五星级酒店后勤部门通用手册岗位说明汇编操作流程

工程部、保安部、 人力资源部 管 理 手 册 (人员结构、岗位职责、规章制度、操作流程汇编) 1 目目 录录 第一节第一节 总经理办公室概述总经理办公室概述 .4 一、总经理办公室组织架构.4 二、总经理办公室人员编制.4 二、总经理办公室职责范围.5 第二节第二节 行政人员岗位职责与行政制度行政人员岗位职责与行政制度 .7 一、行政岗位职责.7 （一） 、酒店总经理岗位职责.7 （二） 、酒店总经理助理岗位职责.7 （三） 、总经理办公室经理（行政）岗位职责.8 （四） 、行政秘书岗位职责.8 二、行政制度.9 （一） 、办公室现场管理制度.9 （二） 、文件处理制度.10 （三） 、文件撰制管理制度.15 （四） 、印鉴和文件使用管理制度.21 （五） 、档案管理制度.27 （六） 、文档、图表、资料编号的规定.29 （七） 、文件资料领阅与外借管理制度.30 （八） 、保密工作管理制度.35 （九） 、公司文件密级的规定.37 （十） 、Domino/Loutes Notes 使用管理制度.39 （十一） 、自备笔记本电脑管理办法.41 第三节第三节 工程岗位人员职责与工程制度工程岗位人员职责与工程制度 .43 一、工程人员岗位职责.43 （一） 、总经理办公室经理（行政）岗位职责.43 （二） 、工程经理岗位职责.43 （三） 、值班工程师（电工）岗位职责.44 （四） 、值班工程师（空调）岗位职责.44 （五） 、值班工程师（维修）岗位职责.45 二、工程制度.45 （一） 、工程部基础管理制度.45 （二） 、设备运行管理制度.47 （三） 、交接班制度.48 （四） 、维修服务规范.49 第四节第四节 保安岗位人员职责与保安制度保安岗位人员职责与保安制度 .50 2 一、保安人员岗位职责.50 （一） 、总经理办公室经理（保安）岗位职责.50 （二） 、保安经理岗位职责.51 （三） 、保安员岗位职责.51 （四） 、保安员（大堂）岗位职责.52 （五） 、保安员（停车场）岗位职责.52 （六） 、保安员（楼层）岗位职责.52 （七） 、保安员（员工出口）岗位职责.53 （八） 、保安员（监控中心）岗位职责.53 二、 工作流程.54 （一） 、工作时间.54 （二） 、工作要求.54 （三） 、保安各岗位工作流程.55 三、保安管理制度.56 （一） 、酒店安全管理规定.56 （二） 、酒店消防设备管理规定.61 （三） 、酒店消防器材管理制度.61 （四） 、酒店消防安全培训制度.62 （五） 、安全档案管理规定.62 （六） 、违反酒店安全、消防管理的处罚规定.63 （七） 、酒店施工场地安全管理规定.63 （八） 、批准动火的原则：.64 （九） 、施工人员的管理规定.65 （十） 、用火用电制度.66 （十一） 、各部门防火制度.67 （十二） 、钥匙管理规定.70 （十三） 、停车场管理制度.71 （十四） 、员工会客登记制度.72 （十五） 、监控室管理规定.72 （十六） 、员工通道管理规定.73 （十七） 、进货门管理规定.73 （十八） 、内部运转管理制度.74 第六节第六节 人力资源管理手册人力资源管理手册 .77 一、岗位职责.77 （一）总经理办公室经理（人事）岗位职责.77 （二）人事经理岗位职责.78 （三）培训主管岗位职责.79 （四）招聘员工关系主管.79 （五）薪酬福利主管.80 二、人事工作程序.81 （一）组织机构设计程序与标准.81 （二）工作分析流程和标准.81 （三）人员招聘流程和标准.82 3 （四）新员工入店工作流程和标准.83 （五）入职培训.84 （六）薪资工作流程和标准.85 （七）员工转正流程和标准.86 （八）员工升职流程和标准.87 （九）员工降职/处罚流程和标准 .88 （十） “优秀员工”活动的评选流程和标准.89 （十一）员工请假的流程和标准.89 （十二）员工违纪处理流程和标准.90 （十三）员工奖励的流程和标准.91 （十四）员工劳动争议处理流程和标准.91 （十五）员工关系工作的流程和制度.92 （十六）女员工计划内生育制度.93 （十七）员工离职工作流程和标准.94 三、培训工作内容.95 （一）培训的目的.95 （二）培训的作用.95 （三）培训系统性模型.96 （四）培训的四个步骤.96 （五）培训实施的工作流程和标准.97 （六）酒店店内培训.98 四、考评.100 （一）考评工作流程和标准.100 （二）部门领导绩效考评.101 （三）中层人员和员工的考评.101 五、员工职业发展规划.101 六、员工关系管理.102 七、人事 3.8 工作中注意使用礼貌用语，态度和蔼，不准在办公室内说脏话，乱开他人 玩笑；接待公司客人要热情大方，礼节得体； 10 3.9 不要在办公室拨打和接听私人电话，确有必要不能超过 3 分钟； 3.10 爱护公共财产，严禁在墙上和隔断上乱贴、乱画、乱划； 3.11 未经同事同意，不得擅自使用同事电话，不得打开同事的电脑； 3.12 打电话要注意不要干扰周围同事； 3.13 有事和同事商洽打内部电话；信息咨询，信息传递，使用 NOTES 系统平台， 尽量不要串访； 3.14 午间用餐要严格遵守作息时间，无故不得提前用餐和晚到； 3.15 业务来访人员在会议室接洽，禁止带亲友到办公室，杜绝与本公司业务无 关的人员参观办公室； 3.16 下班前各自关好各自办公区内的门窗和电脑及其他办公设备，并注意随手 关灯。 4.4. 检查与考核检查与考核 4.1 本制度由总经理办公室负责检查和考核。 5.5. 奖励与处罚：奖励与处罚： 5.1 总经理办公室将对以上制度进行定期与不定期的检查，奖勤罚懒，对于多 次违反上述条例者将按员工手册进行处罚。 6.6. 本制度由总经理办公室负责解释。本制度由总经理办公室负责解释。 （二）（二） 、文件处理制度文件处理制度 1.1. 制度内容及适用范围制度内容及适用范围 1.1 本制度规定了文件的收发、传阅、签批、催办、查办、缮印校对及立卷归 档等内容。本制度所指文件包括公司与外部以及公司内部各部门之间的来往文件。 1.2 本制度适用于公司各部门的文件处理。 2.2. 管理组织管理组织 2.1 总经理办公室负责公司的文件处理。 2.2 总经理办公室对各部门的文件处理进行指导、检查和管理。 3.3. 管理内容管理内容 3.1 收文： 3.1.1公文的收进，由总经理办公室负责。 3.1.2收文登记要仔细认真。对来文要按文件来源和内容分类设立文件登记 簿(参见附件一)登记并存档，标明文件名称以便查考。 3.1.3登记的项目，一般包括：文件标题、收文编号、收文日期、来文公司 11 （部门） 、附件及处理进度及结果等情况等。 3.2 发文： 3.2.1发文用发文登记簿(参见附件一)，登记项目包括发文标题、编号、 时间、发送单位、份数、附件、分发日期等。 3.2.2文件发放前要对文稿标明的发送单位、密级程度、缓急、是否亲启、有 无附件，是否核对和用印等一一核实清楚，然后再进行登记、下发。 3.2.3一般发文，以印出日期为发文日期，特定文件（如需要注明会议通过日 期的文件等） ，可以原稿签注的日期为发文日期。 3.2.4凡是要收回的文件，都要注明“按期收回” 。 3.3 分文与批办： 3.3.1文件收到后，总经理办公室秘书应立即分文。填写文件阅办单(参 见附件二)，由总经理办公室经理签字批注后，分送领导或承办单位阅处。 3.3.2需要有关部门承办或批复的文件，要待文件按程序阅读后，方可交承办 单位办理或批复。 3.4 传阅： 3.4.1按照文件类别和阅办部门，由总经理办公室传递至阅办部门。阅办的部 门在文件阅办单或文件传阅单(参见附件三)上签阅。文件递送要安全、迅 速、准确。 3.4.2文件传阅要迅速及时。对时间性强和需要领导批示的急件要单独设夹， 文到即送。其他根据来文部门分别设夹。非正式文件与正式文件应严格分开，不要 混在一起。 3.4.3秘书对传阅或阅办的文件要勤检查、催问。对已传阅完的文件或过时的 文件。要随时剔除，该归档的及时归档。