营销物品采购工作流程

丹东永同昌建设发展有限公司营销物品采购工作流程第一部分 物品采购一、物品申报1、营销活动用品 由代理公司根据每次活动所需要的物料情况提前向营销部申报，由部门领导与代理公司开会讨论或根据活动情况确定物品清单及采购数量并申报公司领导批复。 物料设计样稿由代理公司策划设计部门设计完稿后，报公司领导审阅确定后交由营销部备案制作。2、水吧、物业用品 由水吧服务人员、物业经理，根据每日物品消耗及库存情况统计，将所需物品清单报部门领导审核批复。3、零散物品、低值易耗品、营销服务用品 由部门经理根据本部门消耗情况及物品使用情况，报公司领导审核批复。 低值易耗品根据公司管理申报流程向公司办公室申报。二、市场调查根据审批后的物品清单及采购数量，根据货比三家的原则，进行市场调查比价，并制定价格比对表报部门经理审批。三、供应商的选择通过市场调查，选择适合的几家供应商进行接触，就采购物品、方案等进行初步意见交换，并做好详细记录，报部门经理确认。部门经理根据供应商的报价、公司实力、技术指标、售后服务承诺等确定待谈判的供应商。1、零散物品、低值易耗品、营销服务用品、水吧、物业用品 根据市场调查情况，零散物品、低值易耗品采用就地就近、保证质量、节约成本的原则选择供货商或超市等供应场所。2、营销物品及物料印刷、制作厂商选择 根据广泛询价、货比三家的原则，每次根据物品采购情况，经过市场调查比价后报公司领导审核后选择性价比高的厂家进行采购谈判。四、采购谈判由部门经理与选定的供应商展开采购谈判。本着长期合作、共同发展的前提，达成协议，建立双方都满意的采购关系。谈判的内容包括：价格、技术指标、样品确认、规格型号、包装要求、交货期、售后服务、交货方式、付款条件等等。并将谈判结果报公司领导审核批复。五、采购实施1、大宗物品、印刷、物料制作厂商等，根据最终公司确定厂商原则每个二至三家，每次采购物品前进行询价比对，最终选择最优厂商，并将制作样稿、采购物品、数量、技术要求、质量要求、交货时间等信息进行说明；需要签订相关合同的由部门经理审核报公司批复后签订实施。2、零散物品、低值易耗品，由公司批复后交由采购人员负责采购。第二部分 产品的入库、检验与结算一、订单追踪1、零散物品、低值易耗品、直接根据所需及批复情况采购入库即可。2、其他印刷、制作物料、大宗物品，采购人员根据交货时间提前追踪采购物品的制作进度，要求供货方严格要求制作。敦促其按时交货。二、产品入库1、物料、印刷品、大宗物品入库采购物品制作完成后，供货方及时通知本部门采购人员，依照约定交货方式付货。采购人员同仓库保管人员一同负责产品清点入库，收货时需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，产品名称，规格型号，数量，如送货单上的信息与采购订单不符，需根据合同进行协商或退货处理。并填写入库物品登记表。2、低值易耗品、零散物品入库 采购完物品以后、根据采购单情况登记入库并填写入库物品登记表。三、产品检验1、低值易耗品、零散物品上述物品在采购、交货时需检验其质量、数量等信息，确保与采购计划一致。2、物料、印刷品、大宗物品入库产品入库前，采购人员同仓库保管员立刻进行产品质量检验，以先前确认的样品、或合同约定作为质量检验标准。、抽检过程中如发现质量问题，按照双方协议或约定的解决方式解决。四、货款结算1、低值易耗品、零散物品根据其采购量，采用现金的方式结算，后按照公司的财务制度申报、核销费用。2、物料、印刷品、大宗物品全部入库并检验合格后，依据与供应商签订的合同条款，并填写付款申请单报总经理签字，递交财务部，并附供货商开具的合同发票，依照公司的财务付款流程付款。五、物品出库1、低值易耗品、零散物品、水吧用品根据其用量以及日消耗情况，填写领用登记后，报部门经理签字出库。2、物料、印刷品、大宗物品等根据代理公司及每次销售活动使用情况，填写申请领用登记后，报部门经理签字、审核后出库。六、库存盘点 库存物品由于数量较多、使用频繁、计算误差、自然损耗等原因，可能导致库存数量与账面数量不符。为了避免账物不符的现象发生，仓库保管员定期进行库存盘点，查明原因并出具盘点总结，交部门经理审批同意，及时调整账面数量，使账实相符，完成库存盘点的调整工作。七、采购