论当代秘书的个性

试 述 当 代 秘 书 的 心 理 特 征内容摘要：当代秘书的各种心理特征以及心理受到的各种因素的影响。各种心理特征对秘书的影响。关键词：当代.秘书.心理特征.在我国，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”在现代社会的发展中，秘书起着越来越重要的作用，研究秘书心理也成为刻不容缓的事情，要研究秘书心理就必须探讨心理学的方法，心理学的研究方法即研究心理的方法，可以大体分为两类：基本方法和辅助方法。基本方法又可以分为观察法和实验法，所谓实验法就是指在日常生活条件下，通过被观察者的外部行为表现从而了解其心理的方法；实验法是创设并控制一定条件从而引起某种心理现象以进行研究的方法心理学常用的辅助方法有调查法，测验法，调查法，产品分析法，个案法等。在这里，有必要将几种方法一一说明：调查法主要是以口头方式进行的谈话和以书面的方式进行的问卷法，测验法是测量被试者心理品质，用以同平均水平相比较；产品分析法就是分析人们的劳动产品以了解人们对于劳动的态度，技能，能力，以及其他性格特征；个案法就是对某个或某些被试者，在教长时间里（甚至长达几年，十几年，几十年）连续观察了解，以研究其心理的发展变化。在研究秘书心理特征的时候，不仅仅只用到其中的一个研究方法，也许在一个方法中插着另一个方法，也有可能是用几个方法来研究一个心理，总之要把握好度。当代秘书的个性心理特征是秘书心理素质的一部分，也称秘书心理素质的非智力因素，包括性格，兴趣，爱号，意志，气质等。在现实生活中，秘书之间的智力自然有差别，但是这种差别是不大的 ，甚至是难以察觉的，因为，一个智力低下者是不可能成为秘书的，但是，他们的个性心理特征之间的差别，却是显而易见的，是形形色色的。个性心理特征对秘书的工作质量，效率产生着很大的影响，良好的个性心理素质可以使秘书更好的调动和发挥智力，排除困难，胜任业务。当代秘书的心理特征主要体现在以下几个方面：一. 兴趣。（一）.什么是兴趣兴趣是指人们积极探究某种事物或进行某种活动的倾向。它是人们在日常生活和社会实践中，以物质，精神需要为基础形成并发展起来的一种内驱力。兴趣是多方面的，有对某种事物，活动本身感到需要而产生的直接兴趣；有使人丰富知识，增强能力.陶冶性情的积极兴趣，也有使人消沉.庸俗.颓废的消极兴趣；有产生于活动过程中.活动结束后即消失的短暂兴趣，也有持续的，长久存在的稳定兴趣。（二）.兴趣对当代秘书工作的影响积极是兴趣对当代秘书的工作具有如下影响：第一， 激发对秘书工作的热情。 人的活动是有目的的，兴趣作为一种精神需要，可以直接转化为人们实现目的的动机，成为推动人们进行实践活动的动力。对秘书来说，如果她对自己的职业活动具有浓厚的兴趣，就会热爱自己的工作，把自己的各种主观因素充分发挥出来，推动工作的发展。她就会以满腔的热情去从事工作，积极汲取秘书专业知识，熟悉有关业务，掌握比别人的更多的专业技能，她就会全身心地投入到工作中去，在平凡的岗位上做出不平凡的贡献。她就会不怕苦不怕累，并且乐于吃苦，甘心受累。在别人看来又苦又累的事，他们却能从中感受到幸福和快乐。第二， 有助于提高自己职业素质。 知识的积累是秘书职业素质积累的一个先决条件，没有一定的知识做基础，他们所能具备的素质必然是有限的。职业素质较强的秘书，会对自己工作相关的知识表现出极大的兴趣。而兴趣是与知识积累的广度和深度成正比的。一个秘书的兴趣越浓，则所积累的知识就越广博，越深厚。所以，兴趣促进秘书积累知识，而知识的积累是秘书素质提高的基础。秘书有了良好的兴趣，就能培养和提高自己的职业素质。第三， 有助于对业务技能的掌握。 兴趣是秘书活动主动性和创造性的原动力。