对领导阅后写有批示意见的文件，要及时 按批示意见转交有关部门或人员阅办。传文严禁横传，以免积压或丢失。 3.5 催办和查办： 3.5.1公司收发的文件，由公司总经理办公室负责催办和查办。查办工作要建 立登记簿，定期催要办理结果，及时向领导提供反馈信息。 3.5.2以公司名义批转的公文，如内容涉及几个部门，应由主办部门负责组织 会签，有不同意见，要主动协调。会签完毕后方可交分管领导签发。 3.6 缮印和校对： 3.6.1打印文件要登记，紧急文件要随送随打，一般文件不得超过两天。 3.6.2一切缮写、打字或印刷文件都必须认真仔细的进行校对，并送领导审阅 清样，待领导签字后方可印刷。在校对过程中，如对原稿有疑问或发现原稿有错误 或不确切的地方，应随时与文件起草部门联系。需要改动时，应请示有关领导，不 得擅自修改。改动后，应同时修改好原稿。 3.7 立卷归档 12 3.7.1公文承办完毕，应将文件处理结果及时报告有关领导，特别是批示领导。 同时将有关文件收集齐全，立卷归档。 3.7.2办复的文件，经检查核实无误后，按文件级别、内容随时存入分类设摊 夹内，以便当年备查。 3.7.3年终将上级下发文件及公司形成的文件及其他有保存价值的文电、讲话 记录、纪要收集起来，按级别、内容和性质分类组卷，打印目录，装订成册，统一 编号。建立全卷宗，并编好检索工具，以备查用。 3.7.4立卷时，要认真审查文件是否符合立卷标准。如发现有圆珠笔迹，无领 导签字等现象要进行整理，补齐手续再行立卷。 3.7.5健全档案管理制度，设收进、移出、借阅登记簿，严格使用手续。同时 加强防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防强光等保护措施。 3.7.6在公文处理过程中，必须严格保守秘密。 3.7.7需要收回的文件，应按照规定及时组织清交。如发现短缺，应抓紧查找。 确实查找不到的，应查明责任及原因，写出报告，按照规定进行处理。 4.4. 检查和考核检查和考核 4.1 公司总经理办公室公文处理接受主管领导检查。 4.2 各部门公文处理接受公司总经理办公室检查。 5.5. 本规定由总经理办公室负责解释。本规定由总经理办公室负责解释。 附：1、收（发）文登记表 2、文件阅办单 3、文件传阅单 4、文件处理流程图 收（发）收（发）文登记表 日 期来文(发送)单位文号文件名称有无附件份数签收备注 13 文文 件件 阅阅 办办 单单 行文单位文件编号 收到日期 年 月 日份数已发： 文件名称 行 政 部 门 处 理 意 见 承 办 部 门 意 见 领 导 批 示 处 理 结 果 文文 件件 传传 阅阅 单单 行文机关文件编号 收到日期份 数已发： 文件名称 14 总经理办公室 意见 阅 者 签 字 文件处理流程图文件处理流程图 （三）（三） 、文件撰制管理制度文件撰制管理制度 1.1. 主题内容及适用范围主题内容及适用范围 1.1 本制度规定了文件的种类区分、格式、行文规则、印刷格式等内容。 公文到达 行政秘书文件登记，填写文件阅办单 总经理办公室总 监部主任 承办单位 行政秘书 相关领导批示 主送单位、承办单位、主管领导 签批文件处理意见 拿出具体意见 行政秘书 编号行文 形成批复 存档 15 1.2 本制度适用于公司及各部门的文件撰制。 2.2. 管理组织管理组织 2.1 公司总经理办公室负责公司的文件撰制和管理。 2.2 公司总经理办公室对公司各部门的文件撰制进行指导检查和把关。 3.3. 管理内容管理内容 3.1 文件种类的区分和使用 3.1.1 对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” ； 3.1.2 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议” 。 3.1.3 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告” 。 