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文档简介

六、大型团队的接待,（一）接受任务（接待准备）,1、信息准备（了解来宾）,1）来宾的基本情况：单位、姓名、身份(职务、级别)、人数(男、女)、民族、来意、大体停留时间等等。抵达日期、具体时间，乘坐的交通工具及班次。,级别)、,2）接待材料准备。有关文字材料：如汇报材料、发言材料、参考材料、标语、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要等。如谈判：来访客商的基本情况；来访客商的资信情况及技术；法律、财会、市场行情等信息资料。,-确定接待规格,分为高格接待、低格接待和对等接待三种。从主要陪同人员比来宾的职位高或低而言：(1)高格接待：适用于上级领导派工作人员来了解情况、传达意见，兄弟单位派人来商量要事，下级同志上访、有重要的事情向上级领导汇报等。(2)低格接待：如上级领导或主管部门领导到基层视察、调查研究，外地参观学习团或旅游团来单位参观游览。(3)对等接待：这是最常用的接待规格。,2、方案准备（制定计划）,一般包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程安排、食宿标准、陪同人员、参观游览、交通用车、安全保卫、医疗保健、经费预算等内容。,3、布置与检查(预订食宿),召开接待会议:布置接待任务，分发接待方案，明确各自职责，听取各单位对接待方案的意见，并协商解决一些问题。秘书部门除了自己作好准备外，还应对有关单位的准备情况进行督促检查，抓好落实。,（二）接待的实施,、迎接及安排来宾（迎接来宾）前往机场、车站或码头迎接。礼仪规范：问候、欢迎，介绍，行李，乘车，宾馆，用餐,、看望及商定活动日程（商议日程）,客人到达后的当天，秘书应安排单位领导前往客人下榻的地方看望。一是表示欢迎和问候，简要介绍本单位的情况二是进一步了解客人的意见和要求，对后期的访问活动安排进行协商或确认。,、礼节性拜会（内宾可免）,按照大体对等的礼仪原则，由适当的负责人出面正式会见客人。座次礼仪：,4、宴请1（一般内宾无）,周密安排（规格种类、作陪人员、宴请地点）发出邀请“请柬”。定制菜单安排桌次、席位中式宴会的桌次安排中式宴会的席位安排西式宴会的席位安排,宴请2,敬酒与劝酒敬酒有序，主次分明语言诙谐，增加酒兴劝酒适度，尽兴而归热情迎送,、按日程开展活动,如正式会谈：,签订协议：,参观游览,选定游览项目安排落实陪同介绍摄影,赠礼（纪念性、象征性、文化性），等.,秘书部门的任务主要是组织协调和督促检查，并协助做好接待中的辅助工作：如安排场地、车辆、引见、记录、接送和安全保卫工作等。,、欢送来宾,应提前为客人预订好返程车船机票，并预约送客车辆，如有必要应安排领导前往送行。话别时，应主动征询客人对接待工作的意见和建议。,（三）接待总结（接待小结）,如总结本次接待工
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