《上市公司档案管理办法》

上市公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强上市公司档案的科学管理，更好地为上市公司监管工作服务，根据中华人民共和国档案法、中国证监会及广东省档案局关于档案工作的有关规定，结合上市公司、拟发行公司监管工作实际，特制定本办法。第二条 上市公司档案是指本办的上市公司监管处对辖区内上市公司、拟发行公司监管过程中形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过整理归档系统保管的上市公司档案。第三条 上市公司档案工作在中国证监会办公厅、省档案局的指导、监督与检查下，实行分级管理。广州证管办综合处档案室对上市公司档案进行指导和管理等业务工作，上市公司监管处进行档案收集、登记、整理、归档、装盒等工作。第四条 上市公司档案管理应采用计算机系统管理，提高工作效率。第五条 对上市公司档案管理应树立高度的保密意识，认真执行党和国家的有关保密规定，自觉遵守证监会保密制度，严守工作机密。第二章 整理与归档第六条 档案材料实行承办处归档制度，做到谁承办谁归档，事结卷成。第七条 上市公司档案分为二种大类：(一)上市公司档案类：包括发行申报、资产重组、股权变更、定期报告、临时信息、巡检、专项调查和其它；(二)拟发行公司档案类：包括首次报备、辅导备案、改制辅导和其它；具体分类方法可查阅上市公司档案归档分类表（见附件二）。第八条 事件承办人员应从受理事件开始，注意收集事件全过程形成的材料，事件结束后及时整理。事件材料若有遗漏或缺损，应说明。事件材料以事件为单位逐件整理归档。两个或两个以上处室合办的事件，主办处保存原件并整理归档。第九条 档案材料归档原则：(一)档案材料要有合法性及有凭证作用，并做到完整、系统。(二)归档文件原则按实际办理程序逐件依次排列。公司申报类材料原则不改变申报材料顺序，审核中发现问题、补充材料及审核报告、批复等应放在首份。专题卷可按重要程度、时间顺序(由近及远)排列，并装订成册。(三)可根据事件材料的多少，一事一件或一事多件。(四)归档文件每件应有档案章、页码，档案盒内备考表应盖上立卷人(整理人)和检查人的姓名印章及归档时间。第十条 归档的事件材料不论办理时间的长短，均应在结案年度归档。事件承办处应将当年结案后整理完毕的归档文件，在第二年4月份前移交综合处档案室，并办妥移交手续。第十一条 归档时由主办处编制移交目录一式三份。二份随档案交综合处档案室，一份留主办处备查。第三章 接收与管理第十二条 综合处档案室要做好档案的接收工作。第十三条 接收归档文件时，要逐件进行核对，并按照归档的有关规定审查，对符合要求的档案要及时办理移交手续。第十四条 综合处档案室应将接收后的档案的按规定排列、存放。第十五条 在分类、排列的基础上，编制纸质档案目录和录入计算机档案管理系统，为档案的利用创造必要的条件，提高查准率、查全率。第四章 借调与查阅第十六条 上市公司档案应建立借阅制度和借阅登记簿，便于档案工作的利用，确保档案的安全，防止失密和遗失。第十七条 主办处工作人员因工作需要可以借阅与工作有关的档案。其他处室工作人员因工作需要借阅上市公司档案要经所在处室处长签字。外单位借阅需持单位介绍信和上市公司监管处处长签字。如所借档案属密级件还须办领导批准后方可借阅。第十八条 凡借阅档案者，要尽可能提供所需档案的具体信息，填写借阅档案登记簿并办理借阅手续。借阅者在归还时，必须填写档案利用效果记录。第十九条 绝密档案原则只能在档案室阅览，因工作需要必须借出的，需经办领导批准。第二十条 借阅的档案，不得转借、涂改、圈划、拆散，确保档案原貌，未经同意，不得复印。第二十一条 借出的档案用完应及时归还，最多不得超过15天，过期不还者必须讲明理由并办理续借手续。第二十二条 档案管理人员应定期检查借阅登记表，对到期未还的档案及时催还。第二十三条 计算机查找可在本办上市公司监管处和综合处档案室计算机档案管理系统进行，具体使用方法可查阅上市公司档案归档操作规程（见附件一）。第五章 保管、统计与移交第二十四条 上市公司档案移交后由本办综合处档案室统一保管。第二十五条 上市公司监管处对档案的收进、整理、保管及利用等情况进行统计，定期向综合处档案室报送档案工作的基本情况。并按期向综合处档案室移交。第六章 附 则第二十六条 本办法由综合处负责解