3.1.4 发布有关规定和规章，转发上级文件，批转各部门的文件，要求下属企 业、部门办理和需要周知、执行的事项，用“通知” 。 3.1.5 表彰先进，批评错误，通报重要情况，用“通报” 。 3.1.6 向对外关系单位或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见、建议，用 “报告” ； 3.1.7 向对外关系单位或上级单位请求指示、批准，用“请示” 。 3.1.8 答复请示事项，用“批复” 。 3.1.9 同级部门之间相互商洽工作，询问和答复问题，用“函” 。 3.1.10 传达会议议定事项和重要精神，要求与会部门及人员共同遵守、执行的， 用“会议纪要” 。 3.1.11 合同类文件：合同类文件的签订，合同的负责人要先将草拟定稿的合同 文本交控股公司律师审核，并由其出具法律意见书，根据律师出具的法律意见书进 行修改最后定稿。将经律师修改的定稿，附填写完整的公司合同类文件处理单（附 件二）交相关负责人签批、同意后方可正式签署合同。 3.1.12 签署的合同，我方留存部分要与有负责人签批的合同文件处理单、合同 签订前历次修改草稿一同存档。 3.2 文件格式和行文规则 3.2.1文件一般由标题、文件编号、正文、附件、印章或签字、发文时间、附 注等部分组成。在文件起草中要严格文件格式和行文规则。 3.2.2文件标题，应当准确简要地概括文件的主要内容和文件种类，一般不用 标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。 3.2.3发文编号，包括公司名称代号、部门代号、密级程度、年号和顺序号。 3.2.4在控股公司体系内公司发文一律由公司负责人签字，签字位置在正文左 下方空三行距离处横线上，不再加盖公司印鉴（具体格式见附件三文件模版） 。 如有对外报送文件，则可根据实际行文格式及需要，加盖公司印鉴。 16 3.2.5请示一般只写一个主送单位，如同时送其他单位，应用抄送形式。主送 与抄送对象写于文件前附公文处理单上。 3.2.6文件如有附件，应在文件处理单上写明附件名称和顺序，正文之后发文 单位负责人签字之前，注明附件名称和顺序。 3.2.7发文单位应写明发送对象的全称或规范化简称。在报送上级公司时，名 称应使用全称如“新力凯控股有限公司”或“雅悦酒店投资管理有限公司” ，文内 可简称“控股公司”或“雅悦酒店” 。 3.2.8会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 3.2.9请示的文件一般应一事一文，除领导直接交办的事项外，不要直接送领 导个人，应要先送到总经理办公室，由行政秘书报送公司领导。 3.2.10 文件落款时间以领导签发日期为准，任免文件以会议通过的日期为准。 3.2.11 秘密文件应分别标明“绝密” 、 “机密” ；紧急文件应标明“特急” 、 “急” 。 3.3 文件的打印和印刷格式 3.3.1公司正式文件字头要规范整齐、匀称美观, 一般应统一用宋体字型。 3.3.2文件眉首，即首页页眉，包括公司 LOGO。 3.3.3文件用纸，一律使用标准 A4 型纸。 3.3.4文件标题用小 4 宋体加粗；段落标题用小 4 号宋体加粗，正文用小 4 号 宋体（如一篇文件的文字过少，可按照规范整齐、匀称美观原则适当调整字号） ； 批语，按语用 4 号楷体，其他部分的文字以宋体为原则，大小以美观和利于阅览为 原则，文字一律从左向右横排。一律都用黑色。 3.3.5文件可根据需要使用正式文件或其他形式的便文。公司发文形式由总经 理办公室掌握。 3.3.6公司对内文件和对外文件均使用公司统一的文件模版（附件三） 。 3.4 草拟文件应注意的事项： 3.4.1草拟文件，要根据有关规定和领导要求，尽可能详尽地占有材料，认真 归纳、提炼，完稿后要细心修改。 3.4.2不得违背国家的法律、法规，违背政府的方针、政策及有关规定。 