NC用户标准操作手册(总账)

用户标准操作手册（总账）用友软件股份有限公司目 录一、总体31.初始设置32.凭证管理33.凭证协同34.期末处理35.账簿查询4二、总帐核算流程41.总体核算流程42.期初余额录入43.凭证操作61）凭证制单62）凭证审核93）凭证记账114）凭证查询125）凭证冲销136）凭证整理：154.自定义结转161）设置结转分类162）增加结转凭证163）自定义结转执行185.月末结帐196.账簿查询217.协同凭证221）协同凭证设置222）协同凭证录入263）协同凭证确认274）协同凭证查询288.往来核销281）核销对象设置282）期初未达录入293）核销处理294）查询统计分析30- 31 -一、 总体NC【总账】系统提供了全面的财务核算管理功能。外部系统的业务单据通过财务会计平台生成会计凭证，传递、汇集至【总账】系统，再由【总账】系统进行后续财务处理，实现完整的财务核算流程。NC【总账】系统主要包括以下功能节点：1. 初始设置期初余额：用户在开始启用【总账】系统时，将手工账中各科目的余额、累计发生额等数据录入到【总账】系统中，作为开始录入日常业务之前的准备。支持调整期凭证发生额结转到第二年的相应科目的期初余额功能。2. 凭证管理系统在此进行与凭证相关的一切操作与管理功能，包括：凭证显示格式定制、填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询凭证、冲销凭证、凭证整理等功能节点。在凭证管理中实现了调整期凭证录入与管理、协同凭证生成、凭证即时折算、制单联查预算、制单联查序时账的功能。3. 凭证协同【总账】根据协同业务设置的内部各成员单位之间的科目对应关系，提供了由一方单位的凭证自动生成另一方单位凭证的“协同凭证”功能。集团各核算主体完成内部交易、内部往来业务时，与一笔内部交易、内部往来业务相关的两张或多张凭证，即协同凭证。协同凭证的张数与参与交易的核算主体有关，参与交易的核算主体有多少个，就有多少张协同凭证。4. 期末处理企业在每个会计期结束时，需进行各种费用的分摊、税金的计提、成本的结转、以及损益的结转等，结转完毕后，要进行月末结账，标志着该会计期业务的结束。期末处理主要是帮助企业完成这部分功能。期末处理主要由自定义转账、汇兑损益结转、试算平衡、结账四部分构成。自定义转账、汇兑损益结转完成期末的各项结转，试算平衡是检查【总账】数据是否存在错误，结账是对会计期间作结束标志。自定义转账包括自定义转账分类定义、自定义转账定义、自定义转账方案档案定义、自定义转账方案定义、自定义转账执行构成。 5. 账簿查询NC【总账】系统提供了各种账簿的查询分析功能，包括科目余额表、辅助余额表、三栏【总账】、三栏明细账、日记账、日报表、科目汇总表、序时账、多栏账、辅助明细账、辅助分析表，各汇【总账】簿与明细账簿之间可互相联查，同时各明细账簿可联查到相关的凭证，科目余额表、三栏【总账】、三栏明细账支持科目多版本查询，所有账簿支持调整期凭证查询。二、 总帐核算流程1. 总体核算流程2. 期初余额录入节点：财务会计【总账】初始设置期初余额：、不带辅助核算的末级科目直接录入原币金额辅助核算科目的录入如下：（单击上图的“辅助”），进入辅助核算录入界面，录入相关信息后直接确定，回到上图。注意：1) 辅助核算录入完成后，单击“确定”按钮后，弹出期初余额录入窗口，也必须点击“保存”。2) 在同一时间内，同一科目只能一人在线录入【总账】期初余额；3) 只能在末级科目录入金额；4) 有辅助核算科目（科目行颜色为浅绿色）要按辅助核算控制规则直接录入辅助核算信息；没有辅助核算的直接录入原币金额（科目行颜色为白色）。3. 凭证操作流程说明：NC 系统提供两种日常凭证生成方式1) 如果与NC 其它系统集成应用，可事先在财务会计平台设置各种业务单据的凭证模板，在业务单据审核后，通过NC 财务会计平台自动生成会计凭证。（如固定资产系统）-详细见对应模块操作手册。2) 根据原始业务单据，由财务人员在制单节点直接填制会计凭证；1） 凭证制单在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【制单】在出现的界面上点击增加按钮进入凭证界面，输入内容并保存。注意：1) 作废凭证与删除凭证的区别作废凭证后，该凭证仍然存在，在查询凭证时仍能看到，只是不再参与汇总记账，在任何查询【总账】数据的功能中不可见，该凭证的凭证号仍然被占用；删除凭证后，该凭证已不存在，不能在查询凭证中看到，也不可能参与汇总记账，该凭证的凭证号被空出。2) 凭证暂存表示本张凭证未制单完成（如分录未录完等），可以先暂存，事后再进行修改。