供应链物流汇报材料-最终版

供应链物流汇报材料信息管理部第一章 前言概述淮矿物流信息管理系统作为淮矿现代物流的核心业务系统已使用3年多时间。为使系统更加完善贴近实际业务流程，在领导的大力支持下我们对原系统进行了全面的改版升级。整个改版过程中我们经历了以下几个阶段：业务调研阶段，系统性学习业务，走访各分公司业务部分进行业务交流;业务分析阶段，按照原型法的分析设计方式进行业务设计，制作系统原型进行各分子公司业务确认;系统开发阶段，封闭集中式开发。并按照技术人员的层次结构进行分层次组织分工明确。系统测试阶段，项目组人员自测，业务部门参与测试体验。系统实施阶段，试点模式推广实施，选择业务覆盖面广的分公司进行试点实施，总结实施经验再全面覆盖。新系统共有业务流程6类包括，5大交易模式和1个统一的财务处理模式。其中5大交易模式为三方交易模式、统配业务模式、现货采购模式、现货销售模式、保供业务模式。新系统根据功能的完整性对系统功能进行了结构划分。包括，基础管理模块、业务管理模块、财务管理模块、物流管理模块、统计报表模块和移动应用管理共6大部分，。新系统以BI分析模式对系统做了丰富的报表分析，报表根据统计时间点主要分为6张日报和5张月报。第二章 系统功能图1、主要功能2、明细功能架构第三章 系统详细介绍1、主要业务流程1.1三方金融业务流程 业务流程操作步骤说明:1、根据各自公司路径情况进行三方路径建立，三方路径包括上下游指定、下游指定上游（下游固定上游可为多个供应商）、上游指定下游（上游固定下游可为多个客户）。路径建立后需要进行审核。审核后可以正式使用。2、根据可建立协议的路径进行三方协议拟定，路径中信息自动带入协议。“上下游指定”的路径模式，带入上游供应商和下游客户信息不可改变，“下游指定上游”的路径模式，带入下游客户不可修改，上游可在路径供应商范围内选定。“上游指定下游”的路径模式，带入上游供应商不可修改，上游可在路径客户范围内选定。协议同时带入路径中的“计算依据”、“回款期限”、“单位”。协议建立后需要进行审核，审核后可以正式使用。3、建立物资计划。物资计划可根据三方协议生成、或三方路径直接生成。建立的物资计划如果勾选总部付款，则表示采购部门为本部，付款单位为本部，进项发票开给总部。申报公司为建立人公司，业务经营考核为申报公司。此物资计划为子公司带总部采购，如果不勾选总部付款，则表示采购公司于申报公司为同一公司。4、 建立资金计划。根据物资计划建立资金计划，资金计划时间为下月。资金计划的采购公司和申报公司为物资计划自动带入，财务帐套对应采购公司。5、建立电子借款单。电子借款单需要根据资金计划建立。可在资金计划当月任何时候进行建立。建立后对应付款单进行付款。电子借款单的借款单位申报单位为资金计划进行自动带入，借款单位对应资金计划中的采购单位。6、建立采购合同、销售合同。根据物资计划或三方路径建立采购合同，建立采购合同系统自动带入物资计划或三方路径上的信息，采购合同建立后后系统自动根据物资计划或三方路径中的利率、供应商、客户等信息，系统进行销售合同自动生成，用户维护付款方式、发运责任、销售费用、回款依据。7、建立采购单、销售单。根据采购合同进行采购单建立。采购明细由采购合同带出。可进行修改。建立采购单后系统自动生成根据三方信息生成销售单，销售单明细根据采购单明细生成，销售价格根据利率乘以采购单单价进行自动计算，计算后用户可在销售单维护中进行修改，修改后系统会记录此次利率与三方信息中的不同，并显示在路径利率统计报表中进行倒查。如果此合同的三方合同为保兑仓业务，则必须选择到货仓库，且系统不自动产生销售单，用户根据实际情况在自动生成的销售合同上进行合同销售。8、采购入库，采购入库在三方业务中存在两种情况，如果是保兑仓业务则需要进行入库审核入库验收产生保兑仓仓库库存，否则进行入库的数量审核，入虚拟仓库。9、手工建立销售单，如三方业务为保兑仓，则系统不自动生成销售单，由业务人员手动建立销售单，销售单明细按照销售合同生成销售单价按照利率自动计算，所有销售单结束后进行本合同利率统计加入路径利率统计报表中进行倒查。