尽管兴趣并不一定会发展为能力，但有兴趣作为基础的能力，显然比没兴趣为基础的能力容易掌握。 比如，随着现代科学技术的发展，各种现代化办公设备越来越广泛地运用到秘书工作领域。如果一个秘书对现代化办公设备的技能很大，在工作中又有这种迫切需要，她就会努力探索自己一心向往的东西，情绪饱满，精神愉快，充满自信，学得快，记得牢，准确迅速的掌握这些设备的操作技术，为提高工作效率服务。与之相反，如果她对学习新技能毫无兴趣，在学习过程中，就会感到枯燥无味，勉强而为之，学习效果就难以理想。第四， 帮助减轻受挫折的压力。 实践证明，人们对失败和挫折的感受，常常带有很大主观性。如果排除其他诸如情绪等原因，仅从兴趣角度分析，兴趣同样能影响人们的感受，也就是说，对事业或工作有兴趣的人和对之没有兴趣的人所产生的感受是大不一样的。在秘书工作中，每个秘书总会遇到挫折，但是，那些对秘书工作有浓厚兴趣的人来说，挫折仅仅意味着需要再试一试，再努力一次而已。当受到挫折时，她感受到的不是沮丧与烦恼，而是如何采取积极有效的方法，去预防一次失败，去争取下一次的成功。因此，兴趣在秘书工作中有一个重要的作用，是可以减轻秘书遭受挫折时的心理压力。（三）.秘书的兴趣特征兴趣对人的的影响是由兴趣的品质决定的，兴趣的品质主要体现在广度，稳定性和效能等方面。因此，我们就围绕这些方面来谈秘书的兴趣特征。第一， 兴趣要广泛而有中心。当代秘书工作涉及的范围宽广，秘书往往集参谋者，协调者，办事员，信息员，撰稿人和交际家于一身，因而需要具有尽可能广博的知识。这样，工作起来才可以得心应手的应付各种复杂的场面。广泛的兴趣能够使秘书人员在生活和工作中自觉.积极地积累大量，丰富的知识，从而掌握相关能力，顺利地从事各种工作。此外，从发展的角度看，随着科学技术的进步，现代办公节奏的加快，秘书工作在管理活动中所发挥的作用日益作用。这就要求秘书在自身素质，工作方式等各方面不断进行变革，来适应时代的需求。一个秘书如果没有足够的知识储备和不间断的知识更新，是不可能适应形式发展要求的。广泛的兴趣对拓展思路有着重要的作用，它能够使秘书对许多新鲜问题产生敏感，并积极地去学习和钻研，从而大大丰富自己的知识，掌握多种多样的技能。但是，秘书如果只有广泛的兴趣，而没有中心兴趣也是不行的。也就是说，必须在广泛的基础上，建立自己的中心兴趣。只有分清兴趣的主次，才能避免平均使用精力和时间。秘书的中心兴趣，要与他的日常工作和服务目标联系在一起，在确定和培养中心兴趣的时候，既要考虑自己的职责，又要考虑企业所处的状况和环境。因此，秘书的中心兴趣应集中在秘书专业知识和行业知识方面。第二， 兴趣要稳定持久。不同修养的秘书，在兴趣持久和稳定上也表现出明显的差别。比如有的秘书兴趣稳定，对秘书工作锲而不舍，孜孜不倦；而有的秘书却见异思迁，喜新厌旧。如果，一个秘书对她所从事的工作和活动，缺少持久而稳定的兴趣，那她就不会产生完成任务.克服困难所需要的耐性和韧性，而耐性和韧性是秘书在工作中取得成功的先决条件。凡是在工作上没有耐性和韧性.缺少持久和稳定兴趣的秘书，要想在事业上取得成绩是不可能的。一个秘书要确保兴趣的持久和稳定，除了要认识兴趣的意义外，还要使自己的兴趣附着于一个有益于社会的高尚志向上，要把自己的兴趣与理想.信念结合起来。中国有句古诗：“有志之人立长志，无志之人常立志 。”一个人只有立长志，才能使自己的兴趣经久不衰，持之以恒。第三， 兴趣要结合实践。兴趣是一种认识倾向。假如兴趣仅仅停留在主观范围内，不能推动人们去行动.去实践，那么这种兴趣便是无效能的兴趣，也不能成为人们行动的动机。秘书工作不但具有事务性和操作性，也具有一定的理论性。优秀的秘书应该掌握企业内外的动态信息，能够为上司出谋献策，成为上司的好参谋。假如秘书的兴趣仅仅局限在办公室里看材料.听汇报.