行政采购员岗位规范

（文件名）行政采购员岗位规范（文件编号）XYM-RX-05（版本）A（启用日期）共3页1 目的明确岗位职责，规范岗位行为，有效的完成各项采购工作。2 适用范围行政采购员3 职责3.1严格遵守公司各项规章制度及岗位操作规范流程，服从领导，听从分配。3.2认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则，努力提高自身采购业务水平。3.3负责按时按量按质完成经审批的采购计划指标，积极开拓货源市场，货（价）比三家，选择物美价廉的物资材料，降低采购成本。3.4负责与客户拟订采购合同，并呈送营运副总签订，督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项。3.5负责严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物资均须附有质保书或当地（委托）检验报告书。协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。3.6负责办理采购物资款项申请、报销、物资验收、运输入库、清点交接等手续。3.7负责收集市场供货信息，及时上报以促进公司对采购品项的调整。3.8负责填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。3.9协助行政文员做好标价签、L架、销售清单等销售工作以及施工进场的办理。3.10协助部门内其他人员做好制服、办公用品、复印纸及赠品等领用工作。3.11协助做好办公设备的管理，如电脑、复印机、传真机、打印机等办公设备。3.12完成领导交办的其它工作事宜。4 工作程序4.1采购物资分类：4.1.1固定资产：价值2000元以上，使用年限超过1年的资产；4.1.2办公用品：笔、涂改液、橡皮擦等；4.1.3非办公用品：赠品、奖品等；4.1.4印刷品：信封、信纸、表单、文件宣传品等；4.1.5印章：业务私章等。4.2办公用品的采购流程4.2.1购买办公用品，由行政文员申请、部门经理审核签字的喜盈门办公用品购买申请表，方可采购。4.2.2采购任何物品都严格遵守采购管理制度，都需以“货比三家”为原则，至少选择三家供应商，发给供应商喜盈门询价表，根据喜盈门询价表对同一品牌、规格产品的质量、价格、信誉度、合作便利度、售后服务等进行对比，择优选择；填妥比价情况，连同各家询价表、第一方案、备选方案上报上级主管、营运副总审批。4.2.3收集、建立及完善供应商档案。4.2.4与供货商洽谈过程，要明确双方的权利、义务、责任，内容应包括交货方式、付款方式、售后服务等方面。4.2.5采购物品入库时，采购员需与行政文员一起清点入库，双方需在喜盈门入库货单签字确认。接收采购物品时需仔细验收物品的质量并清点数量、品种是否有误，验收不合格的及时要求供应商更换或退货。4.2.6购买任何物品都需索要正式发票、质保卡等凭证以便报帐；办公用品的费用以月结转帐方式结帐。4.3非办公用品的采购流程4.3.1购买除办公用品以外的其他采购物品，需接到经由其部门经理、财务总监、营运副总签字确认的喜盈门采购申请表，方可采购物品。4.3.2特殊情况下，在上报营运副总批准后方可进行临时采购。4.3.3询价、厂商报价建档、洽谈，详见办公用品采购流程。4.3.4如需提供样品进行确认时，须筛选合格后交由需求部门经理/主管、人事行政部经理、营运副总确认，通过选样后可与供应商定货。4.3.5根据双方洽谈基础，达成意向由采购员先与供应商草拟采购合同，采购合同交人事行政部经理初审后报营运副总审核签署。4.3.6跟踪采购合同履行情况，适时跟进款项转帐时间、订制生产情况、发货日期、运输情况等，如预判有异常情况及时上报。4.3.7由于某些原因，供应商无法按时交货或货物有质量问题造成脱档，应及时上报，请示主管启动备选方案。4.3.8如有样品（样稿、样章）验收，仔细核对物品的质量、数量、品种是否有误，验收不合格的及时要求更换或退货。4.3.9购买任何物品都需索要正式发票、质保卡等凭证以便报帐；如备用金不够时，申请款项以转帐方式结帐。4.4印刷品的印制流程4.4.1印刷品的订购一定要根据需求部门经理审核签字的样稿，并通知供应商严格按样印刷，签核的样稿需做好存档。4.4.2印刷品的询价、厂商报价建档、洽谈、验收入库、结帐等流程参照非办公用品采购流程进行。4.5印章刻制4.5.1印章刻制需部门经理、财务总监、营运副总签字后方可刻制。4.6积极开拓货源市场，以备日后更换不合格供应商时不会造成脱档现象。4.7每周的工作4.7.1每周二/四上午整理好采购物品的发票及喜盈门入库货单（发票背面需由行政文员签字确认），填写好喜盈门报销单或喜盈门转帐单由部门经理、财务总监、营运副总签字确认，交至财务报销或转帐。4.7.2每周末做好周工作总结及与部门主管讨论形成工作计划并上报。4.8每月的工作4.8.1每月1日与行政文员核对及清算上月采购物品入库情况。4.8.2每月10日前对上月采购制作明细表呈送部门经理、营运副总。4.9年度工作4.9.1配合财务核对整理整年采购情况。4.9.2 12月下旬对全年采购制作明细表呈送部门经理、营运副总。4.9.3 1月20日前整理归档供应商资料，并做出评价及上报。4.9.4年