10、销售出库，业务人员收取客户收货通知单后进行销售出库。11、采购单结算，业务人员收取上游发票进行采购单结算。采购单结算够产生应付款。12、销售单结算。对销售单进行结算。销售结算后生成应收款。1.2采购入库业务流程业务流程操作步骤说明:1、根据各自公司路径情况进行现货采购路径建立，现货采购路径建立时需要进行上游供应商指定，从企业机构中选择上游供应商，只可选择一个供应商，指定采购时所使用的采购合同模板，合同模板在基础资料中进行各公司的定制。路径建立后需要进行审核。审核后可以正式使用。2、根据可建立协议的路径进行采购协议拟定，路径中信息自动带入协议如“供应商”“经营品种”等。如此协议为统筹模式需要进行统筹信息维护，包括维护“统筹方式”“统配公司”“统配部门”。协议建立后需要进行审核，审核后可以正式使用。3、根据协议建立物资计划，也可以通过采购路径建立物资计划。根据采购路径建立的物资计划不可以为统配模式。如选择的采购协议中指定了统配模式，则建立的物资计划为统配物资计划。如选择的采购协议中未指定统配模式，则建立的物资计划为自购物资计划。物资计划中的信息由路径或者协议中带入。并维护物资计划明细。建立的物资计划如果勾选总部付款，则表示采购部门为本部，付款单位为本部，进项发票开给总部。申报公司为建立人公司，业务经营考核为申报公司。此物资计划为子公司带总部采购，如果不勾选总部付款，则表示采购公司于申报公司为同一公司。4、建立资金计划。根据物资计划建立资金计划，资金计划时间为下月。资金计划的采购公司和申报公司为物资计划自动带入，财务帐套对应采购公司。5、建立电子借款单。电子借款单需要根据资金计划建立。可在资金计划当月任何时候进行建立。建立后对应付款单进行付款。电子借款单的借款单位申报单位为资金计划进行自动带入，借款单位对应资金计划中的采购单位。6、建立采购合同，采购合同根据物资计划生成，如物资计划为统配模式，则采购合同为系统自动产生。除物资计划外，系统也可根据采购路径进行采购合同生成。根据物资计划生成的合同明细由，合同物资明细由物资计划自动带入生成，除统配物资计划不必须维护合同文本外，其他合同必须进行合同文本维护。合同维护完成需进行审核，方可进行采购单维护。7、建立采购单。选择采购合同进行采购单生成，生成的采购单信息处除“承运单位”“承运号”“到货仓储”“联系电话”“税率”外全部由采购合同信息自动带入。采购单明细信息同样由采购合同带入，只需要进行件数维护，如需要调整采购单明细物资可进行新增和删除。并维护关联费用。采购单进行提交后可进行下步流程。8、对采购单进行入库审核，入库可进行分批入库，每次建立到货单。对到货单进行进行维护。维护后有验收员进行入库验收。入库验收录入到货数量完成入库。也可进行全部入库操作，一次性建立到货单。如果此采购单为统配模式采购单，则系统自动生成内部统筹公司对统配公司的内部销售采购单，进行内部货权转移。9、采购结算、物流费用结算（关联费用结算）。采购单结算，通过公司进行供应商过滤，选择供应商后，点击结算单明细，选择已经入库的采购单进行结算，结算时录入发票信息，入对结算金额进行修改，则会自动产生资金补差单，资金补差单使用需要进行流程审批。并按规则使用，使用功能在功能流程中描述。1.3合同销售业务流程业务流程操作步骤说明:1、根据各自公司路径情况进行销售路径建立，销售路径建立时需要进行下游客户指定，从企业机构中选择下游客户，只可选择一个客户，指定销售时所使用的销售合同模板，合同模板在基础资料中进行各公司的定制。路径建立后需要进行审核。审核后可以正式使用。2、根据可建立协议的路径进行销售协议拟定，路径中信息自动带入协议如“客户”“经营品种”等。协议建立后需要进行审核，审核后可以正式使用。3、建立销售合同，销售合同可以根据销售协议进行建立。也可根据路径进行销售合同建立。销售合同信息由销售协议或销售路径信息中带入。4、建立销售单，选择合同销售进行合同销售单维护。