高效的时间管理

时间管理高效完成任务的技巧,时间管理的三个基本事实：,个人的时间总是稀缺的时间不可能完全被我们自主控制计划赶不上变化,在此次课题中，我们将分享到:,时间管理是什么时间管理为什么时间管理怎么做,一、时间管理是什么？,时间是什么：,T：target目标和任务I：integrate整合M：management管理E：executive执行,时间管理是什么?,时间管理是：不可逆转的交换无意识的速度认知缺陷挑战习惯性拖延获得丰满人生,时间管理不是：工具主义形式主义表格主义文牍主义,二、时间管理为什么？,时间管理能给我们带来什么？,时间管理是为了：工作与生活的平衡获得现实适当的回报更多的知识经验，对未来更强的掌控力丰富圆满的人生体验获得一颗宁静、宽容、敬畏、感恩的心,为此，我们要：,学习优先矩阵，建立轻重缓急概念理解重要与紧迫的区别，学会专注帕雷托原则在时间管理中的运用：找到工作中的长远性问题，识别主要矛盾分析自己在工作中产生忙乱的根源，并分析其主观性克服惰性，时间与任务的管理需要从“自己”开始,三、时间管理怎么做？,时间管理,体验环节：案例分析：邓先生的故事,问题：,1、到现在为止，邓先生有没有可能解决他遇到的问题？为什么？2、造成目前情形的主要原因是什么？3、这个案例可以给我们哪些启发？,我们的时间有可能浪费在哪里？,浪费时间的十五个贼：最厉害的五个贼最致命的五个贼最难对付的五个贼问问自己，哪些“贼”就在我的身边？到底该如何进行改善？,最厉害的“贼”工作中间的电话突如其来的来访者无效的会议环境与政策的影响缺乏目标、优先完成的最后期限,浪费时间的十五个“贼”,最致命的“贼”没有方向感和程序感，想到什么做什么没有有效的任务分解满足于现状，没有压力感和动力感计划赶不上变化缺乏有效的个人约束或管理,浪费时间的十五个“贼”,最难对付的“贼”个人性格缺陷没有对目前所从事事业的高度狂热感老好人，不会说“不”疲倦，意志消沉、体力不支个人能力不足,浪费时间的十五个“贼”,有关时间管理的改善,那么，对时间管理进行改善到底涉及哪几个方面呢？应该从哪里开始呢？有关时间管理金字塔,有效时间管理模型,1、恰当保持合理有序的日常工作状态2、逻辑善于思考和推理，从根本上快速解决问题3、沟通老话题遇到的新问题4、关系愉快的团队管理，愉悦的协作体验5、适应让自己与环境高度匹配，让自己与工作一同成长,有效时间管理模型,1、恰当保持合理有序的日常工作状态,案例分享：,1、失败者的故事2、成功者的故事,采取行动：1、追问：自己必须随时追问自己的五个问题2、核心：“恰当”包含着什么东西3、厘清：保持工作合理性的第一步、分解：保持工作合理性的第二步、计划：保持工作合理性的第三步,有效时间管理模型恰当,1、追问：自己必须随时追问自己的五个问题我的工作意愿如何？我的工作目的是什么？我的核心能力在哪里？我的工作适配性如何？我的工作资源有哪些？,有效时间管理模型恰当,2、核心：“恰当”包含着什么东西处于恰当的原因在恰当的时间和地点面对恰当的对象以恰当的方式做恰当的事情,有效时间管理模型恰当,3、厘清：保持工作合理性的第一步厘清五个细节：目标任务期望标准（规则）职责,有效时间管理模型恰当,、分解：保持工作合理性的第二步分解的五个动作：熟化文化优化转化固化,有效时间管理模型恰当,、计划：保持工作合理性的第三步计划的五个部分：每日每周每月每季每年,有效时间管理模型恰当,开个头，获得做下去的快感和信心巨大的工程或计划就每天做一点事务性工作在状态较差的时候做，创造性工作在最佳状态的时候做阶段性目标达成时记得犒劳自己改掉拖延的习惯,有效时间管理模型恰当,保持工作合理性的五个细节,有效时间管理模型,逻辑善于思考和推理，从根本上快速解决问题,1、节约时间的关键：面对问题，第一次就做对，第一次就做好2、做问题的预警者和解决者，不要成为问题的制造者3、发挥创造力4、学习如何分析问题和解决问题问题本质分析问题关联度分析问题解决对策分析,有效时间管理模型逻辑,有效时间管理模型,3、沟通老话题遇到的新问题,1、沟通就是润滑剂：减少摩擦与冲突，建立良性的协作氛围，就是节约时间、快速完成任务的关键，千万不要让沟通成为效率的障碍2、案例分享1：综合沟通的技巧3、案例分享2：对象沟通的技巧4、案例分