图书馆信息系统战略规划初探

图书馆信息系统战略规划初探薛尧予(国家图书馆 北京 )摘要针对图书馆信息化建设过程中易出现的重复性建设、需求挖掘不力等情况，提出适用于图书馆的信息系统战略规划理论框架，并设计出战略规划一般性流程，该理论框架能够使图书馆有针对性地按照自身战略发展要求规划信息化建设，选择适合的信息系统和建设方案，全面提升图书馆服务与管理的信息技术水平。关键词 图书馆信息化 信息系统 战略规划中图分类号G250文献标志码AA Preliminary Study of Library Information System Strategic PlanningAbstract To the problem of repetitive construction and insufficient demand analysis in the library information construction process, Information Systems Strategic Planning theoretical framework applies to library is proposed. And design a general process of strategic planning. The framework enabling the library planning information construction targeted in accordance with its strategic development requirements, select the appropriate information systems and building programs to raise the overall information technology level of library services and management. Key words Library informatization；Information system；Strategic planning近年来，随着科技的发展，计算机及网络的普及，信息技术在图书馆得到了广泛的应用，图书馆信息化也随之成为图书馆发展的重中之重，全国各地图书馆均进行了各色各样信息系统的建设。在开发或引进各种应用软件时，图书馆往往侧重于针对各自业务进行各种信息系统的独立开发，当系统数量较少、业务对系统依赖性不高时，这些系统一定程度上带来了方便，提高了工作效率。但是随着系统复杂性的增加和馆内业务对系统依赖性的提高，越来越多的问题暴露出来。面对这些问题，信息系统战略规划(ISSP)是一种行之有效的解决途径。应用信息系统战略规划方法，可以充分利用信息系统来规划组织内部管理，提高组织工作效率和顾客满意度，为组织获取竞争优势从而实现组织的宗旨和目标1。本文将对图书馆信息系统战略规划进行探讨，并提出初步理论框架，该框架从图书馆宏观角度考虑业务需求，合理利用各种信息资源，为图书馆实现长期发展，大幅度提高服务质量提供有效途径。1 信息系统战略规划概述1.1 ISSP含义战略信息系统规划是从帮助企业实施它的经营战略和形成新的经营战略角度出发寻找和确定各种信息系统技术在企业内的应用领域,实现它的经营战略目标的过程2。应用信息系统战略规划方法，可以充分利用信息系统来规划组织内部管理，提高组织工作效率和顾客满意度，为组织获取竞争优势从而实现组织的宗旨和目标1。关于信息系统战略规划，国内有学者称之为战略信息系统规划3-5，但容易与“战略信息系统的规划”混淆，信息系统战略规划的规划对象为所有信息系统的规划（含战略信息系统），而不仅仅是对战略信息系统所进行的规划，因此笔者认为信息系统战略规划更为确切。1.2 ISSP主要方法根据信息系统发展的过程和特点ISSP经历了三个发展阶段：数据处理阶段、管理信息系统阶段和战略信息系统阶段6。在数据处理阶段，影响最大的是企业系统规划法(BSP)，该方法IBM在20世纪70年代提出的，旨在帮助企业制定信息系统的规划，以满足企业近期和长期的信息需求，它较早运用面向过程的管理思想。