选择建立的销售合同，系统自动带入合同中的相关信息。选择工程信息。工程信息由客户信息自动关联带出。录入代垫费用，录入的费用自动加入销售单总价中。在销售单明细中，点击卡号，在销售公司所属仓库中进行相应物资选择。录入件数，在可开单范围内进行销售数量维护。系统根据成本价和销售利率进行销售单价的计算。如存在关联费用，进行关联费用维护。5、销售出库，销售单建立完成，点击提交，销售单可进行出库。选择提交的出库单进行出库。录入出库数量。6、销售单结算，系统根据公司信息自动带出客户信息进行选择，选择客户信息后系统自动带出纳税号，用户例如发票信息。选择销售单明细，根据客户信息选择已出库的销售单带出销售单结算明细。进行销售单结算。1.4库存零售业务流程业务流程操作步骤说明:1、系统进行各公司库存零售路径的统一维护，用户可以进行库存零售客户的维护，每条库存零售路径上可以有多个客户。客户来源于企业机构中勾选了“可库存零售”的企业机构，企业机构必须维护机构三证。2、根据库存零售路径，进行库存零售销售单建立。点击销售单管理，选择库存零售模式。系统自动带出本公司的库存零售路径，根据库存零售中的客户带出所有客户，如果客户不在以为信息中，可点击添加零售客户按钮，进行零售客户维护。维护时需要进行客户三证信息录入。系统自动比对三证信息。如三证信息不和企业机构中任何企业重复，系统自动将此客户维护进行公司路径上。选定客户后，进行销售明细维护，在销售单明细中，点击卡号，在销售公司所属仓库中进行相应物资选择。录入件数，在可开单范围内进行销售数量维护。系统根据成本价和销售利率进行销售单价的计算。如存在关联费用，进行关联费用维护。5、销售出库，销售单建立完成，点击提交，销售单可进行出库。选择提交的出库单进行出库。录入出库数量。6、销售单结算，系统根据公司信息自动带出客户信息进行选择，选择客户信息后系统自动带出纳税号，用户例如发票信息。选择销售单明细，根据客户信息选择已出库的销售单带出销售单结算明细。进行销售单结算。1.5保供业务流程业务流程操作步骤说明:1、建立保供路径，选择路径维护中的保供路径，维护销售合同模板。选择供应站。供应站为公司机构中属性为供应站的公司机构，选择计划单位。2、建立保供计划。供应站业务员根据保供路径建立保供计划。计划分为“月度计划”“急用料计划”“追加计划”“补充储备计划”，录入保供物资明细，系统根据权限设定可见物资进行物资范围控制。月计划进行汇总后，进行提交。3、供应站处理。供应站计划人员进行供应站计划处理，对计划中的物资数量进行一级平衡。平衡后提交计划科处理。4、业务科处理，供应站处理后提交业务科进行处理，业务科根据实际库存情况对物资明细进行审核。填写退回原因后进行一次性处理。没有录入退回原因的则审核通过。5、物资供销系统进行合同生成，系统通过接口将计划信息提交给物资供销系统，进行合同生成，生成的合同通过接口进行回写。回写同时进行合同中供应商信息的回传。回传供应商信息通过手动关联信息与系统中企业机构进行关联。已关联的供应商信息，下次同步合同时则进行自动关联。6、保供合同审批。同步完成的合同信息进入合同审批流程，合同审批时维护保供付款计划，可根据541付款计划进行自动生成，自动生成的付款计划在，保供付款中进行统一查询。保供合同审批完成，方可进行保供合同开单，7、保供合同采购，根据已审核的保供合同，进行保供采购单建立。采购单通过保供合同进行信息带入。采购明细由保供合同中物资确认，信息不可进行修改。8、保供采购入库，保供采购入库和一般合同采购入库相同，可进行物资多次入库并进行入库验收。生成库存卡号。9、保供销售，保供销售通过选择路径进行保供销售。销售时客户信息由保供路径进行带出，销售明细进行物资原则维护，选择物资根据单位编码范围进行控制，销售价格系统自动根据物资成本价乘以配置保供利润比率进行计划得出。销售单建立后进行提交。10、出库审核，保供物资出库审核与库存零售出库操作一直。11、采购结算、销售结算、物流结算（关联费用结算）与库存销售一致。