而不是走出门去脚踏实地地了解.调查.研究实际问题，她的兴趣只能是无效能的。离开了实实在在的事物，离开了对具体情况的了解，分析和研究，秘书至多只能算是个抽象的参谋。兴趣若不与实践相结合，不但是无效能的，并且也是不能长久的。秘书工作涉及的每一个实际问题都有学问，一个秘书如果平时不想接触实际，当甘门外汉，那就会感到没有意思，工作起来枯燥无味。然而，当她经常接触实际问题，并且用心研究，就会感到有无穷乐趣，工作起来便不知苦和累了。二. 性格 （一）.什么是性格性格是表现在人的态度和行为方面的较为稳定的心理特征，如寡断，懦弱.刚强等。它是个性的重要组成部分，它是在一个人的生理素质的基础上，在社会实践活动中逐渐形成，发展和变化的。性格主要表现在两个方面：一是表现在对现实的态度上；一是表现在行动的方式上。表现在对现实的态度上又可以分为对人和事，对自己的态度两个方面：对人的态度方面：包括对他人，对集体，对社会以及对人类的态度。就秘书而言，对人的态度主要表现在对上司，对同事以及其他人所表现出来的态度。在秘书工作中，有人对上司，同事所表现出来友爱热情等性格特征，也有的人则表现为寡言冷淡。对事情的态度方面，主要是指秘书对待事业和工作的态度。有人表现出勤恳，认真，富于钻研，敢于创新等性格特征，有的人则表现出马虎，懒惰。不付责任等性格特征。表现在行动方式上的性格特征，主要包括行动目的性和坚持性等意志的特征。例如，行动的自觉性，独立性，创新性，果断性，坚决性，勇敢，沉着，自制等，都属于性格的意志特征。另外，与人们对待现实的态度相联系的行为方式的特征，也属于行动方式方面的性格特征，。如对上司的尊敬态度而产生的礼貌行为，对工作的负责态度而产生的谨慎而仔细的工作作风等。人的劳动，行动和行为极其活动结果，都是他性格的外在表现。从秘书的工作来说，秘书观察事物.思考问题.表明态度.产生情感.做出计划.采取行动等等一切的活动，也都是在其性格基础上进行的。因此，性格在秘书的整个心理行为活动中占着至关重要的地位，是决定秘书工作成败好坏的重要因素。此外，从秘书工作的性质和范围来看，它对其工作人员所要求的职业性格与其他的行业有很大的区别，比如，营业员这一职业是与顾客交往，所以其职业性格特征的基本要求是热情.礼貌；医生这一职业主要是和病人打交道，所以其职业性格的基本特征是冷静和细心；企业家主要是面对市场，其职业性格的基本特征是果断，灵敏，富于开拓精神。然而，秘书工作的内容事务是与各种各样的人打交道，因此，对秘书的职业性格要求也就十分广泛，涉及到性格特征的各个方面。秘书的职业性格是否健全，直接影响其认识事物，适应环境和开展工作的效果，也将影响其在事业上的发展。（二）健全的性格对秘书的影响健全的性格有如下作用：第一， 有利于搞好人际关系。在现代秘书的职责范围内，很重要的一个方面就是要善于与各种各样的人打交道。秘书在采访.汇报.慰问.接访洽商.调解.开会.谈判等这些职业活动时，都要与各种不同类型的人打交道，这些人既包括本单位的人，也包括不是本单位的人。秘书正是在与这些人的交往中，获取各种信息，沟通，协调上下.内外.左右的关系，辅助上司从事工作。健全的性格可以使秘书顺利而有成效的与各种人员进行交往。尊敬，谦虚，会使秘书与上司的关心密切；诚恳，随和，富有同情心，会使秘书与同事间的关系融洽。第二， 有利于适应环境。现代科学的发展，社会的进步，使得生活的节奏加快，当代秘书的工作性质，工作方式和工作环境也不段的发生变化。过去的秘书的主要职能就是处理各种事务，随着现代社会的发展，秘书的参谋，协调只能被提高到最高地位。新型的秘书不但要做好决策前的调查，协调，综合工作，而且还要协调上司从战略的高度上提出意见，例如：一个企业应该如何走上步，看下步，抓长远，如何确立自己的发展战略等。