7.文件归档及填写要求VIP

工程管理文件归档及填写要求业主与监理工程师、承包人之间都有大量的函件往来，这些函件大都与工程的质量、进度和费用有关，妥善保存这类函件，对解决延期、索赔或合同的纠纷有用。一切来往的函件均应分类编号存档保存。一、文书归档分类1、行政档案（1）业主与监理工程师之间来往的函件；（2）业主与承包人之间来往的函件、书面协议、申请批复、会议记录；（3）监理工程师与承包人之间来往的函件、书面协议、申请批复、会议记录；（4）业主与技术专家之间往来的函件；（5）监理工程师与技术专家之间往来的函件；（6）监理机构内部往来的函件、请示报告、报告批复；（7）业主与第三方之间的来往函件、协议；（8）工程监理月报、日志；（9）计划、统计文件；（10）录相、照片。2、合同管理档案（1）招标文件；（2）投标书；（分为8个合同段）（3）合同协议书（业主与承包人之间）；（4）业主与监理之间的服务合同文件；（5）业主与承包人之间的服务合同文件；（6）投标担保文件；（7）履约担保文件；（8）动员预付款担保文件；（9）保险文件；（10）工程变更申请与批复文件（图纸另存）；（11）工程延期申请与批复文件；（12）索赔申请与批复文件；（13）价格、单价的变更申请与批复文件；（14）合同外工程方面文件；（15）其它有关合同管理的文件。3、进度管理档案（1）工程开工令；（2）工程暂停令；（3）工程复工令；（4）工程开工申请；（5）业主、监理、承包人之间有关进度计划方面的文件；（6）工程项目旬、月、年、总体计划进度与实际完成方面文件；（7）其它有关进度方面的文件。4、质量管理档案（1）施工组织设计文件；（2）变更设计图纸；（3）现场指令；（4）工程质量报验、抽验记录（附照片）；（5）工程质量报验、验收记录（附照片）；（6）工程材料试验、抽验记录；（7）工程施工记录（附照片）；（8）施工图设计；（9）竣工图纸、工程移交和工程缺陷责任期文件；（10）业主、监理、承包人之间有关工程技术和质量方面的文件。5、费用管理档案（1）有关费用管理方面的资料、文件；（2）合同内、外，工程计量原始、汇总凭证；（3）各类支付证书、及相应附表；（4）保险单及付款收据；（5）工程工作量进度月报；（6）其它有关费用支付方面的资料、文件。二、管理文件的有关要求1、管理文书（包括文件、表格、资料）的开本一律采用A4纸。2、管理文书的印制，可采用复写或复印。当一式多份文件采用复印时，其报批或批准的原件应为用墨水手写件并盖以“正本”章，其复印件应盖以“副本”章，复印件（含原件）必须在复印后逐件签字、盖章、否则文件无效。三、管理文书报送日期规定1、月报（1）凡属监理（总结、支付）月报（指上月21日至本月20日）的管理文书，送达收件人的截止日期（时间均为17点前，下同）：本月19日送达驻地监理及监理办；本月20日送达业主。（2）统计月报表（指上月21日至本月20日）的报送日期为：本月19日送达驻地监理及监理办，本月20日送达业主。（3）计划月报表（指上月21日至本月20日）的送达日期为：上月19日送达驻地监理及监理办，上月20日送达业主。2、旬报表每月21日至31日为上旬，1日至10日为中旬，11日至20日为下旬。每旬的旬末当天报驻地监理工程师复核，并报监理办汇总；同时上报下旬的旬计划报表。3、当发生报表不按规定时间送达或填报不真实的情况时，业主将对责任者（承包人、监理工程师）给予诸如结转下月支付、多扣应付款、扣发奖金、罚款等惩罚。四、各种文件归档、查阅制度1、所有文件资料均应经主管领导指示阅办后，分类登记归档。2、归档文件、资料须编制目录以便查阅。3、文件、资料档案不得外借，非工作需要不得复印。4、监理工程师可以直接到资料管理员处查阅文件、资料。5、其它人员原则上不予查阅