1.6财务流程业务操作流程由三部分开始:1、特批付款，系统中付款必须关联电子借款单。特批付款为系统特殊付款流程，付款需要进行领导审核。审核后可进行付款申请。特批付款不进行电子借款单关联，不关联资金计划。特批付款在付款完成后有业务人员进行合同关联，系统将自动统计关联率。2、电子借款单通过资金计划生成，从业务流程转换到财务流程，电子借款单，在资金计划的月份由业务人员进行申请。电子借款单通过审核流程后可以关联付款申请进行付款操作。付款资金对供应商系统自动判断其为应付款还是预付款。3、付款申请，通过电子借款单和特批付款进行付款申请，付款申请需填写付款方式、付款客户、付款类型等信息。付款申请后进行付款审核，审核通过进行票据审核。如付款方式为票据，则可在票据库中选择，相应金额的票据进行全额支付。4、付款完成后生成付款单，根据付款信息进行凭证生成，通过久其接口进行凭证的导入，导入成功后，系统会自动改变导入状态。通过撤销凭证可对导入凭证进行撤销。5、发票审核，业务人员对采购销售物流进行结算处理，结算时进行票据号录入，财务人员对发票信息进行审核。审核通过。结算票据根据结算单信息进行财务科目自动生成，有财务人员进行凭证生成记入久其财务.6、收款申请与收款审核。收款申请进行客户选择，维护收款信息收款类型、收款方式等进行提交。收款审核通过后进行凭证生成。2、系统单据审批流程所有单据审批流程通过系统自定义的流程引擎进行处理。上线前根据流程要求进行配置，配置完成后进行流程发布并于具体表单进行绑定。在系统中设定相关人员为审批岗位则可以进行流程环节审批。审批提醒在主页进行显示，并通过后台服务发至手机终端，可通过移动应用设备进行审批处理。审批完成后可在代办界面查询已办流程的下一步审批人。所有单据的审批流程可以通过单据显示列表的最后一列状态的点击进行查询。以下为系统目前表单的审批流程：1、路径审批流程：业务部门申请-法律事务部审核-市场经营部审核-财务部审核-总经理审核-董事长审核2、协议审批流程：业务部门申请-法律事务部-市场经营部审核-财务部审核3、有协议自购物资计划审批流程：业务部门申请-本公司主管审核4、无协议自购物资计划审批流程：业务部门申请-市场经营部审核5、统配物资计划审批流程：业务部门申请-统配方核定-钢厂确认（目前为统配方带操作）6、有协议的合同审批流程：业务部门申请-分公司负责人审核 7、无协议的合同审批流程：业务部门申请-市场经营部审核-法务部审核-财务部审核8、统配资金计划审核流程：业务部门申请-财务部审核9、有协议自购资金计划审核流程：业务部门申请-分公司财务部审核-财务部审核10、无协议自购资金计划审核流程：业务部门申请-财务部审核3、功能性业务流程3.1、企业机构管理流程企业机构管理，为系统基础资料管理之一，系统中所有对外客户均在企业机构中进行管理，企业机构信息维护时必须录入企业的三证信息以保证企业机构在系统中的唯一性。三证信息包括：“企业法人营业执照”注册号、“法人组织机构代码证”代码、“税务登记证”纳税号。3.2、人员权限管理流程系统中人员权限管理，为分级别管理。系统上线默认设置有“超级管理员”和“系统管理员”，其中超级管理员负责进行系统初始上线和后续维护的程序级别设置。设置完成后才可进行系统运行。系统管理员为系统中初始的业务管理员负责维护系统业务上的信息设置。维护系统的组织机构，角色等。系统中人员关联角色和岗位。通过赋予角色和岗位的进行菜单和功能点的展示。角色和岗位关联权限。可以对角色和岗位进行区分管理。权限关联菜单和功能点为系统中最小的控制范围。3.3、合同模板管理流程合同模板管理为系统业务流程操作的基础。合同模板可以根据公司部门要求不同进行却别定制。管理员对合同模板中的条款显示方式、显示内容进行定义并制作成HTML进行导入。导入后对HTML中的各个元素进行类型和显示方式维护并关联相关业务信息。合同模板定义完成后通过路径管理指定到各个业务流程中。在主业务操作流程中录制的具体合同内容和由业务人员进行自行保存，在系统中统一存放，相对于后续相同合同可以进行快速应用。