3.4.3情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，标 点要正确，篇幅力求简短明了。 3.4.4人名、地名、数字、引文要准确。文件中的数字，一般使用阿拉伯数字， 根据需要也可用汉字书写。在同一文件中，数字的使用应前后一致。 3.4.5引用文件应注明发文的时间、单位、文号和标题。文号应写全称，不得 省略。 3.4.6在使用不熟知的简称时，应先用全称，并加以注明。 17 3.4.7草拟或签发文件，应使用钢笔或毛笔。不得使用圆珠笔或铅笔，也不要 使用红墨水。 4.4. 本规定由总经理办公室负责解释。本规定由总经理办公室负责解释。 附：1、公文处理单 2、合同类文件处理单 3、文件模版文件 4、文件撰制流程图 公文处理单 文件编号：密级： 日期：缓急： 签发：会签： 主送： 抄送： 18 拟稿单位：拟稿： 核稿：份数： 附件： 标题： 合同类文件处理单合同类文件处理单 董事长/总经理意见： 文件编号 合同批准人 合同拟 稿人 合同签 订人 合同审定人：法律意见： 合同标题： 甲方： 合 同 签 订 主 体 乙方： 附件： 备 注 文件模版: 19 文件撰制流程图 空四行（全文件左对齐，宋体小四号字，行距为固定值 15 磅，段前段后皆为 0 行） 日期（黑体小四号字）Date（Time New Roman 小四号字）：200*年*月*日 发送 Attn.：各公司、部门（小四号宋体字） 编号 No.：BAORUITZ （Time New Roman 五号字） 主题 Subject：标题（标题（宋体小四号字加黑） 空一行（小四号宋体字） 正文：宋体小四号字 附件：标明序号及内容 行距:1.5 倍 段距：0.5 倍 字间距：标准 页眉：公司标志 页脚：标明页码，居中 空三行 总经理（*部 主任/经理/经理） 20 （四）（四） 、印鉴和文件使用管理制度印鉴和文件使用管理制度 1. 制度内容及适用范围制度内容及适用范围 1.1 本制度规定了印鉴和文件使用管理的管理组织、内容、用印权限及检查考核。 拟文部门起草文件 行政秘书核稿、编号、排版、填写公文处理单 行政部门负责人拟稿部门负责人 会签 相关领导签发 行政秘书发文 相关公司或部门存档 21 1.2 本制度适用于各部门的用印管理和文件使用管理。 2. 管理组织管理组织 公司印鉴及文件由总经理办公室负责管理，行政秘书具体负责公司印鉴的保管 和文件的使用。 3. 管理内容管理内容 3.1 备案。公司印鉴启用与登记注册的证照类文件启用之前，应先到控股公司行政 管理部备案（附印鉴备案表 ， ）证照扫描电子文件存档备案。备案后正式启 用，由本公司总经理办公室专人负责管理。 3.2 印章、文件的管理和使用，必须严格按照规定和公司印章、文件管理制度、领 导的指示执行。 3.3 用印和文件使用的范围 3.3.1 公司用印包括：以公司名义外报的公文、计划报表；公司进行机构设置、高 级管理人员任命等重大事项发布的公文；对外联系工作的文函等；其他需要 使用公司印章的材料。 3.3.2 公司总经理办公室用印包括：证明介绍信和其他需要印章的材料等。 3.3.3 公司的文件包括公司营业执照、介绍信、证明信等适用于办理与公司有关的 各种业务的有关文件资料。 3.4 用印程序 3.4.1 印章的刻制与销毁。公司及所属各部门在刻制公章前，先到公司总经理办 公室开具证明，然后找经公安部门认可的刻章机构或公司刻章，并指定专人 取章，取回公章后，先在印模册上盖上新印模，由总经理签字字批准启用， 注明启用时间，然后下发通知启用，同时收回旧章，盖上印模，注明作废日 期。收回的旧章，区别情况予以封存或销毁。 3.4.2 印章的使用 3.4.2.1 凡使用公司公章，必须经总经理办公室经理签字确认（涉及付款的或其 他重要的合同或协议书必须由总经理批准） ，做到件件有依据，责任分 明。 3.4.2.2 用印前，必须在启用公章登记簿上注明用印时间、部门、用印人、批准 人与用印事项。 3.4.2.3 在紧急情况且在总经理不在时，有总经理或副总经理签字的文件可以经 22 得总经理