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文档简介
江阴市锦昌机械有限公司环保档案管理制度一、目的为加强本公司环保档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司环境体系服务,特制定本制度。二、适用范围适用于公司所有与环保相关的资料,包括重要的会议材料,建设项目环境影响报告表和“三同时” 资料,环保设备维护记录,公司“三废”和噪声的检测报告,与第三方的签订的协议以及法律法规等外来文件等。三、职责3.1、环保部负责建设项目环境影响报告和“三同时”的报批、整理以及公司环境保护方面的资料的收集、登记、保管;3.2、设备部负责及时提交危险固废出入登记表和环保设备维护记录;3.3、行政部负责提供外部相关方提供的外来文件;3.4、后勤部负责生活垃圾处理协议和处理记录;四、归档要求4.1各相关部门归档要求设备部、行政部、后勤部等相关部门在处理好环保相关事项后,需按照以下几点要求对档案进行整理,整理完毕一周内提交给环保部进行统一管理:4.1.1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。4.1.2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.1.3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别存放在一起,不得分开,文电应合一归档。4.2环保部档案管理4.2.1、不同年度的文件一般不得放在一起存档;跨年度的总结放在针对的最后一年存档;跨年度的会议文件放在会议开幕年。4.2.2、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。4.2.3、档案文件统一用文档盒进行存放,文档盒标签需按照公司的“文档盒标签”要求进行编辑打印,文档盒按照年度、内容进行排放。五、档案的借用5.1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,保密文档需部门总监批准才可借阅。5.2、档案借阅的最长期限为两周,对借出档案,环保部人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应报告报环保部经理处理。5.3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。5.4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5.5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。5.6、不准转借,必须专人专用。5.7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知环保部人员另行办理续借手续。六、发放范围文本文
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