现代秘书工作的职业特点及变化

一、现代秘书工作的职业特点及变化我国加入和互联网的飞速发展，使现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生了很大的变化，为适应新形势的发展需要，现代秘书工作呈现以下职业特点和变化：1、从技能性工作向智能性工作转化现代秘书处在一个崭新的信息时代，领导活动的日趋复杂化与科学化，领导者智能水平的不断提高，秘书职能的不断强化和扩大，客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。从秘书的知识结构来看，必须具备三个层次：一是基础知识，包括科学文化基础知识，马克思主义基本理论知识和法律法规基本知识；二是专业知识，包括秘书专业知识和行业专业知识；三是辅助知识，包括历史知识，管理学知识，心理学知识，社会交往知识和软科学知识。特别是我国加入世贸组织后，大量的三资企业出现，它们有先进的管理机制和秘书工作机制，所聘用的秘书是与我国传统意义上不同的新型秘书人才。作为涉外秘书从业人员，必须构建外向型的专业知识结构，不仅要具备普通秘书应具备的基础知识，而且要协助管理，参与生产、贸易等经济活动。故必须学习和掌握以下知识：一是对外贸易知识，包括租赁以及与之相关的国际汇兑、各国税利、保险、仲裁和索赔等知识；二是涉外法规知识，包括国内的涉外法规和国际法规；三是财会与商务知识。总之，现代秘书不再是以往的传统技能型秘书，而是属于智囊型人物，是智能性的群体。2、从常规内向思维向外向开放思维转化我国已经确立了社会主义市场经济体制，加入后更加速了与世界一体化的进程，这种状况客观上扩大了秘书的工作范围。党政机关，企事业单位将出现跨行业、跨地区和跨国界的政治、经济、文化、科技交流。地域的扩大，既开阔了秘书工作的空间，又拓宽了秘书的视野。在此背景下，秘书要具有强烈的立体型开放性思维，不仅关注本行业！本地区的发展，还要密切注视国内及世界的动向。就企业秘书来说，在市场经济体制下，企业的一切工作，都必须围绕加入世贸组织后的市场需求这个轴心来运转，企业秘书的观念和思维也必须按国内外市场变化随事而异、随境而异，不断吐故纳新，并随市场经济的运作规律来调整自身行为。即作为辅助领导决策的企业秘书，不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节，更要将自身思维不断变化和拓展，把握市场动向，收集有效信息，为领导及时把握市场形势提供最佳决策方案，从而发挥最好的参谋助手作用。（1）从事务性服务向信息化服务转化随着科学技术的迅猛发展，秘书工作的科技含量越来越高的21世纪的秘书工作，将是一个知识、信息高度密集的领域。秘书所从事的工作已不仅仅限于办文，办事，办会等一般性工作，而是以信息为载体，把做好信息工作作为参谋协调，催办，督办的基础和手段，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，提出预案，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，信息的参谋作用是领导科学决策必不可少的最经济有效的工具，秘书提供的信息直接关系到领导决策的正误。因此，现代秘书必须具有很强的信息意识和信息服务能力。秘书的信息服务能力主要包括五个方面的内容：一是信息获取的能力。秘书除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握常规的信息渠道，善于开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需信息；二是信息选择能力。秘书必须学会对信息行筛选和分类，能准确无误地识别，理解所采集到的信息的含义，正确判断信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策产生的影响；三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息服务能力，主要指秘书人员在现有信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义；四是信息处理能力。主要是指对信息的加工，开发，传输，贮存，调阅和吸收等能力，具体来说就是能对信息进行综合分析排序、归类整理；五是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用，信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现，是秘书在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流，共享的能力。秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、针对性和有效性上。（2） 被动辅佐职能向主动配合职能转化辅佐性是与主导性相对而言的。从管理系统看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心；秘书和秘书部门则处于从属地位，其活动都是为了给领导中枢和领导者的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导者顺利地进行工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，他具有明显的辅佐性功能。这表现在：首先，秘书工作紧紧围绕领导工作而展开，领导工作涉及到哪里，秘书工作就要延伸到哪里；其次，秘书能参加领导层的各种会议并参与研究有关问题，可以提出解决问题的意见和建议，但只有发言权，没有表决权，更没有决定权；第三，秘书处理任何问题，只能按领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，背离领导的意图和指示精神自作主张、自行其事。