3) 错误凭证当审核人员在审核凭证时发现当前凭证有错误，则可对凭证进行标错，这样的凭证即为错误凭证，凭证右上角将显示错误字样。对于有错凭证，直接修改该凭证，点击纠错进行修改并保存，即可消除该凭证上的错误标志。4) 批选择分录：当需要删除或复制一批分录时，可按如下方式选择分录：A、点击第一条分录，然后在按住Shift键的同时点击最后一条分录，即可选中这两条分录中的所有分录；B、按住Ctrl键的同时点击要选择分录，即选中所有点击的分录。 5) 自动改变金额方向 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。 6) 如何自动显示借贷平衡差额 在借方或贷方金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如：填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到“贷方”处，按下“=”键，系统自动填写300。 凭证录入的快捷键：快捷键功能说明F2参照光标所在字段的参照F5或Ctrl+N增加新增一张凭证F6或Ctrl+S保存继续保存凭证，并继续录入F7修改凭证修改Ctrl+R刷新Ctrl+Delete删除删除凭证Ctrl+Q取消取消当前单据操作模式F9计算器Ctrl+I增行在凭证录入界面操作时新增一行Ctrl+D删行在凭证录入界面操作时删除一行Ctrl+A全选将凭证列表的所有记录全部置为已选标志Ctrl+P打印Alt+C复制复制分录Alt+V粘贴粘贴分录F4退出凭证窗口通过键盘控制光标移动的快捷键快捷键动作说明Tab光标正向移动从凭证表体到凭证表头、凭证表头之间各录入项目中正向移动Shift+Tab光标逆向移动从凭证表体到凭证表头、凭证表头之间各录入项目中逆向移动Enter确认，光标正向移动从凭证表头到凭证表体、凭证表体之间各单元从左到右、从上到下顺序移动焦点。并自动进入编辑状态。Shift+Enter光标逆向移动在凭证表体各单元中，从下到上，从右到左逆向移动焦点，并自动进入编辑状态。2） 凭证审核审核凭证是审核员对制单员填制的记帐凭证进行检查核对。在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【审核】，点击“查询”按钮，选择需要审核的凭证。如何对凭证进行凭证审核 在凭证列表选中要审核的凭证，点击审核。审核后要点击刷新后才能看到变化。点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击审核即可。在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行审核。 如何取消对凭证的审核 操作同上，只是点击取消审核按钮。如何对某一凭证进行标错 在审核凭证过程中，若发现当前凭证有错误，可单击标错下的凭证标错，屏幕显示错误录入窗，您可录入错误原因，录入完毕后，单击保存标错即可。 如何对某一分录进行标错 如果要对某一条凭证分录进行票错，可单击标错下的分录标错，屏幕显示错误录入窗，您可录入错误原因，录入完毕后，单击保存标错即可。 如何成批对凭证进行审核/取消审核 进入凭证审核功能，点击查询查询出要进行成批审核（或取消审核）的凭证列表，在表格中，可按如下方式选择凭证：1）点击第一张凭证，然后在按住Shift键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证；2）按住Ctrl键同时点击要选择的凭证即可。选中一批凭证后，单击审核（或取消审核）即可对选中的凭证进行审核（或取消审核）。批审核后，可提供未审核凭证列表，提示该凭证未审核原因。批取消审核同理。 项目说明 审核人：审核人员对凭证进行审核确认后，系统自动在审核处显示当前操作员的名字。 来源：若当前凭证为其他系统生成的凭证，则此处显示当前凭证的来源系统。 有错凭证：当审核人员在审核凭证时发现当前凭证有错误，则可对凭证进行标错，这样的凭证即为有错凭证，凭证右上角将显示错误字样。对于有错凭证，只需在填制凭证中，直接修改该凭证后进行保存，即可消除该凭证上的错误标志。3） 凭证记账财务人员对已审核的凭证进行记账处理，系统自动登记、记录各科目汇总金额的余额表，生成相应账表。在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【记账】，点击“查询”按钮，选择需要记账的凭证。如何对单张凭证进行记账 点击要记账的凭证，单击记账，可直接在凭证列表上对凭证进行记账。点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击记账即可。