在该阶段也先后出现一系列经典方法，如：战略信息转移法(SST)、关键成功因素法(KSF)、企业信息特征法（BlCS）等；在管理信息系统阶段，应用较为广泛的是信息工程法（IE)，该方法是James Martin于1982年提出的一套IT规划理论和方法，通过建立企业模型、主题数据模型，确定主题数据库的内容和结构，制定数据库的开发策略。在该阶段较有影响力的还有应用系统组合法（APA)、假设前提法(AS)、战略栅格法(SG)等方法；而到了战略信息系统阶段，价值链分析法（VCA）是一个创新性的方法。其基本思想就是将组织的工作流程视为一系列输入、转换与输出的流程链，流程链上的每个活动都有可能相对于最终输出的服务产生增值行为。VCA的分析角度是更加本质的组织流程分析，这一方法也是当时管理理论的重大创新。此外，该阶段经典方法还有客户资源生命周期法(CRLC)、战略系统规划法（SSP）等。这些方法均有其科学性和时代局限性，但是并非早期的方法一定没有可取之处，在进行信息系统战略规划中，需要根据各种方法的特点将其结合起来取优弃劣。制定各种信息系统战略规划方法的组合策略，并在此基础上进一步明确组合方法的控制规则和方法特性约束规则的制定依据，能得到更好的效果7。由于每种ISSP方法都是在一种假设下进行的，即信息系统是促进企业利益的单一实现途径8，因此在作信息系统战略规划时要充分考虑业务需求，使信息系统业务满足度最优，以使假设成立。同时还要考虑信息系统与组织环境的相互关系，一方面使信息系统适合组织环境，另一方面，必要的情况下，也要在规划过程中对组织机制进行一定调整，以使信息系统战略规划得以有效实施9。2 图书馆信息系统战略规划的必要性在社会进入信息化时代以来，图书馆也在不停探索着如何在信息化过程中合理调整业务及自身定位。图书馆作为社会的一个有机组成部分，其工作流程与管理模式也必将随着社会信息化的进程而不断改进和完善10。尤其是近些年，在三网融合等新时代背景下，图书馆希望从根本上改变信息资源的保存、管理、传播、使用的传统方式和手段，给图书馆信息化建设带来新的生机和活力11。然而图书馆面对信息技术的冲击，往往习惯从本位主义角度出发，探寻自身的狭隘定位和出路。整个行业缺少整体战略思考，不能站在全局的角度思考未来的发展方向，进行统筹规划和战略设计12。图书馆信息化建设中存在的普遍问题：第一，重复性建设。图书馆各部门在进行建设时，类似业务流程的信息化系统难免存在不同程度的重复建设，看似不同的系统其实具备相同或相似的功能，造成资金浪费； 第二，设备的闲置和浪费。各系统设备难以为其它系统所利用，这就造成系统设备存在一定程度的闲置和浪费；第三，数据的冗余和维护工作量的重复。各业务系统之间的连通性和互操作性要求越来越高，而独立开发的众多系统在建设之初并没有遵循统一的标准规范，硬件与数据平台不统一，数据中存在大量冗余和垃圾信息，维护工作量大，且容易造成维护工作的重复；第四，建设需求挖掘不力。图书馆各系统之间存在需求信息不通畅，业务系统建设的需求缺乏有效的挖掘，尤其是无法从整体业务角度提出信息化系统建设需求，造成业务协调开展的不便，为基于信息技术的创新型业务的开展带来阻力。这些是信息化进程中普遍存在的问题，是信息技术发展的必然产物，但是这些问题的根源归结为一点，是图书馆信息化建设发展到现阶段，需要更加科学的、有效的方法进行战略层面的规划，因此本文结合图书馆实际环境构建出图书馆ISSP理论框架。3 图书馆ISSP理论框架本文所述理论框架，是在总结国家图书馆多年来信息化建设经验基础上抽象而来，综合借鉴信息工程法（IE）和价值链分析法（VCA）中的部分思想，利用信息工程法中构造主题数据模型方法来构造资源池和资源管理方法，利用价值链分析法中的组织流程分析方法来构造需求挖掘和流程优化方法，从而形成适用于图书馆的ISSP。理论框架从整体结构、规划要素、层次分析和规划流程等几个方面进行描述，具体如下：3.1 结构及要素图1 图书馆ISSP理论框架结构如图所示，在框架结构中主要包含如下要素：（1）信息资源池该信息资源是广义范畴的信息资源，包含信息设备（网络、服务器、存储等）、信息技术人员、已有信息系统功能模块、信息技术资料等与信息化建设相关的所有资源，这些资源组成的集合成为资源池，为战略规划提供基础支撑。