秘书工作的辅佐性，可以说是秘书工作最本质的职业特性之一。在管理活动中，我们可以把管理工作视为主导系统，而秘书工作视为辅助系统。但是，在一般情况下，主导系统运行的成败，在很大程度上是由辅助系统的运行效率来决定。所以从根本上说，秘书工作的效率决定了秘书工作的重要性，秘书是被动辅佐还是主动配合，可看出秘书工作能力的强弱，是判断一个秘书是否合格的标准，也是衡量、检验和评价秘书人员综合素质高低的重要方面。二、现代秘书工作的发展趋势就全世界而言，秘书工作的发展趋势呈职业化、普遍化、年轻化和女性化。秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。我国进入后，随着社会主义市场经济的发展，秘书工作也加速了与国际接轨的进程，其发展趋势为：A、秘书工作职业化。秘书职业化是世界性的潮流。随着我国政治体制改革的不断深入，国家机关机构的精简，公务秘书人员相对减少，而且随着公务员制度的推行和新的行政晋级加薪办法的实施，逐渐脱离了官阶官位，出现了职业化的趋势。同时，社会主义市场经济的发展，必然导致对商务秘书需求的成倍增长。在全国人才市场的十大热门职业中，对商务秘书的需求量位居中上，再加上法律、科技、医务、教学和外事等行业的秘书，形成了一支社会不可缺少的职业大军。在这支队伍中，公务秘书处于中心位置，它的举动制约和影响其它行业秘书，因而居于主导地位；商务秘书由于活动在国家经济主战场，其人数将越来越多，工作的质量又影响到社会对职业秘书阶层的认同，它也应该居于主体地位。近些年来，在全国各地相继成立了秘书事务所，商务秘书中心，信息咨询公司，市场调查公司，文秘公司等，这些名称不一、规模大小不等、面向全社会提供秘书有偿服务的民营，私营性机构，以各种形式面向全社会提供全方位的服务，这表明秘书工作职业多元化组合形式已逐渐形成。B、秘书工作职能强化。我国传统的秘书工作以办文、办会、办事为主要任务，以上传下达、综合协调、督促检查和调研信息为基本职能，这种工作格局是与以往社会状况和社会政治经济发展水平相适应的。现代科学技术的发展导致信息时代的到来，经济的飞速发展造就诸多新兴产业和行业门类。各种社会组织的管理活动突破了原来以行政手段为主体的模式，经济手段、法律手段、系统论、控制论、信息论等被广泛地引入管理领域。领导者在进行管理手段和领导方式的变革时，秘书工作不可避免地要全面反映时代的变化，并在理论与实践上适应这种变化。秘书工作的领域随之得到扩展，职能作用进一步强化。这表现在：秘书工作在为领导机关和决策集团提供更加周到，优质服务的同时，更多地向智囊化参谋型的方向发展。一方面，在党政机关或企事业单位，尤其在高层决策领导机构中充任智囊参谋职能的新的秘书部门纷纷设置，如政府各级办公厅普遍设立了研究室或调研室，专门负责政策的研究和为领导机关的决策提供可行性分析报告及工作方案。许多大型企业也设立了策划部，调查研究室或咨询中心这类秘书机构。许多部门秘书机构打破了传统的综合设置，按事分类设置的旧模式，实行了按职能设置的新模式，其中的部分科室(处、办)承担文件、会务、事务的处理项工作，另外大部分机构专门负责某方面工作的信息收集、政策研究、方案设计等工作，直接参与领导机关的决策活动。政策法律法规的顾问，工作的前瞻性研究，具体工作方案的设计，方案实施办法的运筹，公关活动的策划等，都是秘书工作人员发挥智囊作用的形式，也是当代秘书工作的突出特色。C、秘书工作科学化。随着信息化、数字化、网络化时代以及知识经济的到来，对秘书工作形成了一股强大的冲击波。当秘书在起草文件、草拟讲话稿、搜集整理信息时，通过网络的帮助，将会提高功效几倍至几十倍。过去秘书工作需要搜集信息资料，要从各个渠道，以不同方式去获取，然后编成文字或报表，层层报送，费时费力，还往往出差错。现在，只需进入网络就行，整个过程不需要一张纸，不跑一步路，不需打一个电话，不仅大大节省了秘书工作中的重复劳动，而且极大地提高了功效。这一切，正在或即将改变秘书部门和秘书人员传统的工作方式，工作习惯，甚至相关的思想观念和组织观念。目前，越来越多的秘书部门和秘书人员，使用录音、录像、静电复印、电子文字处理与信息储存，电子传真等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。这对秘书人员从思想意识，组织观念到知识构成，智能要求，从心理品质、行为方式到工作方法，工作习惯等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘书工作向科学化的道路发展。D、秘书任职资格化。1997年8月20日中华人民共和国劳动部颁发了秘书职业技能标准(试行)以及国家职业教育技能鉴定规范(秘书)等文件。1998年6月，国家劳动部和社会保障部向全国发布了秘书职业资格鉴定试点工作方案。文件指出：为提高我国秘书职业人员的业务素质，做好秘书的培训工作，逐步推行职业资格证书制度，决定从1998年开始，在全国开展试点工作。首批为北京，上海，重庆，四川，湖北，广东，广西，河北，河南等10个省市。这是我国秘书任职资格审查工作的开端，它标志着我国朝着建立有中国特色的秘书职业资格证书制度迈出了坚实的一步，同时，这也是与国际秘书人员资格鉴定接轨的开始。1998年9月，在全国10个省、市、自治区，按统一标准，统一教材，统一命题，统一考务管理和统一证书管理的质量控制原则，举行了首次秘书资格统一鉴定工作。这一切标志着我国秘书资格审核制度规范化的正式开始，在我国秘书史上有着不同寻常的意义：(1)秘书职业已得到国家和社会的正式认可，这对促进秘书职业化将带来不可估量的影响。(2)由于采取了/五统一的质量控制原则和对秘书报考条件的学历要求，必将促进秘书教育的进一步发展。同时，对初、中、高级秘书不同知识要求和技能要求标准的出台，也必将促进秘书教育体系的完善。(3