也可在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行记账。 如何取消对凭证的记账 进入记账功能，点击查询，在查询条件对话框中选择已记账凭证，确定后屏幕显示已记账凭证的列表。点击要取消记账的凭证，单击取消记账，可直接在凭证列表上对凭证进行取消记账。点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击取消记账即可。在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行取消记账。 如何成批对凭证进行记账/取消记账 进入凭证记账功能，点击查询查询出要进行成批记账（或取消记账）的凭证列表，在表格中，可按如下方式选择凭证：1）点击第一张凭证，然后在按住Shift键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证；2）按住Ctrl键的同时点击要选择的凭证即可。选中一批凭证后，单击记账（或取消）即可对选中的一批凭证进行记账（或取消记账）。 批记账后提供未记账凭证列表，提示该凭证未记账原因。批取消记账同理。4） 凭证查询在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【查询】进入查询节点，再点击查询按钮，系统显示凭证查询条件窗，点击“常用条件”，可按照一些常用的查询条件进行查询，如果常用条件不能满足查询要求，则点击“自定义条件”页签，选择要查询的项目，点击下一步，系统列出所选查询项目的页签，点击各查询项目的页签，录入相应的查询条件后，点击确定。 凭证状态：若想查询已审核、未审核、已记账、未记账等各状态的凭证，可选择此项。将查询结果添加到已有结果后面：选择此项后，系统在查询出符合条件的凭证后，将追加到现有凭证列表后显示。此功能适合按组合条件查询并返回并集的情况。摘要、科目编码、对方科目、本币金额：摘要、科目编码条件支持多个条件值及通配符模糊匹配查询；按对方科目查询是先在选定科目编码后，再选定对方科目，单击确定的话，即可把凭证上含有与科目编码相同的科目，同时还有选定的对方科目的符合其他条件的凭证查询显示出来。自定义条件：系统提供币种、数量、原币金额、辅币金额、结算方式、结算号、票据日期、辅助核算八个条件，其中结算方式、结算号、票据日期等条件支持多个条件值及通配符模糊匹配查询，可在此基础上进行各种条件的组合查询。查询结果排序：如果要按某一列排序，可点击凭证列表该列的表头单元格。5） 凭证冲销对已记账凭证进行冲销，生成冲销凭证。在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【冲销】查询出已经记账的凭证，点击浏览按钮，进入凭证界面。注意：只能对已记账凭证进行冲销处理点击冲销按钮，系统会出现选择，是进行红冲还是蓝冲。红冲生成科目相同，金额相反的凭证。蓝冲生成相同，借贷方向相反的凭证。6） 凭证整理：对于因删除凭证等造成的凭证断号，通过凭证整理重新生成凭证编号。在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【凭证整理】注意：由于在使用本功能后，必然会导致凭证号的变化，因此，当您的凭证已经打印存档后或您仍采用手工凭证时，请慎重使用本功能，否则会使计算机中的凭证号与会计凭证实物上的凭证号不一致。4. 自定义结转企业财务部门期末结账前，要将费用进行归集和分摊、以及相应科目的结转。其中大部分科目相对固定，系统通过自定义结转完成转账功能。通过本功能，完成转账凭证的设置功能，包括转入科目、转出科目、公式等转账凭证内容设置，并在自定义转账执行功能中根据本功能中设置的内容生成相应的会计凭证。自定义转账分为三步进行。1、设置结转分类、2、设置结转分录、3、生成结转凭证。1） 设置结转分类在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【月末结转】-【自定义结转分类定义】，增加结转分类，如费用结转，也可以使用系统默认的分类。2） 增加结转凭证在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【月末结转】-【自定义结转定义】，进入结转凭证定义界面：选择对应的分类，增加一张结转凭证：选择分录定义界面，可以定义结转分录了。结转分录定义时要定义结转的摘要、科目、有辅助项的还要设置辅助项，借贷方、金额公式、数量公式。