资料建档管理办法

资料建档管理办法（试行） 第一条 根据档案法等有关规定，为了使保存的档案既能反映和维护公司的主要经济业务活动的历史面貌，又便于保管和利用，特制定本办法。第二条 建档的范围（一）政府及相关部门的政策、法规、指示等有关重要文件。（二）公司设立、变更的申请、批示、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。（三）公司股东会、董事会、监事会形成的文件资料。（四）公司建设项目征地、拆迁、报批报告和政府有关部门的批文等法定文书。（五）公司对内、对外签订的经济合同和协议；（六）投资项目的基本资料、可行性研究报告、行业分析资料、规划图纸及其他文件材料。（七）公司各个时期的发展规划、实施方案、计划、总结、决策的重要决议。（八）行政管理、人力资源管理和法律事务管理方面的文件材料。（九）公司订立的各种管理制度和规定。（十）公司涉外活动的文件、资料。（十一）公司参与社会政治、经济活动的各种资料。（十二）基建工程图纸、各种签证、往来传真、工程会议纪要、备忘录等。（十三）会计档案（十四）其他有保存价值的重要资料。第三条 建档的内容(一)公司档案资料包括文件、信函、传真、录音、录像、图纸、财务会计资料、存储资料，均应逐项登记归档保存。（二）音像、存储资料：1、照片档案：由原版底片、照片、文字说明构成。2、录音档案：录音带、数码录音原版等。3、录像档案：录像带、数码刻录光盘等。4、软件档案：包括存储文字、音像等的软件。第四条 立卷归档（一） 公司行政部确定专人负责管理全公司的综合性档案，各部门应将各种应集中归档的资料原件送行政部统一保存。（二） 涉及公司经济往来的合同原件，均由财务部保管，以利于监督合同的执行状况；经办部门可保留复印件备查。财务档案由财务部确定专人负责分类、编号、登记立卷管理。（三） 工程项目有关的涉及工程价款变更及确认的各种投标书、签证、更改、传真、确认书、备忘录、验收资料、会议纪要、合格证、维修记录等，均由预算及采购部保管原件并整理存档，同时将复印件一份交财务备查，在工程竣工、投入使用前或决算完成后，再将相关资料，移交给物业管理部门保管。（四） 各部门应及时将文件、资料整理后，交分管部门保存。若因公需要，部门可保留复印件。（五） 分管部门对各部门交送的档案资料，应及时进行整理分类、划分级别、登记、编号、立卷归档。第五条 档案使用（一）查阅档案1、查阅一般性档案，由行政部负责人批准；2、查阅重要档案需经总经理或总经理授权人员批准；3、外部人员查阅档案必须经总经理或总经理授权人员批准；4、查阅档案要进行登记，查阅人签字，档案查（借）阅登记表（格式见附件1）。（二）借阅档案原则上不予借出档案室。若因特殊原因必须借阅者，应由部门申请，填制档案借阅登记表（格式见附件1）经总经理或总经理授权人员批准方可借出。（三）档案复制档案资料的复印、拷贝必须经总经理或总经理授权人员批准后方可进行并按批准的份数复印、拷贝。第六条 档案的移交档案管理人员因工作调动时，必须将全部档案造册移交，并由领导派员监交。（档案移交格式见附件2）第七条 档案安全（一）档案在保管、使用过程中要保证安全。严防散失、遗漏、损坏。（二）保守档案秘密。未经领导批准，任何人不得私自查阅、借出、复制、泄漏档案内容。第八条 档案销毁（一）对不属于归档范围的文件资料，年终整理后，经总经理或总经理授权人员审核后销毁。（二）对保存期满需销毁的档案进行造册登记，报经总经理或总经理授权人员审核后销毁。（三）销毁档案时，应由领导指派二人以上监销人参与此工作，并在销毁记录上签字。（档案销毁登记清单格式见附件3）第九条 附则1、本办法由总经