整篇文章设置相同的格式，适用于形式相同内容有所不同的文档。模板中保存了能简化工作的样式、宏、自动图文集、工具栏按钮，以及自定义菜单和快捷键的设置。模板文件的扩展名.DOT。1、创建模板：把已排版好的作为模板的文档“另存为”文档模板类型的文件。2、应用模板：选择“工具”菜单下的“模板及加载项”命令。十五、 题注、注释1、指给表格、图形、文本或其它项目添加的一种带编号的注解。可以人工加题注或自动加题注。方法是：单击“插入”菜单的“题注”命令。2、注释：是为了对文档中的个别术语作进一步的说明。注释由两部分组成：注释引用标记和注释正文。注释一般分为脚注和尾注。脚注正文放在每页的底部。尾注出现在文档末尾。 插入注释：单击“插入”菜单的“脚注和尾注”命令项。 删除注释：选择注释引用标记，按Delete键或Backspace键。这样不仅删除了注释引用标记，也自动删除了注释正文。3、书签：选择要标记的项目，单击“插入”菜单中的“书签”命令项，在“书签”对话框中，输入书签名，按“添加”按钮增加书签；在“书签”对话框中选择要删除的书签名，单击“删除”按钮可删除书签；用“编辑”菜单中的“定位”命令定位书签。十六、 绘制图形1、打开工具栏：用“视图”菜单的“工具栏”菜单项的“绘图”命令项，或在“常用”工具栏上单击“绘图”按钮。2、绘制图形：利用“绘图”工具栏中的“自选图形”菜单绘制图形。绘制方法与Windows附件中的“画图”软件基本一致。“绘图”菜单中提供了组合等与绘图有关的命令，其它还有一些改变图形形状、颜色的按钮。十七、 图文混排图文混排：就是在文档中插入图形或图片，使文章具有更好的可读性和更高的艺术效果。1、Word2000文档分为三层：（1）文本层：用户在处理文档时所使用的层，插入的嵌入型图片文件或嵌入型剪贴画，也可以位于文本层。（2）绘图层：在文本层之上。在Word中绘制图形时，先把图形对象放在绘图层，即让图形浮于文字上方。（3）文本层之下层：根据需要可把图形对象移到该层，即图片衬于文字下方，形成特殊效果。2、插入图形将插入点定位到文档中的所需位置；选择“插入”菜单下的“图片”子菜单下的“剪贴画” 或 “来自文件”命令，选择所需图形后插入。单击“插入”命令按钮边的下箭头，选择插入方式：（1）“插入”：以嵌入式形式插入。（2）“链接文件”：使插入到文档中的图片和图形文件之间建立链接关系。（3）“插入和链接”：将文档中的图片与图片文件建立链接关系，同时将图片保存在文档中。3、Word的绘图窗口利用绘图工具栏，可以绘制所需图形。4、使用剪贴板复制图画粘贴时可用“编辑”菜单的“粘贴”或“选择性粘贴”命令项。十八、 图文框和文本框文本框是存放文本的容器，可以对文本框的文字进行单独的设置，并可插入图片和其它对象等。图文框与文本框类似。图文框和文本框都是将文字、表格、图形精确定位的有力工具。 1、文本框主要特点文本框具有图形的属性； 可创建水印；丰富的格式设置（三维效果、阴影、边框类型和颜色等）；多个文本框的链接；不能随其内容的增多而自行扩大文本框。2、图文框主要特点能随其内容的增多而自行扩大图文框；图文框只能使文字在图文框周围环绕排列；不能与文字进行叠放；也不能进行图形组合。十九、 制表及表格处理1、生成表格方法一、使用“插入表格”按钮。方法二、用“表格”菜单中的“插入表格”命令，按所指定的行数和列数、表格格式等选项插入一张表格。方法三、使用“表格和边框”工具栏中的按钮。方法四、将文本转换为表格。2、修改表格方法有：一是使用“表格”菜单；二是使用“表格和边框”工具栏；三是使用快捷菜单；甚至还可以使用标尺。（1）添加单元格、行或列可用“表格”菜单的“插入”菜单项下的“行/列/单元格/表格”命令；或者单击“表格和边框”工具栏上的“插入单元格”或“插入行” 或“插入列”按钮插入行也可将插入点移动到新行的上一行结束标记前按Enter键。（2）删除、移动或复制单元格、行或列可用“表格”菜单的“删除”菜单项下的“行/列/单元格/表格”命令。按Delete，这样只能删除表格中的文字或内容，不能删除单元格、行或列。（3）移动或复制单元格/行/列移动或复制单元格/行/列的操作与普通文档中进行文字的移动和复制操作一样，先选择内容，再使用鼠标拖动方法，或使用剪切/复制/粘贴命令。3、表格属性表格属性用来设置与表格有关的各种选项，如表格大小、对齐方式和文字环绕方式；行高、行的分页规则和标题行选项；列宽；单元格的大小、对