分录定义注意：若某笔转账业务经常发生，那么在定义取数公式时，不能将“年”、“期间”两个参数设为具体的数值，而应设为空值，这样在转账执行时，系统将按照结转时设置的年度、期间计算待结转的数据。公式说明：发生额：FS(,贷)：表示取一定期间对应科目的“贷”方发生额。期末余额：QM(,)：表示取一定期间对应科目的的余额。平衡差额：CE（）：转账对应科目的平衡公式，相当于在录入凭证分录时按“”号的功能。3） 自定义结转执行在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【月末结转】-【自定义转账执行】：选择要执行的自定义转账，点击生成凭证，生成时可以包含未记账凭证。5. 月末结帐 在手工会计处理中，都有结帐的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，因此本系统特别提供了结帐功能。结帐只能每月进行一次。结帐步骤在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【结帐】点下一步，系统会进行结账前的检查工作，点下一步在此步骤，系统将提供一份月度工作报告，在这个报告里详细记录了是否成功结帐的一些必要工作是否完成。月度工作报告显示以下内容：1.本月未记帐凭证数（共多少张，哪些凭证）2.本月损益类(或收入、支出类)未结转为零的一级科目（哪些科目）3.本月帐面试算平衡结果（同试算平衡）4.本月帐帐核对结果（XX账与XX账是否平衡）5.本月工作量(共计多少张凭证、多少条分录，各凭证类别分别多张凭证、多少条分录，其中断号凭证多少张、分别是哪些断号)6.本月其他相关系统是否已进行月末处理（哪些系统未结账）如果以上内容都已经完成，则点下一步，对总帐系统进行结帐。如下图：如果检查不通过，则详细检查月度工作报告，根据月度报告检查相关业务处理的状态。6. 账簿查询在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【账簿查询】，可以对系统中的账表进行查询，如科目余额表、三栏式【总账】、日记账等在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【账簿查询】-【辅助余额表】点击查询按钮，如下图，选择要查询的条件，确定之后就可以查询出相关的数据。通过明细按钮可以联查辅助明细账。辅助余额表查询（以查询所有客商的“应收账款”为例）在查询对象处选择会计科目，查询范围选择应收账款，再在查询对象中选择客商辅助核算，查询范围选择指定的客商。如果不选择客商，则是查询所有客商。可以通过辅助余额表联查明细表。在明细表中可以联查凭证。7. 协同凭证处理集团内部交易时，可以按照已经设置的对账应关系，在生成本方凭证的同时，为对方直接生成相应的凭证，以便简化业务处理。1） 协同凭证设置在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【集团对账】-【协同凭证】-【协同业务设置】，设置协同业务。增加一个协同类型，如郴州卷烟调拨公司，保存之后选中增加的协同类型点击凭证模板设置：增加一行，选择发送方主体账簿，接收方主体账簿选择主体账簿之后再设置发送方凭证：设置发送方凭证分录，借：内部往来卷烟贷：库存商品卷烟再设置接收方凭证：借：库存商品卷烟贷：内部往来卷烟保存之后完成协同凭证的设置。2） 协同凭证录入在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【制单】，增加一张凭证，选择协同菜单调用协同，系统会把定义的协同凭证列出来，录入对应的项目，录入完成后再点击协同保存协同按钮，系统会生成协同凭证。接受方就可以进行协同确认了。3） 协同凭证确认接受方在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【集团对账】-【协同确认】，查询出要进行确认的凭证，选择之后进行确认。至此完成业务协同。4） 协同凭证查询在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【集团对账】-【协同中心】可以查询已经协同确认和未确认的凭证。8. 往来核销1） 核销对象设置【财务会计】-【总帐】-【往来核销】，可对同一科目借贷方发生数据之间进行勾对处理。进入【财务会计】-【总帐】-【往来核销】，双击【核销对象设置】，点“增加”，录入科目编码、科目名称、核销科目、辅助核算、启用期间、启用日期等选项，点【保存】退出。2） 期初未达录入双击【期初未达录入】，点【查询】，选择核销科目后点【确定】，录入启用日期前，该核销科目、辅助核算未核销的明细数据；或者从总帐凭证中导入当前