享3：情景沟通的技巧,有效时间管理模型沟通,1）、高效协作沟通的五个启示,启示1:要么事先沟通，要么及时沟通，千万不要让任务拖到最后变成一种压力启示2：善于分解，让每次沟通都能得到成果启示3：及时表达自己的权益要求，保持对最终协议的推进状态启示4：一定要确认，反馈启示5：追求双方都可以接受的结果（双赢）,2）、与同事高效沟通的五个关键,1、关键1：同事就是我们的客户，不要忽略客户的需求，更不能忽视倾听2、关键2：主题单一，内容简洁，切忌啰嗦3、关键3：尽可能使用多种沟通方式4、关键4：从谁那里开始，到谁那里结束5、关键5：没有反馈，等于没有沟通,1、时机技巧：预约与询问，因为上司比我们更忙2、复述技巧：事前厘清确认，好过事后解释3、确认技巧：有疑问、有要求、有建议一定要及时提出，以进一步确认4、书面技巧：尽可能白纸黑字，并标注性质、时间与紧迫程度5、报备技巧：主动向上司提前报告，避免沟通障碍风险,3）、与上级沟通的五个技巧,4）、与客户高效沟通的五个要点,1、要点1：倾听，体验式地倾听（澄清、释义、共鸣、专注、反馈）2、要点2：给出并得到清楚的定义、数据或事实，永远不要主观臆断式的猜测3、要点3：问中带说，说中带问，层层推进，步步为营4、要点4：避免使用过多行话或技术术语5、要点5：注意客户的非口头性暗示,5）、跨部门沟通的五个原则,1、原则1：平等，相互尊重，相互欣赏2、原则2：换位，多站在别人的角度考虑问题3、原则3：学习，做到知己知彼，避免说大话、说蠢话，说空话4、原则4：结果，从一开始起做到以解决问题为导向，尽可能对事不对人5、原则5：真诚，既要有勇气据理力争，又要有勇气坦然认错；既要有智慧发现问题，更要有智慧解决问题,有效时间管理模型,4、关系愉快的团队管理，愉悦的协作体验,1、怎样与你的老板一起愉快工作2、怎样与你的同事一起愉快工作3、怎样与你的下属一起愉快工作4、怎样赢得主动权与控制权,有效时间管理模型关系,与老板一起愉快工作的五个提示：担当：积极进取，敢做敢当主动：主动警示，主动控制，主动报备完整：把事情做成一个句号领悟：举一反三，融会贯通价值：成为团队的建设者，而不是破坏者,与同事一起愉快工作的五个忠告：透明：有话当面说，不要在背后议论事实：以事实为依据，不要妄加揣测能力：至少拥有一项拿得出手的专业技能品格：诚恳做人，实在做事协助：尽可能帮助别人，就是尽可能帮助自己,与下属一起愉快工作的五个关键：标杆：以身作则，身先士卒导向：先解决问题，再发泄情绪教导：知道自己什么时候该干什么，更能指导别人什么时候该干什么明晰：尊重事实、数据、细节，尽可能给到下属明确的指令情感：以法治人，以理服人，以情动人,有效时间管理模型,5、适应让自己与环境高度匹配，让自己与工作一同成长,1、高效职场人士的个人“5S”管理1）、整理：每天工作结束时，将所有与工作有关的资料、工具、文件等，收拾在它应该摆放的位置上，使自己随时可取，随手可得2）、整顿：每天整理手头的资料（电子版或者纸版），分门别类，删除多余，归档多余，使自己手头的资料保持有用、好用、当用的状态3）、清扫：每天打扫工作现场的卫生，清除垃圾4）、清洁：每天反省自己的行为，保持心灵的斗志和宁静5）、素养：每天带着微笑工作，多向同事大声问好，保持乐观、主动、礼貌的形象,有效时间管理模型适应,2、高效职场人士的5种好行为：1）、记录：买个漂亮的笔记本，每天写工作日记2）、学习：列下一张书单，每天看十页专业书，每年读十本左右3）、对照：将值得学习的三位同事的名字写下来，每天或每个星期坚持和他们沟通10到15分钟4）、反省：如果可以的话，每天冥想8到10分钟5）、准备：每天提前15到20分钟上班，做,有效时间管理模型适应,、高效职场人士应该经常说的句话：礼貌亲和：请，谢谢，对不起，麻烦了，是我的错刨根问底：为什么？为什么？为什么？诚意协作：有问题的话，请马上告诉我利益权衡：如果那么原则坚守：对不起，现在不行,、高效职场人士的5个好习惯1）、明晰化：对自己工作范围的各种状况尽可能明晰2）、分解化：动作和细节应该是我们追求的工作效果3）、侧重化：分清楚轻重缓急4）、标准化：将动作变成标准和流程5）、行动化：执行出绩效，习惯成自然最后，将这五个习惯持续循环下去吧,有效时间管理模型适应,、高