会议管理办法.ppt

,會議管理辦法,切,記,第一條:目的為使會議準備、進行、討論、議決、記錄有所遵循,落實會議成果,特訂定本管理辦法.,第二條:會議種類分為不定期及定期性會議.,第三條:會議準備開會通知開會通知內容如下:1.開會通知之時間1-1定期性會議-免通知.1-2不定期性會議-開會前二天通知,若因業務急迫需要經協理以上主管核準不在此限.2.開會主題3.時間-起、訖時間.4.開會地點,第三條:會議準備(續)5.主席6.記錄7.列席8.備注9.發文部門10.參加人員-於通知單會簽處簽名,若因要公未克參加應委託部門同仁代理與會.,第三條:會議準備(續)會議程序之擬定會議資料之集1.開會前二天將所需討論會議資料送達與會人員.2.與會人員按開會通知單會議主題準備資料及建議事項,以節省開會時間.會議場所之選定、與布置.(與管理部協調配合之)圖表、器具、筆、紙等之準備.會后場地整理及會議記錄整理.,第四條:會議進行參與開全人員應準時出席,依序入席.記錄人員喊口令“起立、敬禮”與會人員互道“大家好”.會議結束,記錄人員口令“起立、敬禮”與會人員互道“謝謝各位”.推舉主席-會議召集人為當然主席,無召集人時由出席人推舉之.會議進行中不得隨意進出.若需離席,請先向主席請示得到允許后才離開.會議中若有外來電話,除非事屬緊急,請先留電,會后再予回電.,第五條:會議討論討論主題前,應先檢討上次會議記錄之決議事項執行情行.與會人針對會議主題依序討論.討論有結論,再進行次一主題.若爭議甚多,等待下次再議,繼續次一主題.與會人提出正、反意見討論,但不能偏離主題.切勿作人身攻擊或訴諸暴力.主席應歸納計論意見並作成結論,宣會付珍決.表決以少數服從多數為原則.結論須呈核后,再宣付實施.,第六條:會議記錄會議記錄人員於會議結束三天內(如遇假日順延),提出會議記錄提請主席核定,並逐級呈閱.會議記錄內容如下:1.會議名稱2.會議時間3.會議地點4.出席人員姓名及人數5.列席人姓名6.主席姓名7.記錄姓名8.主席報告要點9.討論事項10.決議事項11.執行單位,會議記錄資料保管1.經主席核定之會議記錄,記錄人員應影印送有關經辦部門及稽核,原稿則保留於原會議台集門存查.2.稽核人員應定期、不定期抽閱各項會議記錄.第七條:會議保密未公布之議決事項不得洩露、訛傳、以避免困擾.凡涉及公司經營數據及策略之資料,應於會后收回或銷燬.,第八條:與會人權利、義務、責任主席職責1.準備開會2.說明會議目的及議題3.說明會議進行方式及預定使用時間4.掌握檢討主題5.掌握會議進度6.控制會議秩序及氣氛7.清點出席人數8.讓出席人員有公平發言的機會9.依序將議案交付討論及表決,並宣布表決結果10.保持冷靜、超然的態度,不強銷己見,並捲入爭論11.控制開會時間適時宣布散會12.違規處分提報,出席人1.發言、勸議、提案、討論、表決、選舉之權利2.遵守會議規則、服從決議、共同維護會場秩序之義務.3.發言力求簡要、清晰.列席人1.參與本身所代表單位有關問題之發言與討論權利.2.遵守會議規則發言禮貌及會場秩序之義務.代理人出席人因要公未克出席會議,應委托部門同仁出席,其權利義務同出席人.,第九條:會議守則遵守開會時間,不遲到、不早退、不拖泥帶水.事先發放必需資料決定主席人選詳實制作會議記錄討論會議不偏離主題不獨占討論時間,表現自己的演說慾會議需有結論會議決議呈核后應公布實施,並追蹤執行成果,第十條:散會討論主題或致結論,或預定時超過仍有議題不及討論,可斟酌需要,另安排時間再議,主席應宣布散會.第十一條:違規處分會議記錄未按時整理呈閱,第一次應予口頭警告,第二次記“警告”處分無故不出席或奉派代理人未出席會議應記“警告”處分違反議事規則,不服從主席糾正,妨礙會場秩序,不聽主席制止者記“警告”處分出言不遜損壞他人信譽、人格與涉及人身攻擊記“警告”處分,洩露、訛傳未公布之議決事項記“