这些 ，秘书都要加以关注和研究。在现代社会里，信息量空前增加，交流速度非常快，秘书不仅仅在办公室里看材料，听汇报，而要必须主动地去收集，分析，研究最新的资料。另外，随着科学的进步，现代办公自动化的进展速度非常之快，新的，更有效的文字处理系统不段的推出，这都要求秘书能够及时的更新自己的信息和知识。第三， 有利于身心健康。从秘书的工作性质来看，活动繁杂，劳累紧张。秘书的活动方式大多繁杂而无规律：要不时的处理突发时间 ，写公文时间紧迫，陪上司外出视察，要做好各种及时的准备，参加各种会议和礼仪之前，还必须为这些会议做出周密的安排等。此外，秘书在企业中还往往处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的压力。这样，秘书不但要有很好的身体，还要有很好的心理素质。（三）什么是健全的性格健全的性格包括两方面的含义：一是健康向上，二是尽可能全面。由于人的性格涉及人的活动的一切方面，因此，在现实生活中很难说哪一位秘书具备了优良性格的一切特征。我们平时说“金无足赤，人无完人”讲的就是这个道理。此外，从另一方面讲，秘书在态度和行为上表现出来的各种优良品质特征，在其对工作的影响力方面，是有差别。比如，待人诚恳和乐于助人都是具有积极性的性格特征，但就这两种性格受人欢迎的程度来看，待人诚恳要比乐于助人重要。秘书的健全性格应包括以下特征：第一， 坚毅，顽强。秘书工作是一种繁重的脑力工作，秘书在工作中要有不怕挫折，坚持到底的勇气和决心，遇到工作失误，不怕承担责任。只要具备这样的性格特征才能更好的地完成自己的本职工作。第二， 开朗，随和。开朗的性格是指那种热情活泼，善于交际的性格。心理学上对人的性格分类有多种，其中有一种就是把人的性格分为内向性和外向性。秘书的工作多半是与人打交道，开朗的性格使他比较容易交流，有利于各项工作的开展。第三， 敏锐，机智。 秘书工作种类繁多，这些工作虽然是有计划的，但是还是会遇到突发事件，现代秘书就要求有敏锐的性格，机智的头脑，同时还要沉着冷静的分析问题。第四， 幽默，诙谐。幽默是一种以表面诙谐，实则严肃的态度来对待事物的方式。幽默感是秘书的一个心理素质的重要方面，他不仅能有助于秘书顺利的开展工作，并常常会产生意想不到的成功。三. 情绪（一） 什么是情绪情绪是人们对客观事物的态度的体验。在人们生活中，往往对客观现实中的事物抱有不同的态度，并产生不同的体验，或者快乐，或者悲伤，或者喜爱，或者憎恨这些对事物的体验便是情绪。人的情绪是由一定的客观事物所引起的。当代秘书他们的高兴可能是受到上司的表扬，可能是受到同事的肯定，也可能是因为自己买了一件漂亮的衣服。总之情绪都是客观原因引起的 。情绪以性质划分，可分为愉快和不愉快两类。（二） 情绪对秘书的影响情绪对当代秘书的影响主要表现在以下几个方面。第一， 影响精神状态。第二， 影响待人接物。第三， 影响对事物的认识和态度（三）当代秘书应有的情绪。第一，高尚.健康的倾向。第二，保持情绪的稳定。四. 意志（一） 什么是意志意志是人们为实现目的而支配。控制自己的行动的心理活动。她是人的主观能动性的表现，通过对意志的调节，控制，人的意识就能反作用于客观世界，使其按照自己的意愿发展，达到预定目的。（二） 意志对现代秘书的影响良好的意志对秘书具有以下的影响：第一， 是工作取得成效的保证。当代秘书工作繁忙，因此，其工作过程，不会一帆风顺，它总是与困难联系在一起，总会遇到重重阻力和意想不到的干扰。特别是在现代快节奏的的社会中，市场竞争激烈，市场状况瞬息万变。这样，作为上司参谋助手的秘书也必然会增加更多的困难，增大工作的难度。 这就需要秘书耐心钻研和付出艰苦的努力。秘书精神的可贵之处在于，他们为了事业，往往在上下，