（2）信息资源管理登记所有信息资源，将其汇入信息资源池中，并对池中的信息资源进行管理，完成数据统计、信息资源分配等功能。（3）需求分布图需求分布图记录图书馆所有系统需求，并按照图书馆业务流程进行排列，便于对系统和需求符合程度进行监控，为需求挖掘提供隐含关联关系的数据。（4）需求挖掘对需求分布图中数据进行挖掘，使决策人及时获知现有系统是否适应业务需求，业务流程中是否隐含新的信息化建设需求。 （5）论证对信息系统建设的必要性、可行性进行论证，为战略规划提供决策支持。（6）评价对信息系统建设按照一定的评价机制和指标进行建设前评估、建设中评价和建设后评价。建设前评估可以针对信息系统的功能和效果获得较为明确的理解，并尽可能地建立起量化指标；建设中评价将信息系统建设的具体情况与建设前指定的指标、预期效果进行对比，总结出建设中的成功经验和失败教训，对后续建设提供指导；建设后评价可以对系统建设情况进行全面、宏观的评价，总结前一阶段信息系统战略规划和实施过程中存在的问题，为以后战略规划和实施提供改进依据。（7）决策决策为战略规划中的核心，对信息系统建设进行宏观把控，并对建设过程进行决策，例如决定信息系统的建设周期、建设规模、建设模式、实施人员等。（8）实施对战略规划决策结果进行执行，完成具体信息系统建设的实施和管理。（9）流程优化从企业流程优化的研究和实践中借鉴成熟的模式和经验，并根据图书馆信息系统建设的特点进行完善，并将其应用在信息系统建设中，对建设执行与实施过程进行流程的优化。（10）仿真环境预研是指在信息系统建设中，当系统属于前沿性领域时，为保证系统正式运行后能稳定运行，并与图书馆正式系统连接通畅，首先在实际生产系统的仿真环境中进行预研性开发、调试、测试。3.2 层次分析本文构建的图书馆信息系统战略规划理论框架分为4个层次：第一层次，资源层，主要包含信息资源池和信息资源管理两个元素。该层是整个信息系统战略规划的基石。第二层次，需求层，主要包含需求分布图和需求挖掘两个元素。该层主要完成对动态的业务需求进行分析、统计和整理，并辅助决策层从全局出发提出需求。第三层次，决策层，主要包含论证、评价和决策三个元素。该层主要完成战略规划中的决策支持和决策产生。第四层次，执行层，主要包含实施、流程优化、仿真环境预研三个元素。该层主要完成对规划中信息系统建设的具体实施。3.3 规划流程图2 图书馆ISSP流程图战略规划首先由决策者对需求情况进行整体把控，当系统改造、新系统建设、旧系统废止的需求出现时，进入论证环节，论证通过后由决策者确定建设周期、建设规模、建设模式、实施人员，然后开始对系统进行建设前评估，评估后即进入实施环节，如系统建设属前沿性领域，则进行仿真环境下的预研，之后进入正式系统建设，并行进行建设中评价和流程优化，最终完成系统建设，进行建设后评价，并根据评价结果对整个战略规划过程进行调整。4 结束语图书馆信息化建设是一项高技术、高投资、高复杂性的系统工程，尤其是在信息技术高速发展、公共文化日益繁荣的今天，必须从宏观和长远角度出发对信息系统建设进行充分的规划和论证，才能够提高信息化效率，降低信息化风险和成本。本文提出的图书馆信息系统战略规划理论框架立足于对图书馆发展战略的梳理和清晰化，涵盖对自身业务需求全面分析的过程，并尽可能使图书馆信息化明确建设目标与方向，建立明确的信息系统评估标准。基于该理论框架进行信息系统战略规划实践，能使图书馆有针对性地按照自身战略发展要求来选择适合的信息系统和建设方案，全面提升图书馆服务与管理的信息技术水平。参考文献:1. 潘自强,熊伟,林丽闽.信息系统战略规划发展评述J.管理信息系统,1999(2):3-5.2. 仲伟俊.企业经营战略和信息系统技术战略的结合方式研究J.东南大学学报(哲学社会科学版)，2000(1)：51-56.3. 李东,牛芳.一个集成的战略信息系统规划框架J.清华大学学报(自然科学版), 2006,46(S1):897-901.4. 李培,路彩妹.战略信息系统规划方法的研究J.情报杂志,2005(1):91-95.5. 徐作宁,李涛,武振业.基于核心能力的战略信息系统规划方法J. 西南交通大学学报,2005, 40(2):259-263.6. 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