3.4、物资权限管理流程根据各部门经营范围不同，各部门的所有选物资范围可在公司中进行设定，设定完成后在业务主操作流程中将只能选择指定范围的物资编码。对于保供物资，系统通过物资供销分公司接口进行实时同步。确保两系统物资信息一致。3.5、库存盘点管理流程库存盘点保证系统中运行的业务单据与实际库存的相对应。系统中在实时库存中进行计划盘点表打印，打印完盘点计划生成库存盘点表。业务人员通过盘点表与实际库存进行盘点比对。盘点结束后需要进行盘点结果录入。录入信息进行批量保存。对库存进行盘盈盘亏记录。3.6、资金补差单管理流程资金补差单在采购结算和物流结算时产生。其中统配业务采购结算的资金补差单金额根据系统设置进行自动拆分到相关被统配单位。资金补差单进行统一权限管理。在使用过程中，需要进行相应部门审批后方可进行使用。使用时必须对应此补差单上关联的供应商进行使用，可在后续销售单（保供物资）和库存物资上进行资金补差单上的金额使用。使用时以资金补差单上金额为准。3.7、系统打印管理流程为保证系统中业务数据与打印纸质表单一致，我们对系统中所有打印表单的打印流程进行了规范。系统所有表单的打印都具有唯一码。通过唯一码确认纸质打印单据的真实性。系统中业务单据维护完成后进行打印操作。打印完成后系统记录最后一次打印时间和打印唯一码。如表单进行修改操作。系统自动作为打印单据的打印唯一码。并通过提醒方式进行打印提醒。要求用户在此打印单据以保证电子单据纸质单据的一致性。系统单据打印时会进行二维码的生成。二维码中包含单据的基础信息。通过移动应用进行二维码识别。3.8、系统物资编码管理流程系统所有编码通过编码存储过程统一生成，根据调研确定的编码生成模式进行编码统一管理。编码通过单据简称单据生成时间和单据流水码三部组成。系统集中存放编码信息。并通过业务处理功能将编码引入业务系统。编码的独立管理有利于将来各业务系统整合和编码转换。对于原保供系统中的物资编码需要进行对应转换，我们通过物资供应系统接口进行自动完成。4、系统接口说明4.1久其财务接口久其财务接口主要用于系统中生成的财务凭证信息进行导入。系统中通过财务接口模块进行凭证基本信息生成。通过接口服务导入久其系统生成凭证。并返回生成结果。久其接口主要包括：1、单据生成凭证服务（VoucherGenerateSvr）2、单据撤销生成凭证服务（VoucherRevokeSvr）3、同步凭证信息服务（SyncVoucherSvr）目前久其服务接口不支持凭证科目的对应服务。所以系统中的科目对应为手动维护，系统中进行了科目对应操作的模块开发。如后期久其提供此服务我们将开发自动对应功能完成此部分功能减轻财务人员的工作量。4.2物资供销系统的保供业务接口保供接口确保供应链物流系统中的业务能够和保供系统中的业务实现对接，减少人员参与环节，保供接口分为两部分，一部分为物资系统接口，另一部分为供应链物流系统接口；物资系统接口主要功能是计划导入，供应链物流系统接口主要功能为保供物资编码同步、计划退回、合同回写以及合同明细的禁用等操作。保供接口主要包括：1、计划导入(jhdr)2、保供物资编码同步(goodsCodeService)3、计划退回(planBackService)4、保供合同回写(contactService)5、保供合同明细禁用(contractForbidService)5、系统考核报表系统考核报表通过业务数据和财务数据进行生成，为确保报表的建设模式化快捷化我们引入BI工具IMB Cognos进行统一处理，所有报表由Cognos统一处理生成数据集市加快数据的统计速度。Cognos中便捷的配置方式可更具具体业务的变化进行灵活的配置。能够快速适应统计需求变化。根据调研目前我们主要报表有以下几类：5.1供应商往来1、统计周期：按日汇总2、统计条件：日期、公司、类型（业务、财务）3、主要指标：采购未结算数量：已入库、未结算的采购单的入库数量。采购未结算金额：已入库、未结算的采购单的不含税额。未开票物流费用：已入库采购单的未结算物流费用。