办公自动化实用教程1.ppt

,第1章办公自动化,办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重要标志。它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科.,1.1办公自动化概述1.2办公自动化的模式1.3办公自动化的技术结构1.4办公自动化系统的建设1.5办公自动化的发展,1.1办公自动化概述1.1.1什么是办公自动化1.1.2办公自动化的特点1.1.3办公自动化的功能1.1.4办公自动化的意义1.1.5办公自动化的任务,1.1.1什么是办公自动化办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。,1.1.2办公自动化的特点1办公自动化是一门综合性的学科2办公自动化是一个人机信息系统3办公自动化是对信息处理的一体化过程4办公自动化可以提高办公效率和办公质量,1.1.3办公自动化的功能1完善的文字处理功能2较强的数据处理功能3语音处理功能4图像处理功能5通信功能,1.1.4办公自动化的意义1实现办公活动的高效率、高质量2实现办公信息处理的大容量、高速度3实现办公过程的智能化,1.1.5办公自动化的任务1事务处理2信息管理3辅助决策,1.2办公自动化的模式1.2.1传统办公模式1.2.2现代办公模式,1.2.1传统办公模式1信息流模式2过程模式3数据库模式4决策模式5行为模式,1.2.2现代办公模式1.2.2.1办公室的分类1确定型事务处理办公室2非确定型决策处理办公室3混合型处理办公室,1.2.2.2办公自动化系统的层次模型1事务型办公自动化系统（1）事务型办公自动化系统的功能文字处理功能。个人日程安排。行文（文件）办理。函件处理。文档资料管理。编辑排版。电子报表。其他数据处理。,（2）事务型办公自动化系统的组成事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。,2管理型办公自动化系统（1）管理型办公自动化系统的功能管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。,（2）管理型办公自动化系统的组成在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的基础上加入专用数据库。,3决策型办公自动化系统（1）决策型办公自动化系统的功能决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。（2）决策型办公自动化系统的组成设备在综合通信网的支持下工作。其软件在管理型办公自动化系统的基础上，扩充了决策支持功能。它具有完善的通信网络，包括本部门的专用网络和公共网络。,现代办公活动中突出地体现了“通信化”、“计算机化”、“自动控制化”。它将形成一个强大、高效率的信息网，是信息社会的中枢。信息经处理后服务于整个办公领域，大大提高了工作效率。而办公自动化的普及和发展，使人们从重复的简单劳动中解放出来，将精力投入到其他有创造性的工作中，促进了整个社会的发展，最终将加快全社会的自动化（生产自动化、办公自动化、家庭自动化）进程。,1.3办公自动化的技术结构1.3.1办公自动化的主要技术结构1.3.2办公自动化的支持技术,1.3.1办公自动化的主要技术结构1从自动化发展水平看其技术结构（1）任务自动化（2）运行自动化（3）管理自动化2从自动化发展程度看其技术结构（1）半自动化技术（2）综合自动化技术（3）高级自动化技术,1.3.2办公自动化的支持技术1计算机技术2通信技术3自动化技术,1.4办公自动化系统的建设1.4.1办公自动化系统的建设原则1.4.2办公自动化系统的规划1.4.3办公自动化系统的管理,1.4.1办公自动化系统的建设原则办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥、量力而行；统筹规划、分期建设；突出应用、做好服务；因地制宜、从简到难。,1.4.2办公自动化系统的规划1规划的制定（1）任务需求调查（2）办公环境调查（3）系统分析（4）设备选择分析（5）可行性论证,2规划的可行性分析（1）技术分析（2）经济分析（3）社会分析3可行性报告（1）目标（2）资源（3）结论,1.4.3办公自动化系统的管理1运行管理（1）系统的日常管理（2）系统的日志（3）系统的修改2运行检查（1）系统整体功能的检查（2）系统资源利用率的检查（3）系统评价,1.5办公自动化的发展1.5.1办公自动化的现状1.5.2办公自动化的未来,1.5.1办公自动化的现状一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。,1.5.2办公自动化的未来1办公自动化设备不断涌现2人机界面不断改进3办公自动化系统集成技术4办公自动化系统引入了多媒体技术5现代化通信技术提高了办公自动化系统