付款余额（业务）：供应付款 供应退款 已入库采购单不含税额 已入库采购单的物流费用。付款余额（财务）：供应付款 供应退款 已结算采购单结算金额 采购单的已结算物流费用。预付款余额：付款余额大于0，付款余额为预付款余额。应付款余额：付款余额小于0，-付款余额为应付款余额。5.2客户往来1、统计周期：按日汇总2、统计条件：日期、公司、类型（业务、财务）3、主要指标：销售未结算数量：已出库、未结算的非直达到货销售单的出库数量 +已审批、未结算的直达到货销售单的出库数量。销售未结算金额：已出库、未结算的非直达到货销售单的不含税额 +已审批、未结算的直达到货销售单的不含税额。收款余额（业务）：销售收款 - 销售退款 已出库的非直达到货销售单的（不含税额+代收运费） - 已审批的直达到货销售单的（不含税额+代收运费）。收款金额：销售收款-销售退款销售金额：所有销售单的金额收款余额（财务）：销售收款 - 销售退款 已结算销售单的结算金额。预收款余额：收款余额大于0，收款余额为预收款余额。应收款余额：收款余额0，-收款余额为应收款余额。5.3资金占用1、统计周期：按日汇总2、统计条件：日期、公司、类型（业务、财务）3、主要指标：业务预付款余额: 付款余额大于0,则预付款余额等于付款余额。应付款余额: 付款余额小于0,则预付款余额等于负付款余额。 付款余额: 供应付款 供应退款 已入库采购单不含税额 已入库采购单的物流费用预收款余额：收款余额大于0，则应收款余额等于收款余额。应收款余额：收款余额小于0，则预收款余额等于负收款余额。 收款余额：销售收款 - 销售退款 已出库的非直达到货销 售单的（不含税额+代收运费） - 已审批的直达到 货销售单的（不含税额+代收运费）。在途资金：未入库采购单不含税额。库存余额：库存物资的不含税金额。财务预付款余额: 付款余额大于0,则预付款余额等于账户余额。应付款余额: 付款余额小于0,则预付款余额等于负账户余额。 付款余额: 供应付款 供应退款 已结算采购单结算金 额 采购单的已结算物流费用。预收款余额：收款余额大于0，则应收款余额等于收款余额。应收款余额：收款余额小于0，则预收款余额等于负收款余额。收款余额：销售收款 - 销售退款 已结算销售单的结算金 额。在途资金：未入库采购单不含税额。库存余额：库存物资的不含税金额。 资金占用金额：预付款余额 + 应收款余额 + 库存款金额 + 在途资金 - 预收款余额 - 应付款余额。资金占用成本：资金占用金额 * 4.67 / （当月天数） * 1.4275。5.4移动成本1、统计周期：按日汇总2、统计条件：公司、客户3、主要指标： 销售金额：（已出库非直达到货销售单和已审批直达到货）销售单的出库数量*不含税价。 销售成本：（已出库非直达到货销售单和已审批直达到货）销售单的出库数量*成本单价。 销售利润：销售金额 -销售成本。 移动成本：（已出库非直达到货销售单和已审批直达到货）销售单的出库数量*移动加权平均。 移动加权平均：（期初数量*期初单价）+ 统计期入库数量*统计期单价 / （期初数量+统计期入库数量）。 移动利润：销售金额 -移动成本。5.5经营情况分析（日、月）1、统计周期：按日、月统计2、统计条件：月份、公司3、主要指标：经营收入：已结算销售单结算金额。业务成本：已结算销售单的物资数量*该物资的移动加权成本。毛利：经营收入 - 业务成本。资金占用金额：预付款余额 + 应收款余额 + 库存款金额 + 在途资金 - 预收款余额 - 应付款余额(详见：资金占用)。资金占用成本：资金占用金额 * 4.67 / （当月天数） * 1.4275 (详见：资金占用)税费：由财务部门每月提供，并由业务人员录入系统。管理费用：由财务部门每月提供，并由业务人员录入系统。人力资源成本：由财务部门每月提供，并由业务人员录入系统。利润总额：毛利 - 资金占用成本 - 管理成本 - 人力资源成本 - 税费。净利润：利润总额*0.75 。5.6路径统计1、统计周期：按日统计2、统计条件：